2026年工藝品制造公司外勤差旅費用報銷管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司外勤差旅費用報銷全流程管理，合理控制差旅成本，保障員工外勤工作順利開展，明確差旅費用報銷標準及審批流程，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)財務(wù)通則》等相關(guān)財稅法規(guī)，結(jié)合公司銷售外勤、生產(chǎn)外勤、采購?fù)馇诘炔煌愋屯馇诠ぷ鲗嶋H，制定本制度。第二條本制度適用于公司全體因工作需要產(chǎn)生外勤差旅行為的在職員工（不含試用期員工、勞務(wù)派遣員工），涉及財務(wù)部、各部門負責(zé)人、外勤員工及公司管理層，是外勤差旅費用報銷的核心執(zhí)行依據(jù)。第三條外勤差旅費用報銷遵循“據(jù)實報銷、分級管控、成本可控、高效便捷”的基本原則，以保障外勤工作需求為前提，嚴格把控費用支出，確保報銷流程合規(guī)、憑證真實、金額準確。第四條公司建立外勤差旅費用報銷長效管理機制，將部門差旅成本控制率、報銷憑證合規(guī)率納入財務(wù)部及各部門負責(zé)人績效考核，每季度復(fù)盤差旅報銷過程中的問題并優(yōu)化標準，提升差旅費用管理的規(guī)范化水平。第二章管理職責(zé)第五條財務(wù)部是外勤差旅費用報銷的歸口管理部門，具體職責(zé)包括：制定年度差旅費用預(yù)算及報銷標準；審核報銷憑證的合法性、真實性、完整性；核算差旅費用金額，按流程完成資金發(fā)放；建立差旅費用報銷臺賬；解答員工關(guān)于報銷標準及流程的咨詢；出具差旅費用年度分析報告；監(jiān)督差旅費用預(yù)算執(zhí)行情況。第六條各部門負責(zé)人職責(zé)：審批本部門員工外勤差旅申請，核實差旅事由的真實性及必要性；審核本部門員工報銷申請及附隨憑證，確認費用與差旅事由匹配；控制本部門差旅費用預(yù)算，避免超支；配合財務(wù)部核查異常報銷事項；向員工宣導(dǎo)本制度及報銷標準。第七條外勤員工職責(zé)：出差前按流程提交差旅申請，明確差旅事由、行程安排及費用預(yù)算；外勤過程中優(yōu)先選擇成本可控的交通、住宿方式；妥善保存差旅相關(guān)合法有效憑證（發(fā)票、行程單等）；差旅結(jié)束后按時限提報報銷申請，確保申報信息及憑證真實完整；配合財務(wù)部及部門負責(zé)人核實報銷相關(guān)信息；對報銷結(jié)果有異議的按流程申訴。第八條公司管理層職責(zé)：審批大額外勤差旅申請（如跨省市長期外勤、高預(yù)算差旅）；審批差旅報銷標準調(diào)整方案；協(xié)調(diào)差旅報銷過程中的爭議問題；監(jiān)督差旅費用預(yù)算執(zhí)行情況；聽取財務(wù)部關(guān)于差旅費用管理的季度匯報。第三章差旅范圍與報銷標準第九條差旅范圍：覆蓋公司所有外勤工作場景，包括銷售外勤（客戶對接、定制訂單洽談、售后回訪）、生產(chǎn)外勤（原材料采購考察、工藝技術(shù)調(diào)研、外協(xié)生產(chǎn)監(jiān)督）、采購?fù)馇冢ü?yīng)商資質(zhì)審核、物料比價）、行政外勤（政策對接、資質(zhì)辦理）等；按行程時長分為短途差旅（當(dāng)日往返）、長途差旅（跨市且需過夜）兩類。第十條核心報銷標準：所有差旅費用報銷均不超過公司核定的崗位及城市層級對應(yīng)標準，特殊情況需書面說明理由并報管理層審批后方可報銷。（一）交通費用標準：短途差旅優(yōu)先選擇公共交通（公交、地鐵、短途客運），據(jù)實報銷；長途差旅按崗位層級劃分，基層員工優(yōu)先選擇高鐵二等座、普通列車硬臥，主管級員工可選擇高鐵一等座、飛機經(jīng)濟艙，管理層員工可選擇飛機商務(wù)艙，所有交通費用憑正規(guī)票據(jù)據(jù)實報銷，超標準部分需自行承擔(dān)（經(jīng)審批的除外）。（二）住宿費用標準：按出差城市層級（一線、二線、其他城市）及崗位層級核定，基層員工住宿費用不超過對應(yīng)城市核定基礎(chǔ)標準，主管級不超過基礎(chǔ)標準1.5倍，管理層不超過基礎(chǔ)標準2倍；兩人及以上同行出差的，優(yōu)先合住，合住后住宿費用報銷標準不超過單人標準的1.8倍，憑酒店正規(guī)發(fā)票據(jù)實報銷。（三）餐飲補貼標準：按出差天數(shù)發(fā)放，無需提供發(fā)票，短途差旅按半天/全天核定補貼金額，長途差旅按崗位層級核定日補貼標準，出差期間參與客戶宴請的，當(dāng)日餐飲補貼不再發(fā)放。（四）其他費用標準：市內(nèi)交通補貼按出差天數(shù)發(fā)放，據(jù)實報銷不超過日核定標準；通訊補貼僅針對長期外勤（超過7天）員工發(fā)放，按天核定；上述費用均需憑合法憑證報銷，無憑證的不予報銷。第十一條費用管控要求：差旅過程中嚴禁報銷與外勤工作無關(guān)的費用（如娛樂、個人消費）；嚴禁拆分發(fā)票、虛開發(fā)票套取差旅費用；同一差旅行程的報銷申請需一次性提報，不得拆分多次申報。第四章報銷流程管控第十二條差旅申請：員工外勤前1-3個工作日提交書面差旅申請，說明差旅事由、行程安排、預(yù)計費用，經(jīng)部門負責(zé)人審批（大額差旅需管理層審批）后方可出行，緊急外勤可先出行后補提申請，但補申請需在出行后3個工作日內(nèi)完成。第十三條費用墊付：除公司統(tǒng)一預(yù)訂的交通、住宿外，差旅費用由員工先行墊付，公司不預(yù)支差旅費用（特殊情況經(jīng)審批的除外）。第十四條憑證收集：員工需保存差旅全過程合法有效憑證，發(fā)票需注明公司名稱及稅號，交通票據(jù)需注明出行時間、起止地點，住宿票據(jù)需注明住宿天數(shù)及人數(shù)，憑證丟失的需書面說明情況，經(jīng)部門負責(zé)人核實后方可按標準的80%報銷。第十五條報銷提報：差旅結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工向財務(wù)部提交報銷申請，附差旅申請單、費用憑證、行程說明等材料，確保申報金額與憑證金額一致，事由與差旅申請一致。第十六條審核發(fā)放：部門負責(zé)人在收到報銷申請后3個工作日內(nèi)完成初審，確認差旅真實性及費用合理性；財務(wù)部在收到初審意見后3個工作日內(nèi)完成復(fù)核，核查憑證合規(guī)性、金額是否超標準，審核通過的在7個工作日內(nèi)將報銷款項發(fā)放至員工個人賬戶；審核不通過的，一次性告知需補正的材料，補正后重新審核。第十七條異議處理：員工對報銷審核結(jié)果有異議的，可在收到審核意見后5個工作日內(nèi)向財務(wù)部提交書面申訴，財務(wù)部在7個工作日內(nèi)完成復(fù)核，核實有誤的及時補發(fā)款項，復(fù)核結(jié)論為最終結(jié)論。第五章監(jiān)督與追責(zé)第十八條監(jiān)督機制：財務(wù)部每月隨機抽查不低于20%的差旅報銷憑證，核查憑證真實性及合規(guī)性；行政部每季度通過行程軌跡、工作記錄等方式核實差旅真實性；管理層每半年核查各部門差旅費用預(yù)算執(zhí)行情況，確保無超預(yù)算、違規(guī)報銷情況。第十九條責(zé)任追究：（一）輕微違規(guī)：報銷憑證不全但可補正的，給予責(zé)任人口頭警告，暫緩報銷至憑證補正完畢；未按時限提報報銷申請的，每逾期1天扣減報銷金額的1%（最高扣減10%）。（二）一般違規(guī)：虛報差旅費用金額、提供虛假憑證（金額較?。┑模坊剡`規(guī)報銷金額，扣減責(zé)任人當(dāng)月績效工資10%-20%，在部門內(nèi)通報批評。（三）嚴重違規(guī)：大額虛報差旅費用、多次偽造報銷憑證、將個人消費納入差旅報銷的，追回全部違規(guī)金額，扣減責(zé)任人當(dāng)月績效工資30%-50%，情節(jié)嚴重的按公司規(guī)章制度處理；涉嫌偷稅漏稅等違法違規(guī)行為的，移交稅務(wù)及相關(guān)部門處理。第六章附則第二十條本制度由公司財務(wù)部會同行政部負責(zé)解釋，如需修訂需經(jīng)公司管理層審議