采購流程標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議鑒于甲方因生產(chǎn)經(jīng)營需要，需規(guī)范采購活動，提高采購效率，控制采購風(fēng)險，降低采購成本，依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)及甲方內(nèi)部相關(guān)規(guī)定，特制定本標(biāo)準(zhǔn)采購流程，作為甲方內(nèi)部各部門進(jìn)行采購活動及相關(guān)部門監(jiān)督指導(dǎo)的依據(jù)。第一條總則本標(biāo)準(zhǔn)采購流程旨在規(guī)范甲方采購行為，確保采購活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及甲方內(nèi)部規(guī)章制度，實現(xiàn)采購過程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效化。所有甲方的采購活動，包括但不限于貨物、工程、服務(wù)的采購，均應(yīng)遵循本標(biāo)準(zhǔn)采購流程執(zhí)行。本流程是指導(dǎo)甲方采購部門、需求部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行采購活動的基礎(chǔ)性文件。第二條采購流程甲方的采購活動一般應(yīng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)流程：2.1需求申請與審批2.1.1需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃或?qū)嶋H需要，填寫《采購需求申請單》，詳細(xì)說明所需采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)期用途、預(yù)算金額等信息。2.1.2《采購需求申請單》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。2.1.3采購部門對需求申請的必要性、合理性進(jìn)行初步審核，必要時與需求部門進(jìn)行溝通確認(rèn)。2.1.4采購部門根據(jù)公司授權(quán)規(guī)定，將《采購需求申請單》報送相應(yīng)級別的審批人進(jìn)行審批。審批人依據(jù)申請內(nèi)容、預(yù)算情況等，對需求的合規(guī)性、經(jīng)濟性進(jìn)行審查，并在申請單上簽字確認(rèn)。2.1.5審批通過的《采購需求申請單》作為后續(xù)采購活動的依據(jù)。審批不通過的，需求部門應(yīng)根據(jù)審批意見進(jìn)行修改或撤銷申請。2.2尋源與供應(yīng)商管理2.2.1采購部門根據(jù)采購物品或服務(wù)的特點及價值，選擇適當(dāng)?shù)膶ぴ捶绞?，如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源采購等。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先考慮已納入甲方合格供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商。2.2.2采購部門通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)平臺等多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，并對潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、能力、信譽、價格等進(jìn)行初步評估。2.2.3對于納入合格供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)從名錄中擇優(yōu)選擇。合格供應(yīng)商名錄應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)。2.2.4采購部門組織必要的供應(yīng)商評估或招標(biāo)活動，對供應(yīng)商提交的報價、方案等進(jìn)行綜合評審，擇優(yōu)確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商。2.2.5采購部門與中標(biāo)或成交供應(yīng)商協(xié)商，簽訂采購合同或達(dá)成采購協(xié)議。合同或協(xié)議內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、交付條款、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。2.3采購訂單管理2.3.1采購部門根據(jù)已簽訂的采購合同或協(xié)議，以及供應(yīng)商的交付計劃，創(chuàng)建《采購訂單》，詳細(xì)列明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交付時間、交付地點、運輸方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息。2.3.2《采購訂單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報送相應(yīng)級別的審批人進(jìn)行審批。審批人依據(jù)合同或協(xié)議、預(yù)算情況等，對訂單的準(zhǔn)確性、合規(guī)性進(jìn)行審查，并在訂單上簽字確認(rèn)。2.3.3審批通過的《采購訂單》一式多份，一份由采購部門留存，一份發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商確認(rèn)無誤后簽回一份，作為確認(rèn)收貨的依據(jù)。2.3.4采購部門負(fù)責(zé)跟蹤《采購訂單》的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付。2.4收貨與驗收2.4.1供應(yīng)商在交付物品或服務(wù)前，應(yīng)提前向采購部門或使用部門發(fā)出到貨通知，并提供預(yù)計的到貨時間、數(shù)量等信息。2.4.2采購部門或使用部門在收到到貨通知后，應(yīng)根據(jù)《采購訂單》或合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備驗收工作。2.4.3物品到貨后，收貨人員應(yīng)核對實物與到貨通知、采購訂單的信息是否一致，檢查物品的數(shù)量、外觀、包裝等是否符合要求。2.4.4對于需要技術(shù)鑒定的物品或服務(wù)，應(yīng)邀請技術(shù)部門參與驗收，并依據(jù)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測試和評估。2.4.5驗收合格后，收貨人員或驗收人員在《采購訂單》或?qū)ｉT的驗收單上簽字確認(rèn)。驗收不合格的，應(yīng)及時通知采購部門，并由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理方案，如退貨、換貨、索賠等。2.5發(fā)票與付款2.5.1供應(yīng)商應(yīng)在物品交付或服務(wù)完成后，按照合同或協(xié)議約定的要求，向采購部門或財務(wù)部門提交發(fā)票及其他相關(guān)憑證。2.5.2采購部門負(fù)責(zé)核對發(fā)票與《采購訂單》、驗收單等信息是否一致，確保發(fā)票的合規(guī)性。2.5.3財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核發(fā)票的合規(guī)性、準(zhǔn)確性，并根據(jù)合同約定的付款條件，安排付款。2.5.4付款申請經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后，報送相應(yīng)級別的審批人進(jìn)行審批。2.5.5審批通過的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)及時執(zhí)行付款操作。2.6采購記錄與文檔管理2.6.1采購部門應(yīng)妥善保管采購活動過程中的所有文件和記錄，包括《采購需求申請單》、審批單、尋源文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、采購合同或協(xié)議、《采購訂單》、驗收單、發(fā)票、付款憑證等。2.6.2采購文檔應(yīng)按照甲方的檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、歸檔，并建立電子臺賬，方便查詢和追溯。2.6.3采購文檔的保管期限應(yīng)符合甲方的檔案管理規(guī)定。第三條各方職責(zé)3.1采購部門負(fù)責(zé)整個采購流程的組織、協(xié)調(diào)和執(zhí)行，包括需求確認(rèn)、供應(yīng)商尋源、合同談判與簽訂、訂單管理、進(jìn)度跟蹤、驗收協(xié)調(diào)、供應(yīng)商關(guān)系管理等工作。3.2需求部門負(fù)責(zé)提出真實、準(zhǔn)確、完整的采購需求，配合采購部門進(jìn)行尋源、驗收等工作，并對采購物品或服務(wù)的適用性負(fù)責(zé)。3.3技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供采購物品或服務(wù)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和驗收依據(jù)，參與技術(shù)復(fù)雜或?qū)I(yè)性強的采購項目的驗收工作。3.4財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購預(yù)算的管理、發(fā)票的審核、付款的執(zhí)行等工作，并對采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性進(jìn)行監(jiān)督。3.5倉庫部門負(fù)責(zé)采購物品的收貨、存儲、保管和發(fā)放工作，核對到貨物料與采購訂單的信息，并配合進(jìn)行驗收工作。3.6供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同或協(xié)議的約定，按時、按質(zhì)、按量交付物品或服務(wù)，并配合甲方的驗收、對賬、付款等工作。第四條風(fēng)險控制與合規(guī)性4.1所有采購活動必須符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和甲方的內(nèi)部規(guī)章制度。4.2采購部門應(yīng)建立健全采購風(fēng)險控制機制，對采購流程各環(huán)節(jié)的風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和控制。4.3甲方應(yīng)加強對采購活動的內(nèi)部審計，確保采購流程的合規(guī)性和有效性。4.4任何違反本標(biāo)準(zhǔn)采購流程的行為，將根據(jù)甲方的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。第五條爭議解決5.1因本標(biāo)準(zhǔn)采購流程引起的或與本標(biāo)準(zhǔn)采購流程有關(guān)的任何爭議，雙