采購(gòu)管理流程及供應(yīng)商評(píng)價(jià)工具模板說(shuō)明一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本工具模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的采購(gòu)管理全流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，旨在通過(guò)規(guī)范化的流程節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)和供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的透明化、高效化和精細(xì)化。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：新項(xiàng)目采購(gòu)啟動(dòng)：當(dāng)企業(yè)開(kāi)展新業(yè)務(wù)、新產(chǎn)品研發(fā)或生產(chǎn)線擴(kuò)建時(shí)，需通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程完成供應(yīng)商尋源、選擇及合同簽訂；常規(guī)物料采購(gòu)：針對(duì)生產(chǎn)原料、辦公用品、服務(wù)外包等重復(fù)性采購(gòu)需求，保證流程合規(guī)與成本控制；供應(yīng)商年度績(jī)效評(píng)估：定期對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、價(jià)格等表現(xiàn)進(jìn)行量化評(píng)價(jià)，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)；采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管控：通過(guò)流程節(jié)點(diǎn)審批與供應(yīng)商資質(zhì)審核，降低采購(gòu)中的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)與履約風(fēng)險(xiǎn)。其核心價(jià)值在于：統(tǒng)一采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、縮短采購(gòu)周期、降低采購(gòu)成本、提升供應(yīng)商合作質(zhì)量，為企業(yè)供應(yīng)鏈穩(wěn)定提供支撐。二、采購(gòu)管理全流程操作指引采購(gòu)管理流程需遵循“需求導(dǎo)向、合規(guī)優(yōu)先、動(dòng)態(tài)優(yōu)化”原則，分為以下7個(gè)關(guān)鍵步驟，各環(huán)節(jié)責(zé)任到人、節(jié)點(diǎn)清晰：步驟1：采購(gòu)需求提報(bào)與審批操作內(nèi)容：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額等信息；部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性（如必要性、預(yù)算匹配度）進(jìn)行初審；采購(gòu)部門(mén)對(duì)需求的技術(shù)可行性、市場(chǎng)價(jià)格區(qū)間進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)審核預(yù)算是否超標(biāo)、是否存在替代方案；按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如部門(mén)經(jīng)理→采購(gòu)總監(jiān)→總經(jīng)理），重大采購(gòu)（如單筆金額超10萬(wàn)元）需提交管理層會(huì)議審議。輸入成果：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（含需求部門(mén)簽字、預(yù)算明細(xì)）輸出成果：審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，作為后續(xù)采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)負(fù)責(zé)人：需求部門(mén)專(zhuān)員、采購(gòu)部專(zhuān)員、財(cái)務(wù)部（預(yù)算審核）步驟2：供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核操作內(nèi)容：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)（至少3家供應(yīng)商）、戰(zhàn)略合作庫(kù)等方式篩選潛在供應(yīng)商；要求供應(yīng)商提供《供應(yīng)商資質(zhì)文件》，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001認(rèn)證）、生產(chǎn)能力證明、過(guò)往合作案例、財(cái)務(wù)狀況報(bào)告等；采購(gòu)部聯(lián)合技術(shù)部、質(zhì)量部對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查資質(zhì)真實(shí)性、生產(chǎn)/服務(wù)能力是否匹配需求，形成《供應(yīng)商資質(zhì)審核記錄表》。輸入成果：審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核記錄表》（合格供應(yīng)商名單）負(fù)責(zé)人：采購(gòu)部經(jīng)理、技術(shù)部專(zhuān)家、質(zhì)量部專(zhuān)員步驟3：采購(gòu)方式確定與執(zhí)行操作內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)金額、物料重要性選擇采購(gòu)方式：公開(kāi)招標(biāo)：適用于金額大（如≥50萬(wàn)元）、通用性強(qiáng)的物料（如原材料、設(shè)備），通過(guò)公共交易平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告；邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于金額中等（如10萬(wàn)-50萬(wàn)元）、有合作基礎(chǔ)的物料，邀請(qǐng)3-5家合格供應(yīng)商投標(biāo)；詢價(jià)采購(gòu)：適用于金額?。ㄈ纾?0萬(wàn)元）、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的物料（如辦公用品），對(duì)比3家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)；單一來(lái)源采購(gòu)：僅適用于獨(dú)家供應(yīng)、緊急采購(gòu)等特殊場(chǎng)景，需提交《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)說(shuō)明》并審批。組織招標(biāo)/詢價(jià)過(guò)程，保證所有參與方信息對(duì)稱，評(píng)審過(guò)程留痕（如保存投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)記錄）。輸入成果：合格供應(yīng)商名單輸出成果：《招標(biāo)/詢結(jié)果報(bào)告》（含中標(biāo)/成交供應(yīng)商、報(bào)價(jià)明細(xì)）負(fù)責(zé)人：采購(gòu)部專(zhuān)員、招標(biāo)小組（含技術(shù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)代表）步驟4：采購(gòu)合同擬定與審批操作內(nèi)容：采購(gòu)部根據(jù)中標(biāo)結(jié)果，與供應(yīng)商擬定《采購(gòu)合同》，明確條款：物料/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間與地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等；法務(wù)部審核合同合規(guī)性（如條款是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》），重點(diǎn)排查法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部審核付款條款與企業(yè)資金計(jì)劃的匹配度；雙方負(fù)責(zé)人簽字蓋章，合同正式生效。輸入成果：《招標(biāo)/詢結(jié)果報(bào)告》輸出成果：生效的《采購(gòu)合同》（一式多份，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、需求部門(mén)、供應(yīng)商各執(zhí)一份）負(fù)責(zé)人：采購(gòu)部專(zhuān)員、法務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理步驟5：訂單下達(dá)與履約跟蹤操作內(nèi)容：采購(gòu)部根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，同步物料需求計(jì)劃（MRP）與交付節(jié)點(diǎn)；建立履約跟蹤臺(tái)賬，定期（如每周）跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，對(duì)延遲風(fēng)險(xiǎn)提前預(yù)警（如原材料短缺、產(chǎn)能不足）；供應(yīng)商發(fā)貨前，需提供《發(fā)貨清單》（含批次號(hào)、數(shù)量、質(zhì)檢報(bào)告），采購(gòu)部核對(duì)信息無(wú)誤后確認(rèn)收貨。輸入成果：生效的《采購(gòu)合同》輸出成果：《采購(gòu)訂單》、《履約跟蹤臺(tái)賬》負(fù)責(zé)人：采購(gòu)部專(zhuān)員、供應(yīng)商對(duì)接人步驟6：物料驗(yàn)收與結(jié)算操作內(nèi)容：需求部門(mén)聯(lián)合質(zhì)量部到貨現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，對(duì)照《采購(gòu)訂單》《發(fā)貨清單》核對(duì)數(shù)量、規(guī)格，并按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)、合同約定）檢測(cè)功能，填寫(xiě)《物料驗(yàn)收單》；驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)、質(zhì)量部、采購(gòu)部在《物料驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格，則啟動(dòng)退貨/換貨流程，要求供應(yīng)商限期整改并出具《不合格項(xiàng)處理報(bào)告》；財(cái)務(wù)部憑《采購(gòu)合同》《物料驗(yàn)收單》《發(fā)票》辦理付款，保證“三單匹配”（訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票信息一致），付款方式按合同約定執(zhí)行（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）。輸入成果：《采購(gòu)訂單》、《發(fā)貨清單》輸出成果：《物料驗(yàn)收單》（合格/不合格）、《付款申請(qǐng)單》負(fù)責(zé)人：需求部門(mén)專(zhuān)員、質(zhì)量部專(zhuān)員、采購(gòu)部專(zhuān)員、財(cái)務(wù)部專(zhuān)員步驟7：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)與檔案更新操作內(nèi)容：采購(gòu)部在每筆采購(gòu)訂單履約完成后（或按季度/年度），組織需求部門(mén)、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》；評(píng)價(jià)指標(biāo)包括：質(zhì)量合格率、交付準(zhǔn)時(shí)率、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、服務(wù)響應(yīng)速度、合作配合度等，采用量化評(píng)分（如1-5分制）與定性評(píng)價(jià)結(jié)合；根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商分級(jí)（如A級(jí)-優(yōu)秀、B級(jí)-良好、C級(jí)-合格、D級(jí)-淘汰），優(yōu)化供應(yīng)商庫(kù)：對(duì)A級(jí)供應(yīng)商增加訂單份額，對(duì)D級(jí)供應(yīng)商啟動(dòng)淘汰程序，對(duì)C級(jí)供應(yīng)商要求提交改進(jìn)計(jì)劃；更新《供應(yīng)商檔案》，記錄合作歷史、評(píng)價(jià)結(jié)果、改進(jìn)措施等，形成動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。輸入成果：《物料驗(yàn)收單》、《付款記錄》、《供應(yīng)商合作反饋》輸出成果：《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》、《供應(yīng)商分級(jí)結(jié)果》、《更新后的供應(yīng)商檔案》負(fù)責(zé)人：采購(gòu)部經(jīng)理、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理三、配套工具表單模板表1：采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期采購(gòu)編號(hào)物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位用途說(shuō)明預(yù)算金額（元）期望交付日期需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)部審核意見(jiàn)：審核人：日期：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核意見(jiàn)：審核人：日期：最終審批意見(jiàn)（≥10萬(wàn)元需管理層簽字）：審批人：日期：表2：供應(yīng)商資質(zhì)審核記錄表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式地址統(tǒng)一社會(huì)信用代碼所屬行業(yè)資質(zhì)文件清單（需提供原件及復(fù)印件）審核結(jié)果（合格/不合格）備注□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001）□生產(chǎn)許可證□過(guò)往合作合同□財(cái)務(wù)報(bào)表□合格□不合格（如資質(zhì)過(guò)期、虛假等）審核部門(mén)意見(jiàn)：審核人：日期：表3：供應(yīng)商評(píng)價(jià)表（年度/單次）供應(yīng)商名稱評(píng)價(jià)周期評(píng)價(jià)日期評(píng)價(jià)指標(biāo)（權(quán)重）評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（1-5分）得分質(zhì)量表現(xiàn)（30%）1分=嚴(yán)重不合格（退貨率≥10%），3分=基本合格（退貨率＜5%），5分=優(yōu)秀（零退貨）交付準(zhǔn)時(shí)率（25%）1分=延遲率≥20%，3分=延遲率＜10%，5分=100%準(zhǔn)時(shí)價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（20%）1分=高于市場(chǎng)均價(jià)15%以上，3分=與市場(chǎng)均價(jià)持平，5分=低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上服務(wù)響應(yīng)（15%）1分=問(wèn)題48小時(shí)無(wú)反饋，3分=24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，5分=主動(dòng)服務(wù)、高效解決合作配合度（10%）1分=不配合合同條款，3分=基本配合，5分=積極配合、主動(dòng)優(yōu)化流程加權(quán)總分————等級(jí)劃分：□A級(jí)（≥90分，優(yōu)秀）□B級(jí)（75-89分，良好）□C級(jí)（60-74分，合格）□D級(jí)（＜60分，淘汰）改進(jìn)建議：評(píng)價(jià)部門(mén)簽字：日期：表4：物料驗(yàn)收單采購(gòu)訂單編號(hào)到貨日期驗(yàn)收日期物料名稱規(guī)格型號(hào)單位質(zhì)量檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)結(jié)果□合格□不合格（不合格項(xiàng)描述：）需求部門(mén)簽字：質(zhì)量部簽字：日期：采購(gòu)部確認(rèn)：日期：四、使用關(guān)鍵要點(diǎn)提示流程合規(guī)性優(yōu)先：嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限，杜絕“先采購(gòu)后審批”“化整為零規(guī)避招標(biāo)”等行為，保證每一步留痕可追溯（如保存審批記錄、合同掃描件）。數(shù)據(jù)真實(shí)性與及時(shí)性：采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商資質(zhì)、驗(yàn)收記錄等數(shù)據(jù)需真實(shí)準(zhǔn)確，避免虛報(bào)、瞞報(bào)；評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)需在履約完成后1周內(nèi)完成錄入，保證時(shí)效性。動(dòng)態(tài)管理供應(yīng)商庫(kù)：供應(yīng)商檔案需定期更新（如每季度），對(duì)新增供應(yīng)商需完成“資質(zhì)審核→樣品測(cè)試→小批量試用→批量合