合同管理與審核流程標準工具介紹一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于各類企業(yè)及組織在處理對外經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，對合同全生命周期進行標準化管理的場景，具體包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開發(fā)等；合作類合同：戰(zhàn)略合作、項目聯(lián)合開發(fā)、代理協(xié)議等；其他經(jīng)濟類合同：租賃、借款、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等。通過標準化流程，可規(guī)范合同起草、審核、簽署、履行及歸檔各環(huán)節(jié)操作，降低法律風險，提升合同管理效率，保證合同條款符合企業(yè)內(nèi)部制度及外部法律法規(guī)要求。二、標準化操作流程（一）合同發(fā)起與起草發(fā)起申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，通過內(nèi)部管理系統(tǒng)或指定表單提交《合同立項申請》，明確合同目的、合作方基本信息、預(yù)估金額、核心需求等關(guān)鍵信息，經(jīng)部門負責人*審批同意后啟動合同起草。起草合同：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過的立項申請，參考企業(yè)《合同示范文本庫》起草合同初稿，內(nèi)容需包含：合同主體信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、標的物描述（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準等）、權(quán)利義務(wù)條款（履行期限、地點、方式、驗收標準等）、價款及支付方式（金額、幣種、支付條件、發(fā)票要求等）、違約責任、爭議解決方式、生效條件等核心要素。（二）部門初審提交初審：業(yè)務(wù)部門將合同初稿及相關(guān)附件（如立項申請、合作方資質(zhì)文件、技術(shù)參數(shù)要求等）提交至部門負責人*進行初審。初審內(nèi)容：部門負責人*重點審核合同的業(yè)務(wù)合理性（是否符合業(yè)務(wù)目標、成本是否可控）、條款完整性（是否遺漏核心業(yè)務(wù)需求）、數(shù)據(jù)準確性（金額、數(shù)量、日期等關(guān)鍵信息是否無誤）及附件完整性。初審反饋：初審?fù)ㄟ^后，在《合同審核意見表》中填寫“同意”并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；需修改的，注明具體修改意見退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整，調(diào)整后重新提交初審。（三）法務(wù)審核提交法務(wù)審核：部門初審?fù)ㄟ^后，將合同文本及《合同審核意見表》提交至法務(wù)部門（或法務(wù)專員*）。審核內(nèi)容：法務(wù)部門重點審核合同的法律合規(guī)性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定）、條款合法性（是否存在無效條款、顯失公平條款）、權(quán)利義務(wù)對等性（雙方責任、風險是否明確且平衡）、表述嚴謹性（是否存在歧義、模糊用語）及爭議解決條款（是否約定明確管轄法院/仲裁機構(gòu)）。審核反饋：審核通過后，在《合同審核意見表》中填寫“同意”；需修改的，出具《法律審查意見書》，列明具體法律風險點及修改建議，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見調(diào)整后重新提交法務(wù)審核，直至通過。（四）財務(wù)審核提交財務(wù)審核：法務(wù)審核通過后，將合同文本及《合同審核意見表》提交至財務(wù)部門（或財務(wù)經(jīng)理*）。審核內(nèi)容：財務(wù)部門重點審核合同金額的準確性（是否符合預(yù)算審批流程、是否與報價單/訂單一致）、支付條款的合理性（支付節(jié)點是否與履約進度匹配、支付方式是否符合財務(wù)制度）、稅務(wù)條款合規(guī)性（發(fā)票類型、稅率是否明確）、違約責任中的經(jīng)濟賠償是否合理及對企業(yè)現(xiàn)金流的影響。審核反饋：審核通過后，在《合同審核意見表》中填寫“同意”；需調(diào)整的，注明財務(wù)意見（如支付方式修改、預(yù)算追加等），業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門溝通一致后調(diào)整合同并重新提交審核。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批提交審批：財務(wù)審核通過后，根據(jù)合同金額及重要性，提交至對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如：10萬元以下由部門總監(jiān)審批；10萬-50萬元由分管副總審批；50萬元以上由總經(jīng)理*或董事會審批）。審批內(nèi)容：領(lǐng)導(dǎo)重點審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、是否超出授權(quán)審批范圍、核心條款（如標的物、金額、期限）是否最終確認。審批反饋：審批通過后，在《合同審批單》中簽署“同意”；未通過的，注明審批意見，合同終止或退回業(yè)務(wù)部門重新協(xié)商調(diào)整。（六）用印與簽署用印申請：審批通過后，業(yè)務(wù)部門憑《合同審批單》《合同審核意見表》及最終版合同文本，向行政/綜合管理部申請加蓋合同專用章或公章（根據(jù)企業(yè)規(guī)定，重大合同需法定代表人簽字后用印）。用印審核：行政/綜合管理部核對合同文本與審批材料是否一致、用印權(quán)限是否符合規(guī)定，確認無誤后加蓋印章，并在《用印登記表》中記錄用印日期、合同編號、用印份數(shù)等信息。合同簽署：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書），注明簽署日期；合同簽署一式多份（通常至少兩份，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)留存一份原件歸檔）。（七）履行與歸檔合同履行：業(yè)務(wù)部門負責跟蹤合同履行進度，按約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），并收集履約證據(jù)（如驗收單、付款憑證、溝通函件等）；財務(wù)部門根據(jù)合同約定支付款項，保證支付節(jié)點與履約成果匹配。履約跟蹤：合同履行過程中，如出現(xiàn)變更、解除或爭議情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)起《合同變更/解除申請》或《爭議處理申請》，按原審批流程重新審批，并簽訂補充協(xié)議或處理文書。歸檔管理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同文本（含附件、審批材料、履約證據(jù)等）整理成冊，提交至檔案管理部門歸檔；檔案管理部門按合同編號分類存放，建立電子及紙質(zhì)檔案索引，保證檔案可追溯、可查詢。三、配套表單示例（一）《合同基本信息表》序號合同編號合同名稱合同類型甲方信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人）乙方信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人）合同金額（元）簽訂日期履行期限主要條款摘要（標的、支付方式、違約責任等）附件清單發(fā)起部門發(fā)起人聯(lián)系方式1CG-2024-001采購設(shè)備合同采購類科技有限公司91110000設(shè)備股份有限公司91110000500,0002024-03-012024-03-01至2024-08-31采購型號設(shè)備10臺，驗收合格后30日內(nèi)支付全款，違約方按日萬分之三支付違約金設(shè)備參數(shù)表、報價單、質(zhì)量承諾書采購部（二）《合同審核意見表》合同編號CG-2024-001合同名稱采購設(shè)備合同審核環(huán)節(jié)□部門初審□法務(wù)審核□財務(wù)審核□領(lǐng)導(dǎo)審批審核人部門負責人*審核日期2024-02-25審核意見（可附頁）：業(yè)務(wù)條款：設(shè)備交付時間需明確具體日期，建議補充“乙方需在2024年2月28日前交付設(shè)備至甲方指定地點”；附件：需補充乙方設(shè)備生產(chǎn)許可證復(fù)印件，作為質(zhì)量驗收依據(jù)。處理結(jié)果：□同意□修改后同意□不同意（請注明理由：_________）|

審核人簽字：_________|四、使用關(guān)鍵提示信息真實性：合同中涉及的合作方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實，保證合作方合法存續(xù)，避免與失信企業(yè)或無資質(zhì)主體簽約。審核時限：各審核環(huán)節(jié)需在收到合同后2個工作日內(nèi)完成反饋（緊急合同可約定時限），避免因流程延誤影響業(yè)務(wù)進度；如遇復(fù)雜問題需延長審核時間，應(yīng)及時與發(fā)起部門溝通。版本控制：合同文本需明確版本號（如V1.0、V2.0），避免因版本混亂導(dǎo)致條款歧義；修改時需使用修訂模式標注修改內(nèi)容，保證審核人清晰掌