秘書(shū)四級(jí)復(fù)習(xí)要點(diǎn)

第一章會(huì)議管理

第一節(jié)會(huì)前籌辦

一、確定會(huì)議議程、日程

會(huì)議議程：是為完畢議題而作出的次序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、處理的問(wèn)題的大體安

排。

會(huì)議日程：根據(jù)議程逐日作出的詳細(xì)安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)

者安排個(gè)人時(shí)間的根據(jù)。

1、會(huì)議議程的內(nèi)容：開(kāi)幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀

或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)，宣讀決策；閉幕式。

2、會(huì)議口程的內(nèi)容：根據(jù)議程逐口做出詳細(xì)安排。

3、會(huì)議議程和日程的作用：與會(huì)者可以更好地理解會(huì)議所要討論的問(wèn)題，清晰會(huì)議次序計(jì)

劃，即獲得有效信息。議程是一種溝通的平臺(tái)，一種高效的市場(chǎng)管理工具。

4、會(huì)議議程的制定程序

（1）明確目的和參與者（2）安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間（3）確定每一項(xiàng)議程

（4）決定會(huì)議討論形式：

①經(jīng)典的會(huì)議形式；自由討論式②頭腦風(fēng)暴式③團(tuán)體列名措施④小型團(tuán)體

（5）決定會(huì)議決策的方式

5、會(huì)議日程的編制措施；

（1）制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所波及多種事物的習(xí)慣性次序和我司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程

次序的明確規(guī)定。

（2）制定議程表之前還須明確會(huì)議活感人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。多采

用表格形式。

（3）宣布議程。（4）盡量將同類(lèi)性質(zhì)的問(wèn)題集中排列在一起。

（5）保密性較強(qiáng)的議題，一般放在背面。

6、會(huì)議議程和1=1程的區(qū)別：

議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文獻(xiàn)、所要處理的問(wèn)題概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地體現(xiàn)

出來(lái)。會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。

日程是指會(huì)議在一定期間內(nèi)的詳細(xì)安排。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式。

7、對(duì)的處理會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

1、會(huì)議地點(diǎn)選擇的規(guī)定：（11月）

考慮的原因：

（1）交通便利。（2）會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。（3）場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配制。

（4）場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。（5）應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)所。（6）場(chǎng)地租借的成木必須合

理。

2、會(huì)議酒店的類(lèi)型劃分：

按類(lèi)型分：商務(wù)型、度假型。

按地點(diǎn)分：位于市中心、位于市郊。

3、工作程序

（1）會(huì)議目的與形態(tài)（2）實(shí)質(zhì)上的需求、與會(huì)者的期望

（3）列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單：

所在地區(qū)狀況會(huì)場(chǎng)的環(huán)境會(huì)議地點(diǎn)的設(shè)施

（4）確定會(huì)議場(chǎng)地

隨意抽查的內(nèi)容：一種單人房間、一種雙人房間、一種套房的設(shè)備。

（5）對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)

★隨意抽查一種單人房間、一種雙人房間和一種套房的設(shè)備。（11月）

（6）簽訂書(shū)面協(xié)議

協(xié)議應(yīng)包括的細(xì)節(jié)：

①確定所有會(huì)議場(chǎng)地，包括每個(gè)房間的名稱及可供使用的時(shí)間。

②確定保證的客房間數(shù)，③確定有旅館提供的免費(fèi)商品和服務(wù)。

④闡明特殊設(shè)備安裝活改裝，與否需要增長(zhǎng)尤其人員，服務(wù)或設(shè)施，并明確開(kāi)支怎樣承擔(dān)。

⑤確定預(yù)定和開(kāi)票手緩，包括組織方為來(lái)賓承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任的程度。

⑥列明應(yīng)向參與者個(gè)人直接受取的費(fèi)用。

⑦指定可以取消預(yù)定而不向參會(huì)單位收費(fèi)的一段時(shí)間或作后期限。

4、廣泛搜集會(huì)議地點(diǎn)的信息

（I）會(huì)見(jiàn)能作決策的人,有助于后來(lái)處理也許出現(xiàn)的問(wèn)題。

⑵只要也許,一定要在酒店提議的日期去參觀。（3）不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店c

（4）不要帶家眷同行參觀。（5）要考慮與否以一種一般客人的身份不宣而至。

（6）要考慮此外一兩家酒店作為備選。

5、實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的規(guī)定：

（1）莊嚴(yán)、美觀、舒適，體現(xiàn)出會(huì)議主題和氣氛，同步還要考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模

等原因。（11月）

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式發(fā)明出友好的氣氛。

（3）中大型會(huì)議要保證一種絕對(duì)的中心，因此多采用半圓形，大小方形的形式，以突出

主持人和發(fā)言人。

（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和以便。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次

3、工做程序：

（1）會(huì)場(chǎng)整體布局安排：確定會(huì)場(chǎng)形式；合理拜訪桌椅；布置附屬性設(shè)備。

★聲像布置的內(nèi)容。（II月）

（2）主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排：

主席臺(tái)：（11月）

①依職務(wù)高下和選舉的成果安排座次。

②為工作便利，會(huì)議主持人有時(shí)需要在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)次序就座。

③主席臺(tái)的座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼尸來(lái)賓室，休息室或主

席臺(tái)入n處的墻上，也可在出席證、簽到證證件上標(biāo)明.

④在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

其他人員座次：（11月）

①小型會(huì)場(chǎng)：一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下

座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門(mén)的位置。

②中大型會(huì)場(chǎng)：橫排法、豎排法、左后排列法

四、公布會(huì)議信息

1、會(huì)議信息的類(lèi)型

2、工作程序

（1）傳遞會(huì)議告知信息（2）分發(fā)傳遞會(huì)議文獻(xiàn)：

環(huán)節(jié)：準(zhǔn)備、登記、附清退目錄、封裝、發(fā)出。（11月）

★簽屈時(shí)發(fā)出的重要文獻(xiàn)。（II月）

（3）溝通傳遞會(huì)議有關(guān)狀況

3、公布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審4、要對(duì)?媒體進(jìn)行選擇

5、公布會(huì)議信息的程序：

搜集、篩選、加工、報(bào)送審核、公布

6、媒體的類(lèi)型：

地方媒體、全國(guó)性媒體、會(huì)議組織者自有媒體、發(fā)言人或參會(huì)者家鄉(xiāng)的地方媒體。

五、安排會(huì)議食宿

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

（1）食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不揮霍。

（2）大體上是一種原則，要合適照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，照顧南北不一樣口

味。

（3）秘書(shū)人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的貫徹狀況，應(yīng)事先將座位卡及菜單擺

上。

（4）席位的告知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖。

2、會(huì)議住宿的常識(shí)：

（1）要提前編制分派方案；

（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要合適照顧。

（3）詳細(xì)安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考

慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時(shí)還要考慮地區(qū)集中，便于討論。

（5）不一樣原則的房間要作出合理分派，一般是根捱房間的不一樣規(guī)格并結(jié)合代表詳細(xì)

狀況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分派住宿，做到有條不紊。

3、安排會(huì)議餐飲：

（2）準(zhǔn)備會(huì)議用品

4、處理會(huì)議臨時(shí)產(chǎn)生的文獻(xiàn)：由臨時(shí)動(dòng)議產(chǎn)生的提案記錄、決策等。

5、選擇會(huì)議用品及會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題

（1）樹(shù)立全局觀念，搞好綜合平衡。（2）經(jīng)濟(jì)合用，合理先進(jìn)。

（3）嚴(yán)格根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，量入為出。（4）注意輕重緩急，精打細(xì)算。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

1、會(huì)議的通用禮儀

（1）會(huì)議文書(shū)禮儀。會(huì)議的請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函、告知等文書(shū)在格式、稱謂、語(yǔ)言上都應(yīng)遵守有

關(guān)禮儀規(guī)定。

（2）迎送禮儀。無(wú)論是參會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓還是一般的參會(huì)人員都應(yīng)當(dāng)熱情接待和周到服

務(wù)。一般應(yīng)在會(huì)前構(gòu)成一種會(huì)務(wù)組，專門(mén)處理有關(guān)問(wèn)題。

（3）參會(huì)禮儀。要遵守會(huì)議紀(jì)律和時(shí)間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過(guò)規(guī)定期

間。

（4）服務(wù)禮儀。在會(huì)議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的?般規(guī)定，注意服務(wù)

忌語(yǔ)，使用禮貌用語(yǔ)。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參與者禮儀

5、工作程序：

（1）選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（2）分解工作程序

（3）培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員（4）準(zhǔn)備服裝用品（5）禮儀執(zhí)行

九、檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備與否正常

1、工作程序

（1）確定工作人員的職責(zé)（2）預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽(tīng)設(shè)備

2、遠(yuǎn)程會(huì)議視聽(tīng)設(shè)備的檢查

3、會(huì)議視聽(tīng)設(shè)備的保管1注意）

（1）電源及連線（2）散熱（3）清潔

第二節(jié)會(huì)中服務(wù)

一、安排會(huì)議值班

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容：

（1）值班電話記錄（2）值班接待記錄（3）值班日志（4）作好信息傳遞。

2、工作程序

（1）制定值班工作制度（2）明確值班工作任務(wù)（3）編制會(huì)議值班表

3、編制值班表應(yīng)有的項(xiàng)目

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和詳細(xì)值班時(shí)間。（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，聲在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào).

（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

（5）有時(shí)須用簡(jiǎn)要的文字表明值班的T.作內(nèi)容。

（6）標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則：

（1）會(huì)議規(guī)定實(shí)事求是。（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以免導(dǎo)致差錯(cuò)或失誤。

（4）要準(zhǔn)備得全面周到、積極積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）要隨時(shí)搜集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反應(yīng)信息的報(bào)道，為領(lǐng)導(dǎo)精確掌握會(huì)議的效

果提供參照。

（7）會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)要為召開(kāi)媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料，使會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地

向新聞媒體簡(jiǎn)介會(huì)議狀況，回答記者的提問(wèn)。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容：

（1）由會(huì)議秘書(shū)撰寫(xiě)新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開(kāi)期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，公布消息。

（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開(kāi)記者匯報(bào)會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接簡(jiǎn)介會(huì)議狀況，并親自回答記者

提出的問(wèn)題。

3、工作程序

（1）媒體人員登記。（2）為媒體人員提供簡(jiǎn)樸的會(huì)議材料。

（3）安排拍照和新聞公布會(huì)等老式活動(dòng)。（4）安排媒體溝通會(huì)。

4、注意事項(xiàng)

（1）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道。（2）匯總新聞媒體的多種報(bào)道。

三、做好會(huì)議記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

1、為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作。

2、會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述、與會(huì)者姓名、缺席者請(qǐng)假條、宣讀上次會(huì)議記錄、有會(huì)議

記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題、通訊狀況、一般事務(wù)、其他事務(wù)、下次會(huì)議日期、主席簽名。

3、會(huì)議記錄：標(biāo)題+正文+尾部

4、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

（1）內(nèi)容：反應(yīng)會(huì)議狀況，交流會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。

（2）構(gòu)造：報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾

5、會(huì)議記錄的規(guī)定：

（1）迅速。（2）真實(shí)性：精確、清晰、突出重點(diǎn)。（3）資料性規(guī)定。

6、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的規(guī)定

（1）真實(shí)精確；（2）短小精悍；（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)；（4）生動(dòng)活潑。

四、搜集會(huì)議信息

I、會(huì)議信息的分類(lèi)2、搜集會(huì)議信息的規(guī)定：齊全、及時(shí)、精確、有效。

3、提供會(huì)議信息服務(wù)

4、搜集會(huì)議信息的程序

（1）確定會(huì)議信息的搜集范圍。（2）選擇會(huì)議信息的搜集渠道。

（3）確定搜集會(huì)議信息的措施。

5、會(huì)議信息的作用：

（1）運(yùn)用信息保證會(huì)議的順利進(jìn)行。（2）運(yùn)用信息進(jìn)行會(huì)議溝通。

（3）運(yùn)用信息進(jìn)行催辦。（4）運(yùn)用信息為決策服務(wù)。

（5）運(yùn)用信息為商務(wù)活匆服務(wù)。（6）運(yùn)用會(huì)議信息進(jìn)行宣傳。

五、反饋會(huì)議信息

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容

（1）會(huì)前信息（2）會(huì)中信息（3）會(huì)后傳達(dá)貫徹的狀況

2、反饋會(huì)議信息的規(guī)定

（1）要注意點(diǎn)面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。

（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對(duì)象。

（3）充足重視會(huì)議的反饋信息溝通，正、負(fù)反饋都要力爭(zhēng)做到適時(shí)、適量、適度。

3、工作程序

（1）布置會(huì)議信息搜集工作。（2）會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

（3）建立定期的會(huì)議信息反饋制度。（4）做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。

（5）抓好會(huì)議反饋信息的貫徹工作。

4、會(huì)議信息的反饋時(shí)機(jī)

（1）在會(huì)議工作進(jìn)展順利時(shí)反饋。（2）在會(huì)議工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)反饋。

（3）在會(huì)議工作處在停滯時(shí)反饋。

5、選擇會(huì)議信息的反饋形式：正面指導(dǎo)反饋、建設(shè)性反饋。

6.會(huì)議信息的反饋方式：口頭、書(shū)面、會(huì)議

第三節(jié)會(huì)后貫徹

一、會(huì)議文獻(xiàn)資料搜集整頓的規(guī)定

1、搜集會(huì)議文獻(xiàn)資料的規(guī)定和內(nèi)容（U月專業(yè)能力卷）

（1）規(guī)定：

①確定會(huì)議文獻(xiàn)資料的搜集范圍。

②搜集會(huì)議文獻(xiàn)資料要及時(shí)，保證文獻(xiàn)資料在與會(huì)人員離會(huì)之前所有搜集齊全。

③選擇搜集文獻(xiàn)資料的渠道，運(yùn)用搜集文獻(xiàn)資料的不一樣方式措施。

④搜集會(huì)議文獻(xiàn)也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。

⑤要注意保密。

2、會(huì)議文獻(xiàn)的立卷歸檔：

★歸檔范圍（11月）

3、工作程序

將搜集的文獻(xiàn)資料進(jìn)行登記一向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)狀況一甄別整頓、分類(lèi)歸卷一卷內(nèi)文獻(xiàn)

的排列一卷內(nèi)文獻(xiàn)的編號(hào)、編目一填寫(xiě)卷內(nèi)文獻(xiàn)的備考表一案卷標(biāo)題的擬制一填案卷

封面一移交給檔案室一清理、銷(xiāo)毀不再運(yùn)用的紙張

4、整頓會(huì)議文字記錄

（1）熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。

（2）善于對(duì)發(fā)言中的局限性之處進(jìn)行補(bǔ)正。（3）加強(qiáng)寫(xiě)作訓(xùn)練，提高協(xié)作水平。

5、整頓會(huì)議錄音：刪除、增長(zhǎng)、修改、送審。

6、清理文獻(xiàn)7、案卷移交須辦移交手續(xù)8、對(duì)的辨別會(huì)議文獻(xiàn)保管期限

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和規(guī)定

1、整頓、編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后及時(shí)打印成交。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員或歸檔保留。

3、會(huì)議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)。

4、會(huì)議紀(jì)要工作程序：

完善會(huì)議記錄一起草、編寫(xiě)會(huì)議記錄一確定印發(fā)范圍一接受者確認(rèn)一領(lǐng)導(dǎo)簽字一打

印成文一印制、分發(fā)或歸檔保留

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的措施

1、會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)措施

2、會(huì)議付費(fèi)的規(guī)定：

（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。

（2）遵守企業(yè)零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷(xiāo)的多種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。

3、結(jié)算會(huì)議開(kāi)支費(fèi)用的程序：告知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)一清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票一核算發(fā)票

-填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單、將發(fā)票貼于報(bào)銷(xiāo)單背面一請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字一到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)一與有關(guān)部門(mén)及人

員結(jié)清費(fèi)用

4、會(huì)議成本

直接會(huì)議費(fèi)用二會(huì)場(chǎng)租用及布置費(fèi)+會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)+會(huì)議郵電通訊費(fèi)+會(huì)議培訓(xùn)費(fèi)+會(huì)議

交通參觀費(fèi)+會(huì)議食宿費(fèi)+會(huì)議資料費(fèi)+會(huì)議宣傳交際費(fèi)+紀(jì)念品購(gòu)置費(fèi)+水電費(fèi)+其他符合規(guī)

定的雜支費(fèi)等

5、會(huì)議財(cái)務(wù)管理應(yīng)遵照的原則：

（1）遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)。（2）量入為出，收支平衡。（3）精打細(xì)算，例行節(jié)省。

四、跟蹤反饋貫徹會(huì)議精神

I、會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)

規(guī)定：精確、及時(shí)、到位（11月）

2、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度

（1）明確催辦人員。（2）健全登記制度。（3）建立匯報(bào)制度。

3、會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋：

反饋的原則：迅速及時(shí)、真實(shí)精確、要對(duì)堵塞言路、制止反饋的言行認(rèn)真看待和處理。

4、催辦的方式：發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦、約請(qǐng)承接部門(mén)來(lái)人匯報(bào)

5、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦程序：

會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)一會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度一會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋

6、注意事項(xiàng)，需注意如下兩類(lèi)問(wèn)題：

（1）綜合性的，需由多部門(mén)共同辦理的工作事項(xiàng)。

（2）部門(mén)職責(zé)分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。

7、會(huì)議決策傳達(dá)貫徹的作用

8、傳達(dá)貫徹的規(guī)定

（1）迅速堅(jiān)決，保證質(zhì)最。（2）忠實(shí)決策，不打折扣。（3）解放思想，發(fā)明性地貫

徹。

9、傳達(dá)貫徹會(huì)議決策的詳細(xì)實(shí)行：

傳達(dá)動(dòng)員、分解任務(wù)、互相溝通、操作控制、效益考核。

第二章事物管理

第一節(jié)接待

一、制定接待工作計(jì)劃：*秘書(shū)必須能根據(jù)來(lái)防者得身份確定接待規(guī)格。

1、接待規(guī)格：*

（1）高規(guī)格接待；（2）對(duì)等接待（3）低規(guī)格接待

2、接待規(guī)格確實(shí)定（11月）X

（1）對(duì)方與我方的關(guān)系。（2）某些忽然變化的影響。

（3）對(duì)此前接待過(guò)的客人，接待規(guī)格最佳參照上一次的原則。

3、接待計(jì)劃的重要內(nèi)容：*

（1）確定接待規(guī)格。（2）日程安排。（3）經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（4）工作人員。

4、工作程序：

（1）理解掌握背景資料。（理解來(lái)訪目的）（2）草擬接待計(jì)劃。（重要陪伴人員；重

要工作人員；住宿地點(diǎn)、原則、房間數(shù)量；宴請(qǐng)地點(diǎn)、原則、人數(shù)；會(huì)見(jiàn)、會(huì)談地點(diǎn)、參

與人員；參觀游覽地點(diǎn)、陪伴人員。）

（3）與本單位有關(guān)部門(mén)溝通狀況。（4）與來(lái)訪者溝通狀況。（5）報(bào)請(qǐng)上司審批。

二、安排迎送來(lái)訪團(tuán)體：*根據(jù)來(lái)訪團(tuán)體的人數(shù)和接待規(guī)格來(lái)確定用車(chē)。

I、用車(chē)的禮節(jié)常識(shí)（座次見(jiàn)97頁(yè)圖）。（11月）

2、團(tuán)體會(huì)面禮節(jié)常識(shí)。

工作程序：I迎接來(lái)訪團(tuán)體的措施：*（（1）制作牌子；（2）準(zhǔn)備花束；）

⑶主陪人在賓館等待，派副職或辦公室主任帶人到機(jī)場(chǎng)、車(chē)站迎接。

（4）主陪人親自到機(jī)場(chǎng)或車(chē)站迎接，這對(duì)來(lái)訪者是表達(dá)了非常重視。

2送別來(lái)訪團(tuán)體的措施:下榻賓館話別；到機(jī)場(chǎng)送別或替代送別。

三、安排來(lái)訪者食宿、交通、行程

1、中餐禮節(jié)常識(shí)

（1）餐具使用禮節(jié)：

筷子：

①夾菜時(shí)，不可用模子在盤(pán)子里挑挑撿撿，只應(yīng)當(dāng)在靠近自己子的一邊夾。（11

月）

②夾菜時(shí)，筷子上不可有飯粒，更不得用嘴吮吸筷子。

③不要把菜從盤(pán)子里直接夾入口中，應(yīng)先放入自己的盤(pán)或碗里，然后在送入口中。

④不要把筷子架在公用的菜盤(pán)上，可架在筷架或自己的盤(pán)子上。

⑤不要用自己的筷子為客人夾菜。

⑥談話時(shí)，不要拿著筷子比比劃劃。

席間禮儀：主不動(dòng)，客不食：不拿餐具的手要扶著自己的碗或盤(pán)子??-（101頁(yè)）

有關(guān)敬酒的禮儀。

2、工作程序：

（1）理解狀況。（2）確定餐飲、住宿、用車(chē)原則。（接，送餐）

（3）預(yù)定餐廳、住宿房間。（接待來(lái)訪團(tuán)體注意：〈時(shí)間和地點(diǎn)事先確定；宴請(qǐng)的

人員事先確定：宴請(qǐng)的桌次，座次事先確定；菜單事先確定；發(fā)請(qǐng)?zhí)?。〉預(yù)訂住宿房間

〈考慮：交通與否以便；檔次與否合適；環(huán)境與否安靜優(yōu)雅〉）（4）根據(jù)對(duì)方規(guī)定調(diào)

整方案。

四、安排來(lái)訪者的參觀、娛樂(lè)活動(dòng)

1、明確參觀目的

2、明了參觀內(nèi)容：滿足基本規(guī)定；不會(huì)影響正常的工作及生產(chǎn)：不會(huì)泄露關(guān)鍵機(jī)密

3、不一樣娛樂(lè)活動(dòng)的特點(diǎn)與適應(yīng)對(duì)象：

游覽活動(dòng)：人文景觀和自然景觀（選擇合適的景點(diǎn)）

理解客人的身體、年齡、愛(ài)好等有關(guān)狀況；

要熟悉將要游覽的地方。

娛樂(lè)活動(dòng)：觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目（11月）

4、參觀、娛樂(lè)的有關(guān)禮節(jié)

（1）觀看各類(lèi)文藝節(jié)目時(shí)，不要遲到；（11月）

（2）無(wú)論在參觀、游覽還是觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩、議論；

（3）著裝應(yīng)當(dāng)根據(jù)場(chǎng)所調(diào)整。

5、工作程序X

（1）初步確定內(nèi)容（2）征求對(duì)方意見(jiàn)（3）修改、確定方案（4）實(shí)行方案

第二節(jié)辦公環(huán)境管理

一、合理布置辦公室

1、布置辦公室的基本規(guī)定：

（1）采用一大間辦公室。（2）使用同樣大小桌子。

（3）使同?區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度?致，以增進(jìn)美觀。

（4）將一般有許多外賓來(lái)訪的部門(mén)置于入口處。

（5）將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職工分散精力及導(dǎo)致?lián)頂D之處。

（6）應(yīng)預(yù)留充足的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。

（7）主管坐位應(yīng)位于員工作為之后方。（8）自然光應(yīng)來(lái)自桌子的左上方或斜后上方。

（9）裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。（10）常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附

近。

2、布置辦公室的三大原則：（11月）

（1）有助于溝通

（2）便于監(jiān)督內(nèi)部監(jiān)督的特點(diǎn)：內(nèi)部監(jiān)督是一種平常監(jiān)督；具有雙重和多維監(jiān)督的特

點(diǎn)；是一種內(nèi)部力量的絞束。內(nèi)部的最大特點(diǎn)和有效性取決于內(nèi)部的紀(jì)律約束，自覺(jué)程

度，每個(gè)人在考核中的參與程度和參與的自覺(jué)性。

（3）協(xié)調(diào)、舒適（辦公室布置的一項(xiàng)基本準(zhǔn)則）

人際關(guān)系的協(xié)調(diào)有如下體現(xiàn)和規(guī)定：持續(xù)性；協(xié)同性；友好。

3、辦公室布置的詳細(xì)規(guī)定

（I）辦公室的排列應(yīng)按照直線對(duì)稱的原則和工作程序的次序，其路線以最靠近直線為佳，防

止逆流與交叉。不可面對(duì)面。

（2）各座位間通道要合適，應(yīng)以事就人。（3）領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)位于后方，以便監(jiān)督。

（4）光線應(yīng)來(lái)自左方，以保護(hù)視力。（5）常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。

（6）電話最佳是5平方米空間范圍一部。

4、工作程序x

（1）對(duì)■各部門(mén)的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門(mén)及員工間的關(guān)系，以次

為根據(jù)確定每位員工的工作位置。

（2）列表將各部門(mén)的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。

（3）根據(jù)工作需要，選配對(duì)?應(yīng)的家俱、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。

（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。

（5）對(duì)設(shè)備的安放提出合理提議。

二、營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境

辦公環(huán)境中常見(jiàn)的有礙健康和安全的隱患（113頁(yè)）

健康，安全辦公環(huán)境的基本規(guī)定（114頁(yè)）

1、工作程序：X

（1）確定安全檢查周期、定期檢查。

（2）發(fā)現(xiàn)隱患，立即匯報(bào)、排除，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)。

（3）發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)匯報(bào)、跟進(jìn)，直到處理。

2、注意事項(xiàng)

上崗前應(yīng)理解的辦公場(chǎng)所的安全規(guī)定

安全隱患表與設(shè)備故障表的區(qū)別

第三節(jié)辦公室平常事務(wù)管理

一、管理印章和簡(jiǎn)介信

秘書(shū)部門(mén)掌管的印章：?jiǎn)挝挥≌?；單位領(lǐng)導(dǎo)人''公用”的私章；秘書(shū)部門(mén)的公章。

**單位印章的作用：標(biāo)志作用；權(quán)威：法律；憑證。

1、印章的種類(lèi)

（1）正式印章（2）套印章（3）鋼印（4）領(lǐng)導(dǎo)人簽名章（5）專用章

**2、印章的樣式

（1）印章的質(zhì)料（2）形狀（3）印文（4）圖案（5）尺寸規(guī)格

3、印章的管理與使用規(guī)定

（1）專人負(fù)責(zé)（11月）（2）保證安全（3）防止污損

4、簡(jiǎn)介信的使用規(guī)定：要通過(guò)單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫(xiě)清晰，與存根一致，加蓋騎縫

線，并有存根備查。具有簡(jiǎn)介和證明雙重作用。

印章頒布與啟用的要點(diǎn)：實(shí)行雙人同行制；立即交辦公室負(fù)貨人拆封檢練，制定專人保

管；要將印模和啟用日期報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)。

5、印章的刻制程序：X

上級(jí)正式機(jī)關(guān)的同意一制發(fā)單位開(kāi)具公函一附章樣到公安部門(mén)辦理登記一公安部門(mén)指

定刻制單位一刻制印章一選定啟用時(shí)間一發(fā)出附印樣的告知一雙人同行取回印章一

拆封檢查一專人保管

6、印章的使用程序：X

申請(qǐng)用印對(duì)的用印用印登記

7、注意事項(xiàng)X

（1）印章的停用與繳銷(xiāo)

銷(xiāo)毀舊公章要登記造冊(cè)，要經(jīng)上司同意，要有兩人監(jiān)督。（11月）

（2）簡(jiǎn)介信的管理

①要有專人負(fù)責(zé)管理，

②簡(jiǎn)介信的保管應(yīng)同印章保管同樣，牢固加鎖，隨用隨開(kāi)。

③管理簡(jiǎn)介信的人員在使用簡(jiǎn)介信時(shí)，要在存根上加以記載，波及重要事項(xiàng)的要請(qǐng)同

意人在簡(jiǎn)介信存根上簽字，

④對(duì)于開(kāi)出后未用的簡(jiǎn)介信，管理人員應(yīng)及時(shí)催回，粘貼在存根上。

⑤簡(jiǎn)介信持有者若將簡(jiǎn)介信丟失，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)單位或部門(mén)負(fù)責(zé)人，并告知簡(jiǎn)介信管理

人員。

（3）簡(jiǎn)介信的使用

8、用印要謹(jǐn)慎

二、安排值班工作值班日志：外來(lái)的信函，電報(bào)???

1、值班工作的任務(wù)與規(guī)定：

（1）辦理上司交辦的事項(xiàng)。（2）上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外。（3）認(rèn)真處理來(lái)函來(lái)電。

（4）負(fù)貢接待工作。（￡）掌握上司的外出活動(dòng)狀況。（6）協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。

2、值班工作規(guī)范X

（1）堅(jiān)守值班崗位。（2）認(rèn)真處理事務(wù)。（3）做好值班記錄。

（4）熱情接待來(lái)訪。（5）加強(qiáng)安全保衛(wèi)。

3、工作程序：X

制定值班制度與值班規(guī)定一編制值班安排表一告知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表一值班人

員做值班記錄一重大事件做值班匯報(bào)一值班結(jié)束交接班

4、注意事項(xiàng)X

（1）值班實(shí)務(wù)處理的措施與技巧

建立健全公務(wù)接洽制度：崗位責(zé)任制度、登記記錄制度（11月）

（2）值班內(nèi)容的記錄（II月）

值班日志值班匯報(bào)來(lái)人登記與接待記錄電話記錄處理值班電話

三、管理零用現(xiàn)金并辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)X

1、零用現(xiàn)金的管理規(guī)定口1月）

（1）應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫(kù)”。

（2）保管備用金，應(yīng)把辦公室的開(kāi)支紀(jì)錄下來(lái)，以便理解辦公開(kāi)支的狀況，也可以作為資

料存查。

2、報(bào)銷(xiāo)手續(xù)的規(guī)定：提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)同意后，要嚴(yán)格按照企業(yè)的有關(guān)規(guī)定履

行報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。報(bào)銷(xiāo)要及時(shí)。

四、安排上司的差旅事務(wù)

1、差旅準(zhǔn)備的規(guī)定

（1）根據(jù)企業(yè)規(guī)定，弄清上司出差應(yīng)享有的待遇。

（2）準(zhǔn)備定票是一定要查用最新的時(shí)刻表。

（3）訂房、訂票時(shí)要考慮上司的個(gè)人愛(ài)好和習(xí)慣。

（4）平時(shí)注意學(xué)習(xí)訂房訂票的有關(guān)知識(shí)，以保證工作的順利進(jìn)行。

2、制定旅程計(jì)劃表X

3、零用現(xiàn)金的管理：X

一般由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后由秘書(shū)保管和支出的現(xiàn)金。

4、制定商務(wù)旅行計(jì)劃（139-140頁(yè)）5、制定旅程表（日期，時(shí)間，地點(diǎn)，交通工具，詳

細(xì)事項(xiàng)，備注。）

X6、準(zhǔn)備上司在不一樣場(chǎng)所的發(fā)言提綱X7、辦理出國(guó)手續(xù)（11月）辦理簽證：重點(diǎn)

（142）

8、秘書(shū)在上司出行前應(yīng)貫徹的工作內(nèi)容

（1）審查選定最佳旅程表。（2）理解外匯信息，辦理兌換外幣。（3）準(zhǔn)備隨身用

品。

（4）準(zhǔn)備文獻(xiàn)。（5）粒被有關(guān)證件。6）做好旅行安排。

（7）注意時(shí)差問(wèn)題。（8）搜集所到國(guó)的背景資料。

上司回來(lái)后秘書(shū)的工作（144-145）

9、秘書(shū)在上司外出旅行時(shí)的工作：

檢查上司遺漏的東西。抓住機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)。電話的處理。

五、完畢上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)

*1、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)：（11月）

廣泛性臨時(shí)性詳細(xì)性緊迫性

上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的范圍：文書(shū)工作事項(xiàng)；會(huì)務(wù)工作事項(xiàng)；信訪工作事項(xiàng)；信息工作事

項(xiàng)；倜研工作事項(xiàng)；督查工作事項(xiàng)。

*2、辦理上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的原則

（1）積極積極，千方百計(jì)

（2）既要符合政策，又要靈活變通

（3）件件有著落，事事有回音

3、文字記錄工作（措施和技巧）：要點(diǎn)記錄法、詳細(xì)記錄法、常用速記法、筆記與錄音并使

用方法（靈活，便捷，可以優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；費(fèi)時(shí)，費(fèi)事，分散記錄注意力）。

4、文字記錄的規(guī)定X

5、文字記錄的程序：

準(zhǔn)備記錄工具一認(rèn)真聽(tīng)、迅速記一補(bǔ)充一修改一管理一請(qǐng)上司確認(rèn)記錄（I準(zhǔn)備好筆和紙2

認(rèn)真傾聽(tīng)，迅速記錄3及時(shí)補(bǔ)充和修改，認(rèn)真整頓記錄）

6、注意事項(xiàng)

（1）上司發(fā)言記錄。（2）上司平常工作布署的記錄。

*（3）,辦理上司交辦事項(xiàng)應(yīng)注意的問(wèn)題（態(tài)度要好，原則化，一視同仁）。（4）整頓記錄

應(yīng)注意的事項(xiàng)。

六、管理時(shí)間，提高工作效率

I、時(shí)間管理的內(nèi)容

*秘書(shū)進(jìn)行有效地時(shí)間管理是協(xié)助上司合理有效地運(yùn)用時(shí)間的需要，也是秘書(shū)提高自身工作

效率的規(guī)定。

2、個(gè)人時(shí)間管理的技巧：

ABCD法：A重而急B重而不急C急而不重D不重不急

為了有效運(yùn)用工作時(shí)間，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)做到如下幾點(diǎn)？（154）

X3、工作時(shí)間表的內(nèi)容與編寫(xiě)規(guī)定X4、工作日至的內(nèi)容與編寫(xiě)規(guī)定

X5、其他時(shí)間管理的工具：效率手冊(cè)、時(shí)間表、待辦文獻(xiàn)夾、墻上計(jì)劃板、商務(wù)通、值班

表、“在不在”布告板等3

X6、工作程序：

（1）編制工作時(shí)間表（2）編制、管理工作日志

7、秘書(shū)辦事的學(xué)問(wèn)：

（1）怎樣辦好上司交辦事項(xiàng)*（1接受工作的三要素：內(nèi)容；時(shí)限；規(guī)定。2優(yōu)化辦事成

果：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小。3三形式：?jiǎn)我晦k事；交叉辦

事；穿插辦事。4三原則：質(zhì)量；速度；影響。5三注意：不失真；不吹噓；不邀利）

（2）怎樣辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)：注意：精心準(zhǔn)備，提出合理提議：講究措施，選擇合適形式：重

視程序，堅(jiān)持逐層請(qǐng)辦；提高藝術(shù)，優(yōu)化請(qǐng)辦效果；以緩應(yīng)急，防止緊張出錯(cuò)）

第四節(jié)辦公用品與設(shè)備為使用和管理

一、訂購(gòu)、接受、管理辦公用品

1、庫(kù)存控制：

（1）作用X

（2）定義：最大庫(kù)存量：是為防止物品超量存儲(chǔ)而保留該物品的最大數(shù)量，

最小庫(kù)存量：是以防物品所有消耗完而保留的該項(xiàng)物品的最小數(shù)量

再訂貨展：也稱重新訂貨線，這是提醒購(gòu)置者庫(kù)存需要重新訂購(gòu)的原則。

水重新訂購(gòu)線二日用量x運(yùn)送時(shí)間+最小庫(kù)存量

X2、庫(kù)存控制卡：項(xiàng)目、單位、庫(kù)存參照號(hào)、最大庫(kù)存量、再訂貨量、最小庫(kù)存量、日

期、接受、發(fā)放、余額。

3、工作程序：

*（I）選擇供應(yīng)商（價(jià)格和費(fèi)用；質(zhì)量和交貨；服務(wù)和位置；安全和可靠性）*（2）選擇訂

購(gòu)方式（直接去商店；電話訂購(gòu)：傳真訂購(gòu)；網(wǎng)上訂購(gòu)）保留一張購(gòu)貨訂單（3）辦理

進(jìn)貨手續(xù)（168）

（4）保管（

保管應(yīng)采用的措施：（11月）

①儲(chǔ)備間或物品柜要上鎖。②各類(lèi)物品要清晰地貼上標(biāo)簽。

③新物品置于舊物品的下.面或背面。④體枳大、分量重的物品放在最下面。

⑤小的物品、常用的物品應(yīng)放在較大物品的前面。

@儲(chǔ)備間要有良好的通風(fēng)，房間保持干燥。

⑦儲(chǔ)備辦公用品的房間應(yīng)有良好的照明，以便輕易找到物品。

X4、庫(kù)存監(jiān)督

二、數(shù)碼相機(jī)的使用

*1、數(shù)碼相機(jī)的工作原理：CCD170頁(yè)

*2、數(shù)碼相機(jī)與老式相機(jī)的區(qū)別1

（1）感光不一樣。（2）存儲(chǔ)介質(zhì)不一樣。（3）圖像質(zhì)量不一樣。（4）輸入輸出方式

不一樣。

*3、數(shù)碼相機(jī)的性能指標(biāo)（11月）

（1）辨別率（2）光學(xué)與數(shù)碼變焦（3）鏡頭（4）測(cè)光系統(tǒng)

（5）相稱感光度（6）圖像存儲(chǔ)格式（11月）（7）存儲(chǔ)卡

（8）光學(xué)取景器（9）LCD顯示屏（10）閃光燈（11）電池（12）連接方式

（13）白平衡（14）色彩位數(shù)（11月）（15）持續(xù)拍攝

*4、操作環(huán)節(jié)

（1）拍攝照片。（2）連接數(shù)碼相機(jī)與計(jì)算機(jī)。

（3）將圖片文獻(xiàn)導(dǎo)入計(jì)算機(jī)。（4）編輯圖片。

*5、注意事項(xiàng)：

（1）數(shù)碼相機(jī)不合適拍攝自然風(fēng)光。（2）拍攝時(shí)要盡量靠近被攝體。

（3）取景要精確。（4）在逆光拍攝時(shí)要使用閃光燈進(jìn)行補(bǔ)光。

*6、保養(yǎng)：

（1）清洗（11月）（2）防熱防寒

（3）防水、防霉、防沙（4）旅行保護(hù)（5）相機(jī)保藏

三、掃描儀的使用

1、*工作原理：它把輸入的圖像劃提成若干個(gè)點(diǎn)，變成?種點(diǎn)陣圖形，通過(guò)對(duì)點(diǎn)陣圖的掃

描，依次獲得這些點(diǎn)的灰度值或色彩編碼值。

2、種類(lèi)和作用：X

按顏色分：黑白、彩色

按掃描方式分：手持式、平臺(tái)式、滾筒式;

3、選購(gòu)常識(shí)：（11月）X

辨別率色彩位數(shù)接口類(lèi)型

4、操作環(huán)節(jié)*

安裝：硬件連接、安裝掃描儀驅(qū)動(dòng)程度、安裝掃描軟件

掃描圖像

掃描文字

5、注意事項(xiàng)：（11月）*

(1)不要忘掉鎖定掃描儀。（2）注意掃描儀的清潔。

(3)不要帶電接插掃描儀。（4）注意更新掃描儀驅(qū)動(dòng)程序。

(5)不要使用太高的辨別率。（6）不要讓掃描儀工作在震動(dòng)的環(huán)境中。

(7)不要頻繁開(kāi)關(guān)掃描儀。

5、掃描儀常見(jiàn)故障及其史理方案（11月）X

四、光盤(pán)刻錄機(jī)的使用*

1、原理

2、分類(lèi)：CD-R和CD-RW（11月）

3、重要性能指標(biāo)：數(shù)據(jù)傳播速度、緩存容量、兼容性（11月）

*4、操作環(huán)節(jié)：

（1）連接光盤(pán)刻錄機(jī)與計(jì)算機(jī)。（2）光盤(pán)刻錄機(jī)驅(qū)動(dòng)程序與刻錄軟件的安裝。

制作數(shù)據(jù)光盤(pán)。

★刻錄機(jī)在讀盤(pán)性能方面并不是很好。（11月）

85、注意事項(xiàng)：

（1）安裝時(shí)注意散熱（II月）（2）保持清潔（3）防止刻錄機(jī)長(zhǎng)時(shí)間工作

（4）刻盤(pán)過(guò)程中的注意事項(xiàng)（5）及時(shí)取出盤(pán)片

*6、盤(pán)片的選擇188頁(yè)

*五、投影儀的使用

1、有關(guān)知識(shí)：

（1）辨別率（2）亮度（3）對(duì)比度（4）帶寬（II月）

（5）均勻度（6）燈泡的類(lèi)型和壽命（7）接口配置

*2、操作環(huán)節(jié)：

（1）安放投影儀（2）連接投影儀與電腦（3）接通電源，設(shè)置好輸出方式

（4）對(duì)焦（5）設(shè)置辨別率（6）關(guān)閉投影儀

X3、注意事項(xiàng)

（1）保持投影儀鏡頭的清潔。（2）投影過(guò)程中不能用鏡頭蓋遮擋畫(huà)面。

（3）不要關(guān)機(jī)后立即斷電。（4）不要帶電插拔電纜。（5）不要頻繁開(kāi)關(guān)機(jī)。

*4、投影儀常見(jiàn)簡(jiǎn)樸故障

（I）投影儀RGB端口無(wú)輸入信號(hào)（2）投影儀有信息輸入，但無(wú)圖像

（3）投影儀圖像偏色

*六、攝像機(jī)的使用

1、攝像機(jī)概述

★數(shù)字化的長(zhǎng)處。（11月）

2、數(shù)碼記錄原理

*3、操作環(huán)節(jié)：

開(kāi)機(jī)一裝錄像帶一拍攝一回放檢查一關(guān)機(jī)

*4、注意事項(xiàng)

（1）平常維護(hù)（2）鏡頭的維護(hù)（3）磁頭的保護(hù)（4）磁帶（5）電池

*5、基本的攝像技巧198頁(yè)

*6、DV數(shù)碼采集措施199頁(yè)

第五節(jié)信息管理

一、信息的搜集

1、信息的含義：信息是事物存在的方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反應(yīng)。

2、*信息的特性：客觀性（基本特性）、時(shí)效性、可塑性、共享性（區(qū)別于一般物質(zhì)的明

顯特性）、依附性、傳遞性、無(wú)限性

3、信息的種類(lèi)

4、信息工作的程序：搜集、整頓、傳遞、存儲(chǔ)、反饋、運(yùn)用

5、信息搜集的渠道：大眾媒介、圖書(shū)館、聯(lián)機(jī)信息檢索渠道、供應(yīng)商和客戶、貿(mào)易

交流渠道、信息機(jī)構(gòu)渠道、關(guān)系渠道、調(diào)查渠道

6、信息搜集的范圍：搜集企業(yè)信息，國(guó)際市場(chǎng)信息，客服信息，貿(mào)易信息，國(guó)際金融信

息，法律政策信息，交際活動(dòng)信息

7、*信息搜集的規(guī)定：價(jià)值性、時(shí)效性、層次性、針對(duì)性、全面性

8、工作程序X

（1）明確信息搜集范圍（2）熟悉信息來(lái)源

（3）選擇信息的搜集措施：觀測(cè)法、閱讀法、問(wèn)詢法、問(wèn)卷法、網(wǎng)絡(luò)法、互換法、購(gòu)置法

觀測(cè)法：人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物，獲取信息。（11月）

（4）查找信息

9、注意事項(xiàng)X

（1）搜集多種形態(tài)的信息（2）建立通訊聯(lián)絡(luò)索引卡（3）信息搜集要有超前性（超前

性，預(yù)見(jiàn)性，指導(dǎo)性，預(yù)測(cè)性）

10,信息的作用：信息是決策的基礎(chǔ)，管理的關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)計(jì)劃控制的前提，辦事事務(wù)的

根據(jù)，可以提高競(jìng)爭(zhēng)力。

二、信息的篩選X

1、信息篩選的含義2、辦公室常備的信息資料

理解3、閱讀篩選信息資料的措施（留心標(biāo)題；復(fù)印，裁剪；摘記；標(biāo)識(shí)闡明）4、信息

篩選的規(guī)定

X5、工作程序：

（1）看來(lái)源（2）看標(biāo)題（3）看正文（4）決定取舍

6、注意事項(xiàng)

三、信息的分類(lèi)

I、信息分類(lèi)的含義

*2、信息分類(lèi)的措施：字母分類(lèi)法、地辨別類(lèi)法、主題分類(lèi)法、數(shù)字分類(lèi)法、時(shí)間分類(lèi)法

（II月）

3、信息分類(lèi)的規(guī)定

4、工作程序

（1）熟悉信息內(nèi)容（2；選擇分類(lèi)措施（3）辨類(lèi)（4）歸類(lèi)

X5、注意事項(xiàng)：

（1）運(yùn)用顏色、標(biāo)簽辨別類(lèi)別（2）建立交叉參照卡

四、信息的校核

1、信息校核的含義2、信息校核的范圍

*3、信息校核的規(guī)定

（1）校核要以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。（2）要排除主觀原因的干擾。

X4、工作程序

（1）確定校核的內(nèi)容

（2）選擇校核的措施：溯源法、比較法、查對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理記錄法。（11

月）

（3）核算、分析信息（4）作出判斷

五、信息的傳遞

*1、信息傳遞的方向：內(nèi)向、外向

*2、信息傳遞的要素：信源、信道、信宿（11月）

3、工作程序

（1）確定傳遞信息的內(nèi)容（2）*選擇并確定傳遞信息的形式。（信件；備忘錄；匯報(bào)；告

知；指示；新聞稿；企業(yè)內(nèi)部刊物：傳閱單；新聞公布會(huì)：申明；直接郵件）（3）確定傳

遞信息的措施。（語(yǔ)言傳遞；文字傳遞：電訊傳遞；可視化輔助傳遞）

★折線圖的定義。（11月）

（4）進(jìn)行信息傳遞。

（5）確認(rèn)信息傳遞質(zhì)量。

六、信息的存儲(chǔ)

1、信息存儲(chǔ)的載體：（II月）

紙質(zhì)載體

磁性載體：軟盤(pán)、硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)、縮微品

2、信息存儲(chǔ)的裝具與設(shè)備：文獻(xiàn)夾、文獻(xiàn)盒、文獻(xiàn)袋、文獻(xiàn)柜、文獻(xiàn)架

3、信息存儲(chǔ)管理系統(tǒng)（信息集中管理系統(tǒng)；信息分散管理系統(tǒng)：信息計(jì)算機(jī)輔助管理系

統(tǒng)）4、信息存儲(chǔ)的規(guī)定

5、工作程序：

登記（總括登記，個(gè)別登記）、編碼（次序編碼，分組編碼）、排列（時(shí)序，來(lái)源內(nèi)

容）、保留、保管

★個(gè)別登記的定義。（11月）

6、信息存儲(chǔ)的意義

第三章文書(shū)擬寫(xiě)與處理

第一節(jié)文書(shū)的擬寫(xiě)

一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性告知

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性告知的概念：批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)，印發(fā)公文的告知，統(tǒng)稱為批轉(zhuǎn)性告知。批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)

發(fā)性告知是復(fù)合體公文，所謂復(fù)合，一是指告知自身，另一指被批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)，印文

的公文。被轉(zhuǎn)發(fā)的告知不叫復(fù)合。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文屬于廣義的公文。被批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)

發(fā)，印發(fā)的文獻(xiàn)大多是公文。

2、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性告知的類(lèi)型

批轉(zhuǎn)告知（批轉(zhuǎn)下級(jí)）轉(zhuǎn)發(fā)告知（轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)，其重點(diǎn)在于轉(zhuǎn)）印發(fā)告知（本

機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制定的）

3、擬寫(xiě)要點(diǎn)

批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性告知的構(gòu)造：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+.正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)（EQ發(fā)文獻(xiàn)原文

標(biāo)題：批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)+原發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種印發(fā)告知標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文科

正文：批語(yǔ)（轉(zhuǎn)發(fā)語(yǔ)，按語(yǔ)）+轉(zhuǎn)發(fā)（印發(fā)）（+意義+執(zhí)行規(guī)定）

4、注意事項(xiàng)：*附帶文獻(xiàn)，盡管位于正件后的附件位置，但它們不屬于“正件”，而不是

“附件”，因此在正文下行不必標(biāo)注“附件”及“附件名稱”。

二、匯報(bào)批轉(zhuǎn)，

I、*匯報(bào)的概念：是匯報(bào)工作，反應(yīng)狀況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)問(wèn)詢的公文。

2、匯報(bào)的特點(diǎn)：匯報(bào)性、陳說(shuō)性、

3、匯報(bào)與請(qǐng)示的區(qū)別

（1）性質(zhì)規(guī)定不一樣（匯報(bào)為匯報(bào)工作，反應(yīng)狀況，答復(fù)問(wèn)詢所用。請(qǐng)示則是為了某一問(wèn)

題祈求上級(jí)機(jī)關(guān)指示或同意的公文，請(qǐng)示機(jī)關(guān)必然等待上級(jí)機(jī)關(guān)的明確答復(fù)。）（2）

行文時(shí)限不一樣。

4、匯報(bào)的類(lèi)型：匯報(bào)工作、反應(yīng)狀況、答復(fù)問(wèn)詢

5、本注意事項(xiàng)：

（1）匯報(bào)事項(xiàng)真實(shí)（2）匯報(bào)時(shí)間及時(shí)（3）匯報(bào)不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)（難免耽誤工

作）

二、請(qǐng)不

1、*概念：是向上級(jí)機(jī)關(guān)祈求指示、同意的公文。凡屬本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)可以處理的問(wèn)

題，或上級(jí)機(jī)關(guān)以往中明確的問(wèn)題，應(yīng)不在請(qǐng)示之列。

2、特點(diǎn)

（1）一文一事（2）請(qǐng)批對(duì)應(yīng)（一請(qǐng)示，一批復(fù)）（3）事前行文（不可先斬

后奏）

3、請(qǐng)示的類(lèi)型

（1）求示性請(qǐng)示（政策，請(qǐng)示）（2）求批性請(qǐng)示

4、擬寫(xiě)要點(diǎn)：

請(qǐng)示的構(gòu)造：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+附注

標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由（不可少）+文種正文：發(fā)文緣由+請(qǐng)示事項(xiàng)（是請(qǐng)示正文的關(guān)鍵，

可行性，可操作性）+結(jié)尾（當(dāng)否，請(qǐng)指示。以上規(guī)定，請(qǐng)予審批。妥否，請(qǐng)批復(fù)）

*在成文日期下?行居左2字，加圓括號(hào)注明發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)絡(luò)人的姓名和電話號(hào)碼。

5、注意事項(xiàng)

（1）主送一種機(jī)關(guān)*（2）逐層請(qǐng)示245頁(yè)*（3）語(yǔ)氣宜溫和謙恭

四、問(wèn)答函

I、概念：是不相從屬機(jī)關(guān)就工作問(wèn)題進(jìn)行問(wèn)詢或答復(fù)的函

2、問(wèn)答涵的類(lèi)型

（1）問(wèn)詢函（2）答復(fù)函

2、看例文：246-247頁(yè)

3、問(wèn)詢函與答復(fù)函的構(gòu)造：247頁(yè)

標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

4、注意事項(xiàng)：

（1）單位間交往的問(wèn)答函應(yīng)采用“信函式格式”行文。

（2）單位內(nèi)部交往的信函可采用便函形式。

五、簡(jiǎn)報(bào)

1、概念：簡(jiǎn)報(bào)是國(guó)家機(jī)美、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反應(yīng)狀況、溝

通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書(shū)，也叫“動(dòng)態(tài)”、“簡(jiǎn)訊”、“摘報(bào)”、

“工作通訊”、“狀況反應(yīng)”、“狀況交流”、“內(nèi)部參照”等。

2、特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新、實(shí)

3、簡(jiǎn)報(bào)的類(lèi)型：（11月）

工作簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)

4、擬寫(xiě)要點(diǎn)

構(gòu)造：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾報(bào)核：（按語(yǔ)）+標(biāo)題+導(dǎo)語(yǔ)+主題+結(jié)尾

*注意事項(xiàng)：簡(jiǎn)報(bào)一般應(yīng)限制在1000字以內(nèi)，最長(zhǎng)不要超過(guò)字；內(nèi)容真實(shí)，精確，經(jīng)典；

針對(duì)性，指導(dǎo)性強(qiáng)：一事一報(bào)，切忌面面俱到。

六、意向書(shū)

1、概念：意向書(shū)是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂公約，到達(dá)協(xié)議之前，

體現(xiàn)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書(shū)。

2、特點(diǎn)：

（I）協(xié)商性（2）靈活性（3）簡(jiǎn)略性

3、意向書(shū)的類(lèi)型：X

加工承攬意向書(shū)、建設(shè)工程承包意向書(shū)、貨品運(yùn)送意向書(shū)、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)意向書(shū)、科技協(xié)作

意向書(shū)。

X4、意向書(shū)的構(gòu)造：標(biāo)題+正文+尾部

5、注意事項(xiàng)：

（1）語(yǔ)言精確，體現(xiàn)清晰（2）忠實(shí)于洽談內(nèi)容

七、訂貨單

1、訂貨單的概念：訂購(gòu)產(chǎn)品和貨品的單據(jù)30%定金

2、訂貨單的特點(diǎn)：

協(xié)約性嚴(yán)厲性

3、擬寫(xiě)要點(diǎn)：

一般構(gòu)造：標(biāo)題+正文+尾部正文：買(mǎi)賣(mài)雙方信息；訂貨信息；配送方式及配送地點(diǎn)信

息；支付方式及銀行賬戶；買(mǎi)方的意見(jiàn)和規(guī)定。成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字

4、注意事項(xiàng)：

（1）制作訂貨單應(yīng)注明有效期限

（2）注意訂貨單與訂貨協(xié)議的區(qū)別。金額巨大的大宗貨品交易，不適宜用訂貨單，要考慮

簽訂訂貨協(xié)議。

八、商品闡明書(shū)

1、商品闡明書(shū)的概念

2、商品闡明書(shū)的內(nèi)容和特點(diǎn)

（1）真實(shí)性（2）科學(xué)性（3）條理性（4）通俗性

3、擬寫(xiě)要點(diǎn)

（1）簡(jiǎn)樸商品闡明書(shū)

*標(biāo)題+正文+落款

（2）復(fù)雜商品闡明書(shū)

*封面+目錄+概述+正文+封底

4-.注意事項(xiàng)：*

（1）如實(shí)簡(jiǎn)介、真實(shí)可信］（2）抓住特性，突出個(gè)性

（3）語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，通俗明了（4）設(shè)計(jì)新奇，美觀大方

第二節(jié)收發(fā)文處理

一、繕印文書(shū)

1、文書(shū)繕印的含義：對(duì)文章進(jìn)行譽(yù)抄繕寫(xiě)和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工

作（11月）

2、規(guī)定*

（1）文字精確，字跡工整清晰（2）符合規(guī)定體式，頁(yè)面美觀大方

（3）不隨意改動(dòng)原稿（4）裝訂齊整牢固（5〉注意保密