公司會議管理流程及記錄通用工具模板一、適用工作場景周例會、月度/季度/年度總結(jié)會等常規(guī)管理會議；項目啟動會、階段評審會、問題復(fù)盤會等專項工作會議；跨部門協(xié)調(diào)會、客戶需求溝通會等協(xié)作類會議；制度宣貫、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等知識傳遞類會議。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程和記錄模板，保證會議高效有序、決策可追溯、行動項落地。二、全流程操作指引（一）會前籌備：明確目標(biāo)與準(zhǔn)備步驟1：確定會議必要性及核心目標(biāo)主辦部門根據(jù)工作需求（如同步進展、解決問題、決策事項等）提出會議申請，明確會議需達成的具體目標(biāo)（如“確定項目Q3執(zhí)行方案”“解決跨部門協(xié)作流程卡點”等），避免無明確議題的“空會”。步驟2：擬定會議基礎(chǔ)信息確定會議主題、時間（精確到分鐘，建議單次會議不超過2小時）、地點（會議室/線上會議）、預(yù)計參會人數(shù)（不超過20人優(yōu)先線下，超20人建議線上或分組）。明確主持人（通常為部門負(fù)責(zé)人或項目核心人員）、記錄人（建議由非核心發(fā)言角色擔(dān)任，保證專注記錄）。步驟3：梳理會議議程與材料主持人牽頭制定會議議程，按“重要性”排序議題，明確每個議題的討論時長、負(fù)責(zé)人（如“議題1：項目進度匯報（負(fù)責(zé)人：*，時長15分鐘）”）。主辦部門提前準(zhǔn)備會議材料（如數(shù)據(jù)報表、方案草案、問題清單等），保證材料簡潔聚焦（核心內(nèi)容不超過3頁），提前1天發(fā)送至參會人員，預(yù)留預(yù)讀時間。步驟4：發(fā)送會議通知并確認(rèn)參會通過企業(yè)OA/郵件/即時通訊工具發(fā)送正式通知，內(nèi)容需包含：會議主題、時間、地點/、議程、參會人員、會議材料、主持人及記錄人聯(lián)系方式。提前1天收集參會人員反饋，對無法參會者確認(rèn)是否需委派代表，并同步調(diào)整議程（如合并議題或調(diào)整討論順序）。（二）會中執(zhí)行：聚焦討論與決策步驟1：會議簽到與開場（5分鐘內(nèi)）記錄人負(fù)責(zé)簽到（可通過紙質(zhì)簽到表或線上工具收集），確認(rèn)實到人員與議程一致性，對缺席者說明原因及后續(xù)信息同步方式。主持人開場，重申會議目標(biāo)、議程及時長要求，明確“發(fā)言聚焦議題、避免跑題”的會議紀(jì)律，提醒關(guān)閉手機靜音或調(diào)至?xí)h模式。步驟2：按議程逐項推進討論主持人按議程引導(dǎo)發(fā)言，保證每個議題由負(fù)責(zé)人先匯報核心信息，再開放討論；討論中及時打斷偏離議題的發(fā)言，控制單次發(fā)言時長（建議每人不超過3分鐘）。對爭議性議題，鼓勵“先觀點后理由”，主持人需總結(jié)分歧點，引導(dǎo)達成共識或明確下一步調(diào)研方向（如“關(guān)于方案，雙方需補充數(shù)據(jù)，3日內(nèi)由匯總后再次討論”）。步驟3：形成決議與行動項每個議題討論結(jié)束后，主持人總結(jié)結(jié)論，明確“決議事項”（需書面記錄，如“確定采用A方案”）和“行動項”（格式：行動內(nèi)容+責(zé)任人+完成時限+所需支持）。記錄人實時同步記錄決議與行動項，保證參會人員無異議后進入下一議題，避免“議而不決”。步驟4：會議總結(jié)與散會所有議題結(jié)束后，主持人簡要回顧會議成果（決議事項、行動項清單），明確后續(xù)信息同步方式（如“會議紀(jì)要24小時內(nèi)發(fā)出，行動項責(zé)任人每周五同步進度”）。提前告知下次會議時間（如需）或散會，控制總時長不超過預(yù)計時間。（三）會后跟進：落實成果與歸檔步驟1：整理會議記錄與紀(jì)要記錄人會后2小時內(nèi)整理原始記錄，24小時內(nèi)完成正式會議紀(jì)要，內(nèi)容需包含：會議基本信息（時間、地點、參會人）、議程、各議題討論要點、決議事項、行動項清單（明確責(zé)任人、時限）、附件（材料、簽到表等）。紀(jì)要需客觀中立，避免主觀表述，行動項需用“動詞+具體內(nèi)容”格式（如“*負(fù)責(zé)完成Q3預(yù)算初稿，8月10日前提交財務(wù)部審核”）。步驟2：分發(fā)紀(jì)要與確認(rèn)反饋紀(jì)要通過郵件/企業(yè)OA發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門抄送人，要求收件人1個工作日內(nèi)反饋“內(nèi)容無誤”，如有異議需附修改意見，記錄人匯總調(diào)整后再次分發(fā)。步驟3：跟蹤行動項落實主辦部門/記錄人建立行動項跟蹤表（見模板），每周通過線上工具或郵件提醒責(zé)任人進度，對逾期未完成的及時協(xié)調(diào)解決（如“*負(fù)責(zé)的客戶需求調(diào)研，因數(shù)據(jù)未到位需延期，明確8月15日前完成”）。步驟4：會議資料歸檔會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，記錄人將會議通知、簽到表、會議紀(jì)要、行動項跟蹤表、相關(guān)材料等整理為“會議檔案”，按“年份-月份-會議主題”命名后存入企業(yè)共享文件夾，保存期限不少于2年。三、核心工具模板清單模板1：會議通知表會議主題時間年月日時分至?xí)r分地點/線下會議室：；線上：參會人員（主/受邀部門及人員，如：市場部、技術(shù)部等）主持人記錄人議程及時長分配1.議題1（負(fù)責(zé)人：，時長：分鐘）2.議題2（負(fù)責(zé)人：，時長：分鐘）……會議材料（附件名稱及獲取方式，如：《Q3方案草案》見OA附件）備注（如：請攜帶XX材料/需提前準(zhǔn)備XX數(shù)據(jù)）模板2：會議簽到表序號部門姓名職位簽到時間備注（如：請假/遲到）1市場部*經(jīng)理09:052技術(shù)部*主管09:10遲到5分鐘………………模板3：會議紀(jì)要模板一、會議基本信息時間：年月日時分-時分地點：參會人員：缺席人員及原因：主持人：記錄人：二、會議議程及討論要點議題序號議題名稱負(fù)責(zé)人討論要點摘要1項目進度匯報*1.當(dāng)前完成60%，滯后原計劃10%，主因：供應(yīng)商物料延遲；2.下階段重點：催交物料+加班趕工2預(yù)算調(diào)整方案討論*1.原預(yù)算20萬，需增加5萬用于測試設(shè)備租賃；2.決議：通過調(diào)整，由*負(fù)責(zé)提交補充說明三、決議事項通過《項目Q3執(zhí)行方案》，由*牽頭，8月20日前啟動；同意預(yù)算增加5萬元，財務(wù)部*負(fù)責(zé)辦理審批流程。四、行動項清單行動內(nèi)容責(zé)任人完成時限所需支持狀態(tài)（待開展/進行中/已完成）提交項目進度滯后說明報告*8月8日前無待開展辦理預(yù)算增加審批手續(xù)*8月10日前技術(shù)部提供方案說明進行中五、附件《Q3項目進度表》；2.《預(yù)算調(diào)整申請表》。模板4：行動項跟蹤表行動項編號行動內(nèi)容來源會議責(zé)任人計劃完成時間實際完成時間進度說明跟蹤人202408001提交項目進度滯后說明報告8月項目例會*2024-08-08待提交*202408002辦理預(yù)算增加審批手續(xù)8月項目例會*2024-08-10已提交至財務(wù)部*四、使用關(guān)鍵提示會前“三不議”原則：無明確議題不議、無準(zhǔn)備材料不議、無必要參會者不議，保證會議效率。記錄“三要素”：決議事項需明確“做什么”，行動項需明確“誰來做、何時做”，避免模糊表述（如“盡快”“研究”）。會后“兩及時”：紀(jì)要及時分發(fā)（24小時內(nèi)），行動項及時跟蹤（每周至少1次進度