采購申請與審批標(biāo)準(zhǔn)化流程表—規(guī)范采購行為一、適用范圍與應(yīng)用場景本流程表適用于各類企業(yè)（含制造、服務(wù)、貿(mào)易、工程等類型）的日常采購活動，涵蓋物料采購、服務(wù)外包、固定資產(chǎn)采購、工程項目采購等場景。無論是常規(guī)的辦公耗材、生產(chǎn)原材料，還是非經(jīng)常性的設(shè)備采購、技術(shù)服務(wù)，均可通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實現(xiàn)采購行為的規(guī)范管理。特別適用于需要多部門協(xié)同、分級審批的中大型企業(yè)，以及追求采購效率與風(fēng)險控制的小微企業(yè)，旨在解決采購需求不明確、審批流程混亂、責(zé)任追溯困難等問題，保證采購活動“有據(jù)可依、有章可循”。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購申請與審批流程分為需求發(fā)起→部門審核→采購初審→財務(wù)復(fù)核→管理層審批→任務(wù)執(zhí)行→歸檔閉環(huán)七個核心步驟，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、操作內(nèi)容及輸出成果（一）需求提出與部門內(nèi)部確認(rèn)責(zé)任主體：需求部門申請人（如行政專員、生產(chǎn)主管、項目經(jīng)理等）、需求部門負(fù)責(zé)人操作說明：需求發(fā)起：申請人根據(jù)部門工作需要（如生產(chǎn)缺料、辦公設(shè)備老化、項目服務(wù)需求等），填寫《采購申請表》（詳見第三部分模板），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、期望交付時間等關(guān)鍵信息，并附必要支撐材料（如技術(shù)參數(shù)、比價記錄、項目立項批復(fù)等）。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人*對采購需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，重點確認(rèn)“是否為必須采購”“數(shù)量/規(guī)格是否匹配實際需求”“預(yù)算是否在部門可控范圍內(nèi)”，審核通過后在《采購申請表》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)；若審核不通過，需注明理由并退回申請人修改。輸出成果：《采購申請表》（部門審核版）、支撐材料（如技術(shù)文檔、比價單）。（二）采購部門受理與初審責(zé)任主體：采購專員、采購部負(fù)責(zé)人操作說明：材料接收：申請人將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的《采購申請表》及支撐材料提交至采購部，采購專員*核對材料完整性（如是否填寫關(guān)鍵信息、是否附必要附件），材料不齊的需1個工作日內(nèi)退回補充。需求初審：采購專員重點審核“采購需求是否符合公司采購政策”“是否屬于公司集采范圍”“預(yù)估預(yù)算是否偏離市場均價”（可通過歷史采購數(shù)據(jù)、第三方詢價核實），對存在“超預(yù)算”“需求模糊”等問題的，需與需求部門溝通調(diào)整；對符合要求的，提交采購部負(fù)責(zé)人復(fù)核。任務(wù)分配：初審?fù)ㄟ^后，采購專員*根據(jù)采購類型（如常規(guī)物料、服務(wù)采購、工程招標(biāo)）分配采購任務(wù)，明確采購方式（如詢價比價、招標(biāo)、單一來源采購）。輸出成果：《采購申請表》（采購初審版）、采購任務(wù)分配記錄。（三）財務(wù)部門預(yù)算與合規(guī)復(fù)核責(zé)任主體：財務(wù)專員、財務(wù)經(jīng)理操作說明：預(yù)算核查：財務(wù)專員*通過財務(wù)系統(tǒng)核對采購申請的預(yù)算金額是否對應(yīng)部門可用預(yù)算，重點檢查“是否存在超預(yù)算”“預(yù)算科目是否正確”“是否有跨預(yù)算支出風(fēng)險”。合規(guī)審核：財務(wù)經(jīng)理*復(fù)核采購行為的合規(guī)性，包括“是否符合采購審批權(quán)限”“是否履行必要的前置程序（如大額采購需附董事會決議）”“是否涉及禁止采購的品類（如非必要奢侈品）”。反饋意見：審核通過后，在《采購申請表》“財務(wù)部門意見”欄簽字；若預(yù)算不足或存在合規(guī)風(fēng)險，需注明原因并反饋至采購部與需求部門協(xié)調(diào)處理（如調(diào)整采購量、申請追加預(yù)算）。輸出成果：《采購申請表》（財務(wù)復(fù)核版）、預(yù)算核查記錄。（四）管理層分級審批責(zé)任主體：分管副總、總經(jīng)理/董事長操作說明：根據(jù)采購金額及重要性，實行分級審批：低值常規(guī)采購（如金額≤5000元，或辦公耗材、零星維修等）：由分管副總*審批，重點確認(rèn)“采購必要性及成本合理性”；重要采購（如5000元＜金額≤5萬元，或生產(chǎn)關(guān)鍵物料、一般設(shè)備采購）：由分管副總審核后，提交總經(jīng)理審批，重點確認(rèn)“對公司運營/成本的影響”；重大采購（如金額＞5萬元，或固定資產(chǎn)、戰(zhàn)略物資、工程項目采購）：需經(jīng)總經(jīng)理審核、董事長最終審批，重點評估“投資回報率、供應(yīng)商資質(zhì)、風(fēng)險控制措施”。審批人需在《采購申請表》“管理層審批意見”欄明確簽署“同意”“不同意”或“需補充材料”，不同意的需說明理由流程終止。輸出成果：《采購申請表》（審批完成版）、審批記錄臺賬。（五）采購任務(wù)執(zhí)行與過程跟蹤責(zé)任主體：采購專員、供應(yīng)商管理專員操作說明：供應(yīng)商選擇：根據(jù)審批結(jié)果，采購專員*通過詢價、招標(biāo)或指定供應(yīng)商方式確定合作方，要求供應(yīng)商提供正式報價單、資質(zhì)證明（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等），并簽訂《采購合同》（明確價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、違約責(zé)任等）。訂單下達(dá)：簽訂合同后，采購專員*向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，同步抄送需求部門、財務(wù)部，保證各方知曉采購進(jìn)度。履約跟蹤：供應(yīng)商管理專員跟蹤訂單執(zhí)行情況，包括生產(chǎn)/備貨進(jìn)度、物流運輸狀態(tài)，若遇延期（如不可抗力、供應(yīng)商產(chǎn)能問題），需第一時間通知采購專員及需求部門，協(xié)商解決方案（如調(diào)整交付時間、更換供應(yīng)商）。輸出成果：《采購合同》《采購訂單》、供應(yīng)商資質(zhì)文件、履約跟蹤記錄。（六）驗收與入庫/結(jié)算責(zé)任主體：需求部門驗收人、采購專員、財務(wù)專員*操作說明：到貨驗收：物品/服務(wù)送達(dá)后，需求部門指定驗收人（如倉管員、使用部門代表）根據(jù)采購合同及技術(shù)參數(shù)進(jìn)行驗收，重點檢查“數(shù)量是否準(zhǔn)確、質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)、服務(wù)是否符合約定”，驗收合格后在《驗收單》簽字確認(rèn)；不合格的需及時反饋采購專員，啟動退貨/索賠流程。入庫登記：對需入庫的物料（如原材料、辦公用品），倉管員*根據(jù)《驗收單》辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬；對無需入庫的服務(wù)（如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)），需由需求部門確認(rèn)服務(wù)完成并簽署《服務(wù)確認(rèn)單》。財務(wù)結(jié)算：財務(wù)專員*收到《驗收單》《入庫單》《服務(wù)確認(rèn)單》及合規(guī)發(fā)票后，核對合同條款與實際履約情況，安排付款（如轉(zhuǎn)賬、承兌匯票），并在財務(wù)系統(tǒng)中完成賬務(wù)處理。輸出成果：《驗收單》《入庫單》《服務(wù)確認(rèn)單》、發(fā)票、付款憑證。（七）資料歸檔與流程閉環(huán)責(zé)任主體：采購專員、檔案管理員操作說明：采購任務(wù)完成后，采購專員整理本次采購全過程資料（含《采購申請表》《采購合同》《采購訂單》《驗收單》《發(fā)票》等），按“采購申請編號”分類歸檔，檔案管理員將電子資料錄入公司檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)資料存入指定檔案柜，保存期限不少于5年（重大采購項目保存期限不少于10年）。歸檔完成后，采購專員*在采購臺賬中標(biāo)記“流程已閉環(huán)”，便于后續(xù)追溯與統(tǒng)計分析。輸出成果：采購檔案（電子+紙質(zhì)）、采購臺賬更新記錄。三、配套模板工具（附采購申請表示例）表1：采購申請表（模板）申請編號采購類型□物料□服務(wù)□工程□其他申請日期年月日申請部門申請人聯(lián)系方式預(yù)算金額采購用途（簡述采購物品/服務(wù)的使用場景及目的）供應(yīng)商推薦□無推薦□推薦供應(yīng)商：________________（附資質(zhì)證明）需求明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位部門審核負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______采購部初審專員意見：__________負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______財務(wù)復(fù)核專員意見：__________經(jīng)理簽字：__________日期：______管理層審批分管副總：__________總經(jīng)理：__________董事長：__________（按權(quán)限填寫）日期：______備注（如緊急采購、特殊說明等）附件清單（如技術(shù)參數(shù)、比價單、項目批復(fù)等）表2：采購審批進(jìn)度跟蹤表（模板）申請編號采購內(nèi)容申請部門當(dāng)前節(jié)點審批人預(yù)計完成時間實際完成時間備注四、關(guān)鍵執(zhí)行要點與風(fēng)險提示（一）預(yù)算控制與剛性約束嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購，超預(yù)算不審批”原則，確因特殊情況需追加預(yù)算的，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部與管理層審批后方可啟動采購流程，避免預(yù)算外支出導(dǎo)致成本失控。（二）審批時效與責(zé)任明確各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成（緊急采購可縮短至24小時，但需在備注中注明“緊急”并經(jīng)分管副總*特批），逾期未審批的視為默認(rèn)同意；審批人需對審批意見負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁“隨意審批”“越權(quán)審批”，若因?qū)徟д`導(dǎo)致公司損失，將追究相關(guān)責(zé)任。（三）材料完整性與信息真實申請人需保證《采購申請表》信息真實、準(zhǔn)確，規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等描述清晰，避免因“需求模糊”導(dǎo)致采購偏差；支撐材料（如報價單、資質(zhì)文件）需真實有效，嚴(yán)禁提供虛假信息，一經(jīng)發(fā)覺將按公司獎懲制度處理。（四）供應(yīng)商管理與合規(guī)性優(yōu)先選擇公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商，名錄外的供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）及樣品測試（如適用）；大額采購（＞10萬元）需采用公開招標(biāo)方式，保證采購過程公開、公平、公正，防范利益輸送風(fēng)險。（五）跨部門溝通與協(xié)同需求部門、采購部、財務(wù)部需建立定期溝通機制（如每周采購例會），同步采購需求、審批進(jìn)度及履約問題，避免因信息不對稱導(dǎo)致流程延誤；對跨部門爭議（如需求變更、驗收分歧），需由分管副總*牽頭協(xié)調(diào)解決，保證采購活動高效推進(jìn)。（六）特殊情況處理緊急采購：因生產(chǎn)、突發(fā)事件等需緊急采購的，