企業(yè)宣傳材料制作規(guī)范與審核流程一、適用范圍與使用場景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各部門及外部合作單位（如設(shè)計(jì)公司、廣告供應(yīng)商等）開展各類宣傳材料的策劃、設(shè)計(jì)、制作與審核工作，涵蓋但不限于：實(shí)體宣傳物料：企業(yè)宣傳冊、產(chǎn)品手冊、海報(bào)、展架、易拉寶、名片等；數(shù)字宣傳內(nèi)容：公眾號(hào)推文、微博圖文、短視頻、H5頁面、官網(wǎng)Banner、電子海報(bào)等；活動(dòng)宣傳材料：展會(huì)背景板、活動(dòng)手冊、邀請(qǐng)函、演講PPT、現(xiàn)場視頻等。使用場景：當(dāng)企業(yè)需要對(duì)外發(fā)布品牌形象、產(chǎn)品信息、活動(dòng)通知或市場推廣內(nèi)容時(shí)，均需通過本規(guī)范流程保證宣傳材料的專業(yè)性、合規(guī)性與一致性，避免因內(nèi)容或設(shè)計(jì)問題影響企業(yè)聲譽(yù)或傳播效果。二、宣傳材料制作全流程規(guī)范宣傳材料制作需遵循“需求明確—策劃先行—設(shè)計(jì)執(zhí)行—內(nèi)部初審”的標(biāo)準(zhǔn)化流程，各環(huán)節(jié)需明確責(zé)任人與輸出成果，保證過程可控、結(jié)果達(dá)標(biāo)。（一）第一步：需求提出與立項(xiàng)責(zé)任主體：需求部門（如市場部、銷售部、產(chǎn)品部等）填寫《宣傳材料制作需求申請(qǐng)表》（詳見第四章模板1），明確以下信息：項(xiàng)目名稱（如“2024年度新品宣傳冊”）；需求背景（如“配合新品上市推廣，提升目標(biāo)客戶認(rèn)知度”）；目標(biāo)受眾（如“25-45歲職場女性，關(guān)注健康生活”）；核心傳播信息（如“新品成分優(yōu)勢、使用場景、促銷政策”）；交付形式與規(guī)格（如“宣傳冊尺寸：210mm×285mm，頁數(shù)：16頁，紙張：200g銅版紙”）；交付時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“初稿提交日期：2024年X月X日，最終交付日期：2024年X月X日”）；預(yù)算范圍（如“設(shè)計(jì)制作費(fèi)合計(jì)不超過X萬元”）。需求評(píng)審：需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至市場部（或品牌管理部）進(jìn)行初審，重點(diǎn)評(píng)估需求的必要性、目標(biāo)明確性與資源匹配度，通過后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（二）第二步：內(nèi)容策劃與文案撰寫責(zé)任主體：市場部（或需求部門協(xié)同文案專員）制定內(nèi)容框架：基于需求申請(qǐng)表中的核心信息，結(jié)合品牌調(diào)性（如“專業(yè)、創(chuàng)新、可信賴”），設(shè)計(jì)宣傳材料的邏輯結(jié)構(gòu)，例如：宣傳冊：品牌故事→產(chǎn)品系列→核心優(yōu)勢→用戶案例→聯(lián)系方式；公眾號(hào)推文：熱點(diǎn)引入→產(chǎn)品痛點(diǎn)解決方案→數(shù)據(jù)支撐→用戶證言→行動(dòng)引導(dǎo)。文案撰寫：嚴(yán)格遵循“準(zhǔn)確、簡潔、有感染力”原則，避免使用模糊表述或夸大詞匯，重點(diǎn)突出企業(yè)差異化優(yōu)勢。例如：錯(cuò)誤表述：“我們的產(chǎn)品是最好的”；正確表述：“產(chǎn)品通過權(quán)威認(rèn)證，用戶滿意度達(dá)98%，較行業(yè)平均水平高15%”。內(nèi)容合規(guī)自查：文案中涉及的數(shù)據(jù)、案例、資質(zhì)證明等需提前核實(shí)，保證真實(shí)可追溯；避免使用“國家級(jí)”“最佳”等極限詞（違反《廣告法》），如需使用需提供合規(guī)依據(jù)（如獲獎(jiǎng)證書、檢測報(bào)告）。（三）第三步：視覺設(shè)計(jì)與素材準(zhǔn)備責(zé)任主體：設(shè)計(jì)部（或外部合作設(shè)計(jì)公司）品牌VI規(guī)范落地：嚴(yán)格遵循《企業(yè)視覺識(shí)別系統(tǒng)（VI）手冊》，統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)色（如主色：藍(lán)色#0066CC，輔助色：橙色#FF6600）、標(biāo)準(zhǔn)字體（如思源黑體Bold，字：微軟雅黑Light）、LOGO組合規(guī)范（最小使用尺寸不低于5mm×5mm，不可拉伸變形）。素材準(zhǔn)備與版權(quán)管理：圖片/視頻素材：優(yōu)先使用企業(yè)自有版權(quán)素材（如產(chǎn)品實(shí)拍圖、工廠場景圖）；如需外部采購，需從正規(guī)圖庫（如視覺中國、站酷海洛）獲取授權(quán)，避免使用來源不明或侵權(quán)的素材；圖形/圖標(biāo)：使用原創(chuàng)設(shè)計(jì)或免費(fèi)可商用圖標(biāo)庫（如Iconfont、Flaticon），禁止直接復(fù)制競品或他人設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)排版原則：重點(diǎn)突出：核心信息（如產(chǎn)品賣點(diǎn)、活動(dòng)主題）置于視覺中心，字體大小、顏色對(duì)比度需高于次要信息；布局簡潔：留白比例不低于30%，避免信息堆砌導(dǎo)致閱讀疲勞；適配多場景：同一宣傳材料需制作不同版本（如宣傳冊需設(shè)計(jì)A4打印版、PDF電子版、手機(jī)端適配版），保證在不同渠道（線上、線下）展示效果一致。（四）第四步：內(nèi)部初審與修改完善責(zé)任主體：需求部門、設(shè)計(jì)部、市場部（品牌組）設(shè)計(jì)部自審：檢查設(shè)計(jì)稿是否符合VI規(guī)范、排版是否清晰、素材是否合規(guī)，形成《設(shè)計(jì)自檢清單》（含VI一致性、色彩搭配、圖片分辨率等10項(xiàng)檢查點(diǎn)）。需求部門初審：重點(diǎn)核對(duì)內(nèi)容是否與需求一致、核心信息是否準(zhǔn)確傳遞、目標(biāo)受眾定位是否精準(zhǔn)，提出修改意見并反饋至設(shè)計(jì)部。市場部終審（初稿）：從品牌整體調(diào)性、合規(guī)性、傳播效果角度綜合評(píng)估，例如：是否與當(dāng)前品牌傳播主題（如“綠色科技”）一致；是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如未經(jīng)授權(quán)使用他人肖像、虛假宣傳）；是否具備傳播吸引力（如是否加入用戶故事、互動(dòng)元素）。修改與復(fù)檢：設(shè)計(jì)部根據(jù)初審意見修改后，重新提交需求部門與市場部確認(rèn)，直至通過初稿審核。三、宣傳材料審核流程分步指引根據(jù)宣傳材料的重要性與傳播范圍，實(shí)行“分級(jí)審核”機(jī)制，保證不同風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的材料匹配對(duì)應(yīng)的審核權(quán)限與流程。（一）材料分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別定義示例審核終審人常規(guī)材料傳播范圍小、風(fēng)險(xiǎn)低，用于日常業(yè)務(wù)支持部門內(nèi)部培訓(xùn)PPT、小型活動(dòng)展架、客戶感謝函市場部負(fù)責(zé)人重要材料傳播范圍廣、風(fēng)險(xiǎn)較高，涉及品牌形象或核心業(yè)務(wù)企業(yè)宣傳冊、官網(wǎng)首頁Banner、新品發(fā)布會(huì)視頻分管副總重大材料傳播范圍極廣、風(fēng)險(xiǎn)高，涉及企業(yè)戰(zhàn)略或重大決策年度品牌宣傳片、上市公司年報(bào)摘要、國家級(jí)展會(huì)主視覺總經(jīng)理（二）分級(jí)審核流程1.常規(guī)材料審核流程（3個(gè)工作日內(nèi)完成）步驟：設(shè)計(jì)部自審→需求部門內(nèi)容確認(rèn)→市場部合規(guī)與VI審核→部門負(fù)責(zé)人終審→定稿設(shè)計(jì)部自審：提交《設(shè)計(jì)自檢清單》與初稿；需求部門確認(rèn)：1個(gè)工作日內(nèi)反饋內(nèi)容準(zhǔn)確性意見；市場部審核：1個(gè)工作日內(nèi)完成合規(guī)性（如廣告法、行業(yè)規(guī)范）與VI規(guī)范性審核；部門負(fù)責(zé)人終審：市場部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，輸出最終稿。2.重要材料審核流程（5個(gè)工作日內(nèi)完成）步驟：設(shè)計(jì)部自審→需求部門內(nèi)容確認(rèn)→市場部合規(guī)與VI審核→法務(wù)部合規(guī)專項(xiàng)審核→分管副總終審→定稿法務(wù)部審核：重點(diǎn)審查內(nèi)容法律風(fēng)險(xiǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、肖像權(quán)、宣傳用語合規(guī)性），出具《法務(wù)審核意見書》；分管副總終審：結(jié)合市場部與法務(wù)部意見，從戰(zhàn)略與品牌高度決策，確認(rèn)通過后定稿。3.重大材料審核流程（7個(gè)工作日內(nèi)完成）步驟：設(shè)計(jì)部自審→需求部門內(nèi)容確認(rèn)→市場部合規(guī)與VI審核→法務(wù)部合規(guī)專項(xiàng)審核→財(cái)務(wù)部預(yù)算審核→分管副總初審→總經(jīng)理終審→定稿財(cái)務(wù)部審核：確認(rèn)制作費(fèi)用是否在預(yù)算范圍內(nèi)，出具《預(yù)算審核表》；總經(jīng)理終審：對(duì)材料的核心傳播價(jià)值、企業(yè)形象影響、外部風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行最終決策，必要時(shí)組織跨部門專項(xiàng)評(píng)審會(huì)。（三）審核反饋與修改機(jī)制審核時(shí)限：每個(gè)審核環(huán)節(jié)需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成反饋，遇特殊情況需延長需提前通知需求部門；修改閉環(huán)：審核意見需明確具體問題（如“第5頁產(chǎn)品參數(shù)‘續(xù)航24小時(shí)’需補(bǔ)充檢測報(bào)告編號(hào)”），設(shè)計(jì)部修改后需重新提交原審核人確認(rèn)，直至“審核通過”；留檔管理：所有審核環(huán)節(jié)的《需求申請(qǐng)表》《審核意見表》《法務(wù)審核意見書》等需歸檔保存，保存期限不低于2年，便于追溯與復(fù)盤。四、宣傳材料制作與審核常用模板模板1：宣傳材料制作需求申請(qǐng)表項(xiàng)目名稱需求部門需求提出人聯(lián)系方式需求背景（簡述）目標(biāo)受眾（年齡/職業(yè)/需求痛點(diǎn)）核心傳播信息（不超過3點(diǎn)）交付形式與規(guī)格（如宣傳冊尺寸、視頻時(shí)長）交付時(shí)間節(jié)點(diǎn)（初稿/終稿）預(yù)算范圍（元）附件（如參考案例、數(shù)據(jù)資料）需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期模板2：宣傳材料內(nèi)容審核表審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核內(nèi)容審核意見（通過/修改/不通過）修改建議（如需）審核日期設(shè)計(jì)自審設(shè)計(jì)部*工VI規(guī)范、排版、素材版權(quán)內(nèi)容確認(rèn)需求部門*經(jīng)理內(nèi)容準(zhǔn)確性、目標(biāo)匹配度合規(guī)審核市場部*主管廣告法、品牌調(diào)性、傳播效果法務(wù)審核法務(wù)部*律師法律風(fēng)險(xiǎn)、資質(zhì)證明終審分管副總*總戰(zhàn)略一致性、決策審批模板3：宣傳材料發(fā)布審批表材料名稱版本號(hào)發(fā)布渠道（如官網(wǎng)/公眾號(hào)/展會(huì)）發(fā)布時(shí)間審核結(jié)論審批人日期備注（如發(fā)布范圍、特殊說明）五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)控制法律紅線：嚴(yán)格遵守《廣告法》《反不正當(dāng)競爭法》等法規(guī)，禁止使用“國家級(jí)”“最高級(jí)”“最佳”等極限詞，涉及專利、認(rèn)證、獲獎(jiǎng)等內(nèi)容需提供證明文件（如專利證書、ISO9001認(rèn)證）；內(nèi)容真實(shí)性：所有數(shù)據(jù)、案例、用戶評(píng)價(jià)需經(jīng)多方核實(shí)，避免虛假宣傳（如“用戶滿意度100%”需有第三方調(diào)研報(bào)告支撐）；隱私保護(hù)：宣傳材料中不得包含未經(jīng)授權(quán)的個(gè)人隱私信息（如客戶姓名、聯(lián)系方式、身份證號(hào)），如需使用需簽署《隱私授權(quán)書》。（二）品牌一致性管理VI規(guī)范執(zhí)行：所有宣傳材料必須嚴(yán)格遵循《企業(yè)VI手冊》，禁止隨意更改標(biāo)準(zhǔn)色、字體或LOGO組合，特殊情況需提交《VI規(guī)范例外申請(qǐng)》經(jīng)品牌負(fù)責(zé)人審批；調(diào)性統(tǒng)一：根據(jù)不同材料類型調(diào)整表達(dá)方式（如宣傳冊側(cè)重專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)，社交媒體側(cè)重活潑互動(dòng)），但核心品牌價(jià)值觀（如“創(chuàng)新”“誠信”）需貫穿始終；版本控制：所有輸出的宣傳材料需標(biāo)注版本號(hào)（如V1.0/V2.0）與修改日期，避免舊版本誤用，重要材料需在內(nèi)部管理系統(tǒng)（如OA）中備案。（三）版權(quán)與素材管理素材溯源：所有外部素材（圖片、字體、視頻、音樂）需建立《素材使用臺(tái)賬》，記錄來源、授權(quán)期限、授權(quán)范圍，定期檢查授權(quán)有效性（如年度圖庫會(huì)員到期前需續(xù)費(fèi)）；原創(chuàng)保護(hù)：企業(yè)核心宣傳材料（如品牌LOGO、主視覺）需及時(shí)申請(qǐng)版權(quán)登記，防止被他人抄襲；禁止盜用：嚴(yán)禁使用未經(jīng)授權(quán)的競品素材、網(wǎng)絡(luò)盜圖或字體（如微軟雅黑為商用字體，需單獨(dú)購