企業(yè)合同審批與檔案管理工具模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景業(yè)務(wù)部門發(fā)起采購、銷售、服務(wù)、合作等類型的合同審批；法務(wù)、財務(wù)、行政等職能部門對合同條款、合規(guī)性、付款條件等審核；企業(yè)內(nèi)部合同簽訂后的分類存儲、查詢、借閱及歸檔管理；審計、檢查時合同檔案的快速調(diào)取與追溯。二、全流程操作步驟詳解步驟1：合同起草與發(fā)起操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購專員、銷售經(jīng)理）操作內(nèi)容：根據(jù)合作需求，參照企業(yè)《合同標(biāo)準(zhǔn)化模板》起草合同文本，明確合同主體、標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等核心條款；在OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)中創(chuàng)建合同審批流程，填寫《合同審批流程表》（見表1），合同草案及相關(guān)附件（如對方資質(zhì)文件、技術(shù)協(xié)議、報價單等）；提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。關(guān)鍵要求：合同內(nèi)容需符合企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范，附件需齊全（如對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明等）。步驟2：部門審核操作主體：部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：審核合同的業(yè)務(wù)必要性、條款合理性是否符合部門工作目標(biāo)；重點核對合同金額、履約周期、付款方式等與業(yè)務(wù)需求的一致性；審核通過后，在《合同審批流程表》中簽署意見并流轉(zhuǎn)至下一審核環(huán)節(jié)（如法務(wù)部或財務(wù)部）；若審核不通過，需注明修改意見并退回經(jīng)辦人。關(guān)鍵要求：部門負(fù)責(zé)人需對業(yè)務(wù)真實性負(fù)責(zé)，避免因疏忽導(dǎo)致合同風(fēng)險。步驟3：法務(wù)審核操作主體：法務(wù)部（或外聘法律顧問）操作內(nèi)容：審核合同主體資格（如對方是否為合法注冊企業(yè)、是否具備履約能力）；檢查合同條款的合法性、合規(guī)性（如是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在歧義、顯失公平條款）；重點關(guān)注違約責(zé)任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)等條款，提出修改建議；審核通過后簽署意見，法律風(fēng)險需同步上報管理層；若需修改，與業(yè)務(wù)部門溝通調(diào)整后重新提交。關(guān)鍵要求：法務(wù)審核意見需明確，避免使用“原則上同意”等模糊表述。步驟4：財務(wù)審核操作主體：財務(wù)部操作內(nèi)容：審核合同金額的準(zhǔn)確性、付款條件是否符合企業(yè)財務(wù)制度（如付款節(jié)點、資金安排、稅費承擔(dān)等）；評估合同履約可能帶來的財務(wù)風(fēng)險（如對方信用狀況、預(yù)付款比例是否合理）；核對合同中的財務(wù)數(shù)據(jù)（如總價、分期金額、發(fā)票類型）與財務(wù)預(yù)算的一致性；審核通過后簽署意見，涉及大額資金支付需標(biāo)注“重點監(jiān)控”。關(guān)鍵要求：財務(wù)需保證合同條款不影響企業(yè)現(xiàn)金流及財務(wù)安全。步驟5：領(lǐng)導(dǎo)審批操作主體：企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/董事會（根據(jù)合同金額及重要性分級）操作內(nèi)容：根據(jù)合同金額分級審批權(quán)限（如：5萬元以下由部門負(fù)責(zé)人審批，5萬-50萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批）；綜合審核業(yè)務(wù)需求、法律風(fēng)險、財務(wù)影響，最終決策是否批準(zhǔn)合同；審批通過后，在《合同審批流程表》中簽署“同意”意見，流轉(zhuǎn)至用印環(huán)節(jié)；若未通過，注明理由并終止流程。關(guān)鍵要求：領(lǐng)導(dǎo)審批需在3個工作日內(nèi)完成，避免流程延誤。步驟6：用印與簽訂操作主體：行政部（用印管理）、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人操作內(nèi)容：行政部根據(jù)審批通過的《合同審批流程表》，核對合同文本與審批意見的一致性，確認(rèn)無誤后加蓋企業(yè)合同專用章或公章；用印后，合同文本正本（一式兩份及以上）由業(yè)務(wù)部門與合同對方簽訂，副本留存行政部；簽訂完成后，業(yè)務(wù)部門將正本移交檔案管理員，并在系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已簽訂”。關(guān)鍵要求：嚴(yán)禁“先簽章后審批”或用印與審批文本不一致，保證用印痕跡清晰。步驟7：合同歸檔操作主體：檔案管理員（行政部/綜合管理部）操作內(nèi)容：收到簽訂后的合同正本后，1個工作日內(nèi)完成分類整理，按“合同類型-年份-編號”規(guī)則歸檔（如“采購-2024-001”）；填寫《合同檔案登記表》（見表2），記錄合同編號、名稱、簽訂日期、存放位置、借閱權(quán)限等信息；將紙質(zhì)合同存入專用檔案柜，電子合同同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保證紙質(zhì)與電子檔案一致；定期（每季度）對檔案進(jìn)行清點，保證無遺漏、無損壞。關(guān)鍵要求：歸檔材料需包含合同正本、審批流程表、附件原件，缺一不可。步驟8：檔案借閱與使用操作主體：需借閱檔案的員工（需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員審批）操作內(nèi)容：借閱人填寫《合同借閱申請表》（見表3），說明借閱事由、歸還時間；部門負(fù)責(zé)人審核借閱必要性，檔案管理員確認(rèn)借閱權(quán)限（如涉密合同僅限管理層借閱）；借閱時登記證件號碼號/工號，檔案管理員核對檔案完整性后交付，借閱期限一般不超過3個工作日；歸還時檔案管理員檢查檔案是否完好，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。關(guān)鍵要求：嚴(yán)禁涂改、抽取、復(fù)制檔案原件，涉密合同嚴(yán)禁帶出檔案室。三、核心工具表單模板表1：合同審批流程表合同編號合同名稱合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）合同金額（元）簽約主體審核環(huán)節(jié)審核人審核部門審核意見審核日期部門審核*經(jīng)理業(yè)務(wù)部法務(wù)審核*法務(wù)專員法務(wù)部財務(wù)審核*財務(wù)經(jīng)理財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批*總經(jīng)總經(jīng)理辦備注：附件清單（如資質(zhì)文件、技術(shù)協(xié)議等）表2：合同檔案登記表合同編號合同名稱簽訂日期履行期限存放位置（檔案柜-層-格）歸檔日期借閱記錄（借閱人/日期/歸還狀態(tài)）表3：合同借閱申請表申請人工號/部門借閱合同編號借閱合同名稱借閱事由希望歸還日期部門負(fù)責(zé)人簽字檔案管理員簽字備注：借閱人承諾愛護(hù)檔案，不得涂改、外傳，違者責(zé)任自負(fù)四、使用過程中的關(guān)鍵要點合同編號規(guī)則：統(tǒng)一采用“年份-合同類型-流水號”格式（如2024采-001），保證編號唯一性，避免重復(fù)或遺漏。審批時限管理：每個審核環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成，緊急合同可標(biāo)注“加急”，但需說明原因并縮短審批時限。檔案保密要求：涉密合同（如涉及商業(yè)秘密、核心技術(shù)）需單獨存放，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，并限制借閱范圍。電子檔案備份：電子合同需定期（每月）備份至企業(yè)服務(wù)器或云端，防止數(shù)據(jù)丟失，備份記