公司文件檔案管理制度分類模板一、適用范圍與場景說明二、檔案分類管理全流程操作指南步驟一：明確檔案收集范圍根據(jù)公司職能與業(yè)務(wù)需求，界定檔案收集邊界，保證應(yīng)歸盡歸。收集內(nèi)容：包括但不限于行政管理類（如會議紀(jì)要、規(guī)章制度、請示報(bào)告）、業(yè)務(wù)經(jīng)營類（如合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、客戶檔案）、人事管理類（如員工入職檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄）、財(cái)務(wù)管理類（如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算文件）、科技檔案類（如技術(shù)圖紙、研發(fā)資料、專利證書）、聲像檔案類（如照片、錄音錄像、宣傳資料）等。責(zé)任分工：各業(yè)務(wù)部門指定專人（如部門檔案專員）負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集，檔案管理部門定期督導(dǎo)。步驟二：制定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合公司組織架構(gòu)與文件特性，建立多維度分類體系，保證分類邏輯清晰、層級分明。一級分類：按部門或職能劃分，如“行政管理部”“財(cái)務(wù)部”“市場部”“研發(fā)部”等。二級分類：按文件性質(zhì)或業(yè)務(wù)類型劃分，如行政管理部下設(shè)“綜合管理”“會議管理”“印章管理”；財(cái)務(wù)部下設(shè)“會計(jì)核算”“稅務(wù)管理”“資金管理”。三級分類：按文件形式或時(shí)間特征劃分，如“年度文件”“季度文件”“專項(xiàng)文件”；或“紙質(zhì)文件”“電子文件”“影像文件”。特殊標(biāo)識：涉密文件標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”；重要合同標(biāo)注“長期保管”；臨時(shí)性文件標(biāo)注“短期保管”。步驟三：實(shí)施檔案編號與編目為每份檔案賦予唯一編號，編制檢索目錄，實(shí)現(xiàn)快速定位。編號規(guī)則：采用“一級分類代碼-二級分類代碼-年份-流水號”格式，例如“XZ-GL-2023-001”（行政管理部-綜合管理-2023年-第1號）。編目要求：檔案盒外標(biāo)簽標(biāo)注編號、題名、年度、份數(shù)、密級、保管期限；內(nèi)部編制《檔案目錄清單》，包含字段：檔案編號、文件標(biāo)題、形成部門、形成日期、頁數(shù)、存放位置、備注。步驟四：規(guī)范檔案整理與歸檔按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行排序、裝訂、編頁，移交檔案室集中管理。整理要求：紙質(zhì)文件去除金屬夾，采用左側(cè)裝訂；電子文件按“文件夾-子文件夾-文件名”層級存儲，格式統(tǒng)一為PDF/Word等通用格式；聲像文件標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件說明。歸檔流程：各部門于每季度末25日前將整理完畢的檔案（含紙質(zhì)及電子版）提交至檔案管理部門；檔案管理員*核對檔案完整性、分類準(zhǔn)確性，填寫《檔案歸檔交接清單》（雙方簽字確認(rèn)）；檔案入庫前進(jìn)行消毒、除塵，電子文件進(jìn)行備份（本地服務(wù)器+云端存儲）。步驟五：檔案保管與維護(hù)保證檔案實(shí)體與信息的安全，延長檔案使用壽命。環(huán)境管理：檔案室配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，濕度45-60%），防火、防盜、防蟲、防潮設(shè)施；電子檔案存儲介質(zhì)定期檢測（每3個(gè)月一次），防止數(shù)據(jù)損壞。清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)：檔案管理部門每半年開展一次檔案清點(diǎn)，核對賬物是否一致；每年編制《檔案庫存統(tǒng)計(jì)表》，分類統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量、保管期限分布等。步驟六：檔案借閱與利用建立規(guī)范的借閱流程，保障檔案安全與高效利用。借閱權(quán)限：普通員工經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后可借閱非涉密檔案；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，限定借閱范圍與期限。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱理由、檔案編號、歸還時(shí)間；檔案管理員*核對審批手續(xù)，辦理借閱登記（紙質(zhì)檔案簽字登記，電子檔案通過OA系統(tǒng)申請）；借閱檔案需妥善保管，不得涂改、抽取、損毀，到期及時(shí)歸還；歸還時(shí)檔案管理員*檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。步驟七：檔案鑒定與銷毀對到期檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，無保存價(jià)值的按規(guī)定程序銷毀。鑒定周期：每3年組織一次檔案鑒定，由檔案管理部門牽頭，邀請*業(yè)務(wù)專家、法務(wù)人員組成鑒定小組。銷毀流程：鑒定小組編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、標(biāo)題、保管期限、銷毀理由；報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施銷毀；銷毀時(shí)由2人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)；《檔案銷毀清冊》及銷毀記錄永久保存。三、核心工具模板清單模板1：檔案分類目錄表一級分類（部門）二級分類（業(yè)務(wù)）三級分類（文件類型）包含文件范圍示例保管期限行政管理部綜合管理年度文件年度工作計(jì)劃、總結(jié)、請示報(bào)告10年行政管理部會議管理專題會議董事會、總經(jīng)理辦公會紀(jì)要永久財(cái)務(wù)部會計(jì)核算賬簿報(bào)表月度/季度財(cái)務(wù)報(bào)表、年度審計(jì)報(bào)告30年市場部合同管理銷售合同產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)協(xié)議長期模板2：檔案歸檔登記表檔案編號文件標(biāo)題形成部門形成日期頁數(shù)存放位置（柜-層-格）歸檔人歸檔日期備注XZ-GL-2023-0012023年度工作總結(jié)行政管理部2023-12-2515A-01-03張*2024-03-28含附件3份模板3：檔案借閱申請表借閱人所屬部門借閱日期檔案編號文件標(biāo)題借閱用途歸還日期部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員簽字李*市場部2024-05-10SC-XY-2022-0052022年度客戶滿意度調(diào)查報(bào)告項(xiàng)目復(fù)盤2024-05-17王*劉*模板4：檔案銷毀審批表檔案編號文件標(biāo)題保管期限銷毀理由鑒定小組意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批監(jiān)銷人銷毀日期CW-YS-2020-0122020年季度財(cái)務(wù)簡表10年保管期限已滿，無繼續(xù)保存價(jià)值同意銷毀同意同意趙、錢2024-04-20四、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)提醒分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性：檔案分類標(biāo)準(zhǔn)一經(jīng)確定，不得隨意變更，如需調(diào)整需經(jīng)檔案管理部門審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。編號唯一性：檔案編號需終身唯一，不得重復(fù)或空號，電子檔案與紙質(zhì)檔案編號保持一致。保密管理：涉密檔案需單獨(dú)存放，配備密碼柜，借閱需履行“雙人雙鎖”管理，嚴(yán)禁擅自復(fù)制或摘抄。電子檔案備份：電子檔案除本地存儲外，需定期（每月）備份至異