行政采購與費用申請流程標準化模板一、適用范圍與應用場景二、標準化操作流程（一）需求發(fā)起與申請?zhí)顚懶枨蟠_認：申請人明確所需物品/服務的具體規(guī)格、數量、用途及預算，保證需求符合部門工作計劃，避免盲目采購或超預算申請。填寫申請表：根據《行政采購申請表》或《費用申請表》（詳見配套表格模板）逐項填寫信息，包括申請人所屬部門、聯系方式、申請日期、物品/服務名稱、規(guī)格型號、數量、預估單價及總價、用途說明、附件清單（如報價單、需求說明、會議通知等）。部門初審：申請人將填寫完整的申請表提交至部門負責人，部門負責人需核對需求的必要性、預算合理性及與部門工作目標的匹配度，審核無誤后在“部門負責人審批”欄簽字確認。（二）采購/費用審核與審批采購部門審核：對于采購類申請，部門負責人簽字后提交至行政采購部門。采購部門審核以下內容：需求是否符合采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否達到招標標準）；報價單的合理性（至少比價2家供應商，保證價格公允）；預算是否在部門年度預算額度內。審核通過后，采購部門在“采購部門審核”欄簽字，并反饋采購執(zhí)行方案；若需調整（如更換規(guī)格、降低預算），與申請人溝通修改后重新提交。財務部門審核：對于費用類申請（如差旅、活動組織），部門負責人簽字后提交至財務部門。財務部門審核：費用是否符合公司費用管理規(guī)定（如差旅標準、招待費上限）；預算是否準確，票據類型是否合規(guī)（如交通費需提供行程憑證，會議費需提供會議通知）；申請金額是否超出部門剩余預算。審核通過后，財務部門在“財務部門審核”欄簽字；若不符合規(guī)定，退回申請人說明原因。分管領導審批：審核通過后，根據金額權限提交至分管領導審批：金額在5000元以下的，由部門分管領導審批；金額在5000-20000元的，由分管領導及行政總監(jiān)/財務總監(jiān)聯合審批；金額超過20000元的，需提交總經理審批。審批領導需確認申請事項的必要性及投入產出效益，簽字后流程進入執(zhí)行階段。（三）采購執(zhí)行與費用發(fā)生采購實施：采購部門根據審批通過的方案，聯系供應商下單、簽訂采購合同（金額較大時），明確交付時間、質量標準、付款方式等。小額采購可直接從合格供應商庫中選取，保證3-5個工作日內完成交付。驗收確認：物品送達后，由申請人所在部門與行政采購部門共同驗收，核對物品規(guī)格、數量、質量是否符合申請要求，驗收合格后在《物品驗收單》上簽字確認；若不合格，及時聯系供應商退換貨。費用發(fā)生：費用類申請（如差旅、活動），需嚴格按照審批用途和標準執(zhí)行，保留相關憑證（如行程單、消費明細、現場照片等），保證費用真實、合規(guī)。（四）報銷與歸檔報銷申請：采購驗收合格或費用發(fā)生后，申請人整理相關憑證（如驗收單、費用憑證、供應商發(fā)票等），填寫《費用報銷單》，附上審批通過的申請表復印件，提交至財務部門。財務復核：財務部門核對報銷憑證與審批申請的一致性，檢查票據真實性、合規(guī)性（如發(fā)票抬頭、金額、公章等），確認無誤后辦理付款手續(xù)；若憑證不全或不符合規(guī)定，退回申請人補充。資料歸檔：所有申請表、審批表、驗收單、報銷憑證等資料由行政采購部門和財務部門分別按年度分類歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)查閱與審計。三、配套表格模板（一）行政采購申請表申請部門申請人申請日期物品名稱規(guī)格型號單位數量預估單價預估總價用途說明附件清單□報價單□需求說明□其他：____________________部門負責人審批簽字：__________日期：______采購部門審核簽字：__________日期：______財務部門審核簽字：__________日期：______分管領導審批簽字：__________日期：______（二）費用申請表申請部門申請人申請日期費用項目活動名稱/差旅事由發(fā)生時間預算金額實際金額用途說明附件清單□會議通知□行程安排□報價單□其他：____________________部門負責人審批簽字：__________日期：______財務部門審核簽字：__________日期：______分管領導審批簽字：__________日期：______總經理審批簽字：__________日期：______四、執(zhí)行要點與風險提示（一）規(guī)范填寫要求申請表需逐項完整填寫，不得漏填、錯填，特別是物品規(guī)格、數量、用途等關鍵信息，保證審批人員準確判斷需求合理性。附件材料需真實、有效，如報價單需加蓋供應商公章，需求說明需部門負責人簽字，避免虛假材料導致審批失誤。（二）審批時限管理部門負責人需在收到申請表后1個工作日內完成初審，采購/財務部門在2個工作日內完成審核，分管領導根據金額大小在1-3個工作日內完成審批，保證流程高效流轉。因特殊原因需延長審批時限的，需提前告知申請人并說明理由，避免影響工作進度。（三）預算控制原則嚴格執(zhí)行年度預算，超預算申請需提交額外說明，經總經理審批后方可推進，避免預算超支。采購優(yōu)先選擇性價比高的供應商，鼓勵批量采購以降低成本，提高資金使用效率。（四）風險防范措施采購過程中需遵守廉潔自律規(guī)定，禁止收受供應商回