行政公文撰寫規(guī)范及格式化工具一、適用場景與價(jià)值本工具適用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常行政公文的規(guī)范化撰寫，涵蓋通知、報(bào)告、函、紀(jì)要、請(qǐng)示等常用文種。無論是跨部門事務(wù)協(xié)調(diào)、向上級(jí)匯報(bào)工作、對(duì)外單位溝通，還是內(nèi)部工作部署，均可通過本工具保證公文格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范、邏輯清晰，提升公文的專業(yè)性和嚴(yán)肅性，避免因格式混亂或表述不當(dāng)影響工作效率與溝通效果。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）明確發(fā)文目的與核心信息確定發(fā)文事由：清晰闡述公文的核心目標(biāo)（如“部署年度安全生產(chǎn)檢查”“關(guān)于項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示”），避免事由模糊或偏離主題。界定受眾范圍：明確主送機(jī)關(guān)（上級(jí)、下級(jí)、平級(jí)或外部單位），根據(jù)受眾調(diào)整語言風(fēng)格（對(duì)上級(jí)需謙遜嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)下級(jí)可明確具體要求，對(duì)平級(jí)應(yīng)注重協(xié)商語氣）。梳理關(guān)鍵內(nèi)容：列出需傳達(dá)的核心信息（如工作要求、數(shù)據(jù)支撐、行動(dòng)步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等），保證內(nèi)容完整、重點(diǎn)突出。（二）選擇公文類型并匹配格式根據(jù)發(fā)文目的選擇合適文種，并遵循對(duì)應(yīng)格式規(guī)范：通知：適用于發(fā)布規(guī)章、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、告知事項(xiàng)等。格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（開頭說明發(fā)文依據(jù)，主體明確事項(xiàng)與要求，結(jié)尾提出執(zhí)行要求）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問等。格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（開頭概述背景，主體詳述工作進(jìn)展/問題/建議，結(jié)尾總結(jié)或提出請(qǐng)求）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（開頭說明發(fā)函緣由，主體明確事項(xiàng)與具體請(qǐng)求，結(jié)尾用“盼復(fù)”“特此函告”等）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。格式包括標(biāo)題（會(huì)議名稱+“紀(jì)要”）、會(huì)議基本情況（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、議題）、（會(huì)議主要內(nèi)容、議定事項(xiàng)、分工要求）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。（三）收集與整理素材素材來源：保證數(shù)據(jù)、案例、政策依據(jù)等素材準(zhǔn)確可靠，優(yōu)先引用官方文件、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)或權(quán)威部門信息。素材篩選：剔除與主題無關(guān)的內(nèi)容，保留核心信息，避免冗余；對(duì)復(fù)雜數(shù)據(jù)進(jìn)行簡化或圖表化呈現(xiàn)（如需，可在后附說明材料）。素材核對(duì)：核對(duì)人名、職務(wù)、時(shí)間、數(shù)字等關(guān)鍵信息，保證無誤（如“局長”“年月日”“項(xiàng)目預(yù)算萬元”）。（四）撰寫初稿結(jié)構(gòu)搭建：按“開頭-主體-結(jié)尾”邏輯展開，開頭簡明扼要說明背景或目的，主體分點(diǎn)闡述核心內(nèi)容（使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號(hào)層次清晰），結(jié)尾提出要求、總結(jié)或規(guī)范用語。語言規(guī)范：使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語；表述準(zhǔn)確（如“原則上”“不得”“應(yīng)”等詞語需慎用）；篇幅合理，一般控制在2000字以內(nèi)（重要文件可適當(dāng)延長，但需分段清晰）。引用規(guī)范：引用政策文件需注明發(fā)文機(jī)關(guān)和文號(hào)（如“根據(jù)《省人民辦公廳關(guān)于的通知》（X政辦發(fā)〔2023〕X號(hào)）精神”），引用數(shù)據(jù)需注明來源（如“據(jù)部門統(tǒng)計(jì)，2023年指標(biāo)完成%”）。（五）審核與修改內(nèi)容審核：檢查是否偏離發(fā)文目的，關(guān)鍵信息（數(shù)據(jù)、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)）是否準(zhǔn)確，邏輯是否連貫，是否存在表述歧義。格式審核：核對(duì)標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、結(jié)構(gòu)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等要素是否符合所選文種的格式要求（如成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，字體為宋體三號(hào)）。交叉審核：重要公文需由部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審核，涉及跨部門事項(xiàng)需征求相關(guān)部門意見，保證內(nèi)容無爭議、可執(zhí)行。（六）排版與定稿格式排版：采用A4紙張，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋體字，居中；用三號(hào)仿宋體字，首行縮進(jìn)2字符，行距28磅；一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體字，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體字加粗，三級(jí)標(biāo)題用三號(hào)仿宋體字加粗。頁碼與頁眉：頁碼位于頁腳居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字“-1-”“-2-”格式；頁眉可標(biāo)注公文標(biāo)題（如“單位關(guān)于工作的通知”），字體為小五號(hào)宋體。定稿輸出：確認(rèn)無誤后，保存為PDF格式（防止格式錯(cuò)亂），紙質(zhì)文件需加蓋單位公章（騎年蓋月）。三、公文模板結(jié)構(gòu)與示例（一）通知模板單位關(guān)于開展專項(xiàng)工作的通知主送機(jī)關(guān)：部門、部門（全稱或規(guī)范簡稱）為貫徹落實(shí)文件精神，切實(shí)做好工作（如“2024年春節(jié)前安全生產(chǎn)檢查”），現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知一、工作目標(biāo)通過專項(xiàng)工作（如“安全隱患排查”），實(shí)現(xiàn)目標(biāo)（如“全面消除重點(diǎn)領(lǐng)域安全隱患，保證節(jié)日期間安全生產(chǎn)形勢穩(wěn)定”）。二、工作內(nèi)容與要求（一）排查范圍：涵蓋領(lǐng)域（如“生產(chǎn)車間、辦公樓、食堂”），重點(diǎn)檢查事項(xiàng)（如“消防設(shè)施、用電安全、應(yīng)急通道”）。（二）時(shí)間安排：2024年1月10日至1月20日，分為自查自糾（1月10日-15日）、集中檢查（1月16日-20日）兩個(gè)階段。（三）責(zé)任分工：各部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，需組織本部門完成自查，并于1月15日前將自查報(bào)告（加蓋部門公章）報(bào)送至辦公室（聯(lián)系人：，聯(lián)系方式：-X）。三、工作要求（一）高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證專項(xiàng)工作落到實(shí)處。（二）堅(jiān)持問題導(dǎo)向，對(duì)排查發(fā)覺的問題建立臺(tái)賬，明確整改措施和時(shí)限。（三）加強(qiáng)信息報(bào)送，重大情況第一時(shí)間上報(bào)。特此通知。單位（公章）2024年1月5日（二）報(bào)告模板單位關(guān)于2023年度工作情況的報(bào)告主送機(jī)關(guān)：上級(jí)單位（全稱）2023年，我單位認(rèn)真貫徹落實(shí)決策部署，圍繞中心工作（如“服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展”），扎實(shí)推進(jìn)各項(xiàng)工作，現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告一、工作總體情況全年完成任務(wù)（如“重點(diǎn)項(xiàng)目10個(gè)，總投資億元”），實(shí)現(xiàn)目標(biāo)（如“同比增長%”），主要指標(biāo)達(dá)到預(yù)期要求。二、主要工作及成效（一）強(qiáng)化統(tǒng)籌部署，制定方案（如《單位2023年工作要點(diǎn)》），明確項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)，分解責(zé)任到人。（二）聚焦重點(diǎn)任務(wù)，推進(jìn)項(xiàng)目（如“產(chǎn)業(yè)園建設(shè)”），完成節(jié)點(diǎn)（如“一期工程竣工投產(chǎn)”），帶動(dòng)效益（如“就業(yè)崗位500個(gè)”）。（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，組織培訓(xùn)（如“業(yè)務(wù)能力提升班”）場次，覆蓋人次，干部職工綜合素質(zhì)顯著提升。三、存在問題與下一步工作計(jì)劃（一）存在問題：一是方面（如“創(chuàng)新力度不足”）需進(jìn)一步加強(qiáng)；二是環(huán)節(jié)（如“協(xié)同效率”）有待優(yōu)化。（二）下一步計(jì)劃：一是措施（如“加大科研投入”）；二是機(jī)制（如“完善跨部門協(xié)作流程”），保證2024年工作取得新突破。單位（公章）2023年12月25日（三）函模板單位關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助事項(xiàng)的函單位（全稱）：為推進(jìn)工作（如“項(xiàng)目前期調(diào)研”），需貴單位提供支持（如“區(qū)域2020-2023年經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)”）。根據(jù)文件精神（如《合作備忘錄》），現(xiàn)商請(qǐng)貴單位協(xié)助辦理以下事項(xiàng)：一、提供材料（如“年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、政策文件復(fù)印件”），需于2024年2月5日前反饋。二、安排專人對(duì)接，聯(lián)系人：（職務(wù)：），聯(lián)系方式：-X。如貴單位有疑問，請(qǐng)及時(shí)與我單位聯(lián)系。特此函告，盼復(fù)。單位（公章）2024年1月20日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）格式規(guī)范準(zhǔn)確反映公文內(nèi)容，避免使用“關(guān)于……的請(qǐng)示報(bào)告”等混用文種標(biāo)題；發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)使用規(guī)范全稱或簡稱（需提前明確）。主送機(jī)關(guān)：頂格書寫，后加冒號(hào)；多個(gè)主送機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)分隔，不同級(jí)別的機(jī)關(guān)用逗號(hào)分隔（如“各縣（區(qū)）人民，市各部門、各直屬機(jī)構(gòu)”）。成文日期：以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年1月5日”），不得使用“零”或“〇”（如“二〇二四年”為錯(cuò)誤寫法）。（二）內(nèi)容準(zhǔn)確性信息核對(duì)：人名、職務(wù)、數(shù)字、文件名稱等關(guān)鍵信息需經(jīng)二次核對(duì)，避免筆誤；引用政策文件需核對(duì)文號(hào)和發(fā)文機(jī)關(guān)，保證時(shí)效性（如已廢止的文件不得引用）。邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：主體內(nèi)容分點(diǎn)需清晰，避免交叉重復(fù)；要求、措施等需具體可行，避免“原則上”“盡量”等模糊表述（如“各部門須于1月20日前完成整改”比“各部門應(yīng)盡快完成整改”更規(guī)范）。（三）語言風(fēng)格莊重得體：使用公文常用語（如“現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下”“特此報(bào)告”），避免口語化、情緒化表達(dá)（如“這個(gè)事情必須馬上辦”可改為“此項(xiàng)工作須立即落實(shí)”）。簡潔精煉：避免冗長句子，每段聚