合同管理標準化模板及其風險控制工具指南一、適用業(yè)務(wù)場景與價值定位本工具適用于企業(yè)各類對外合作場景，包括但不限于采購與銷售合同、服務(wù)外包合同、技術(shù)開發(fā)合同、租賃合同等標準化合同的起草、審批、履行及歸檔管理。通過統(tǒng)一模板規(guī)范與全流程風險控制，可解決合同條款模糊、審批流程混亂、履行監(jiān)控缺失等問題，實現(xiàn)合同管理“流程標準化、風險可控化、責任明確化”，降低法律糾紛與經(jīng)營風險，提升合同管理效率。二、合同管理全流程操作步驟（一）需求發(fā)起與前置審批操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求申請表》，明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、合同金額、履行期限、核心訴求（如質(zhì)量標準、交付節(jié)點等）。需求部門負責人對申請表進行初審，重點審核合作必要性、預(yù)算匹配度及資源可行性。涉及采購、重大金額（如超過XX萬元）或高風險業(yè)務(wù)的，需同步附上《合作方初步調(diào)研報告》（含對方資質(zhì)、業(yè)績、信用概況等）。輸出成果：《合同需求申請表》（含部門負責人簽字）、《合作方初步調(diào)研報告》（如需）。（二）合同文本起草操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過的需求，選擇對應(yīng)的標準化合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），不得直接使用非模板文本。按模板要求填寫核心條款，包括：合同主體：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表；標的物/服務(wù)內(nèi)容：名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準（需引用國家標準/行業(yè)標準或約定詳細技術(shù)參數(shù)）；權(quán)利義務(wù)：價款/報酬（含稅價、支付方式、賬戶信息）、履行期限與地點、驗收標準與流程；違約責任：明確違約情形、違約金計算方式（如逾期付款按日萬分之五支付違約金）及損失賠償范圍；爭議解決：約定由企業(yè)所在地人民法院訴訟解決或提交XX仲裁委員會仲裁。涉及技術(shù)附件的（如圖紙、技術(shù)參數(shù)表），需作為合同附件，與具有同等法律效力。輸出成果：合同草案（含附件）、《合同條款填寫說明》（模板自帶）。（三）內(nèi)部多維度審核操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門審核：由需求部門負責人審核合同內(nèi)容是否與需求一致，技術(shù)條款是否可行，履約風險是否可控。法務(wù)部門審核：重點審核條款合法性（如是否違反《民法典》《反不正當競爭法》等）、合規(guī)性（如數(shù)據(jù)安全條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬）、權(quán)利義務(wù)對等性及違約責任的明確性，對模糊條款提出修訂意見（如“盡快交付”修改為“于XX年XX月XX日前交付”）。財務(wù)部門審核：審核價款構(gòu)成是否合理、支付方式是否符合財務(wù)制度、稅務(wù)處理是否合規(guī)（如發(fā)票類型、稅率）、履約保證金或質(zhì)保金約定是否明確。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額與風險等級，由分管領(lǐng)導(dǎo)最終審批，重大合同需提交總經(jīng)理辦公會審議。輸出成果：《合同審核意見表》（含各部門審核意見及簽字）、《合同修訂說明》（如需）。（四）合作方主體資格審查操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門與合作方簽署合同前，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方渠道核實對方主體資格，保證：營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，未被吊銷、注銷；經(jīng)營范圍涵蓋合同約定的業(yè)務(wù)內(nèi)容（如涉及需審批的項目，需提供相應(yīng)許可證）；無嚴重失信記錄、未被列為經(jīng)營異常名錄或嚴重違法失信企業(yè)名單。對方為自然人的，需核驗證件號碼原件，留存復(fù)印件；涉及授權(quán)簽署的，需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限），并核對授權(quán)代表證件號碼與委托書信息一致性。輸出成果：《合作方主體信息審查表》（含查詢截圖、資質(zhì)文件復(fù)印件）、《授權(quán)委托書》（如需）。（五）合同談判與修訂操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)內(nèi)部審核意見與合作方進行談判，重點協(xié)商條款分歧（如價款調(diào)整、履行期限變更、違約責任細化等）。談判達成一致后，修訂合同文本，形成《合同最終版》，并由雙方授權(quán)代表簽字（需簽字并注明日期）。若合作方對合同條款提出重大修改（如免除主要違約責任、變更爭議解決方式），需重新啟動內(nèi)部審核流程。輸出成果：《合同談判記錄》（含主要協(xié)商內(nèi)容）、《合同最終版》（雙方簽字頁）。（六）簽署、用印與分發(fā)操作內(nèi)容：合同簽署需采用“面簽”形式，由法定代表人或授權(quán)代表在合同指定位置簽字，并加蓋合同專用章（禁止使用公章或財務(wù)章）。涉及多頁合同的，需加蓋騎縫章，保證合同文本完整無缺頁。用印后，由行政或法務(wù)部門留存合同正本1份，業(yè)務(wù)部門留存副本1份，電子檔同步至合同管理系統(tǒng)，并向財務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門分發(fā)副本。輸出成果：簽署蓋章的合同正本/副本、《合同用印登記表》。（七）履行跟蹤與過程記錄操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責任人，按合同約定節(jié)點跟蹤履行進度（如預(yù)付款支付、貨物交付、服務(wù)驗收等），填寫《合同履行跟蹤表》，記錄實際履行情況與計劃差異。履行過程中若出現(xiàn)對方違約（如逾期交付、質(zhì)量不達標）或不可抗力（如自然災(zāi)害、政策變化），需在3個工作日內(nèi)書面上報法務(wù)部門與分管領(lǐng)導(dǎo)，并收集相關(guān)證據(jù)（如照片、檢測報告、書面函件）。合同履行完畢后，由業(yè)務(wù)部門組織驗收，出具《合同驗收報告》，明確驗收結(jié)論（合格/不合格）及后續(xù)處理意見（如質(zhì)保期約定）。輸出成果：《合同履行跟蹤表》《違約情況說明》（如需）、《合同驗收報告》。（八）歸檔與后續(xù)管理操作內(nèi)容：合同履行完畢或終止后，由業(yè)務(wù)部門整理合同正本、審批文件、附件、履行記錄（如驗收報告、付款憑證）等資料，形成《合同歸檔清單》，移交檔案管理部門歸檔。電子合同需存儲于企業(yè)指定的安全服務(wù)器，備份期限不少于合同終止后5年。檔案管理部門建立《合同臺賬》，記錄合同編號、名稱、簽署日期、履行期限、歸檔日期等信息，便于后續(xù)查詢與統(tǒng)計分析。輸出成果：《合同歸檔清單》、《合同臺賬》。三、標準化管理工具表格清單（一）《合同審批流程表》合同編號合同名稱合作方全稱需求部門審批環(huán)節(jié)審批意見審批人審批日期備注CG-2024-001XX設(shè)備采購合同XX科技有限公司采購部業(yè)務(wù)負責人同意張*2024-03-01金額50萬元法務(wù)審核條款需補充違約責任李*2024-03-02財務(wù)審核支付方式調(diào)整為分期王*2024-03-03（二）《合同主體信息審查表》審查合同編號合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人注冊地址資質(zhì)類型（如經(jīng)營許可證）資質(zhì)編號有效期審查人審查日期備注（涉訴/失信情況）CG-2024-001XX科技有限公司91110108XXXXXXXX劉*北京市海淀區(qū)XX路高新技術(shù)企業(yè)證書GR2024XXXX2027-12-31趙*2024-02-28無涉訴記錄（三）《合同履行跟蹤表》合同編號履行階段計劃日期實際日期履行內(nèi)容負責人異常情況說明處理結(jié)果CG-2024-001預(yù)付款支付2024-03-102024-03-10支付合同額30%陳*無已完成貨物交付2024-04-152024-04-18交付XX設(shè)備10臺陳*延遲3天已協(xié)商違約金500元（四）《合同歸檔清單》歸檔編號合同名稱合同編號簽署日期歸檔日期正本份數(shù)電子檔路徑保管人備注GD-2024-005XX設(shè)備采購合同CG-2024-0012024-03-202024-05-101份E:\2024\周*含驗收報告四、風險控制關(guān)鍵點與注意事項（一）條款嚴謹性：避免模糊表述合同中的“約”“盡快”“合理”等模糊詞匯需明確量化（如“約10萬元”修改為“人民幣100,000元”；“盡快交付”修改為“于收到預(yù)付款后30日內(nèi)交付”）。質(zhì)量標準需引用具體國家標準（如“符合GB/T19001-2016標準”）或約定詳細技術(shù)參數(shù)，避免“符合行業(yè)慣例”等不確定性表述。（二）主體真實性：嚴控合作方資質(zhì)不得與分公司、分支機構(gòu)簽署合同，確需簽署的需提供總公司《授權(quán)書》；對方為境外主體的，需核實其注冊證明、法定代表人證件號碼明及公證認證文件。（三）權(quán)限合規(guī)性：規(guī)范簽署行為禁止超越授權(quán)權(quán)限簽署合同（如業(yè)務(wù)部門負責人不得簽署涉及金額超過其審批權(quán)限的合同）；授權(quán)委托書需明確“代為簽署合同”權(quán)限，避免僅約定“洽談業(yè)務(wù)”導(dǎo)致簽署效力爭議。（四）履行監(jiān)控：留存過程證據(jù)合同履行過程中的溝通記錄（如郵件、）需及時截圖保存，重要事項需以書面函件確認（如變更履行期限需簽署《補充協(xié)議》）；驗收環(huán)節(jié)需由雙方共同簽字確認，避免單方驗收導(dǎo)致后續(xù)糾紛。（五）