采購(gòu)訂單審批及供應(yīng)商信息查詢工具使用指南一、適用場(chǎng)景與價(jià)值體現(xiàn)本工具適用于企業(yè)采購(gòu)管理全流程，主要解決采購(gòu)訂單審批效率低、供應(yīng)商信息分散查詢困難等問(wèn)題，具體場(chǎng)景包括：新供應(yīng)商引入審批：當(dāng)企業(yè)需要與新的供應(yīng)商合作時(shí)，采購(gòu)員可通過(guò)工具提交供應(yīng)商資質(zhì)信息及合作申請(qǐng)，經(jīng)多級(jí)審批后完成供應(yīng)商準(zhǔn)入，保證供應(yīng)商合規(guī)性。常規(guī)采購(gòu)訂單審批：采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)需求創(chuàng)建訂單，提交至部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等審批節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)跟蹤審批進(jìn)度，避免訂單因流程延誤影響交付。供應(yīng)商信息動(dòng)態(tài)查詢：采購(gòu)、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等部門可隨時(shí)查詢供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息（如聯(lián)系方式、地址）、合作歷史（如訂單履約率、質(zhì)量評(píng)分）、資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證）等，輔助采購(gòu)決策。歷史訂單追溯：通過(guò)訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱等條件，快速查詢歷史訂單的審批記錄、交付狀態(tài)、付款進(jìn)度，便于對(duì)賬及問(wèn)題追溯。通過(guò)使用本工具，可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化、審批透明化、供應(yīng)商信息集中化管理，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提升采購(gòu)效率。二、詳細(xì)操作流程指南（一）采購(gòu)訂單創(chuàng)建與提交適用角色：采購(gòu)員操作步驟：登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入“采購(gòu)訂單管理”模塊，“新建訂單”。填寫訂單基礎(chǔ)信息：訂單編號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)（格式為PO-YYYYMMDD-X，如20231001-001），無(wú)需手動(dòng)填寫；供應(yīng)商名稱：通過(guò)“供應(yīng)商查詢”功能搜索并選擇（支持按供應(yīng)商名稱、編號(hào)模糊檢索），若供應(yīng)商不存在需先完成供應(yīng)商準(zhǔn)入流程；采購(gòu)部門：選擇當(dāng)前訂單所屬部門（如生產(chǎn)部、行政部）；申請(qǐng)人：系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)當(dāng)前登錄人姓名（如*小明）；申請(qǐng)日期：系統(tǒng)自動(dòng)獲取當(dāng)前日期，支持修改（需填寫實(shí)際申請(qǐng)日期）。填寫采購(gòu)明細(xì)信息：物品/服務(wù)名稱：輸入采購(gòu)的具體物品名稱或服務(wù)內(nèi)容（如“A4打印紙”“軟件開發(fā)服務(wù)”）；規(guī)格型號(hào)：填寫物品的技術(shù)參數(shù)或服務(wù)要求（如“80g/500張”“基于Java的ERP系統(tǒng)開發(fā)”）；數(shù)量：填寫采購(gòu)數(shù)量，需為正整數(shù)；單價(jià)（元）：填寫物品或服務(wù)的單價(jià)，保留兩位小數(shù)；總金額（元）：系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算（數(shù)量×單價(jià)），不可手動(dòng)修改。補(bǔ)充訂單備注：填寫特殊要求（如“需在10月15日前交付”“開發(fā)周期為30天”），選填。“提交審批”，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)審批流程（如采購(gòu)員→部門負(fù)責(zé)人→采購(gòu)經(jīng)理→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一審批人。（二）采購(gòu)訂單審批流程適用角色：部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等審批人操作步驟：登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入“待辦審批”模塊，查看待處理訂單列表（列表顯示訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)日期、當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)等信息）。具體訂單進(jìn)入審批詳情頁(yè)，查看訂單全部信息（包括采購(gòu)明細(xì)、申請(qǐng)人備注、附件等）。審批操作：同意審批：若訂單信息無(wú)誤、符合采購(gòu)規(guī)定，“同意”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點(diǎn)；駁回訂單：若訂單存在問(wèn)題（如數(shù)量超預(yù)算、供應(yīng)商資質(zhì)不全），“駁回”按鈕，填寫駁回原因（如“供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照過(guò)期”“單價(jià)超出采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)”），訂單將退回至采購(gòu)員，采購(gòu)員修改后可重新提交。審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)更新訂單狀態(tài)（如“已審批”“已駁回”），并通過(guò)消息提醒通知相關(guān)人員。（三）供應(yīng)商信息查詢與管理適用角色：采購(gòu)員、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員等操作步驟：登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入“供應(yīng)商信息管理”模塊，“查詢供應(yīng)商”。設(shè)置查詢條件：基礎(chǔ)查詢：支持按供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商編號(hào)、聯(lián)系人姓名等關(guān)鍵字段模糊檢索；高級(jí)查詢：可選擇供應(yīng)商類型（如“原材料供應(yīng)商”“服務(wù)供應(yīng)商”）、合作狀態(tài)（如“合作中”“暫停合作”）、資質(zhì)有效期（如“營(yíng)業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)”）等條件組合查詢。查看供應(yīng)商詳情：查詢結(jié)果中的供應(yīng)商名稱，進(jìn)入詳情頁(yè)，查看以下信息：基礎(chǔ)信息：供應(yīng)商編號(hào)、名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（如*138）、地址、主營(yíng)業(yè)務(wù)、開戶行及賬號(hào)（部分脫敏顯示）；合作歷史：近1年合作次數(shù)、訂單總金額、平均交付準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量合格率、付款及時(shí)率等數(shù)據(jù)；資質(zhì)文件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（編號(hào)、有效期、發(fā)證機(jī)關(guān)）、行業(yè)認(rèn)證（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證）、其他資質(zhì)（如食品經(jīng)營(yíng)許可證）等，支持在線查看附件；評(píng)估記錄：歷史評(píng)估日期、評(píng)估等級(jí)（如“A級(jí)”“B級(jí)”）、評(píng)估人（如*張經(jīng)理）、評(píng)估意見等。供應(yīng)商信息更新：若供應(yīng)商信息發(fā)生變更（如聯(lián)系人更換、地址變更），由采購(gòu)員發(fā)起“供應(yīng)商信息更新”申請(qǐng)，變更證明材料（如新的聯(lián)系方式函），經(jīng)審批后更新系統(tǒng)信息。（四）歷史訂單與供應(yīng)商數(shù)據(jù)導(dǎo)出適用角色：采購(gòu)員、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員等操作步驟：進(jìn)入“采購(gòu)訂單管理”或“供應(yīng)商信息管理”模塊，“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”按鈕。選擇導(dǎo)出范圍：訂單導(dǎo)出：可選擇按訂單狀態(tài)（“已審批”“已完成”）、日期范圍（如“2023年1月1日至2023年10月1日”）、供應(yīng)商名稱等條件篩選；供應(yīng)商導(dǎo)出：可選擇按供應(yīng)商類型、合作狀態(tài)、資質(zhì)有效期等條件篩選。選擇導(dǎo)出格式（支持Excel、CSV），“確認(rèn)導(dǎo)出”，系統(tǒng)文件并提供。三、核心模板參考（一）采購(gòu)訂單模板（示例）字段名稱填寫說(shuō)明示例值訂單編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，不可修改PO20231001-001供應(yīng)商名稱從供應(yīng)商庫(kù)中選擇，必填辦公用品有限公司采購(gòu)部門選擇部門，必填行政部申請(qǐng)人系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，不可修改*小明申請(qǐng)日期系統(tǒng)自動(dòng)獲取，可修改為實(shí)際申請(qǐng)日期2023-10-01物品/服務(wù)名稱填寫具體內(nèi)容，必填A(yù)4打印紙規(guī)格型號(hào)填寫技術(shù)參數(shù)，選填80g/500張數(shù)量正整數(shù)，必填100單價(jià)（元）保留兩位小數(shù)，必填25.50總金額（元）系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，不可修改2550.00期望交付日期填寫要求交付日期，必填2023-10-15審批狀態(tài)系統(tǒng)自動(dòng)更新，不可修改審批中備注特殊要求，選填需環(huán)保認(rèn)證，分3批交付（二）供應(yīng)商信息模板（示例）字段名稱填寫說(shuō)明示例值供應(yīng)商編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，不可修改SUP2023001供應(yīng)商名稱必填，需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致辦公用品有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼必填，18位字符91110108MA0567聯(lián)系人必填*李華聯(lián)系電話必填，格式為*號(hào)代替部分?jǐn)?shù)字*138注冊(cè)地址必填北京市區(qū)路號(hào)主營(yíng)業(yè)務(wù)必填辦公用品、文具銷售合作狀態(tài)系統(tǒng)選項(xiàng)，必填合作中合作起始日期必填2022-01-01近1年合作次數(shù)系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，不可修改15近1年訂單總金額（元）系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，不可修改120000.00平均交付準(zhǔn)時(shí)率系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，不可修改96%營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)必填，與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致91110108MA0567營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期必填，格式Y(jié)YYY-MM-DD2025-12-31評(píng)估等級(jí)系統(tǒng)選項(xiàng)，必填（A/B/C/D級(jí)）A級(jí)評(píng)估日期必填2023-09-30評(píng)估人系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，不可修改*張經(jīng)理四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性要求訂單創(chuàng)建時(shí)，“物品/服務(wù)名稱”“規(guī)格型號(hào)”“數(shù)量”“單價(jià)”等信息需與采購(gòu)需求一致，嚴(yán)禁虛構(gòu)或夸大訂單信息；供應(yīng)商信息查詢時(shí)，若發(fā)覺資質(zhì)文件過(guò)期（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期不足1個(gè)月），需及時(shí)發(fā)起“供應(yīng)商資質(zhì)更新”流程，避免與資質(zhì)不全的供應(yīng)商合作；導(dǎo)出歷史數(shù)據(jù)后，不得隨意修改文件內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)用于合規(guī)用途（如對(duì)賬、審計(jì)）。（二）審批時(shí)效性管理審批人需在收到審批任務(wù)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急訂單需在4小時(shí)內(nèi)處理），逾期未審批系統(tǒng)將自動(dòng)提醒；訂單駁回時(shí)，審批人需填寫具體駁回原因（如“單價(jià)超出部門預(yù)算”），采購(gòu)員需根據(jù)原因修改后重新提交，避免反復(fù)駁回導(dǎo)致流程延誤。（三）權(quán)限與信息安全不同角色擁有不同操作權(quán)限：采購(gòu)員可創(chuàng)建訂單、提交供應(yīng)商信息；審批人可處理審批任務(wù)；管理員可管理用戶權(quán)限及系統(tǒng)配置；嚴(yán)禁將供應(yīng)商聯(lián)系方式、賬號(hào)密碼等敏感信息泄露給無(wú)關(guān)人員，賬號(hào)需定期更換密碼，避免被盜用；系統(tǒng)操作日志自動(dòng)記錄（如登錄時(shí)間、訂單修改記錄），便于追溯