合同材料管理協(xié)議甲方：名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：乙方：名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：鑒于甲方在[具體業(yè)務(wù)領(lǐng)域]開展業(yè)務(wù)，需要對合同材料進行專業(yè)管理；乙方具備專業(yè)的合同材料管理能力和經(jīng)驗，能夠為甲方提供優(yōu)質(zhì)的合同材料管理服務(wù)。甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，就甲方委托乙方進行合同材料管理事宜達成如下協(xié)議：一、標(biāo)的物或服務(wù)具體描述（一）合同材料范圍1.甲方在業(yè)務(wù)活動中簽訂的各類合同文本，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。2.與合同相關(guān)的補充協(xié)議、變更協(xié)議、備忘錄等附屬文件。3.合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件，如訂單、發(fā)貨單、驗收單、對賬單、催款函等。4.涉及合同糾紛處理的相關(guān)文件，如起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、和解協(xié)議等。（二）管理服務(wù)內(nèi)容1.合同材料的收集與整理乙方負責(zé)定期從甲方各業(yè)務(wù)部門收集合同材料，并進行初步的分類與整理，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。對收集到的合同材料進行編號，建立電子和紙質(zhì)檔案索引，方便查詢和管理。2.合同材料的存儲與保管乙方應(yīng)提供安全、適宜的存儲場所，配備必要的存儲設(shè)備，如文件柜、保險柜、防火防潮設(shè)施等，確保合同材料的妥善保管。對電子合同材料進行加密存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.合同材料的檢索與查詢建立高效的合同材料檢索系統(tǒng)，能夠根據(jù)合同編號、合同名稱、簽訂時間、涉及業(yè)務(wù)領(lǐng)域等多種條件快速準(zhǔn)確地檢索到所需合同材料。為甲方提供便捷的查詢服務(wù)，甲方有權(quán)隨時通過線上或線下方式查詢合同材料的相關(guān)信息。4.合同材料的借閱與歸還管理制定嚴(yán)格的合同材料借閱制度，明確借閱流程和權(quán)限。甲方內(nèi)部人員因工作需要借閱合同材料時，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。對借閱的合同材料進行登記，記錄借閱人、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應(yīng)按時歸還所借合同材料，如逾期未還，乙方有權(quán)催促歸還，并采取相應(yīng)的措施。5.合同材料的歸檔與銷毀管理根據(jù)合同材料的保存期限和重要性，定期進行歸檔整理，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。對于超過保存期限且無需繼續(xù)保存的合同材料，乙方應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和甲方的規(guī)定進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。6.合同材料的風(fēng)險預(yù)警與提示定期對合同材料進行審查和分析，關(guān)注合同履行期限、款項支付、質(zhì)量驗收等關(guān)鍵節(jié)點，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險，并向甲方發(fā)出風(fēng)險預(yù)警提示。根據(jù)甲方的需求，提供合同管理方面的專業(yè)建議和法律意見，協(xié)助甲方完善合同管理制度，防范合同風(fēng)險。二、雙方權(quán)利義務(wù)（一）甲方權(quán)利義務(wù)1.權(quán)利有權(quán)要求乙方按照本協(xié)議約定提供合同材料管理服務(wù)。有權(quán)對乙方的合同材料管理工作進行監(jiān)督和檢查，提出意見和建議。有權(quán)隨時查詢合同材料的相關(guān)信息，借閱合同材料。2.義務(wù)向乙方提供開展合同材料管理工作所需的相關(guān)資料和信息，協(xié)助乙方了解甲方的業(yè)務(wù)流程和合同管理要求。按照本協(xié)議約定向乙方支付管理服務(wù)費用。對乙方在合同材料管理過程中提出的合理建議和意見予以重視，并積極配合乙方進行相關(guān)工作的改進和完善。（二）乙方權(quán)利義務(wù)1.權(quán)利有權(quán)按照本協(xié)議約定收取管理服務(wù)費用。有權(quán)要求甲方提供必要的協(xié)助和配合，以確保合同材料管理工作的順利開展。2.義務(wù)按照本協(xié)議約定的服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，為甲方提供專業(yè)、高效、優(yōu)質(zhì)的合同材料管理服務(wù)。遵守法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，保守甲方的商業(yè)秘密和合同材料中的機密信息，不得泄露給任何第三方。定期向甲方匯報合同材料管理工作情況，提交管理工作報告和相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)。接受甲方的監(jiān)督和檢查，對甲方提出的問題及時整改，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。三、費用及支付方式（一）管理服務(wù)費用1.甲方應(yīng)向乙方支付的合同材料管理服務(wù)費用為每年人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。2.費用包含乙方為履行本協(xié)議約定的各項服務(wù)內(nèi)容所發(fā)生的數(shù)據(jù)收集、整理、存儲、檢索、借閱管理及風(fēng)險預(yù)警提示等工作的成本，以及乙方的人員薪酬、辦公費用、設(shè)備折舊等費用。（二）支付方式1.甲方應(yīng)在協(xié)議簽訂后的[X]個工作日內(nèi)，向乙方支付年度管理服務(wù)費用的[X]%作為預(yù)付款，即人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]）。2.剩余年度管理服務(wù)費用的[X]%，即人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]），甲方應(yīng)在當(dāng)年的[具體支付時間節(jié)點]前支付給乙方。3.乙方應(yīng)在收到甲方每筆款項后的[X]個工作日內(nèi)，向甲方開具合法有效的發(fā)票。四、違約責(zé)任（一）甲方違約責(zé)任1.若甲方未按照本協(xié)議約定向乙方支付管理服務(wù)費用，每逾期一日，應(yīng)按照未支付金額的[X]%向乙方支付違約金。逾期超過[X]日的，乙方有權(quán)暫停合同材料管理服務(wù)，并要求甲方支付已完成服務(wù)對應(yīng)的費用及違約金。2.若甲方違反本協(xié)議約定，向乙方提供虛假或不完整的資料和信息，導(dǎo)致乙方無法正常開展合同材料管理工作或給乙方造成損失的，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）乙方違約責(zé)任1.若乙方未按照本協(xié)議約定的服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)提供合同材料管理服務(wù)，乙方應(yīng)負責(zé)采取補救措施，并承擔(dān)因此給甲方造成的損失。若乙方在[X]日內(nèi)未能完成補救措施或補救措施仍不符合要求的，甲方有權(quán)扣除相應(yīng)的服務(wù)費用，并要求乙方返還已收取的部分費用。2.若乙方違反保密義務(wù)，泄露甲方的商業(yè)秘密或合同材料中的機密信息，乙方應(yīng)向甲方支付違約金人民幣[X]元（大寫：[大寫金額]），并賠償甲方因此遭受的全部損失。如損失難以計算的，按照乙方收取的管理服務(wù)費用的[X]倍計算賠償金額。3.若乙方未按照本協(xié)議約定定期向甲方匯報合同材料管理工作情況或提交管理工作報告和相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)超過[X]次，甲方有權(quán)扣除當(dāng)年度管理服務(wù)費用的[X]%作為違約金。五、爭議解決本協(xié)議的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。甲乙雙方在履行本協(xié)議過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。六、其他條款（一）協(xié)議變更與解除1.本協(xié)議的任何變更或補充需經(jīng)雙方書面協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.在履行本協(xié)議過程中，若一方提出解除協(xié)議，需提前[X]日書面通知對方，并經(jīng)對方書面同意。因解除協(xié)議給對方造成損失的，提出解除方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）不可抗力1.本協(xié)議所稱不可抗力是指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括但不限于自然災(zāi)害、政府行為、社會異常事件等不可抗力事件。2.因不可抗力事件導(dǎo)致一方無法履行本協(xié)議約定的義務(wù)，該方不承擔(dān)違約責(zé)任，但應(yīng)在不可抗力事件發(fā)生后的[X]日內(nèi)書面通知對方，并提供相關(guān)證明文件。在不可抗力事件影響消除后的合理時間內(nèi)，雙方應(yīng)協(xié)商恢復(fù)本協(xié)議的履行。若因不可抗力事件導(dǎo)致協(xié)議無法繼續(xù)履行或部分無法履行，雙方應(yīng)協(xié)商解決善后事宜，互不承擔(dān)違約責(zé)任。（三）協(xié)議生效與期限1.本協(xié)議自雙方簽字（或