會(huì)計(jì)實(shí)操文庫(kù)1/20企業(yè)管理-公司用章管理辦法及蓋章登記表公司用章管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司各類印章的刻制、保管、使用、廢止及更換等全流程管理，防范用印風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益與經(jīng)營(yíng)秩序，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本辦法。第二條本辦法所稱印章，是指公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)、明確權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證，包括但不限于：公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、人事專用章、業(yè)務(wù)專用章（各職能部門或項(xiàng)目部專用）等。第三條本辦法適用范圍涵蓋公司各部門、下屬分支機(jī)構(gòu)及全體員工，所有涉及公司印章的相關(guān)活動(dòng)均需嚴(yán)格遵守本辦法規(guī)定。第四條用章管理遵循“統(tǒng)一歸口、分級(jí)管控、審批嚴(yán)謹(jǐn)、全程留痕、責(zé)任到人”的原則，確保印章使用合法、安全、可控。第二章管理職責(zé)分工第五條行政綜合部為公司印章管理的歸口部門，主要職責(zé)包括：制定和修訂印章管理相關(guān)制度，監(jiān)督全公司印章管理執(zhí)行情況；統(tǒng)籌印章的刻制、備案、啟用、廢止、更換及歸檔工作；定期開展印章管理專項(xiàng)檢查，通報(bào)問(wèn)題并督促整改；協(xié)調(diào)處理印章管理過(guò)程中的跨部門事務(wù)及異常情況。第六條各專項(xiàng)印章管理部門職責(zé)：財(cái)務(wù)管理部：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章（資金支付類）的日常保管、使用審批及登記，確保資金類用印符合財(cái)務(wù)制度及內(nèi)控制度要求；業(yè)務(wù)相關(guān)部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)專用章的保管與使用管理，嚴(yán)格限定用印范圍，確保與業(yè)務(wù)場(chǎng)景精準(zhǔn)匹配，并按要求報(bào)行政綜合部備案；法務(wù)合規(guī)部：負(fù)責(zé)審核合同專用章用印的法律風(fēng)險(xiǎn)，指導(dǎo)合同文本合規(guī)性，參與違規(guī)用印的責(zé)任認(rèn)定與法律追責(zé)。第七條印章保管人職責(zé)：由各管理部門指定政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)的專人擔(dān)任，需簽訂《印章保管責(zé)任書》；負(fù)責(zé)印章的日常安全保管、規(guī)范使用及詳細(xì)登記，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程；定期檢查印章完好情況，發(fā)現(xiàn)印章遺失、被盜用或異常使用等情況，立即上報(bào)部門負(fù)責(zé)人及行政綜合部；崗位變動(dòng)或離職時(shí)，按規(guī)定完成印章移交手續(xù)，移交前對(duì)印章使用情況進(jìn)行全面核對(duì)。第三章印章的刻制與啟用第八條印章刻制實(shí)行審批制，嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人私自刻制公司印章。具體流程：需求部門提交《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制原因、印章名稱、用途、樣式及使用范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后報(bào)行政綜合部；行政綜合部初審后，按印章類型分級(jí)審批：業(yè)務(wù)專用章由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章需報(bào)總經(jīng)理終審；審批通過(guò)后，由行政綜合部統(tǒng)一委托具備《特種行業(yè)許可證》的合法刻章機(jī)構(gòu)刻制，確保印章樣式符合公安部門規(guī)定，包含公司全稱、防偽編碼等要素；印章刻制完成后，行政綜合部留存印章樣本備案，辦理啟用手續(xù)。第九條印章啟用前，行政綜合部需將印章樣式、備案證明復(fù)印件歸檔，并在公司內(nèi)部發(fā)布啟用公告，明確啟用時(shí)間、用印范圍及保管人；涉及對(duì)外合作的印章（如公章、合同章），需同步通知重要合作單位。第四章印章的使用規(guī)范第十條印章使用需嚴(yán)格執(zhí)行申請(qǐng)-審批-登記-用印的流程，具體要求如下：（一）用印申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫《蓋章登記表》（詳見本辦法附件），注明申請(qǐng)日期、所屬部門、聯(lián)系電話、文件名稱及編號(hào)、蓋章類型、蓋章份數(shù)、文件用途等信息，并附完整的待蓋章文件（合同類需附法務(wù)審核意見，公文需附相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見）。（二）審批層級(jí)：根據(jù)文件重要程度分級(jí)審批，確保用印權(quán)限合規(guī)：普通文件：如內(nèi)部通知、常規(guī)業(yè)務(wù)報(bào)表等，由部門負(fù)責(zé)人審批即可用印；重要文件：如對(duì)外合同、協(xié)議、標(biāo)書、資質(zhì)證明、個(gè)人在職/工資證明等，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批；重大文件：如對(duì)外擔(dān)保、借款、戰(zhàn)略合作協(xié)議、法律文書、重大投資決策相關(guān)文件等，除上述審批外，還需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)終審；緊急用印：因搶險(xiǎn)救災(zāi)、重大項(xiàng)目簽約等特殊緊急情況，無(wú)法及時(shí)完成書面審批的，可先電話請(qǐng)示對(duì)應(yīng)審批領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后臨時(shí)用印，申請(qǐng)人需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全書面審批手續(xù)，并在《蓋章登記表》備注欄說(shuō)明緊急原因。（三）用印登記與核查：印章保管人核對(duì)《蓋章登記表》信息、審批意見及待蓋章文件內(nèi)容無(wú)誤后，在登記表中填寫“蓋章人”信息，完成用印登記。（四）規(guī)范用?。河杀９苋擞H自操作蓋章，確保印章清晰、端正、位置規(guī)范（合同類文件需加蓋騎縫章，覆蓋所有頁(yè)碼）；嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信上用印，確因特殊業(yè)務(wù)需要（如銀行預(yù)留印鑒卡），需經(jīng)總經(jīng)理審批并在文件上注明“僅限××事項(xiàng)使用”。第十一條印章外帶使用管理：原則上禁止印章帶離公司使用，確因現(xiàn)場(chǎng)簽約、異地辦公等特殊情況需要外帶的，需額外填寫《外帶用印申請(qǐng)表》，說(shuō)明外帶時(shí)間、地點(diǎn)、用印事項(xiàng)，經(jīng)總經(jīng)理審批；外帶印章需由兩人以上陪同，指定專人負(fù)責(zé)保管，用印后立即歸還公司，保管人需在《蓋章登記表》中詳細(xì)記錄外帶使用情況；嚴(yán)禁將外帶印章轉(zhuǎn)借他人或用于審批范圍外的事項(xiàng)。第五章印章的保管要求第十二條印章保管實(shí)行“專人保管、專柜存放”制度：公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等重要印章，需存放于帶鎖保險(xiǎn)柜，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人及部門負(fù)責(zé)人分持，密碼嚴(yán)格保密；業(yè)務(wù)專用章可由保管人單人保管，但需存放于安全鎖具柜，嚴(yán)禁隨意擺放；非工作時(shí)間、節(jié)假日需將印章封存，確保印章安全，保管人需每周檢查印章完好情況并做好記錄。第十三條印章保管人需嚴(yán)格遵守以下禁止性規(guī)定：嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、出租印章，嚴(yán)禁委托他人代管（特殊情況需書面授權(quán)并報(bào)行政綜合部備案）；嚴(yán)禁偽造、變?cè)煊≌拢瑖?yán)禁超范圍、超權(quán)限用印；嚴(yán)禁泄露印章保管密碼或隨意將印章保管鑰匙交予他人；嚴(yán)禁隱瞞印章使用過(guò)程中的異常情況。第十四條印章移交流程：保管人因離職、調(diào)崗、休假超15天等原因無(wú)法繼續(xù)履行保管職責(zé)的，需提前30天提交移交申請(qǐng)；移交前需編制《印章移交清單》，注明印章名稱、數(shù)量、使用狀態(tài)、保管密碼等信息，由部門負(fù)責(zé)人、行政綜合部人員監(jiān)交；新保管人核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，完成移交手續(xù)，移交過(guò)程需全程記錄（重要印章移交需錄像），移交后原保管人不再承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。第六章印章的廢止與銷毀第十五條印章因磨損、公司更名、機(jī)構(gòu)撤銷、業(yè)務(wù)終止等原因需停用的，按以下流程處理：保管部門提交《印章廢止申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因、印章名稱、啟用時(shí)間等信息，附原印章及刻制審批文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政綜合部審核后，報(bào)總經(jīng)理審批；審批通過(guò)后，將停用印章交至行政綜合部統(tǒng)一封存，封存期限不少于3年；若印章遺失，保管人需立即上報(bào)，填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理簽批遺失處理辦法后，由行政綜合部負(fù)責(zé)登報(bào)申明作廢，并按規(guī)定處理后續(xù)事宜。第十六條封存到期的印章需銷毀的，由行政綜合部組織財(cái)務(wù)部、法務(wù)合規(guī)部組成銷毀小組，采用碎章機(jī)銷毀或移交公安部門指定機(jī)構(gòu)銷毀；銷毀過(guò)程需拍攝影像資料，填寫《印章銷毀登記表》，注明銷毀時(shí)間、方式、參與人員，相關(guān)資料歸檔備查。第七章責(zé)任追究第十七條對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責(zé)任，具體包括：違規(guī)行為認(rèn)定：私自刻制、偽造印章；違規(guī)用印（含空白文件用印、超權(quán)限用印）；保管不善導(dǎo)致印章被盜用、遺失；轉(zhuǎn)借、出租印章；隱瞞印章違規(guī)使用或遺失情況；未按規(guī)定辦理印章移交、廢止手續(xù)等。處罰措施：情節(jié)較輕的，給予警告、記過(guò)等行政處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降級(jí)、撤職或解除勞動(dòng)合同；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，需按損失比例承擔(dān)賠償責(zé)任；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第十八條公司設(shè)立舉報(bào)郵箱（________）、舉報(bào)電話（________），鼓勵(lì)員工舉報(bào)違規(guī)用印行為，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)者給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，并嚴(yán)格保護(hù)舉報(bào)人隱私。第八章附則第十九條本辦法附件《蓋章登記表》為本辦法不可分割的組成部分，與本辦法具有同等效力。第二十條本辦法由公司行政綜合部負(fù)責(zé)解釋。第二十一條本辦法自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)用章管理規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。________公司____年__月__日附件：蓋章登記表單位名稱：________________________說(shuō)明：1.本登記表為《公司用章管理辦法》配套表單，用于記錄所有印章使用情況，確保用印可追溯；2.申請(qǐng)人需如實(shí)填寫，經(jīng)審批通過(guò)后方可用?。?.本表由行政綜合部統(tǒng)一保管，定期歸檔。蓋章申請(qǐng)流程（詳見《公司用章管理辦法》第四章）：1.申請(qǐng)人填寫本表相關(guān)信息，準(zhǔn)備待蓋章文件；2.按文件類型提交對(duì)應(yīng)層級(jí)審批；3.審批通過(guò)后，將本表及待蓋章文件交至蓋章保管人；4.保管人核對(duì)無(wú)誤后完成蓋章，填寫“蓋章人”欄；5.申請(qǐng)人領(lǐng)取文件后在“領(lǐng)取人簽字”欄確認(rèn)，填寫領(lǐng)取日期；6.本表由行政綜合部整理、保管與歸檔。序號(hào)申請(qǐng)日期申請(qǐng)人所屬部門聯(lián)系電話文件名稱及編號(hào)蓋章類型（公章/合同章/財(cái)務(wù)章/人事章等）蓋章份數(shù)文件用途審批人蓋章人領(lǐng)取人簽字領(lǐng)取日期備注（特殊情況說(shuō)明）1____年__月__日____年__