機關(guān)單位會議管理規(guī)范與流程手冊一、會議管理的總體原則與目標（一）管理原則會議管理以“精簡高效、務(wù)實管用、規(guī)范有序”為核心原則：精簡高效：嚴控會議數(shù)量、規(guī)模及時長，杜絕“以會議落實會議”，聚焦解決實際問題，釋放干部精力投入實干。務(wù)實管用：議題緊扣中心工作，材料突出針對性與操作性，討論直奔主題、議深議透，避免形式化。規(guī)范有序：會前充分準備、會中嚴謹組織、會后跟蹤問效，構(gòu)建全流程閉環(huán)管理體系。（二）工作目標通過科學規(guī)范的會議管理，實現(xiàn)“三個提升”：提升會議決策質(zhì)量：確保議題充分研討、決策依據(jù)充分，避免“拍腦袋”決策。提升會議執(zhí)行效率：任務(wù)分解清晰、督辦機制有力，推動決策快速落地。提升行政運行效能：減少無效會議，優(yōu)化會議資源配置，釋放機關(guān)整體效能。二、會前準備階段規(guī)范與流程會前準備是會議質(zhì)效的“地基”，需從計劃、議題、材料、通知、保障五方面嚴格把控。（一）會議計劃編制機關(guān)實行“年度+動態(tài)”會議計劃管理：年度計劃：每年末由辦公室（綜合管理部門）牽頭，各科室提報下一年度擬召開會議（含名稱、時間、規(guī)模、議題方向），匯總形成《年度會議計劃草案》，提交黨組（黨委）審議。審議通過后作為年度會議總依據(jù)，原則上無特殊情況不得新增計劃外會議。動態(tài)調(diào)整：季度、月度結(jié)合工作節(jié)奏，由辦公室動態(tài)優(yōu)化計劃，報分管領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（二）會議議題審核議題質(zhì)量決定會議價值，需經(jīng)歷“提報—審核—審定”三級流程：議題提報：科室擬提交的議題，需經(jīng)科室負責人初審，附《議題背景說明》（含問題由來、前期調(diào)研、擬決策事項、備選方案），提前3個工作日報辦公室匯總。議題審核：辦公室會同業(yè)務(wù)科室從“必要性、成熟度、合規(guī)性”三維度審核：必要性：是否屬于會議決策范疇（事務(wù)性工作優(yōu)先通過簽報、碰頭會解決）；成熟度：材料是否完整、方案是否可行（調(diào)研不充分、爭議較大的議題退回補充）；合規(guī)性：是否符合政策法規(guī)、單位制度（涉及資金、人事的需附合規(guī)說明）。議題審定：審核通過的議題按輕重緩急排序，形成《會議議題清單》報會議主持人審定。（三）會議材料準備材料是會議研討的“彈藥”，需做到“精準、嚴謹、及時”：材料起草：議題提報科室負責起草匯報稿、方案文本等，要求邏輯清晰、數(shù)據(jù)準確、建議明確，避免冗長表述。材料審核：材料需經(jīng)科室負責人、分管領(lǐng)導“雙審”，重要材料（如黨組會議題）報主要領(lǐng)導把關(guān)。材料分發(fā)：審核通過的材料，由辦公室提前1個工作日（涉密會議按保密要求）分發(fā)至參會人員，確保參會者有充足時間研讀。（四）會議通知發(fā)布通知需“清晰、及時、閉環(huán)”：通知內(nèi)容：包含會議時間（精確到分鐘）、地點、議題、材料清單、參會人員（姓名、職務(wù)）、注意事項（如著裝、保密要求）。通知方式：優(yōu)先采用OA系統(tǒng)、政務(wù)釘釘?shù)染€上方式，同步電話確認關(guān)鍵人員；涉密會議采用紙質(zhì)文件或加密渠道通知?；貓?zhí)反饋：參會人員需在通知發(fā)出后1個工作日內(nèi)反饋是否參會，因故不能參加的需說明原因并報會議主持人批準，同時推薦代參會人員（代參會需熟悉議題內(nèi)容）。（五）會場與后勤保障會場保障需“細致、周全、應(yīng)急”：會場布置：提前1天完成會場清潔、桌椅擺放（匯報會用“匯報型”布局，討論會用“圓桌型”促進交流）、設(shè)備調(diào)試（投影儀、麥克風、視頻會議系統(tǒng)等），并安排專人會前30分鐘再次檢查。后勤保障：根據(jù)會議時長準備茶水、紙筆；涉密會議需關(guān)閉會場無關(guān)電子設(shè)備，放置手機信號屏蔽儀；遠程會議需測試網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性，確保分會場畫面、聲音清晰。三、會中組織階段規(guī)范與流程會中組織是會議質(zhì)效的“核心戰(zhàn)場”，需聚焦簽到、主持、記錄、應(yīng)急四環(huán)節(jié)。（一）會議簽到與組織簽到管理：參會人員需提前5-10分鐘到場簽到（紙質(zhì)或電子簽到），辦公室專人統(tǒng)計出勤情況，遲到、請假人員需向會議主持人說明情況。（二）會議主持與議程推進節(jié)奏把控：主持人按議程順序引導討論，每個議題限定發(fā)言時間（匯報≤10分鐘，討論≤20分鐘），避免偏離主題或重復發(fā)言。遇爭議較大的議題，可暫停討論，要求提報科室會后補充調(diào)研，或提請下次會議再議。決策形成：需集體決策的事項，主持人引導參會人員充分發(fā)表意見，按照單位決策制度（如黨組會“民主集中制”、辦公會“分管領(lǐng)導牽頭、集體審議”）形成決議，明確決策內(nèi)容、責任主體、時間節(jié)點。（三）會議記錄與實時整理記錄要求：指定專人（或采用語音轉(zhuǎn)文字系統(tǒng)輔助）全程記錄，內(nèi)容包括：會議時間地點、參會人員、議題匯報要點、討論意見（區(qū)分領(lǐng)導與科室意見）、決策結(jié)果、任務(wù)分工。記錄需客觀準確，不得主觀刪減或歪曲意見。實時整理：會議間隙，記錄人初步整理討論內(nèi)容，確保會議結(jié)束后2小時內(nèi)形成《會議記錄初稿》，提交主持人審核。（四）突發(fā)情況處置設(shè)備故障：會場需配備備用設(shè)備（如移動投影儀、麥克風），或啟用備用會場（提前測試）；遠程會議故障時，切換至電話會議或延期召開（需及時通知參會人員）。人員沖突：討論中出現(xiàn)意見分歧時，主持人需及時引導，強調(diào)“對事不對人”原則，必要時休會片刻，由相關(guān)領(lǐng)導私下溝通協(xié)調(diào)。四、會后落實階段規(guī)范與流程會后落實是會議質(zhì)效的“試金石”，需從紀要、督辦、歸檔、評估四方面閉環(huán)管理。（一）會議紀要編制與發(fā)布紀要起草：記錄人根據(jù)《會議記錄初稿》，按“決議事項+任務(wù)分工+時間要求”結(jié)構(gòu)起草《會議紀要》，要求語言精煉、表述準確，決議事項需可量化、可追溯。紀要審核：紀要需經(jīng)提報科室核對（確認任務(wù)分工無誤）、辦公室初審、會議主持人終審。重要會議紀要（如黨組會）需報主要領(lǐng)導簽發(fā)。紀要發(fā)布：審核通過的紀要，由辦公室在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)（涉密會議按保密期限）印發(fā)至參會人員及相關(guān)執(zhí)行科室，同步上傳至單位內(nèi)部知識庫（便于查閱）。（二）任務(wù)分解與督辦管理任務(wù)分解：各科室根據(jù)會議紀要，在1個工作日內(nèi)將任務(wù)分解為《任務(wù)清單》（含任務(wù)內(nèi)容、責任人、完成時限、驗收標準），報辦公室備案。督辦跟蹤：辦公室建立“周提醒、月通報”機制：每周向責任人發(fā)送任務(wù)提醒；每月匯總?cè)蝿?wù)完成情況，形成《會議決策落實通報》，報分管領(lǐng)導審閱后，在單位內(nèi)部公示（涉密任務(wù)除外）。延期與調(diào)整：因特殊情況需延期或調(diào)整任務(wù)的，責任人需提前2個工作日提交《任務(wù)調(diào)整申請》，說明原因及新計劃，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后報辦公室更新臺賬。（三）會議材料歸檔管理歸檔范圍：包括會議計劃、議題材料、會議通知、簽到表、會議記錄、會議紀要、任務(wù)清單、落實通報等。歸檔要求：辦公室指定專人負責，會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成材料分類、編號、裝訂，按年度、會議類型存入檔案柜（或電子檔案系統(tǒng)），確?！耙粰n一會議、事事可追溯”。（四）會議效果評估參會反饋：辦公室在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，通過線上問卷（如掃碼填寫）或線下訪談，收集參會人員對“會議議題質(zhì)量、組織效率、決策實用性”的評價，形成《會議效果評估報告》。改進優(yōu)化：每季度末，辦公室匯總評估結(jié)果，分析共性問題（如議題準備不充分、討論效率低），提出改進措施（如優(yōu)化議題審核標準、加強會前調(diào)研培訓），報黨組（黨委）審議后實施。五、會議管理的監(jiān)督與優(yōu)化機制（一）監(jiān)督檢查機制定期檢查：辦公室每半年對會議管理全流程進行自查，重點檢查“計劃外會議占比、議題審核通過率、任務(wù)落實完成率”等指標，形成《會議管理自查報告》。違規(guī)處理：對違反會議管理規(guī)定的行為（如未經(jīng)審批召開計劃外會議、議題材料敷衍、任務(wù)落實不力），視情節(jié)輕重予以通報批評、扣減科室績效分，或提請黨組（黨委）約談相關(guān)責任人。（二）流程優(yōu)化機制動態(tài)調(diào)整：每年末，辦公室結(jié)合年度自查、效果評估結(jié)果，對會議管理規(guī)范進行修訂，優(yōu)化流程（如簡化議題審核環(huán)節(jié)、推廣線上會議工具），報黨組（黨委）批準后實施。數(shù)字化賦能：鼓勵運用“智慧會務(wù)系統(tǒng)”，實現(xiàn)會議計劃線上提報、議題材料在線審核、會議記錄自動生成、任務(wù)督辦實時跟蹤，提升管理效率。六、附則1.本手冊