某工藝美術(shù)協(xié)會展會籌備推進(jìn)工作方案某工藝美術(shù)協(xié)會展會籌備推進(jìn)工作方案第一章總則1.1編制背景近年來，我國工藝美術(shù)行業(yè)呈現(xiàn)蓬勃發(fā)展態(tài)勢，傳統(tǒng)工藝與現(xiàn)代設(shè)計深度融合，年輕匠人群體快速成長，市場對高品質(zhì)、高文化價值的工藝美術(shù)品需求持續(xù)攀升。為進(jìn)一步搭建行業(yè)交流平臺、促進(jìn)供需對接、提升會員服務(wù)效能，某工藝美術(shù)協(xié)會（以下簡稱“協(xié)會”）擬于202X年X月X日至X月X日在XX市XX會展中心舉辦“202X年XX國際工藝美術(shù)精品展”（以下簡稱“展會”）。為確保展會籌備工作高效有序推進(jìn)，特制定本方案。1.2工作目標(biāo)通過展會籌備與舉辦，實現(xiàn)以下目標(biāo)：1.打造“行業(yè)交流、產(chǎn)業(yè)對接、文化傳播”三位一體的國家級平臺，吸引全國31個省（區(qū)、市）及2-3個國際工藝美術(shù)特色產(chǎn)區(qū)參展，參展企業(yè)/工作室達(dá)300家以上，其中國家級、省級工藝美術(shù)大師作品占比不低于40%；2.優(yōu)化會員服務(wù)，推動協(xié)會會員參展率達(dá)85%以上，為會員提供品牌推廣、訂單對接、資源整合等精準(zhǔn)服務(wù)；3.提升展會影響力，預(yù)計吸引專業(yè)觀眾2萬人次、普通觀眾8萬人次，線上直播觀看量突破500萬次；4.強(qiáng)化文化傳播，通過主題展覽、大師論壇、互動體驗等活動，展現(xiàn)中國工藝美術(shù)“守正創(chuàng)新”的時代風(fēng)貌，推動傳統(tǒng)工藝融入現(xiàn)代生活。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工為確?；I備工作統(tǒng)籌推進(jìn)，成立展會籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”）及專項工作組，明確職責(zé)分工。2.1領(lǐng)導(dǎo)小組組長：協(xié)會會長副組長：協(xié)會常務(wù)副會長、秘書長成員：協(xié)會副會長、各專業(yè)委員會主任、會展服務(wù)公司負(fù)責(zé)人職責(zé)：統(tǒng)籌展會整體規(guī)劃，審定重大事項（如預(yù)算、主題、戰(zhàn)略合作等），協(xié)調(diào)解決籌備過程中的重大問題，監(jiān)督各工作組進(jìn)度。2.2專項工作組下設(shè)綜合協(xié)調(diào)組、招商招展組、活動策劃組、宣傳推廣組、后勤保障組、安全保衛(wèi)組6個專項工作組，具體職責(zé)如下：2.2.1綜合協(xié)調(diào)組組長：協(xié)會副秘書長成員：協(xié)會辦公室、財務(wù)部相關(guān)人員職責(zé)：-制定籌備工作總體計劃，編制《籌備進(jìn)度表》，定期組織召開工作例會（每周1次），匯總各工作組進(jìn)展，向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報；-統(tǒng)籌預(yù)算管理，編制《展會經(jīng)費預(yù)算表》（含場地租賃、宣傳、活動、人員等差旅及物料費用），嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)審批流程；-協(xié)調(diào)各工作組間溝通銜接，處理臨時突發(fā)事項；-負(fù)責(zé)與政府主管部門（文旅局、商務(wù)局、市場監(jiān)管局等）、會展中心、合作單位的聯(lián)絡(luò)對接。2.2.2招商招展組組長：協(xié)會展覽部部長成員：各專業(yè)委員會聯(lián)絡(luò)員、區(qū)域招商專員（按省劃分）職責(zé)：-制定《參展商招募方案》，明確招展目標(biāo)（300家）、篩選標(biāo)準(zhǔn)（資質(zhì)合規(guī)、作品符合主題、會員優(yōu)先）及展位分配規(guī)則（按品類分區(qū)，大師作品專區(qū)優(yōu)先）；-定向邀請國家級/省級工藝美術(shù)大師、非遺傳承人、協(xié)會核心會員及國際合作機(jī)構(gòu)（如日本工藝會、意大利手工藝術(shù)協(xié)會）參展；-完成參展合同簽訂、展位費收繳及參展商信息備案（含企業(yè)簡介、展品清單、宣傳素材等）；-組織展品審核（重點審核工藝水平、文化內(nèi)涵、創(chuàng)新性），確保參展作品符合“精品展”定位。2.2.3活動策劃組組長：協(xié)會活動部部長成員：文化策劃專家、媒體運營專員、志愿者團(tuán)隊負(fù)責(zé)人職責(zé)：-策劃“1+3+N”活動體系：1場開幕式（含啟動儀式、大師授牌）；3大主題活動（“傳統(tǒng)工藝創(chuàng)新論壇”“青年工匠創(chuàng)作大賽頒獎典禮”“非遺工坊合作簽約儀式”）；N場特色活動（大師工作坊、親子手工體驗、直播帶貨專場等）；-制定《活動執(zhí)行手冊》，明確各活動時間、地點、流程、參與人員及物料需求；-協(xié)調(diào)嘉賓邀請（包括行業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、工藝美術(shù)大師、文化學(xué)者、知名設(shè)計師等），確認(rèn)演講主題及內(nèi)容；-組織志愿者培訓(xùn)（禮儀引導(dǎo)、活動協(xié)助、應(yīng)急處理等），確?；顒蝇F(xiàn)場秩序。2.2.4宣傳推廣組組長：協(xié)會宣傳部部長成員：新媒體運營團(tuán)隊、合作媒體代表、廣告公司策劃人員職責(zé)：-制定《展會宣傳推廣方案》，明確“預(yù)熱期（展前2個月）—爆發(fā)期（展前1周）—延續(xù)期（展后1個月）”三階段策略；-搭建“線上+線下”宣傳矩陣：線上通過協(xié)會官網(wǎng)、微信公眾號、抖音/視頻號（每日更新籌備動態(tài)、大師專訪、展品故事）、行業(yè)媒體（《中國工藝》《美術(shù)報》）及百度/頭條信息流廣告推廣；線下通過會展中心周邊廣告牌、地鐵/公交站燈箱、行業(yè)展會（如文博會、藝博會）現(xiàn)場宣傳；-制作展會視覺系統(tǒng)（LOGO、主視覺海報、宣傳冊、短視頻），突出“傳承·創(chuàng)新·共享”主題；-協(xié)調(diào)直播平臺（抖音、B站、淘寶）開展展會全程直播，策劃“大師直播間”“爆款展品秒殺”等互動環(huán)節(jié)，提升線上參與度。2.2.5后勤保障組組長：協(xié)會行政部部長成員：會展中心物業(yè)代表、物流服務(wù)商、酒店對接人員職責(zé)：-負(fù)責(zé)場地布置（展位搭建、燈光音響調(diào)試、導(dǎo)視系統(tǒng)安裝），確保符合“高端、專業(yè)、文化”的視覺要求；-協(xié)調(diào)展品運輸（與專業(yè)物流合作，制定《展品運輸保險方案》，確保貴重展品安全）及倉儲管理；-安排嘉賓及工作人員住宿（協(xié)議酒店預(yù)定、接送車輛調(diào)度）、餐飲（展會期間提供工作餐及嘉賓茶歇）；-準(zhǔn)備展會物資（胸牌、資料袋、筆、便簽、急救包等），確?，F(xiàn)場物資充足。2.2.6安全保衛(wèi)組組長：協(xié)會安保部負(fù)責(zé)人成員：會展中心安保團(tuán)隊、轄區(qū)派出所聯(lián)絡(luò)人、消防專員職責(zé)：-制定《展會安全應(yīng)急預(yù)案》（含消防、反恐、人員疏散、展品防盜等場景），組織安全演練（展前1周）；-協(xié)調(diào)安裝監(jiān)控設(shè)備（重點區(qū)域：大師作品區(qū)、收銀臺、倉庫），安排24小時安保值班；-配合市場監(jiān)管部門開展展品知識產(chǎn)權(quán)檢查，防止侵權(quán)作品參展；-現(xiàn)場設(shè)置醫(yī)療點（配備急救藥品及醫(yī)護(hù)人員），處理突發(fā)傷病事件。第三章關(guān)鍵任務(wù)與時間節(jié)點展會籌備周期為202X年X月X日至X月X日（共120天），分階段推進(jìn)關(guān)鍵任務(wù)，具體如下：3.1籌備啟動階段（X月X日-X月X日，30天）-領(lǐng)導(dǎo)小組召開首次會議，審定《展會總體方案》《經(jīng)費預(yù)算》及組織架構(gòu)；-綜合協(xié)調(diào)組完成《籌備進(jìn)度表》《工作例會制度》（每周五14:00召開）編制；-招商招展組啟動會員參展意向調(diào)研（發(fā)放問卷300份），制定《招展手冊》（含展位圖、費用標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)惠政策）；-活動策劃組完成活動初步方案（含主題、嘉賓清單），提交領(lǐng)導(dǎo)小組審核；-宣傳推廣組啟動視覺系統(tǒng)設(shè)計招標(biāo)，確定合作廣告公司。3.2招商招展階段（X月X日-X月X日，60天）-招商招展組通過線上平臺（協(xié)會官網(wǎng)、微信）、線下拜訪（赴重點產(chǎn)區(qū)如景德鎮(zhèn)、宜興、蘇州等地）開展招展，目標(biāo)完成80%招展任務(wù)；-完成首批參展商簽約（X月X日前），公布參展企業(yè)名單（協(xié)會官網(wǎng)公示）；-活動策劃組完成主要嘉賓邀請（大師、領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)者），確認(rèn)演講主題；-宣傳推廣組發(fā)布首支展會宣傳短視頻（抖音、視頻號），啟動“大師說”系列專訪（每周1期）；-后勤保障組完成會展中心場地簽約，初步確定展位搭建方案（X月X日前提交設(shè)計圖）。3.3宣傳預(yù)熱階段（X月X日-X月X日，20天）-招商招展組完成全部招展任務(wù)（300家），啟動展品審核（X月X日-X月X日），確定“精品展區(qū)”“青年創(chuàng)新區(qū)”“國際交流區(qū)”展品清單；-活動策劃組完成《活動執(zhí)行手冊》編制，組織志愿者培訓(xùn)（X月X日-X月X日，2場）；-宣傳推廣組開展“倒計時30天”系列宣傳（每日推送展品故事、活動亮點），與直播平臺簽訂合作協(xié)議；-后勤保障組啟動展位搭建（X月X日進(jìn)場），完成導(dǎo)視系統(tǒng)、燈光音響調(diào)試；-安全保衛(wèi)組組織安全演練（X月X日），完成監(jiān)控設(shè)備安裝及消防檢查。3.4現(xiàn)場執(zhí)行階段（X月X日-X月X日，5天）-X月X日：參展商布展（9:00-18:00），安全保衛(wèi)組全程監(jiān)管；-X月X日上午：開幕式（9:30-10:30），領(lǐng)導(dǎo)致辭、啟動儀式、大師授牌；-X月X日-X月X日：各主題活動按計劃開展（論壇9:00-12:00，工作坊14:00-17:00），宣傳推廣組同步直播；-每日閉館后：各工作組召開小結(jié)會（18:30-19:00），匯總當(dāng)日問題，調(diào)整次日安排。3.5總結(jié)評估階段（X月X日-X月X日，10天）-綜合協(xié)調(diào)組匯總展會數(shù)據(jù)（參展商數(shù)量、觀眾流量、線上觀看量、簽約金額等），編制《展會總結(jié)報告》；-招商招展組開展參展商滿意度調(diào)研（發(fā)放問卷200份），收集改進(jìn)建議；-宣傳推廣組統(tǒng)計宣傳效果（新媒體閱讀量、粉絲增長數(shù)、直播互動率），形成《傳播效能分析》；-領(lǐng)導(dǎo)小組召開總結(jié)會議，審定優(yōu)秀組織單位、突出貢獻(xiàn)個人名單（擬表彰20家企業(yè)、10名個人）；-完成展會資料歸檔（照片、視頻、合同、報告等），建立展會數(shù)據(jù)庫。第四章保障措施4.1組織保障領(lǐng)導(dǎo)小組每周聽取各工作組匯報，對進(jìn)度滯后事項掛牌督辦；各工作組明確專人對接，建立“問題-責(zé)任-時限”清單，確保任務(wù)到人、落實到位。4.2經(jīng)費保障展會經(jīng)費通過會員贊助、展位費收入、政府補(bǔ)貼（申請文旅局專項支持）等多渠道籌集，財務(wù)部按《協(xié)會財務(wù)管理制度》嚴(yán)格審批，定期公示經(jīng)費使用情況，確保公開透明。4.3制度保障建立“周例會+日通報”制度：每周五召開工作組會議，匯報進(jìn)度、協(xié)調(diào)問題；每日17:00前各工作組通過工作群報送當(dāng)日完成情況及次日計劃，綜合協(xié)調(diào)組匯總后報領(lǐng)導(dǎo)小組。4.4人才保障組建“核心團(tuán)隊+志愿者+專家顧問”支撐體系：核心團(tuán)隊由協(xié)會專職人員組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌執(zhí)行；招募志愿者100名（