企業(yè)年度合同管理規(guī)范文本為規(guī)范企業(yè)合同管理工作，有效防范法律風(fēng)險、維護(hù)合法權(quán)益，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營實(shí)際與行業(yè)規(guī)范要求，制定本合同管理規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動中訂立、履行的各類合同（包括但不限于買賣、服務(wù)、租賃、合作、勞動類合同），旨在通過全流程管控提升合同管理的規(guī)范性與有效性。第一章總則一、管理原則企業(yè)合同管理遵循依法合規(guī)、權(quán)責(zé)明晰、風(fēng)險防控、效率協(xié)同原則：依法合規(guī)：合同訂立、履行全過程符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度要求；權(quán)責(zé)明晰：明確各部門、崗位在合同管理中的職責(zé)，避免管理盲區(qū)；風(fēng)險防控：通過資信審查、條款評審、履約跟蹤等環(huán)節(jié)，提前識別并化解潛在風(fēng)險；效率協(xié)同：在風(fēng)險可控前提下，優(yōu)化流程，保障業(yè)務(wù)開展的及時性與靈活性。第二章合同管理組織架構(gòu)一、管理部門職責(zé)企業(yè)設(shè)立合同管理部（或指定法務(wù)部門牽頭）作為合同管理的核心部門，主要職責(zé)包括：制定、修訂合同管理規(guī)范及配套流程；審核合同合法性、合規(guī)性，提供法律意見；監(jiān)督合同履行情況，協(xié)調(diào)糾紛處理；組織合同管理培訓(xùn)，建立合同管理臺賬與檔案。二、業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門為合同的發(fā)起與執(zhí)行主體，需履行以下職責(zé)：開展合同相對方的資信調(diào)查，提出合作意向；起草合同文本（或參與文本修訂），確保條款貼合業(yè)務(wù)需求；跟蹤合同履行進(jìn)度，及時反饋異常情況；配合合同管理部完成評審、歸檔及糾紛處理工作。三、崗位人員要求合同經(jīng)辦人員需具備法律素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力與責(zé)任意識，優(yōu)先選用持有法律職業(yè)資格或具備合同管理經(jīng)驗(yàn)的人員；新入職人員需通過合同管理培訓(xùn)并考核合格后方可獨(dú)立經(jīng)辦合同。第三章合同訂立管理一、資信調(diào)查與合作篩選1.主體資格審查：核查相對方的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)文件等，確保其具備簽約及履約能力（如屬特殊行業(yè)，需驗(yàn)證行業(yè)許可文件）；2.信用狀況調(diào)查：通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、裁判文書網(wǎng)等渠道，查詢相對方的涉訴、失信、行政處罰記錄；3.履約能力評估：結(jié)合相對方的經(jīng)營規(guī)模、財務(wù)狀況、過往合作記錄等，評估其履約可靠性，必要時要求提供擔(dān)?；蚵募s保證金。二、合同文本起草1.模板優(yōu)先原則：優(yōu)先使用企業(yè)統(tǒng)一制定的合同模板（如買賣合同、服務(wù)合同模板）；無模板時，需參考同類合同文本或由法務(wù)部門提供起草指引；2.條款核心要求：合同需明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)管轄）等核心條款；涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)的，需單獨(dú)約定相關(guān)條款；3.語言規(guī)范要求：合同文本需表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義性表述（如“大概”“盡量”等模糊措辭），數(shù)字需同時以中文大寫與阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（金額類）。三、合同評審流程合同簽訂前需通過“業(yè)務(wù)部門初審→法務(wù)部門合規(guī)審查→財務(wù)部門風(fēng)險評估→分管領(lǐng)導(dǎo)審批”的四級評審：業(yè)務(wù)部門初審：核查合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求，相對方資信是否達(dá)標(biāo)；法務(wù)部門合規(guī)審查：重點(diǎn)審查合同合法性（如是否違反法律法規(guī)、是否存在無效條款）、權(quán)利義務(wù)平衡性；財務(wù)部門風(fēng)險評估：評估合同價款支付方式、稅務(wù)處理、資金風(fēng)險等；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)評審意見，決定是否簽署合同（重大合同需提交總經(jīng)理辦公會審議）。四、合同簽署與用印1.授權(quán)管理：簽署合同需持有企業(yè)法定代表人的書面授權(quán)委托書，授權(quán)范圍、期限需明確；嚴(yán)禁超越授權(quán)范圍簽署合同；2.簽署規(guī)范：合同簽署需由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）；多頁合同需加蓋騎縫章，修改處需雙方簽字（或蓋章）確認(rèn)；3.用印登記：合同用印需在《合同用印登記表》中記錄合同名稱、編號、用印日期、經(jīng)辦人等信息，由合同管理部存檔備查。第四章合同履行管理一、履約跟蹤與臺賬管理1.業(yè)務(wù)部門需建立合同履行臺賬，記錄合同履行進(jìn)度（如貨物交付時間、服務(wù)完成節(jié)點(diǎn)、價款支付情況等），并定期（每月/季度）向合同管理部報送履約情況；2.合同管理部需對重大合同（如金額較高、履行周期較長）進(jìn)行動態(tài)跟蹤，通過現(xiàn)場檢查、書面函件等方式核實(shí)履約情況，發(fā)現(xiàn)異常及時預(yù)警。二、合同變更與解除1.變更條件：因客觀情況變化需變更合同條款的，需經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂書面《合同變更協(xié)議》，并按原評審流程審批；2.解除要求：符合法定或約定解除條件的，需以書面形式通知對方，說明解除事由；如涉及糾紛，需在合同管理部指導(dǎo)下啟動解除程序，保留相關(guān)證據(jù)。三、糾紛處理機(jī)制1.協(xié)商優(yōu)先：合同履行中發(fā)生爭議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)第一時間與對方協(xié)商，爭取達(dá)成和解；協(xié)商過程需形成書面記錄，報合同管理部備案；2.法律介入：協(xié)商無果的，由合同管理部牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)、財務(wù)等部門制定糾紛處理方案（如發(fā)律師函、提起訴訟/仲裁）；處理過程中需全面收集證據(jù)（如合同文本、溝通記錄、履約憑證等），確保維權(quán)有據(jù)；3.糾紛復(fù)盤：糾紛解決后，需對事件起因、處理過程、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行復(fù)盤，形成《糾紛分析報告》，作為后續(xù)合同管理的改進(jìn)依據(jù)。第五章合同檔案管理一、歸檔范圍合同檔案需包含合同文本（正副本）、評審記錄、授權(quán)委托書、變更/解除協(xié)議、履約憑證（如送貨單、發(fā)票、驗(yàn)收報告）、糾紛處理材料等相關(guān)文件。二、保管要求1.專人專管：合同檔案由合同管理部指定專人保管，存放于專用檔案柜，電子檔案需備份至企業(yè)云盤或加密硬盤，防止丟失、泄露；2.借閱審批：內(nèi)部人員借閱合同檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及合同管理部負(fù)責(zé)人審批；外部單位借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議；3.保管期限：一般合同檔案保管期限為合同履行完畢后[X]年；涉及知識產(chǎn)權(quán)、長期合作的合同，保管期限為[X]年（或長期保管）。第六章監(jiān)督與考核一、日常監(jiān)督檢查合同管理部定期（每季度/半年）對各部門合同管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)核查：合同訂立是否符合流程（資信調(diào)查、評審、簽署是否合規(guī)）；合同履行是否存在違約風(fēng)險（臺賬記錄是否完整、異常情況是否及時處置）；檔案管理是否規(guī)范（歸檔材料是否齊全、借閱是否合規(guī)）。二、考核與獎懲機(jī)制1.考核指標(biāo)：將“合同履約率”“糾紛發(fā)生率”“檔案完整率”等納入部門及個人績效考核；對合同管理優(yōu)秀的部門/個人，給予獎金、評優(yōu)等獎勵；2.責(zé)任追究：對因故意或重大過失導(dǎo)致合同糾紛、損失的（如未按流程評審、擅自變更條款、泄露合同機(jī)密等），視情節(jié)輕重給予通報批評、扣減績效、調(diào)崗等處罰；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第七章附則1.本規(guī)范自[發(fā)布日期]起施