企業(yè)文檔存檔與管理制度一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各類文檔的收集、整理、保管、借閱及銷毀工作，保證文檔的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，依據(jù)《_________檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)，下同）在經(jīng)營管理活動中形成的有保存價值的各種形式文檔，包括紙質(zhì)文檔、電子文檔、聲像文檔等。（三）基本原則規(guī)范統(tǒng)一：文檔分類、編碼、歸檔流程標(biāo)準(zhǔn)化，保證管理一致性。及時完整：文檔形成后應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔，保證內(nèi)容真實、要素齊全。安全保密：針對涉密文檔采取專項管理措施，防止信息泄露、損毀或丟失。高效利用：在保證安全的前提下，優(yōu)化借閱流程，促進(jìn)文檔資源合理利用。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）檔案管理部門企業(yè)設(shè)立綜合管理部（或指定專職部門）作為檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全公司文檔存檔管理工作，具體職責(zé)包括：制定和完善文檔存檔管理制度及相關(guān)操作細(xì)則；指導(dǎo)各部門開展文檔分類、整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)文檔的接收、保管、鑒定、銷毀及借閱審批；組織檔案管理培訓(xùn)，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。（二）業(yè)務(wù)部門各部門是文檔管理的第一責(zé)任主體，職責(zé)指定專人（兼職文檔管理員）負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集、初步整理及歸檔移交；保證文檔內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，符合歸檔要求；配合檔案管理部門開展文檔鑒定、借閱等工作。（三）人員職責(zé)檔案管理員（某某）：負(fù)責(zé)文檔的入庫登記、分類上架、保管維護(hù)；審核借閱申請，跟蹤借閱文檔歸還情況；定期對文檔進(jìn)行清點、檢查，發(fā)覺問題及時處理。部門文檔管理員（某某）：收集本部門各類文檔，按規(guī)范整理后提交檔案管理部門；登記本部門文檔臺賬，保證與檔案管理部門記錄一致。三、文檔存檔范圍界定（一）行政管理類公司章程、股東會決議、董事會紀(jì)要等治理文件；年度工作計劃、總結(jié)、請示、報告等；會議紀(jì)要、通知、函件、簡報等內(nèi)部溝通文件；公章管理、證照資質(zhì)、后勤管理等相關(guān)文件。（二）人力資源管理類勞動合同、入職登記表、離職申請、人事檔案等；薪酬福利、績效考核、培訓(xùn)記錄、獎懲文件等；社保公積金、職稱評定、勞動關(guān)系證明等材料。（三）財務(wù)管理類財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)申報材料、預(yù)算方案等；合同付款憑證、成本核算、費用報銷單等財務(wù)憑證；固定資產(chǎn)臺賬、投資評估、融資協(xié)議等文件。（四）業(yè)務(wù)合同類采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等；合同談判記錄、評審意見、履行情況報告、糾紛處理文件等。（五）項目管理類項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)等；項目計劃、進(jìn)度報告、驗收報告、總結(jié)材料等；項目招投標(biāo)文件、技術(shù)方案、客戶資料等。（六）其他應(yīng)存檔文檔對外發(fā)布的宣傳資料、媒體報道、榮譽(yù)證書等；具有保存價值的電子文檔（如郵件、聊天記錄、系統(tǒng)數(shù)據(jù)等）；領(lǐng)導(dǎo)重要批示、外事活動文件等。四、文檔分類與編碼規(guī)則（一）分類層級采用“一級分類+二級分類+三級流水號”的層級結(jié)構(gòu)，保證文檔分類清晰、編碼唯一。一級分類二級分類（示例）A行政管理類A-01公司治理文件A-02內(nèi)部管理制度B人力資源管理類B-01招聘錄用B-02勞動合同C財務(wù)管理類C-01財務(wù)報告C-02合同付款（二）編碼規(guī)則文章樣式由“部門代碼+年份+一級分類代碼+二級分類代碼+流水號”組成，示例：部門代碼：行政部（XZ）、人力資源部（RL）、財務(wù)部（CW）；年份：后兩位數(shù)字（如2024年為24）；流水號：三位數(shù)，從001開始遞增。示例：XZ-24-A-01-001（行政部2024年公司治理文件第1號）。五、文檔存檔全流程操作規(guī)范（一）文檔與初審文檔編制：業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需求編制文檔，保證內(nèi)容真實、要素齊全（如合同需包含雙方信息、標(biāo)的、金額、生效條件等）。部門審核：文檔編制完成后，由部門負(fù)責(zé)人（某某）審核內(nèi)容準(zhǔn)確性、合規(guī)性，簽字確認(rèn)后方可使用。（二）整理與編目初步整理：部門文檔管理員對審核通過的文檔進(jìn)行排序、去除釘書針等金屬物，檢查破損頁面并修復(fù)。填寫編目表：按《文檔分類編目表》（見表1）填寫文檔信息，包括文檔名稱、形成日期、頁數(shù)、編碼、保管期限等。（三）移交與歸檔提交申請：部門文檔管理員填寫《文檔歸檔移交單》（見表2），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，連同整理好的文檔提交至檔案管理部門。接收審核：檔案管理員（某某）核對文檔數(shù)量、完整性及編目信息，確認(rèn)無誤后在移交單上簽字，雙方各執(zhí)一份留存。入庫保管：檔案管理員將文檔按分類編碼上架，標(biāo)注存放位置（如“A-01-001柜-01層”），并錄入檔案管理系統(tǒng)。（四）電子文檔管理存儲要求：電子文檔需存儲在指定服務(wù)器或加密硬盤中，定期備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)異地保存。歸檔流程：電子文檔經(jīng)部門審核后，通過檔案管理系統(tǒng)，填寫對應(yīng)信息，唯一電子編碼，與紙質(zhì)文檔同步管理。六、文檔借閱與使用管理（一）借閱申請內(nèi)部借閱：員工因工作需要借閱文檔，需填寫《文檔借閱申請表》（見表3），說明借閱事由、文檔名稱及編碼、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。涉密借閱：涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密的文檔，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（某某）審批，借閱時需在指定區(qū)域閱讀，不得帶離檔案室。（二）借閱審批與登記審批流程：檔案管理員審核借閱資格（如借閱人是否為相關(guān)部門人員），確認(rèn)文檔狀態(tài)（可借閱/已借出/涉密），符合條件的提交審批。登記備案：審批通過后，檔案管理員在《文檔借閱臺賬》中登記借閱人信息、借閱時間、預(yù)計歸還日期，并提供文檔復(fù)印件（原件原則上不外借）。（三）歸還與檢查按時歸還：借閱期限一般不超過5個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前1天提交續(xù)借申請，經(jīng)審批后方可延長。檢查確認(rèn)：歸還時，檔案管理員檢查文檔是否完好、有無缺失，確認(rèn)無誤后在借閱臺賬和申請表上簽字確認(rèn)。七、檔案保管與期限設(shè)定（一）保管環(huán)境檔案室要求：檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防盜、防蟲、防潮設(shè)備，定期檢查環(huán)境指標(biāo)。存放規(guī)范：文檔按分類順序垂直存放，避免擠壓；紙質(zhì)文檔使用無酸檔案盒，電子文檔定期檢測存儲介質(zhì)有效性。（二）保管期限根據(jù)文檔價值及法律法規(guī)要求，分為永久、長期（30年以上）、短期（10-30年）三類，具體期限參照《檔案保管期限表》（見表4）。八、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定組織檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，成立鑒定小組（由檔案管理員、業(yè)務(wù)部門代表、法務(wù)人員組成），對到期檔案進(jìn)行價值評估。（二）鑒定流程初篩：檔案管理員列出到期檔案清單，提交鑒定小組。評估：鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價值、法律價值、參考價值等，確定“繼續(xù)保管”或“銷毀”。審批：對擬銷毀檔案，填寫《檔案銷毀清冊》（見表5），報分管領(lǐng)導(dǎo)（某某）審批。（三）銷毀執(zhí)行監(jiān)銷：銷毀時由檔案管理員和業(yè)務(wù)部門代表共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)文檔采用粉碎或焚燒，電子文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除）。記錄：監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊保存期限不少于10年。九、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）定期檢查檔案管理部門每半年對各部門文檔管理情況進(jìn)行檢查，重點檢查：文檔是否及時歸檔、分類是否規(guī)范；借閱文檔是否按時歸還、有無損壞；電子文檔備份是否完整、存儲環(huán)境是否達(dá)標(biāo)。（二）問題整改對檢查中發(fā)覺的問題，向相關(guān)部門下達(dá)《整改通知書》，明確整改內(nèi)容和期限；逾期未整改的，扣減部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效考核得分。（三）責(zé)任追究對違反本制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予處理：未按規(guī)定及時歸檔，導(dǎo)致文檔丟失的，責(zé)令責(zé)任人補(bǔ)齊文檔并通報批評；擅自復(fù)制、外傳涉密文檔，造成信息泄露的，視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分；因保管不當(dāng)導(dǎo)致文檔損毀的，追究檔案管理員及部門負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。十、附則本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。各部門可根據(jù)本制度結(jié)合實際制定實施細(xì)則，報綜合管理部備案。本制度未盡事宜，參照國家及行業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。表1：文檔分類編目表檔號文檔名稱形成部門形成日期頁數(shù)保管期限存放位置備注XZ-24-A-01-001公司2024年度工作計劃行政部2024-01-0512長期A-01柜-01層正本RL-24-B-02-005張*勞動合同人力資源部2024-03-108永久B-02柜-03層復(fù)印件表2：文檔歸檔移交單移交部門移交人（某某）接收人（某某）移交日期人力資源部李*王*2024-06-15序號檔號文檔名稱頁數(shù)1RL-24-B-02-006王*勞動合同82RL-24-B-01-0122024年春季招聘記錄25表3：文檔借閱申請表借閱人所在部門借閱日期趙*市場部2024-07-10文檔名稱及檔號借閱事由借閱期限XZ-24-A-02-003（2024年考勤制度）制定部門績效考核方案3個工作日歸還日期經(jīng)辦人備注2024-07-13趙*復(fù)印件表4：檔案保管期限表（部分示例）文檔類別保管期限備注公司章程