采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化指南一、前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)行為，明確采購(gòu)申請(qǐng)與審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高采購(gòu)效率，控制采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本指南。本指南適用于企業(yè)各類采購(gòu)活動(dòng)的申請(qǐng)發(fā)起、審批流轉(zhuǎn)、執(zhí)行及歸檔管理，旨在保證采購(gòu)流程合規(guī)、透明、高效。二、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本指南適用于企業(yè)所有部門因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要發(fā)生的各類采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于：辦公用品采購(gòu)：如紙張、文具、辦公設(shè)備耗材等日常辦公所需物資；生產(chǎn)物資采購(gòu)：如原材料、零部件、生產(chǎn)輔料等直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)的物料；服務(wù)類采購(gòu)：如咨詢、設(shè)計(jì)、維修、保潔等外部服務(wù)；低值易耗品采購(gòu)：如勞保用品、清潔工具等單價(jià)較低、易損耗的物品。不適用范圍：固定資產(chǎn)采購(gòu)（需單獨(dú)執(zhí)行固定資產(chǎn)購(gòu)置流程）、戰(zhàn)略供應(yīng)商年度框架協(xié)議采購(gòu)（按既定協(xié)議執(zhí)行）、緊急采購(gòu)（需符合企業(yè)緊急采購(gòu)管理規(guī)定）。三、流程操作步驟詳解（一）采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起操作人：需求部門申請(qǐng)人（一般為部門經(jīng)辦人）操作動(dòng)作：明確采購(gòu)需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃或?qū)嶋H需求，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)，保證需求描述清晰、準(zhǔn)確。準(zhǔn)備附件材料：對(duì)于常規(guī)采購(gòu)（如辦公用品），需填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》（見模板一），無(wú)需額外附件；對(duì)于定制化采購(gòu)（如設(shè)備、服務(wù)），需附《需求說明書》，明確技術(shù)參數(shù)、服務(wù)要求等；涉及預(yù)算的采購(gòu)，需附經(jīng)審批的《部門預(yù)算表》或預(yù)算分配說明。提交申請(qǐng)：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，附件材料，提交至部門負(fù)責(zé)人審批。輸出結(jié)果：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（含附件）及線上/線下提交記錄。（二）部門初審操作人：需求部門負(fù)責(zé)人操作動(dòng)作：審核需求合理性：核查采購(gòu)需求是否符合部門年度工作計(jì)劃、預(yù)算安排，是否為必要支出，是否存在重復(fù)采購(gòu)或可替代方案。審核預(yù)算匹配性：核對(duì)采購(gòu)總價(jià)是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需說明理由并附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》。審核材料完整性：檢查《采購(gòu)申請(qǐng)單》及附件是否填寫完整、信息準(zhǔn)確（如規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等無(wú)遺漏）。審批意見：在OA系統(tǒng)或《采購(gòu)申請(qǐng)單》上簽署審批意見（“同意”“不同意退回修改”或“補(bǔ)充材料”），并提交至下一審批環(huán)節(jié)（一般為財(cái)務(wù)部門或分管領(lǐng)導(dǎo)）。輸出結(jié)果：部門負(fù)責(zé)人審批意見及流轉(zhuǎn)記錄。（三）跨部門會(huì)簽（如需）操作人：財(cái)務(wù)部門/法務(wù)部門/采購(gòu)部門（根據(jù)采購(gòu)類型確定）操作動(dòng)作：財(cái)務(wù)部門會(huì)簽（所有采購(gòu)必經(jīng)）：審核采購(gòu)預(yù)算的合規(guī)性、準(zhǔn)確性，確認(rèn)資金來(lái)源是否落實(shí)；對(duì)大額采購(gòu)（如單筆超10萬(wàn)元）進(jìn)行成本效益分析，評(píng)估采購(gòu)價(jià)格的合理性；簽署意見：“預(yù)算通過”“預(yù)算不通過需調(diào)整”或“需補(bǔ)充成本說明”。法務(wù)部門會(huì)簽（涉及合同或服務(wù)的采購(gòu)）：審核采購(gòu)合同條款（如服務(wù)類采購(gòu)需明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等）；對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）進(jìn)行合規(guī)性審查；簽署意見：“條款合規(guī)”“條款需修訂”或“資質(zhì)待補(bǔ)充”。采購(gòu)部門會(huì)簽（非日常辦公用品采購(gòu)）：審核采購(gòu)方式（如公開招標(biāo)、詢價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)）是否符合企業(yè)規(guī)定；確認(rèn)現(xiàn)有供應(yīng)商庫(kù)中是否有符合條件的供應(yīng)商，若無(wú)需啟動(dòng)供應(yīng)商尋源流程；簽署意見：“采購(gòu)方式合規(guī)”“需啟動(dòng)供應(yīng)商尋源”或“建議調(diào)整采購(gòu)品類”。輸出結(jié)果：各會(huì)簽部門審批意見及流轉(zhuǎn)記錄。（四）最終審批操作人：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（根據(jù)采購(gòu)金額及重要性確定審批權(quán)限）審批權(quán)限劃分示例：采購(gòu)金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門審批；5000元＜采購(gòu)金額≤5萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門+分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購(gòu)金額＞5萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門+分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理審批。操作動(dòng)作：綜合審核采購(gòu)需求、預(yù)算、會(huì)簽意見，判斷采購(gòu)事項(xiàng)的必要性、合規(guī)性及經(jīng)濟(jì)性；簽署最終審批意見：“同意采購(gòu)”“不同意采購(gòu)并說明理由”或“退回補(bǔ)充材料”；審批通過后，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門執(zhí)行；審批不通過，退回需求部門重新發(fā)起或終止流程。輸出結(jié)果：最終審批意見及執(zhí)行指令。（五）采購(gòu)執(zhí)行與歸檔操作人：采購(gòu)部門/需求部門（根據(jù)采購(gòu)類型確定）操作動(dòng)作：采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部門根據(jù)審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，按照企業(yè)采購(gòu)管理規(guī)定選擇供應(yīng)商（如詢價(jià)比價(jià)、招標(biāo)等），簽訂采購(gòu)合同/訂單；需求部門配合提供技術(shù)參數(shù)或驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，參與供應(yīng)商溝通（如需）。物資/服務(wù)驗(yàn)收：物資類采購(gòu)：需求部門聯(lián)合采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門對(duì)照《采購(gòu)申請(qǐng)單》及合同進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收，填寫《物資驗(yàn)收單》；服務(wù)類采購(gòu)：需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收服務(wù)成果，填寫《服務(wù)驗(yàn)收單》。付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門憑《采購(gòu)申請(qǐng)單》《合同》《驗(yàn)收單》等材料，向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)付款。資料歸檔：采購(gòu)部門將《采購(gòu)申請(qǐng)單》、審批記錄、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等資料整理存檔（電子檔存入系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按年度裝訂），保存期限不少于3年。輸出結(jié)果：采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、付款憑證及歸檔資料。四、標(biāo)準(zhǔn)化模板示例模板一：采購(gòu)申請(qǐng)單基本信息申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期年月日聯(lián)系方式部門座機(jī)（或內(nèi)部短號(hào)）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱12預(yù)算信息預(yù)算科目預(yù)算金額（元）是否超預(yù)算□是□否（如是，需附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》）附件清單□需求說明書□技術(shù)參數(shù)□預(yù)算表□其他：_________________________審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_________財(cái)務(wù)部門簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字：_________日期：_________備注模板二：采購(gòu)審批流轉(zhuǎn)記錄表申請(qǐng)單編號(hào)申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)部門采購(gòu)類型□物資□服務(wù)□其他流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)審批人審批意見審批日期需求部門初審*（部門負(fù)責(zé)人）財(cái)務(wù)部門會(huì)簽*（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）法務(wù)部門會(huì)簽（如需）*（法務(wù)負(fù)責(zé)人）采購(gòu)部門會(huì)簽（如需）*（采購(gòu)負(fù)責(zé)人）最終審批*（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）執(zhí)行結(jié)果供應(yīng)商名稱合同編號(hào)驗(yàn)收情況□合格□不合格（說明：_________________）付款狀態(tài)□已付□未付歸檔責(zé)任人*（采購(gòu)專員）歸檔日期年月日五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與執(zhí)行要點(diǎn)（一）需求準(zhǔn)確性申請(qǐng)人需詳細(xì)描述采購(gòu)需求，避免因規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息模糊導(dǎo)致采購(gòu)物資/服務(wù)與實(shí)際不符，造成浪費(fèi)或返工；定制化采購(gòu)需附《需求說明書》，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后作為驗(yàn)收依據(jù)。（二）預(yù)算控制嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提前履行預(yù)算調(diào)整流程，不得擅自超支；財(cái)務(wù)部門需實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)超預(yù)算采購(gòu)及時(shí)預(yù)警。（三）審批時(shí)效各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急采購(gòu)除外），避免因?qū)徟诱`影響工作進(jìn)度；審批不通過時(shí)，審批人需明確退回理由，申請(qǐng)人根據(jù)意見修改后重新提交。（四）合規(guī)性要求采購(gòu)過程需遵守企業(yè)《采購(gòu)管理辦法》及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)中的供應(yīng)商；大額采購(gòu)（如單筆超20萬(wàn)元）需采用公開招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，保證采購(gòu)過程公開、公平、公正。（五）資料完整性采購(gòu)申請(qǐng)、審批、合同、驗(yàn)收、付款等各環(huán)節(jié)資料需完整保存，保證采購(gòu)過程可追溯；電子檔資料需定期備份，防止數(shù)