一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景商務(wù)合作類：企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購協(xié)議、與合作伙伴簽署項(xiàng)目合作合同、客戶服務(wù)協(xié)議等；人力資源類：員工勞動(dòng)合同簽署、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等內(nèi)部管理文件；法務(wù)合規(guī)類：知識(shí)產(chǎn)權(quán)授權(quán)合同、合規(guī)承諾書、法律意見書等正式文件；日常事務(wù)類：授權(quán)委托書、確認(rèn)函、審批單等需多方確認(rèn)的非核心業(yè)務(wù)文件。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同起草與審核發(fā)起方準(zhǔn)備：由合同發(fā)起人（如經(jīng)理、專員）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確合同雙方主體信息（甲方/乙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/證件號(hào)碼號(hào)）、合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、金額、履行期限等核心條款，并準(zhǔn)備相關(guān)附件（如技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）。內(nèi)容審核：發(fā)起人將合同初稿提交至法務(wù)部門（或指定審核人法務(wù)主管）進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)檢查條款合法性、權(quán)責(zé)對(duì)等性、違約責(zé)任等；涉及金額較大或復(fù)雜業(yè)務(wù)時(shí)，需同步經(jīng)財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)經(jīng)理）審核資金相關(guān)條款。定稿：審核通過后，發(fā)起人在電子合同管理系統(tǒng)中最終版合同PDF文件，保證文件內(nèi)容清晰、完整，無涂改痕跡。（二）發(fā)起簽署流程填寫簽署信息：在系統(tǒng)中填寫合同基本信息，包括合同編號(hào)（按“年份+部門+序號(hào)”規(guī)則，如“2024-采-001”）、簽署類型（單方簽署/雙方簽署）、簽署順序（如甲方先簽/雙方同時(shí)簽）。添加簽署方：根據(jù)合同主體添加簽署人信息，包括姓名/名稱、手機(jī)號(hào)（用于接收簽署通知及身份驗(yàn)證）、電子郵箱（可選，用于存檔通知），并選擇對(duì)應(yīng)的簽署角色（甲方/乙方/見證方）。設(shè)置簽署方式：根據(jù)簽署方需求選擇電子簽名類型（如手寫簽名、公章掃描、第三方CA認(rèn)證簽名），并設(shè)置簽署有效期（默認(rèn)7天，最長不超過30天，逾期需重新發(fā)起）。發(fā)送簽署通知：確認(rèn)信息無誤后，“發(fā)送簽署”，系統(tǒng)將通過短信/郵件向各簽署人發(fā)送簽署及驗(yàn)證碼，提醒及時(shí)簽署。（三）接收方操作接收通知：簽署人收到短信/郵件通知后，進(jìn)入電子合同簽署頁面，輸入手機(jī)號(hào)及驗(yàn)證碼完成身份核驗(yàn)。查閱與確認(rèn)：仔細(xì)閱讀合同全文及附件，確認(rèn)內(nèi)容無誤后，“同意簽署”；如需修改，需聯(lián)系發(fā)起人重新發(fā)起流程（不可單方修改合同內(nèi)容）。完成簽署：根據(jù)提示完成電子簽名（如手寫簽名、輸入密碼激活公章等），簽署完成后系統(tǒng)自動(dòng)“簽署完成回執(zhí)”，并發(fā)送至簽署人預(yù)留郵箱/手機(jī)號(hào)。（四）簽署完成與歸檔狀態(tài)確認(rèn)：發(fā)起人可在系統(tǒng)中查看簽署進(jìn)度，待所有簽署方完成后，系統(tǒng)自動(dòng)將合同狀態(tài)更新為“已簽署”，并帶有各方法定電子簽名的最終版合同文件。歸檔管理：電子歸檔：將最終版合同PDF文件至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，分類存儲(chǔ)（按“合同類型+年份+編號(hào)”），并設(shè)置查閱權(quán)限（僅經(jīng)辦人、法務(wù)、財(cái)務(wù)可訪問）；紙質(zhì)歸檔：如需紙質(zhì)版本，可由發(fā)起人打印后，交由簽署方（或授權(quán)代表）簽字蓋章，原件交檔案管理部門（檔案管理員）統(tǒng)一保管，電子版本與紙質(zhì)版本需保持一致。三、常用表格模板表1：合同信息登記表合同編號(hào)合同名稱甲方信息乙方信息簽署日期合同類型（采購/服務(wù)/人力等）合同金額（元）主要條款摘要附件清單發(fā)起部門經(jīng)辦人狀態(tài)（草稿/簽署中/已歸檔）2024-采-001辦公用品采購協(xié)議科技有限公司（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：X）辦公用品公司（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：X）2024-03-15采購50,000采購清單、交貨期限、付款方式1.產(chǎn)品報(bào)價(jià)單；2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)說明采購部*已歸檔表2：簽署流程跟蹤表流程編號(hào)合同編號(hào)發(fā)起時(shí)間預(yù)計(jì)簽署時(shí)間實(shí)際簽署時(shí)間接收方簽署狀態(tài)（未簽署/已簽署/拒絕）發(fā)起方確認(rèn)狀態(tài)（待確認(rèn)/已確認(rèn)）備注（如催簽次數(shù)、修改原因）FP-20240012024-采-0012024-03-1009:002024-03-1718:002024-03-1614:30甲方：已簽署；乙方：已簽署已確認(rèn)乙方延遲1天簽署，已電話溝通表3：電子合同存檔清單存檔編號(hào)合同編號(hào)存檔日期存儲(chǔ)位置（電子路徑/物理柜號(hào)）存檔類型（電子/紙質(zhì)）保管人查閱權(quán)限（經(jīng)辦人/部門/全公司）銷毀期限（如適用）DA-20240012024-采-0012024-03-20服務(wù)器-2024-采購-001/電子檔案電子*采購部、法務(wù)部2027-03-20（合同到期后3年）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）法律合規(guī)性保證電子簽名符合《_________電子簽名法》要求，簽署人需為具備完全民事行為能力的主體，企業(yè)用戶需提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及法定代表人證件號(hào)碼明，個(gè)人用戶需提供證件號(hào)碼正反面掃描件。合同條款不得違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定，如涉及行政許可、特殊行業(yè)資質(zhì)（如醫(yī)療、教育），需保證雙方具備相應(yīng)資質(zhì)。（二）信息安全電子合同管理系統(tǒng)需具備加密功能（如SSL傳輸加密、文件存儲(chǔ)加密），簽署人登錄需進(jìn)行多因素身份驗(yàn)證（如短信驗(yàn)證碼+人臉識(shí)別），防止非授權(quán)訪問或篡改。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描及數(shù)據(jù)備份，避免因系統(tǒng)故障導(dǎo)致合同文件丟失。（三）流程規(guī)范合同修改需經(jīng)雙方協(xié)商一致，由發(fā)起人重新發(fā)起流程，原簽署版本自動(dòng)失效，禁止在已簽署文件上直接涂改或添加內(nèi)容。簽署過程中如遇系統(tǒng)異常（如無法簽名、頁面崩潰），需及時(shí)聯(lián)系系統(tǒng)管理員（技術(shù)支持）處理，不得跳過流程線下簽署。（四）存檔管理電子合同保存期限不得低于法律規(guī)定的最短時(shí)限（如勞動(dòng)合同保存期限為解除或終止勞動(dòng)合同后至少2年，買賣合同為履行期滿后3年），到期前需經(jīng)法務(wù)部門確認(rèn)是否延長或銷毀。紙質(zhì)合同歸檔時(shí)需核對(duì)簽字蓋章的完整性，并由經(jīng)辦人、保管人共同簽字確認(rèn)，建立“借閱登記制度”，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批并記錄借閱時(shí)間、歸還時(shí)間及用途。（五）特殊情況處理簽署人