2025年XX有限公司采購詢價管理細(xì)則本細(xì)則適用于公司及下屬全資、控股子公司（以下統(tǒng)稱“公司”）范圍內(nèi)，單次采購金額50萬元（含）以下的非戰(zhàn)略物資、服務(wù)及工程類采購項目（以下簡稱“采購項目”）。戰(zhàn)略采購、框架協(xié)議采購及法律法規(guī)規(guī)定需采用招標(biāo)方式的項目，不適用本細(xì)則；50萬元以上采購項目參照本細(xì)則核心要求執(zhí)行，具體按公司《招標(biāo)管理辦法》規(guī)定實施。一、職責(zé)分工（一）采購管理部：負(fù)責(zé)制定并修訂本細(xì)則；組織實施詢價全流程操作，包括需求對接、市場調(diào)研、供應(yīng)商篩選、詢價文件編制、響應(yīng)接收、評審組織及結(jié)果報批；建立并維護(hù)供應(yīng)商信息庫；歸檔保存詢價過程文件。（二）需求部門：負(fù)責(zé)提出明確、合規(guī)的采購需求，提供技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求等技術(shù)文件；參與供應(yīng)商技術(shù)評審，確認(rèn)最終技術(shù)響應(yīng)符合要求；配合完成合同履約驗收。（三）財務(wù)管理部：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算合規(guī)性，確認(rèn)資金到位情況；參與商務(wù)條款評審，重點審核報價構(gòu)成、付款方式、稅費條款等經(jīng)濟(jì)性內(nèi)容；監(jiān)督合同付款執(zhí)行。（四）審計監(jiān)察部：負(fù)責(zé)對詢價流程合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，包括供應(yīng)商篩選、評審過程、結(jié)果公示等關(guān)鍵環(huán)節(jié)；抽查詢價檔案，核查是否存在利益輸送、圍標(biāo)串標(biāo)等違規(guī)行為；受理相關(guān)投訴并開展調(diào)查。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)審批詢價方案、候選供應(yīng)商名單及最終成交結(jié)果；對超權(quán)限或特殊采購項目提出決策意見。二、詢價準(zhǔn)備階段（一）需求確認(rèn)需求部門應(yīng)在采購發(fā)起前5個工作日內(nèi)，通過公司采購管理系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）提交《采購需求申請表》，內(nèi)容需包含：采購標(biāo)的名稱、規(guī)格型號（或服務(wù)內(nèi)容）、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)（需注明“實質(zhì)性要求”與“非實質(zhì)性要求”）、交貨/服務(wù)時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額及依據(jù)（如歷史采購價、市場調(diào)研價等）。采購管理部收到申請后3個工作日內(nèi)完成形式審核，重點核查：需求描述是否清晰（避免“詳見技術(shù)文件”等模糊表述）、技術(shù)參數(shù)是否存在排他性（如指定品牌、型號需提供三家以上可滿足的供應(yīng)商證明）、預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)。審核不通過的，需一次性列明問題并退回需求部門修改；審核通過的，系統(tǒng)自動推送至財務(wù)管理部進(jìn)行預(yù)算確認(rèn)。（二）市場調(diào)研采購管理部需在需求確認(rèn)后2個工作日內(nèi)啟動市場調(diào)研，通過以下方式收集信息：1.系統(tǒng)調(diào)取近2年內(nèi)同類或相似項目的歷史采購記錄，分析價格波動趨勢、供應(yīng)商履約表現(xiàn)；2.訪問行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站、權(quán)威價格平臺（如國家統(tǒng)計局、中國招標(biāo)網(wǎng)等）獲取公開市場價格數(shù)據(jù)；3.向3家以上潛在供應(yīng)商發(fā)送《市場價格咨詢函》（非最終詢價），要求提供不含稅單價、交貨周期、付款條件等基礎(chǔ)信息；市場調(diào)研完成后，采購管理部需形成《市場調(diào)研報告》，內(nèi)容包括：同類產(chǎn)品/服務(wù)近期市場均價、主流供應(yīng)商名單（含聯(lián)系人及聯(lián)系方式）、潛在風(fēng)險點（如原材料漲價、供應(yīng)商產(chǎn)能限制等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后作為詢價方案制定依據(jù)。（三）供應(yīng)商篩選供應(yīng)商需從公司合格供應(yīng)商庫中選??；未入庫但符合條件的新供應(yīng)商，需通過資格預(yù)審后方可參與。資格預(yù)審要求如下：1.基本資質(zhì)：具有獨立法人資格，提供有效期內(nèi)的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)所需的行政許可/資質(zhì)證書（如特種設(shè)備制造許可證、安全生產(chǎn)許可證等）；2.業(yè)績要求：近3年內(nèi)承擔(dān)過至少2項同類項目（需提供合同關(guān)鍵頁或驗收證明）；3.信用記錄：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢無嚴(yán)重違法失信記錄，通過“中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)”查詢無未履行的法院判決；4.其他要求：供應(yīng)商與公司員工無親屬關(guān)系或關(guān)聯(lián)交易（需簽署《關(guān)聯(lián)關(guān)系承諾書》），未被列入公司黑名單（近2年內(nèi)無履約違約、虛假報價等行為）。采購管理部需在系統(tǒng)中發(fā)起供應(yīng)商篩選流程，經(jīng)需求部門、審計監(jiān)察部會簽后，確定3-5家符合條件的供應(yīng)商作為詢價對象（特殊情況下少于3家的，需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批并說明理由）。（四）詢價文件編制采購管理部根據(jù)需求文件、市場調(diào)研結(jié)果及供應(yīng)商信息，編制《詢價文件》，內(nèi)容包括但不限于：1.詢價須知：項目名稱、采購內(nèi)容、報價截止時間（自文件發(fā)出之日起不少于5個工作日）、響應(yīng)文件提交方式（系統(tǒng)上傳或紙質(zhì)密封）；2.技術(shù)要求：明確產(chǎn)品規(guī)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法（需標(biāo)注“★”號的實質(zhì)性條款，供應(yīng)商未響應(yīng)則視為無效報價）；3.商務(wù)條款：付款方式（原則上貨到驗收后支付不低于70%，質(zhì)保金不超過10%）、交貨周期（需明確具體日期或“合同簽訂后X日內(nèi)”）、違約責(zé)任（如延遲交貨違約金按日0.1%計算）；4.報價要求：需提供分項報價清單（含成本構(gòu)成、稅費、運(yùn)輸費等）、報價有效期（不少于60日）、授權(quán)委托書（加蓋公章）；5.其他附件：廉政協(xié)議（供應(yīng)商需承諾不向公司員工行賄）、保密協(xié)議（針對涉及技術(shù)秘密的采購項目）。三、詢價實施階段（一）文件發(fā)放與澄清采購管理部通過系統(tǒng)向選定供應(yīng)商發(fā)送《詢價文件》，同步以郵件形式確認(rèn)接收（需留存發(fā)送記錄）。供應(yīng)商對文件有疑問的，需在報價截止前3個工作日通過系統(tǒng)提交書面澄清申請；采購管理部需在2個工作日內(nèi)組織需求部門、財務(wù)部進(jìn)行答疑，形成《澄清紀(jì)要》并上傳系統(tǒng)，確保所有供應(yīng)商獲取相同信息。（二）響應(yīng)文件接收與形式審查供應(yīng)商需在截止時間前將密封的紙質(zhì)響應(yīng)文件（一正兩副）送達(dá)公司指定地點，同時通過系統(tǒng)上傳電子版本（需與紙質(zhì)文件一致）。采購管理部需在接收時登記《響應(yīng)文件接收記錄表》，記錄供應(yīng)商名稱、文件密封情況、送達(dá)時間；逾期送達(dá)或未按要求密封的，視為無效響應(yīng)，當(dāng)場退回并記錄原因。形式審查內(nèi)容包括：文件是否加蓋公章、授權(quán)委托書是否完整、報價是否為固定總價（不得附有條件）、是否響應(yīng)所有實質(zhì)性條款。審查結(jié)果需在接收后1個工作日內(nèi)通過系統(tǒng)反饋供應(yīng)商，未通過審查的需說明具體原因。（三）評審與定標(biāo)1.評審小組組成：由采購管理部（組長）、需求部門技術(shù)代表、財務(wù)管理部商務(wù)代表、審計監(jiān)察部監(jiān)督代表共4-5人組成，成員需簽署《評審人員廉潔承諾書》。2.評審流程：（1）技術(shù)評審：需求部門代表對照《詢價文件》技術(shù)要求，對供應(yīng)商響應(yīng)文件進(jìn)行逐項打分（總分100分，實質(zhì)性條款不滿足則技術(shù)分0分）；（2）商務(wù)評審：財務(wù)代表審核報價合理性（偏離市場均價±20%的需供應(yīng)商書面說明）、付款條款合規(guī)性、稅費計算準(zhǔn)確性，按“低價優(yōu)先”原則計算商務(wù)分（總分100分，報價最低者得滿分，其余按比例折算）；（3）綜合評分：技術(shù)分占比60%、商務(wù)分占比40%（服務(wù)類項目可調(diào)整為技術(shù)分70%、商務(wù)分30%），總分最高者為第一候選供應(yīng)商。3.異常情況處理：（1）所有報價均高于預(yù)算的，評審小組需分析原因（如需求不合理、市場波動等），提出調(diào)整需求或重新調(diào)研的建議，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）出現(xiàn)兩家以上供應(yīng)商報價相同且為最低價的，由評審小組對其技術(shù)響應(yīng)、服務(wù)承諾進(jìn)行二次比較，確定優(yōu)先順序；（3）供應(yīng)商報價明顯低于成本（低于市場均價50%以上）且無法合理解釋的，視為無效報價，取消其候選資格。四、結(jié)果確認(rèn)與執(zhí)行（一）結(jié)果公示與報批評審結(jié)束后2個工作日內(nèi)，采購管理部需在公司內(nèi)部OA系統(tǒng)公示《詢價結(jié)果公示》，內(nèi)容包括：采購項目名稱、候選供應(yīng)商名單（按得分排序）、評審得分、公示期限（3個工作日）。公示期內(nèi)無異議的，系統(tǒng)自動推送《成交通知書》至第一候選供應(yīng)商；有異議的，由審計監(jiān)察部牽頭調(diào)查，確屬違規(guī)的重新組織評審，無違規(guī)的維持原結(jié)果并向異議人書面說明。（二）合同簽訂與履約供應(yīng)商收到《成交通知書》后5個工作日內(nèi)，需與公司簽訂《采購合同》（需包含詢價文件中的實質(zhì)性條款，不得擅自變更）。合同簽訂后3個工作日內(nèi)，采購管理部需將合同關(guān)鍵信息（金額、交貨期、驗收標(biāo)準(zhǔn)）錄入系統(tǒng)，同步推送需求部門、財務(wù)部備案。需求部門需在交貨/服務(wù)完成后10個工作日內(nèi)組織驗收，出具《驗收報告》（需經(jīng)使用人、部門負(fù)責(zé)人簽字）；財務(wù)部根據(jù)驗收報告及合同約定辦理付款，超合同金額10%以上的變更需重新履行審批程序。五、風(fēng)險控制與監(jiān)督改進(jìn)（一）信息保密詢價過程中涉及的技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商報價、評審細(xì)節(jié)等信息，屬于公司商業(yè)秘密，相關(guān)人員不得向外界泄露。接觸敏感信息的員工需簽訂《保密協(xié)議》，違規(guī)者按公司《員工獎懲制度》處理，涉及違法的移交司法機(jī)關(guān)。（二）利益沖突管理參與詢價的員工需在項目啟動前提交《利益關(guān)系申報表》，說明與供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)關(guān)系（如親屬任職、投資持股等）；存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的，需主動申請回避，由采購管理部調(diào)整評審小組成員并記錄在案。（三）檔案管理采購管理部需在項目結(jié)束后15個工作日內(nèi)，將《采購需求申請表》《市場調(diào)研報告》《詢價文件》《響應(yīng)文件》《評審記錄》《合同》《驗收報告》等資料整理歸檔，保存期限不少于10年（法律另有規(guī)定的從其規(guī)定）。（四）監(jiān)督與改進(jìn)審計監(jiān)察部每季度抽取10%的詢價項目進(jìn)行