適用工作場(chǎng)景操作流程詳解一、供應(yīng)商信息收集需求發(fā)起：采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)需求（如新品開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目招標(biāo)、現(xiàn)有供應(yīng)商補(bǔ)充等），填寫(xiě)《供應(yīng)商信息收集表》，明確所需供應(yīng)商的行業(yè)類(lèi)型、資質(zhì)要求、合作條件（如供貨能力、價(jià)格區(qū)間、付款方式等）。資料提交：潛在供應(yīng)商需提供以下資料（加蓋公章）：企業(yè)基本信息：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（或三證合一的營(yíng)業(yè)執(zhí)照）；資質(zhì)證明：行業(yè)許可證（如食品行業(yè)需生產(chǎn)許可證）、質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）、相關(guān)產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告；合作信息：法定代表人及聯(lián)系人證件號(hào)碼明、主要產(chǎn)品/服務(wù)清單、近三年合作案例（如有）、企業(yè)簡(jiǎn)介及生產(chǎn)能力說(shuō)明。資料初審：采購(gòu)專(zhuān)員對(duì)提交資料的完整性、有效性進(jìn)行初步核對(duì)，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商（如資質(zhì)過(guò)期、信息不全）。二、資質(zhì)審核與分級(jí)多部門(mén)聯(lián)合審核：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人牽頭，聯(lián)合法務(wù)、質(zhì)量、技術(shù)等部門(mén)對(duì)初審?fù)ㄟ^(guò)的供應(yīng)商進(jìn)行綜合審核：法務(wù)部門(mén)審核資質(zhì)證書(shū)的合法性、合同條款的合規(guī)性；質(zhì)量部門(mén)審核產(chǎn)品質(zhì)量控制體系、檢測(cè)報(bào)告的權(quán)威性；技術(shù)部門(mén)評(píng)估產(chǎn)品/技術(shù)參數(shù)是否符合采購(gòu)需求。供應(yīng)商分級(jí)：根據(jù)審核結(jié)果，將供應(yīng)商劃分為戰(zhàn)略級(jí)（長(zhǎng)期核心合作）、優(yōu)先級(jí)（常規(guī)合作備選）、普通級(jí)（臨時(shí)或小額合作）三級(jí)，明確不同級(jí)別的合作權(quán)限與管理要求。三、信息錄入與建檔系統(tǒng)錄入：采購(gòu)專(zhuān)員將審核通過(guò)的供應(yīng)商信息錄入采購(gòu)管理系統(tǒng)，字段需包括：基本信息：供應(yīng)商全稱(chēng)、簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、成立日期、注冊(cè)資本、法定代表人、聯(lián)系人（經(jīng)理）、聯(lián)系方式（）、郵箱（*）、企業(yè)地址、所屬行業(yè)、企業(yè)性質(zhì)（國(guó)企/民企/外企等）；資質(zhì)信息：資質(zhì)證書(shū)名稱(chēng)、編號(hào)、有效期、發(fā)證機(jī)構(gòu)、資質(zhì)等級(jí)；合作信息：合作項(xiàng)目名稱(chēng)、合作期限、起始日期、付款方式（如賬期30天）、合作狀態(tài)（待合作/合作中/暫停/終止）、主要產(chǎn)品/服務(wù)及規(guī)格型號(hào)；評(píng)估信息：首次評(píng)估日期、評(píng)估部門(mén)、評(píng)估結(jié)果（優(yōu)秀/良好/合格/不合格）、評(píng)估說(shuō)明（如優(yōu)勢(shì)、不足）、改進(jìn)建議（如有）。檔案歸檔：將供應(yīng)商書(shū)面資料（復(fù)印件）掃描存檔，紙質(zhì)資料按“供應(yīng)商名稱(chēng)+年度”分類(lèi)存放，保證檔案可追溯。四、信息動(dòng)態(tài)維護(hù)定期更新：采購(gòu)專(zhuān)員每季度對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行核對(duì)，重點(diǎn)更新以下內(nèi)容：資質(zhì)證書(shū)：臨近到期前1個(gè)月提醒供應(yīng)商續(xù)期，更新后重新掃描存檔；聯(lián)系方式：聯(lián)系人變更、電話(huà)/郵箱調(diào)整等信息需在5個(gè)工作日內(nèi)更新；合作狀態(tài)：根據(jù)實(shí)際合作情況（如新增項(xiàng)目、終止合作）及時(shí)修改“合作狀態(tài)”及“合作期限”。臨時(shí)變更：供應(yīng)商發(fā)生重大變更（如股權(quán)重組、經(jīng)營(yíng)范圍調(diào)整、法定代表人變更）時(shí)，需在收到通知后3個(gè)工作日內(nèi)收集變更證明資料，完成信息更新與審核。五、合作評(píng)估與優(yōu)化年度評(píng)估：每年12月，采購(gòu)部門(mén)組織對(duì)合作中的供應(yīng)商進(jìn)行年度評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括：供貨及時(shí)性（逾期訂單占比）、產(chǎn)品質(zhì)量合格率（退貨率）、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比）、服務(wù)響應(yīng)速度（問(wèn)題解決時(shí)效）；評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（60分以下）。結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀供應(yīng)商：優(yōu)先分配訂單，延長(zhǎng)合作期限，納入戰(zhàn)略合作伙伴名單；良好供應(yīng)商：維持常規(guī)合作，針對(duì)不足提出改進(jìn)要求；合格供應(yīng)商：限期整改，整改后復(fù)評(píng)仍不合格的降級(jí)為普通級(jí)；不合格供應(yīng)商：終止合作，6個(gè)月內(nèi)不得再次引入。供應(yīng)商信息管理表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)信息類(lèi)別字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例基本信息供應(yīng)商全稱(chēng)與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位統(tǒng)一社會(huì)信用代碼91110000法定代表人需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致*總聯(lián)系人負(fù)責(zé)對(duì)接采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員*經(jīng)理聯(lián)系方式供應(yīng)商常用辦公電話(huà)（用*代替）*企業(yè)地址詳細(xì)注冊(cè)地址北京市區(qū)路號(hào)資質(zhì)信息資質(zhì)證書(shū)名稱(chēng)如“ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證”“食品生產(chǎn)許可證”等ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū)編號(hào)資質(zhì)證書(shū)上的唯一編號(hào)–有效期至證書(shū)到期日期2025-12-31合作信息合作項(xiàng)目名稱(chēng)當(dāng)前合作的具體項(xiàng)目或產(chǎn)品項(xiàng)目零部件供應(yīng)合作期限起始日期至終止日期2024-01-01至2025-12-31付款方式如“月結(jié)30天”“現(xiàn)款現(xiàn)貨”等月結(jié)30天合作狀態(tài)待合作/合作中/暫停/終止合作中評(píng)估信息最近評(píng)估日期最近一次評(píng)估的年月日2023-12-15評(píng)估結(jié)果優(yōu)秀/良好/合格/不合格良好評(píng)估說(shuō)明優(yōu)勢(shì)總結(jié)（如“供貨及時(shí)率98%”）及不足（如“包裝需改進(jìn)”）優(yōu)勢(shì)：價(jià)格穩(wěn)定；不足：交貨周期波動(dòng)關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息準(zhǔn)確性：所有錄入信息需與供應(yīng)商提供的原始資料一致，禁止虛構(gòu)或篡改；聯(lián)系人、電話(huà)等關(guān)鍵信息變更時(shí)，必須要求供應(yīng)商提供書(shū)面證明，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致合作風(fēng)險(xiǎn)。資質(zhì)時(shí)效性：資質(zhì)證書(shū)到期前1個(gè)月需啟動(dòng)續(xù)期提醒，未及時(shí)續(xù)期的供應(yīng)商立即暫停合作，待資質(zhì)更新后方可恢復(fù)；對(duì)長(zhǎng)期未合作的供應(yīng)商（超過(guò)1年），需重新審核資質(zhì)。保密管理：供應(yīng)商信息（尤其是聯(lián)系方式、合作價(jià)格等）屬商業(yè)機(jī)密，僅限采購(gòu)部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)人員查閱，嚴(yán)禁泄露給無(wú)關(guān)第三方；電子檔案需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案存放于帶鎖文件柜。合規(guī)性要求：引入供應(yīng)商前需通過(guò)“信用中國(guó)”等官方渠道查詢(xún)企業(yè)信用記錄，有嚴(yán)重