外籍人員進(jìn)校申請審批流程一、申請前準(zhǔn)備：明確范圍與材料清單（一）適用對象本流程適用于以下需入校的外籍人員：外籍教師、研究人員（含短期講學(xué)、合作科研）；國際交流學(xué)生（交換生、短期研修生）；合作項目人員（企業(yè)技術(shù)交流、學(xué)術(shù)會議參會者）；其他因公務(wù)、學(xué)術(shù)、文化交流需入校的外籍人士（如家屬需陪同入校的特殊情況）。（二）必備材料清單1.《外籍人員入校申請表》：需如實填寫個人信息（姓名、國籍、護(hù)照號）、入校事由（教學(xué)/科研/會議/訪問等）、入校時間（起止日期、每日入校時段）、校內(nèi)聯(lián)系人及聯(lián)系方式、活動范圍（教學(xué)樓/實驗室/會議室等具體區(qū)域）。2.有效護(hù)照及簽證頁復(fù)印件：確保護(hù)照有效期≥6個月，簽證類型與入校事由匹配（如工作簽證、訪問簽證、學(xué)習(xí)簽證等）。3.邀請/擔(dān)保材料：由校內(nèi)單位（院系、科研團(tuán)隊、外事部門）出具，說明邀請原因、責(zé)任承擔(dān)（如安全管理、行為規(guī)范監(jiān)督）。若為學(xué)術(shù)交流，需附會議通知、合作協(xié)議或邀請函。4.健康證明：根據(jù)入校時長與單位要求，提供近期（通常3個月內(nèi)）體檢報告，或符合中國防疫政策的核酸/疫苗證明（如疫情期間特殊要求）。5.補充材料：涉及敏感領(lǐng)域（如軍工、涉密科研）的交流活動，需額外提供項目合規(guī)性證明（由主管部門出具）；未成年人入校需法定監(jiān)護(hù)人同意書及陪同人員信息。二、申請審批流程：分階段操作指引（一）提交申請：線上/線下雙渠道申請人或校內(nèi)聯(lián)系人需在計劃入校日期前5-10個工作日提交申請（緊急情況需提前溝通）：線上提交：通過單位“外事管理系統(tǒng)”“訪客預(yù)約平臺”上傳材料，填寫申請信息；線下提交：將紙質(zhì)材料（需加蓋邀請單位公章）報送至外事辦公室/保衛(wèi)處指定窗口。*注意*：申請材料需確?！耙蝗艘粰n”，復(fù)印件清晰可辨，翻譯件需經(jīng)資質(zhì)機構(gòu)認(rèn)證（如外文證明需附中文翻譯并蓋章）。（二）初審：材料合規(guī)性核查由外事部門或保衛(wèi)處完成初審，重點核查：材料完整性：是否缺項、漏項（如申請表未簽字、證明材料未蓋章）；身份合法性：護(hù)照、簽證有效期是否覆蓋入校時段，簽證類型是否與事由匹配（如旅游簽證不得用于學(xué)術(shù)交流）；事由合理性：入?；顒邮欠衽c邀請單位業(yè)務(wù)范圍一致（如科研團(tuán)隊邀請的外籍人員需說明研究方向與校內(nèi)項目關(guān)聯(lián)）。初審?fù)ㄟ^后，材料流轉(zhuǎn)至多部門會簽；若初審不通過，申請人需在3個工作日內(nèi)補充材料，重新提交。（三）部門會簽：多維度風(fēng)險評估根據(jù)入校事由與單位管理要求，會簽部門通常包括：外事部門：審核涉外合規(guī)性（如是否符合國家外事政策、是否涉及國際合作限制領(lǐng)域）；保衛(wèi)部門：評估安全風(fēng)險（如入校人員是否有不良記錄、活動區(qū)域是否涉及安保重點區(qū)域）；教務(wù)/科研部門：審核教學(xué)/科研安排（如課程計劃、實驗室準(zhǔn)入權(quán)限）；后勤部門：協(xié)調(diào)住宿、餐飲等保障（如需長期入校）。各部門需在2-3個工作日內(nèi)反饋意見，無異議則進(jìn)入校級審批；若某部門提出修改意見，由邀請單位協(xié)調(diào)申請人補充說明或調(diào)整計劃。（四）校級審批：最終決策由單位分管領(lǐng)導(dǎo)（如外事副校長、科研副校長）或授權(quán)辦公室（如校長辦公室、外事領(lǐng)導(dǎo)小組）審批，重點關(guān)注：整體合規(guī)性：是否符合國家法律法規(guī)、單位管理規(guī)定；風(fēng)險可控性：入校活動是否存在安全隱患（如涉密信息接觸、人員管理漏洞）；資源匹配度：校內(nèi)是否具備接待條件（如實驗室設(shè)備、住宿資源）。審批周期通常為3-5個工作日，通過后由外事部門或保衛(wèi)處向申請人（或校內(nèi)聯(lián)系人）反饋結(jié)果。（五）通知與備案通知申請人：通過郵件、短信或系統(tǒng)反饋審批結(jié)果，告知入校憑證（如電子通行證、紙質(zhì)審批單、臨時入校證件）；備案要求：審批通過后，外事部門需在3個工作日內(nèi)將入校人員信息報送至公安出入境管理部門（如需）、教育主管部門（高校）備案，確保涉外管理合規(guī)。三、審批核心要點：關(guān)注合規(guī)與風(fēng)險（一）身份合法性護(hù)照有效期需覆蓋入校全程，簽證類型需與活動性質(zhì)匹配（如“Z簽”用于工作，“F簽”用于短期訪問）；長期入校人員（超過90天）需提前辦理《外國人居留許可》，并在申請中注明。（二）事由合理性學(xué)術(shù)交流需提供詳細(xì)日程（如課程表、會議議程、科研計劃），證明活動與校內(nèi)業(yè)務(wù)直接相關(guān)；非學(xué)術(shù)類活動（如商務(wù)洽談）需附合作協(xié)議、邀請函，說明入校必要性。（三）安全合規(guī)性涉及“雙一流”學(xué)科、敏感技術(shù)的科研交流，需提供項目備案證明（由科技主管部門出具）；入校人員需簽署《安全承諾書》，承諾遵守中國法律法規(guī)、校內(nèi)管理規(guī)定（如禁止進(jìn)入保密區(qū)域、禁止拍攝敏感設(shè)施）。（四）人員管理校內(nèi)需指定聯(lián)系人（教師或行政人員），負(fù)責(zé)全程陪同、應(yīng)急聯(lián)絡(luò)；短期入校人員（≤7天）可由聯(lián)系人代領(lǐng)臨時入校證件，長期人員需辦理校內(nèi)通行證。四、注意事項：提升申請效率（一）時間規(guī)劃建議提前1-2周啟動申請（長期入?；蛏婕懊舾蓄I(lǐng)域需提前1個月），避免因?qū)徟芷谟绊懶谐?。（二）材料?guī)范復(fù)印件需清晰，外文材料需附中文翻譯件（加蓋邀請單位公章或翻譯公司章）；健康證明需為正規(guī)醫(yī)療機構(gòu)出具，防疫證明需符合最新政策（如入境人員需提供核酸陰性證明）。（三）溝通機制申請過程中保持與外事部門的溝通，及時補充材料或說明情況；若審批延誤，可通過校內(nèi)聯(lián)系人協(xié)調(diào)催辦。（四）入校后管理入校人員需佩戴臨時證件，活動范圍不得超出審批區(qū)域；若需延長入校時間或變更事由，需提前3個工作日提交變更申請（流程同首次申請，注明變更原因）。五、常見問題解答（一）申請被拒的常見原因？材料不全（如未提供健康證明、邀請函未蓋章）；事由不明確（如學(xué)術(shù)交流無具體日程，無法證明必要性）；安全風(fēng)險（如入校人員曾有違法記錄，或活動涉及敏感領(lǐng)域未備案）。（二）能否申請“加急審批”？特殊情況（如國際學(xué)術(shù)會議臨時調(diào)整、緊急科研協(xié)作）可申請加急，需提供書面說明（由邀請單位蓋章），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，審批周期可縮短至2-3個工作日。（三）隨行家屬如何申請入校？家屬需單獨提交申請，材料包括：申請人護(hù)照、親屬關(guān)系證明（如結(jié)婚證、出生證明）、陪同人員信息，審批要求與主申請人一致（短期陪同可簡化流程，但需說明陪同必要性）。（四）入校后計劃變更怎么辦？需由校內(nèi)聯(lián)系人提交《變更申請表》，說明變更原因（如延長時間、調(diào)整活動區(qū)域），經(jīng)原審批部門同意后生效，無需重新提交全套