企業(yè)合同歸檔編號和查閱管理系統(tǒng)工具指南一、系統(tǒng)適用場景與價值在企業(yè)運營中，合同作為明確權(quán)責、規(guī)范業(yè)務(wù)的核心文件，常因數(shù)量龐大、類型多樣（如采購合同、銷售合同、勞動合同、服務(wù)協(xié)議等）、簽訂周期分散，導致歸檔混亂、查找困難、版本失控等問題。本系統(tǒng)適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)、多部門協(xié)同企業(yè)）的法務(wù)、行政、財務(wù)等部門，通過標準化編號規(guī)則、規(guī)范化歸檔流程和便捷化查閱機制，實現(xiàn)合同全生命周期管理，提升管理效率、降低合規(guī)風險，保證合同信息可追溯、可查詢、可監(jiān)管。二、系統(tǒng)操作流程詳解（一）合同接收與信息登記合同接收：各部門在合同簽訂后，將紙質(zhì)合同正本（或掃描件）及電子版提交至歸檔管理部門（如行政部/法務(wù)部），同時填寫《合同歸檔登記表》（見第三部分模板）。信息核對：歸檔管理員核對合同基本信息（合同名稱、簽訂雙方、簽訂日期、金額、有效期等）與登記表內(nèi)容是否一致，保證無遺漏或錯誤。若信息不全，需聯(lián)系經(jīng)辦人*補充完整。（二）合同分類與編號規(guī)則設(shè)定合同分類：根據(jù)業(yè)務(wù)類型將合同分為一級分類（如“采購類”“銷售類”“勞動類”“服務(wù)類”“其他”），一級分類下可設(shè)二級分類（如“采購類”下分為“原材料采購”“設(shè)備采購”）。編號規(guī)則：采用“年份+一級分類代碼+二級分類代碼+流水號”格式，保證編號唯一性。年份：4位數(shù)字（如2024）；一級分類代碼：2位字母（如采購類-CG、銷售類-XS、勞動類-LD）；二級分類代碼：2位字母（如原材料采購-CL、設(shè)備采購-SB）；流水號：3位數(shù)字（從001開始，按歸檔順序遞增，如001、002…999）。示例：2024CGCL001表示2024年采購類-原材料采購第1號合同。（三）合同歸檔存儲電子歸檔：將合同掃描件（PDF格式，清晰無遮擋）按編號命名后，存儲至指定服務(wù)器/云端文件夾（文件夾路徑按“年份”分級存放），同時備份至本地硬盤或加密U盤。紙質(zhì)歸檔：紙質(zhì)合同按編號順序放入檔案盒，檔案盒標簽注明“編號-合同名稱-年份”，存放于專用檔案柜（按年份和一級分類分區(qū)存放），避免潮濕、蟲蛀。（四）合同查閱與借閱管理查閱申請：因業(yè)務(wù)需要查閱合同的人員，需填寫《合同查閱申請表》（注明查閱編號、用途、申請人、部門、日期），經(jīng)部門負責人審批后提交歸檔管理員。查閱權(quán)限控制：內(nèi)部員工：僅可查閱本部門相關(guān)合同，跨部門需額外經(jīng)歸檔管理部門負責人*審批；外部人員（如審計、客戶）：需提供單位介紹信及有效證件，經(jīng)法務(wù)負責人*審批后，由管理員陪同查閱。查閱記錄：管理員在《合同查閱登記表》中記錄查閱時間、查閱人*、用途、歸還時間，保證全程可追溯。借閱管理：原則上合同不外借，確需借閱的（如異地項目使用），需簽訂《合同借閱協(xié)議》，明確借閱期限（最長不超過3個工作日）、歸還責任及保密義務(wù)，到期由管理員核對合同完整性后收回。（五）合同變更與到期管理變更處理：合同發(fā)生變更（如續(xù)簽、補充協(xié)議）時，經(jīng)辦人*需提交變更證明文件，按原編號規(guī)則新增“變更流水號”（如2024CGCL001-01），并將變更文件與原合同關(guān)聯(lián)歸檔。到期預警：管理員每季度梳理即將到期合同（提前1個月），通過OA系統(tǒng)或郵件提醒相關(guān)部門負責人*，及時啟動續(xù)簽或終止流程。（六）合同銷毀管理對于已到期且無法律效力、保存期限屆滿的合同（如普通采購合同保存5年，勞動合同保存10年），由歸檔管理部門編制《合同銷毀清單》，經(jīng)法務(wù)負責人、行政負責人聯(lián)合審批后，由2名以上人員共同監(jiān)銷，銷毀過程記錄存檔。三、合同歸檔登記表模板序號合同編號合同名稱簽訂雙方（甲方/乙方）簽訂日期合同金額（元）合同有效期歸檔日期存放位置（電子/紙質(zhì)）經(jīng)辦人*備注12024CGCL001原材料采購合同A公司/B供應(yīng)商2024-01-15500,0002024-01-15至2024-12-312024-01-20電子：D:\2024\001；紙質(zhì)：檔案柜A-01-01張*含附件3份22024XSSB002設(shè)備銷售合同C客戶/D公司2024-02-031,200,0002024-02-03至2025-02-022024-02-05電子：D:\2024\002；紙質(zhì)：檔案柜A-02-02李*驗收期3個月32024LDFG003勞動合同員工王*/E公司2024-03-01-2024-03-01至2027-02-282024-03-02電子：D:\2024\003；紙質(zhì)：檔案柜B-01-01趙*無固定期限四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項編號唯一性：嚴禁重復編號或跳號編號，若因操作失誤需作廢編號，需在《合同歸檔登記表》中標注“作廢”并說明原因，重新啟用新編號。信息準確性：登記表中的合同名稱、簽訂雙方、金額等核心信息必須與合同原件一致，電子文件需與紙質(zhì)文件內(nèi)容同步，避免信息不符導致法律風險。保密管理：涉及商業(yè)秘密、個人隱私的合同（如技術(shù)合作協(xié)議、勞動合同），需在電子文件名中標注“密”字，紙質(zhì)合同存放于帶鎖保密柜，查閱權(quán)限需經(jīng)分管領(lǐng)導*審批。定期盤點：歸檔管理員每半年對合同檔案進行一次全面盤點，核對電子與紙質(zhì)檔案數(shù)量、編號是否一致，保證檔案無丟失、損壞