企業(yè)日常文件檔案分類與存檔指南一、適用范圍與場景本指南適用于各類企業(yè)（含小微企業(yè)、中大型企業(yè)）的日常文件檔案管理工作，覆蓋行政、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、項(xiàng)目等各部門產(chǎn)生的各類紙質(zhì)及電子檔案。具體場景包括：企業(yè)制度文件、會(huì)議紀(jì)要、證照資質(zhì)等綜合管理類檔案的規(guī)范存檔；員工入職、離職、培訓(xùn)、薪酬等人力資源檔案的系統(tǒng)化管理；業(yè)務(wù)合同、客戶資料、項(xiàng)目方案等運(yùn)營檔案的分類歸集；審計(jì)檢查、法律糾紛、歷史追溯等場景下的檔案快速調(diào)取需求。二、檔案分類與存檔操作流程（一）檔案收集：明確來源與范圍收集責(zé)任：各部門指定檔案管理員（如行政部專員、銷售部主管），負(fù)責(zé)本部門檔案的初步收集，保證文件完整性（含、附件、審批簽章頁等）。收集范圍：綜合管理類：企業(yè)章程、管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃/總結(jié)、證照復(fù)印件（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）、對(duì)外函件等；人力資源類：員工入職登記表、勞動(dòng)合同、離職申請(qǐng)、培訓(xùn)記錄、績效考核表、薪酬發(fā)放明細(xì)、社保公積金繳納證明等；財(cái)務(wù)類：年度財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算方案、費(fèi)用報(bào)銷憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)表、銀行對(duì)賬單等；業(yè)務(wù)類：客戶合同（含訂單、協(xié)議）、項(xiàng)目立項(xiàng)書、執(zhí)行方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、客戶溝通記錄、市場調(diào)研報(bào)告等；其他：企業(yè)榮譽(yù)證書、媒體報(bào)道、重要活動(dòng)影像資料等。收集要求：每月25日前，各部門檔案管理員完成當(dāng)月檔案收集，填寫《檔案移交清單》（見模板三），與接收部門（如行政部檔案室）辦理交接簽字。（二）檔案分類：建立層級(jí)結(jié)構(gòu)采用“一級(jí)分類+二級(jí)分類+三級(jí)細(xì)分”的邏輯，保證分類清晰、無交叉重疊。一級(jí)分類二級(jí)分類三級(jí)細(xì)分（示例）綜合管理類（A）制度文件（A-1）行政制度、財(cái)務(wù)制度、人力資源制度、業(yè)務(wù)流程制度會(huì)議紀(jì)要（A-2）總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議紀(jì)要證照資質(zhì)（A-3）營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書、許可證人力資源類（B）入職離職（B-1）入職登記表、勞動(dòng)合同、離職交接單培訓(xùn)考核（B-2）培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)簽到表、考核評(píng)分表薪酬社保（B-3）薪酬發(fā)放表、社保繳納記錄、個(gè)稅申報(bào)表財(cái)務(wù)類（C）財(cái)務(wù)報(bào)表（C-1）資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表憑證票據(jù)（C-2）費(fèi)用報(bào)銷單、發(fā)票（或費(fèi)用憑證）、銀行回單審計(jì)稅務(wù)（C-3）年度審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)稽查報(bào)告、納稅申報(bào)表業(yè)務(wù)類（D）合同協(xié)議（D-1）銷售合同、采購合同、服務(wù)協(xié)議、保密協(xié)議項(xiàng)目管理（D-2）立項(xiàng)申請(qǐng)、項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告客戶資料（D-3）客戶檔案（含聯(lián)系人、需求記錄）、拜訪記錄其他類（E）榮譽(yù)表彰（E-1）獲獎(jiǎng)證書、錦旗、媒體報(bào)道影像資料（E-2）企業(yè)宣傳片、重要活動(dòng)照片/視頻（三）檔案編號(hào)：保證唯一性與可追溯檔案編號(hào)規(guī)則：一級(jí)分類代碼+二級(jí)分類代碼+年份+流水號(hào)，示例：綜合管理類-制度文件-2024年-A1-001（表示2024年第1份制度文件）；業(yè)務(wù)類-合同協(xié)議-2024年-D1-015（表示2024年第15份合同）。電子檔案：在編號(hào)后添加“-E”，如A1-2024-001-E；掃描件/復(fù)印件：編號(hào)后標(biāo)注“-F”，如A1-2024-001-F。（四）檔案整理：規(guī)范裝訂與標(biāo)注紙質(zhì)檔案：按編號(hào)順序排序，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品；左側(cè)裝訂（厚度超過1cm的采用膠裝），保證頁碼完整（無頁碼的需手動(dòng)標(biāo)注）；封面標(biāo)注“檔案名稱、編號(hào)、形成部門、日期、頁數(shù)”，詳見《檔案封面模板》（模板一）。電子檔案：按編號(hào)命名文件夾（如“A1-2024-001”），內(nèi)含文件名格式：“日期+文件名+版本號(hào)”（如“20240315-考勤管理制度-V1.0”）；統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式（圖片掃描分辨率不低于300DPI），避免格式兼容問題；存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器或加密云盤，定期備份（每月1次增量備份，每季度1次全量備份）。（五）檔案存檔：明確存放與期限存放要求：紙質(zhì)檔案：存入專用檔案柜（綜合管理類放頂層，財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類放中層，人力資源類放底層），柜身標(biāo)注“檔案分類+年份”；電子檔案：服務(wù)器設(shè)置訪問權(quán)限（僅檔案管理員及部門負(fù)責(zé)人可修改），定期殺毒（每季度1次）；特殊檔案：涉密文件（如未公開合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）單獨(dú)存放，加鎖管理，非相關(guān)人員禁止查閱。保管期限：永久保存：企業(yè)章程、股東會(huì)決議、年度審計(jì)報(bào)告、核心專利證書；長期保存（10-30年）：重要合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、員工檔案（離職后10年）；短期保存（1-5年）：日常通知、會(huì)議紀(jì)要、費(fèi)用報(bào)銷憑證（保存至次年底）。（六）檔案借閱與歸還：規(guī)范流程借閱申請(qǐng)：員工填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（模板二），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需總經(jīng)理審批），提交檔案管理員。借閱登記：檔案管理員核對(duì)檔案信息，登記借閱人、借閱日期、歸還期限（一般不超過3天，特殊情況可續(xù)借1次），借閱人簽字確認(rèn)。歸還檢查：歸還時(shí)檔案管理員檢查檔案完整性，如有損毀或缺失，按《檔案管理制度》追究責(zé)任；電子檔案歸還后需從借閱設(shè)備徹底刪除。（七）檔案銷毀：合規(guī)處理鑒定與審批：保管期限屆滿的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清單》，會(huì)同行政部、法務(wù)部（或合規(guī)部）共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀執(zhí)行：紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀（2人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)）；電子檔案徹底刪除（低級(jí)格式化或物理銷毀），保留銷毀記錄。三、常用檔案分類參考表一級(jí)分類代碼一級(jí)分類名稱二級(jí)分類代碼二級(jí)分類名稱包含內(nèi)容示例保管期限A綜合管理類A-1制度文件企業(yè)章程、各部門管理制度、操作流程永久/長期A-2會(huì)議紀(jì)要總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議記錄10年A-3證照資質(zhì)營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書永久B人力資源類B-1入職離職入職登記表、勞動(dòng)合同、離職交接單員工在職期間+離職后10年B-2培訓(xùn)考核培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)簽到表、績效考核表5年B-3薪酬社保薪酬發(fā)放表、社保繳納記錄、個(gè)稅申報(bào)表5年C財(cái)務(wù)類C-1財(cái)務(wù)報(bào)表資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表永久C-2憑證票據(jù)費(fèi)用報(bào)銷單、銀行回單、付款申請(qǐng)單5年C-3審計(jì)稅務(wù)年度審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)稽查報(bào)告、納稅申報(bào)表10年D業(yè)務(wù)類D-1合同協(xié)議銷售合同、采購合同、服務(wù)協(xié)議合同到期后+10年D-2項(xiàng)目管理立項(xiàng)申請(qǐng)、項(xiàng)目計(jì)劃、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告項(xiàng)目結(jié)束后+5年D-3客戶資料客戶檔案、溝通記錄、合作意向書客戶合作結(jié)束后+3年E其他類E-1榮譽(yù)表彰獲獎(jiǎng)證書、錦旗、媒體報(bào)道永久E-2影像資料企業(yè)宣傳片、年會(huì)照片、重大項(xiàng)目視頻10年四、檔案存檔登記表模板模板一：檔案封面模板（紙質(zhì)檔案首頁，A4紙打印，頂部居中）檔案名稱：[例：公司2024年考勤管理制度]檔案編號(hào)：[例：A1-2024-001]形成部門：[例：行政部]形成日期：[例：2024年3月15日]頁數(shù)：[例：共12頁]密級(jí)：[例：內(nèi)部公開/秘密/機(jī)密]保管期限：[例：長期]備注：[例：替代2021版制度]（底部居中，檔案管理員簽字）整理人：__________審核人：__________日期：__________模板二：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人信息姓名部門職位[例：*明][例：銷售部][例：業(yè)務(wù)主管]檔案信息檔案名稱檔案編號(hào)借閱用途[例：2023年銷售合同][例：D1-2023-008][例：客戶對(duì)賬]借閱期限自______年_月_日至______年_月_日（共____天）審批意見部門負(fù)責(zé)人：__________日期：__________檔案管理員：__________日期：__________歸還記錄歸還日期：__________經(jīng)手人：__________檔案狀態(tài)：[]完好[]損毀（說明：__________）模板三：檔案移交清單移交部門[例：人力資源部]移交人[例：*芳]接收部門[例：行政部檔案室]接收人[例：*強(qiáng)]移交日期[例：2024年3月25日]檔案類型[例：人力資源類-2024年3月]序號(hào)檔案名稱檔案編號(hào)頁數(shù)1入職登記表B1-2024-003523月培訓(xùn)簽到表B2-2024-00583薪酬發(fā)放明細(xì)B3-2024-00315合計(jì)共______項(xiàng)紙質(zhì)______頁電子檔______份簽字確認(rèn)移交人：__________接收人：__________監(jiān)交人：__________五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一各部門需嚴(yán)格遵循本指南的分類規(guī)則，不得擅自調(diào)整分類代碼或?qū)蛹?jí)；新增檔案類型時(shí)，需與行政部檔案管理員協(xié)商確定分類，避免“一檔多類”或“分類模糊”問題。（二）編號(hào)唯一準(zhǔn)確檔案編號(hào)是檔案檢索的核心，嚴(yán)禁重復(fù)編號(hào)或漏編；電子檔案與紙質(zhì)檔案編號(hào)保持一致，保證線上線下檔案可同步查詢。（三）安全存放防損紙質(zhì)檔案柜需上鎖，存放環(huán)境需干燥、通風(fēng)（溫度14-24℃，濕度45-60%），遠(yuǎn)離水源、火源及強(qiáng)磁場；電子檔案需設(shè)置訪問密碼（密碼complexity要求：包含字母+數(shù)字+特殊符號(hào)，每季度更換1次），定期檢查備份文件完整性。（四）定期清理與更新每年底開展檔案清點(diǎn)工作，核對(duì)檔案數(shù)量與登記信息是否一致，對(duì)超期檔案啟動(dòng)銷毀流程；企業(yè)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)調(diào)整時(shí)，及時(shí)更新檔案分類規(guī)則（如新增業(yè)務(wù)部門需