2026年塑料制品公司質(zhì)量記錄保存管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司質(zhì)量記錄的編制、收集、整理、歸檔、保存及銷(xiāo)毀管理工作，確保質(zhì)量記錄的完整性、真實(shí)性、可追溯性，滿足產(chǎn)品質(zhì)量追溯、法律法規(guī)合規(guī)審查及內(nèi)部質(zhì)量管控需求，依據(jù)《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司塑料制品生產(chǎn)、檢驗(yàn)、質(zhì)量管理實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)記錄的全流程管理，涵蓋原料檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)控記錄、成品檢測(cè)記錄、供應(yīng)商質(zhì)量記錄、不合格品處置記錄、客戶(hù)質(zhì)量投訴記錄、質(zhì)量體系審核記錄等各類(lèi)質(zhì)量記錄。第三條質(zhì)量記錄保存遵循“分類(lèi)管理、全程追溯、期限明確、安全保密”的原則，確保質(zhì)量記錄能夠準(zhǔn)確反映公司質(zhì)量活動(dòng)全過(guò)程，為質(zhì)量問(wèn)題溯源、質(zhì)量改進(jìn)提供有效依據(jù)。第四條公司質(zhì)量檢測(cè)部門(mén)為質(zhì)量記錄保存管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)制定記錄保存規(guī)范、監(jiān)督保存流程執(zhí)行、審核記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)；各相關(guān)部門(mén)（生產(chǎn)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)等）負(fù)責(zé)本部門(mén)質(zhì)量記錄的編制、收集、初步整理；檔案管理崗位負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的集中歸檔、存儲(chǔ)及借閱管理。第二章質(zhì)量記錄分類(lèi)與編制要求第五條質(zhì)量記錄分類(lèi)。根據(jù)記錄性質(zhì)及用途分為以下類(lèi)別：原料類(lèi)記錄（原料進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告、供應(yīng)商資質(zhì)文件、原料批次追溯記錄等）；生產(chǎn)類(lèi)記錄（生產(chǎn)工藝參數(shù)記錄、過(guò)程巡檢記錄、設(shè)備校準(zhǔn)維護(hù)記錄等）；檢測(cè)類(lèi)記錄（成品強(qiáng)度檢測(cè)報(bào)告、理化指標(biāo)檢驗(yàn)記錄、抽樣單等）；管控類(lèi)記錄（不合格品處置記錄、供應(yīng)商質(zhì)量約談?dòng)涗?、客?hù)投訴處理記錄等）；體系類(lèi)記錄（內(nèi)部質(zhì)量審核記錄、管理評(píng)審記錄、質(zhì)量培訓(xùn)記錄等）。第六條編制基本要求。質(zhì)量記錄需使用公司統(tǒng)一規(guī)范的表單格式（無(wú)統(tǒng)一表單的需清晰標(biāo)注記錄名稱(chēng)、編制日期、編制部門(mén)、編制人）；記錄內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造，確需修改的需注明修改原因、修改人及修改日期，保持修改痕跡可查；記錄需使用不易褪色的書(shū)寫(xiě)工具填寫(xiě)，電子記錄需做好防篡改設(shè)置。第七條電子記錄管理。電子形式的質(zhì)量記錄需同步備份至公司指定存儲(chǔ)服務(wù)器，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期檢查備份完整性；電子記錄需生成不可篡改的版本標(biāo)識(shí)，確保記錄內(nèi)容從生成到保存全程可追溯，禁止私自刪除、修改電子質(zhì)量記錄。第三章收集整理與歸檔流程第八條日常收集。各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)質(zhì)量記錄的日常收集工作，生產(chǎn)、檢測(cè)類(lèi)即時(shí)記錄需在工作完成后24小時(shí)內(nèi)收集完畢，月度、季度類(lèi)記錄需在周期結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)收集完畢，確保記錄無(wú)遺漏、無(wú)缺失。第九條整理規(guī)范。收集后的質(zhì)量記錄需按類(lèi)別、時(shí)間順序整理，標(biāo)注記錄編號(hào)（編號(hào)規(guī)則為“部門(mén)代碼+記錄類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)”）；紙質(zhì)記錄需去除雜物、平整裝訂，電子記錄需按文件夾分類(lèi)存儲(chǔ)，統(tǒng)一命名格式，便于檢索查閱。第十條歸檔移交。各部門(mén)整理完成的質(zhì)量記錄，需在每月5日前將上月記錄移交至檔案管理崗位；移交時(shí)填寫(xiě)《質(zhì)量記錄歸檔移交單》，注明記錄名稱(chēng)、數(shù)量、移交部門(mén)、移交人等信息，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，完成歸檔移交。第十一條存儲(chǔ)管理。檔案管理崗位需將紙質(zhì)質(zhì)量記錄存放于專(zhuān)用檔案柜，檔案柜需具備防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜功能，存儲(chǔ)環(huán)境保持干燥、通風(fēng)；電子記錄服務(wù)器需做好防火墻、防病毒設(shè)置，定期進(jìn)行安全巡檢，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。第四章保存期限與借閱管理第十二條保存期限規(guī)定。根據(jù)記錄性質(zhì)及法律法規(guī)要求設(shè)定保存期限：涉及食品接觸類(lèi)、安全防護(hù)類(lèi)塑料制品的質(zhì)量記錄永久保存；原料類(lèi)、生產(chǎn)類(lèi)、檢測(cè)類(lèi)記錄保存期限不少于5年；管控類(lèi)、體系類(lèi)記錄保存期限不少于3年；法律法規(guī)有特殊規(guī)定的，按規(guī)定期限執(zhí)行。第十三條借閱審批。內(nèi)部人員因工作需要借閱質(zhì)量記錄的，需填寫(xiě)《質(zhì)量記錄借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、借閱記錄名稱(chēng)、借閱期限，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理崗位辦理借閱手續(xù)；外部單位（如監(jiān)管部門(mén)、客戶(hù)）需借閱的，需經(jīng)公司管理層審批，并做好借閱登記，禁止將質(zhì)量記錄帶離公司指定區(qū)域（特殊情況需審批）。第十四條借閱要求。借閱的紙質(zhì)質(zhì)量記錄需保持整潔，不得折疊、勾畫(huà)、撕毀，借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，確需延長(zhǎng)的需辦理續(xù)借手續(xù)；電子質(zhì)量記錄僅可在指定終端查閱，禁止私自拷貝、轉(zhuǎn)發(fā)，檔案管理人員需記錄借閱期間的訪問(wèn)日志。第十五條歸還核查。借閱人歸還質(zhì)量記錄時(shí)，檔案管理人員需核對(duì)記錄完整性、完好性，紙質(zhì)記錄如有破損、缺失需及時(shí)上報(bào)質(zhì)量部門(mén)；電子記錄需核查是否存在違規(guī)拷貝、修改行為，確認(rèn)無(wú)誤后注銷(xiāo)借閱登記。第五章銷(xiāo)毀管理與監(jiān)督考核第十六條銷(xiāo)毀條件。達(dá)到保存期限且無(wú)保留價(jià)值的質(zhì)量記錄，可申請(qǐng)銷(xiāo)毀；涉及未結(jié)案的質(zhì)量糾紛、監(jiān)管部門(mén)核查未完成的記錄，需延長(zhǎng)保存期限，直至相關(guān)事項(xiàng)處理完畢。第十七條銷(xiāo)毀流程。檔案管理崗位匯總達(dá)到銷(xiāo)毀條件的質(zhì)量記錄，填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明記錄名稱(chēng)、數(shù)量、保存期限、銷(xiāo)毀原因等，經(jīng)質(zhì)量部門(mén)審核、公司管理層審批后，方可組織銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀時(shí)需由2名及以上工作人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，紙質(zhì)記錄采用碎紙或焚燒（符合環(huán)保要求）方式銷(xiāo)毀，電子記錄采用物理刪除+數(shù)據(jù)覆蓋方式銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀后填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀記錄表》，留存銷(xiāo)毀過(guò)程影像資料。第十八條監(jiān)督檢查。質(zhì)量部門(mén)每月對(duì)各部門(mén)質(zhì)量記錄編制、收集情況進(jìn)行抽查，每季度對(duì)檔案管理崗位的歸檔、保存、借閱情況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)記錄缺失、保存不當(dāng)、違規(guī)借閱等問(wèn)題，責(zé)令限期整改。第十九條責(zé)任考核。質(zhì)量記錄保存管理工作納入相關(guān)崗位績(jī)效考核，對(duì)記錄管理規(guī)范、無(wú)疏漏的人員給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未按規(guī)定收集、歸檔、保存記錄，或違規(guī)借閱、銷(xiāo)毀記錄的，扣減績(jī)效分值，造成記錄丟失、泄露或引發(fā)質(zhì)量追溯問(wèn)題的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第六章附則第二十條本制度未盡事宜，參照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、公司檔案管理制度及質(zhì)量管理體系要求執(zhí)行