2026年體育用品公司采購合同履約跟蹤管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購合同履約跟蹤管理工作，保障采購物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付，降低采購履約風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典（合同編）》《企業(yè)采購管理規(guī)范》《公司合同管理?xiàng)l例》等相關(guān)法規(guī)及制度，結(jié)合體育用品企業(yè)采購特性（涉及球類原材料、健身器材配件、運(yùn)動(dòng)服飾面料、包裝材料、化學(xué)品等品類采購），制定本制度。第二條本制度所稱采購合同履約跟蹤管理，是指對(duì)公司與供應(yīng)商簽訂的采購合同從生效到履行完畢的全流程監(jiān)控管理行為，核心明確履約跟蹤標(biāo)準(zhǔn)、節(jié)點(diǎn)管控要求、異常處置流程和責(zé)任邊界，確保供應(yīng)商嚴(yán)格按合同約定履行交貨、質(zhì)量、售后等義務(wù)。第三條本制度適用于公司所有采購合同的履約跟蹤管理，覆蓋采購部、倉儲(chǔ)部、質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等所有涉及采購合同履約的部門，公司任何原材料、成品、輔材、設(shè)備等采購合同的履約管控均需遵循本制度要求。第四條采購合同履約跟蹤管理遵循“全程管控、節(jié)點(diǎn)預(yù)警、及時(shí)處置、權(quán)責(zé)清晰”的核心原則：全程管控指覆蓋合同生效、備貨、發(fā)貨、驗(yàn)收、付款、售后全履約周期；節(jié)點(diǎn)預(yù)警指對(duì)關(guān)鍵履約節(jié)點(diǎn)設(shè)置預(yù)警機(jī)制，提前識(shí)別履約風(fēng)險(xiǎn)；及時(shí)處置指發(fā)現(xiàn)履約異常時(shí)立即啟動(dòng)處置流程，降低損失；權(quán)責(zé)清晰指明確各部門在履約跟蹤中的職責(zé)，避免推諉扯皮。第五條公司采購合同履約跟蹤管理實(shí)行“歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、協(xié)同配合”的體制，管理層負(fù)責(zé)審批重大履約異常處置方案；采購部作為履約跟蹤歸口管理部門，負(fù)責(zé)合同履約全流程跟蹤、供應(yīng)商溝通、異常上報(bào)；倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)到貨驗(yàn)收、數(shù)量核對(duì)；質(zhì)檢部負(fù)責(zé)到貨質(zhì)量檢驗(yàn)；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按履約進(jìn)度辦理付款；法務(wù)部負(fù)責(zé)履約爭議的法律支持。第二章管控范圍與職責(zé)分工第六條管控范圍界定：（一）合同范圍：涵蓋原材料采購合同（球類內(nèi)膽材料、運(yùn)動(dòng)服飾面料等）、成品采購合同（健身器材、護(hù)具等）、輔材采購合同（包裝材料、化學(xué)品等）、設(shè)備采購合同（生產(chǎn)加工設(shè)備等）所有類型采購合同；（二）管控維度：涵蓋交貨期履約、數(shù)量履約、質(zhì)量履約、付款履約、售后服務(wù)履約等核心維度；（三）供應(yīng)商范圍：涵蓋公司所有合格供應(yīng)商，包括原材料供應(yīng)商、成品供應(yīng)商、輔材供應(yīng)商等。第七條部門及崗位職責(zé)細(xì)化：（一）采購部職責(zé)：建立采購合同履約跟蹤臺(tái)賬，記錄合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、履約節(jié)點(diǎn)、進(jìn)度狀態(tài)；指定專人作為合同履約跟蹤專員，對(duì)接供應(yīng)商跟進(jìn)備貨、發(fā)貨進(jìn)度；到貨前核實(shí)發(fā)貨信息，到貨后跟進(jìn)驗(yàn)收進(jìn)度；發(fā)現(xiàn)履約異常時(shí)第一時(shí)間與供應(yīng)商溝通，提出整改要求；每月匯總履約情況，分析履約率及異常原因；（二）倉儲(chǔ)部職責(zé)：按合同約定的數(shù)量、規(guī)格核對(duì)到貨物資，記錄到貨時(shí)間、數(shù)量差異；及時(shí)將到貨信息反饋采購部，對(duì)數(shù)量短缺、規(guī)格不符的物資暫存并標(biāo)注；配合完成到貨驗(yàn)收，留存驗(yàn)收記錄；（三）質(zhì)檢部職責(zé)：按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨物資進(jìn)行檢驗(yàn)，明確檢驗(yàn)周期和判定標(biāo)準(zhǔn)；及時(shí)出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，反饋合格/不合格結(jié)果；對(duì)質(zhì)量不合格的物資，提出退換貨、整改等處理建議；（四）財(cái)務(wù)部職責(zé)：依據(jù)采購合同約定的付款條件、履約進(jìn)度審核付款申請(qǐng)；未達(dá)到履約節(jié)點(diǎn)的，暫停付款并反饋采購部；對(duì)履約異常的供應(yīng)商，按要求暫緩或終止付款；（五）履約跟蹤專員職責(zé)：每日更新合同履約臺(tái)賬，跟蹤關(guān)鍵履約節(jié)點(diǎn)（備貨完成、發(fā)貨、到貨、驗(yàn)收）；對(duì)臨近履約節(jié)點(diǎn)未完成的，提前3天向供應(yīng)商發(fā)出履約提醒；發(fā)現(xiàn)異常立即上報(bào)采購部負(fù)責(zé)人，配合制定處置方案；（六）法務(wù)部職責(zé)：對(duì)履約爭議提供法律意見，協(xié)助采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決；需要通過法律途徑解決的，負(fù)責(zé)起草法律文書、跟進(jìn)訴訟/仲裁流程。第三章履約跟蹤核心標(biāo)準(zhǔn)第八條履約節(jié)點(diǎn)跟蹤標(biāo)準(zhǔn)：（一）備貨節(jié)點(diǎn)：合同生效后，跟蹤專員需在約定備貨期過半時(shí)核實(shí)供應(yīng)商備貨進(jìn)度，確認(rèn)是否能按計(jì)劃完成備貨；備貨期結(jié)束前1天再次核實(shí)，確保備貨完成；（二）發(fā)貨節(jié)點(diǎn)：供應(yīng)商備貨完成后，跟蹤專員確認(rèn)發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、物流單號(hào)，實(shí)時(shí)跟蹤物流軌跡，預(yù)計(jì)到貨前1天通知倉儲(chǔ)部做好驗(yàn)收準(zhǔn)備；（三）到貨節(jié)點(diǎn)：按合同約定的交貨期，到貨延遲超過24小時(shí)的，立即啟動(dòng)異常跟蹤流程；到貨數(shù)量與合同約定偏差超過5%的，需核實(shí)原因并記錄；（四）驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)：倉儲(chǔ)部數(shù)量驗(yàn)收需在到貨后24小時(shí)內(nèi)完成，質(zhì)檢部質(zhì)量檢驗(yàn)需在到貨后3個(gè)工作日內(nèi)完成，驗(yàn)收結(jié)果及時(shí)反饋采購部；（五）付款節(jié)點(diǎn)：財(cái)務(wù)部需按合同約定的付款條件（如驗(yàn)收合格后7個(gè)工作日）審核付款，未完成驗(yàn)收的嚴(yán)禁提前付款。第九條履約判定標(biāo)準(zhǔn)：（一）完全履約：供應(yīng)商按合同約定的時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量交付物資，配合完成驗(yàn)收，符合付款條件的，判定為完全履約；（二）部分履約：供應(yīng)商在交貨期內(nèi)交付，但數(shù)量短缺不超過5%或質(zhì)量輕微不合格可整改的，判定為部分履約，需督促供應(yīng)商限期整改；（三）違約履約：供應(yīng)商交貨延遲超過3個(gè)工作日、數(shù)量短缺超過5%、質(zhì)量嚴(yán)重不合格無法整改的，判定為違約履約，啟動(dòng)異常處置流程。第四章全流程履約管控第十條合同生效后管控：（一）臺(tái)賬建立：采購部在合同生效后1個(gè)工作日內(nèi)建立履約跟蹤臺(tái)賬，明確各履約節(jié)點(diǎn)的時(shí)間、責(zé)任人、跟蹤要求；（二）節(jié)點(diǎn)交底：跟蹤專員向供應(yīng)商明確履約節(jié)點(diǎn)要求及異常后果，留存溝通記錄；（三）首次跟蹤：合同生效后3個(gè)工作日內(nèi)，跟蹤專員與供應(yīng)商確認(rèn)備貨計(jì)劃，核實(shí)是否存在履約障礙。第十一條備貨及發(fā)貨管控：（一）備貨跟蹤：跟蹤專員通過電話、郵件等方式核實(shí)備貨進(jìn)度，對(duì)關(guān)鍵物資（如賽事定制球類原材料）可要求供應(yīng)商提供備貨照片或視頻；（二）發(fā)貨核實(shí)：供應(yīng)商發(fā)貨后，跟蹤專員核對(duì)物流信息的真實(shí)性，確認(rèn)運(yùn)輸方式是否符合合同約定（如冷鏈、專車運(yùn)輸?shù)龋?；（三）物流跟蹤：?duì)長途運(yùn)輸?shù)奈镔Y，每日更新物流軌跡，遇物流異常（如停運(yùn)、繞路）立即與供應(yīng)商、物流公司溝通解決。第十二條到貨驗(yàn)收管控：（一）數(shù)量驗(yàn)收：倉儲(chǔ)部核對(duì)到貨物資的品名、規(guī)格、數(shù)量，與合同約定不符的，當(dāng)場記錄并拍照留存，反饋采購部；（二）質(zhì)量驗(yàn)收：質(zhì)檢部按合同約定的標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)，如運(yùn)動(dòng)服飾面料的色牢度、健身器材的承重性能等，檢驗(yàn)不合格的，出具不合格報(bào)告并反饋采購部；（三）驗(yàn)收確認(rèn)：驗(yàn)收合格的，倉儲(chǔ)部、質(zhì)檢部簽字確認(rèn)，作為付款依據(jù)；驗(yàn)收不合格的，暫不確認(rèn)，待供應(yīng)商整改或退換貨后重新驗(yàn)收。第十三條付款及售后管控：（一）付款審核：財(cái)務(wù)部審核采購部提交的付款申請(qǐng)，需附驗(yàn)收合格證明、履約跟蹤記錄，資料不全的退回補(bǔ)充；（二）售后跟蹤：對(duì)有售后質(zhì)保期的物資（如生產(chǎn)設(shè)備），跟蹤專員在質(zhì)保期內(nèi)每季度核實(shí)使用狀態(tài)，督促供應(yīng)商按約定提供維保服務(wù)。第五章異常處置與追責(zé)第十四條履約異常處置要求：（一）延遲交貨：立即與供應(yīng)商溝通核實(shí)原因，要求提供新的交貨計(jì)劃；影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任，必要時(shí)啟動(dòng)備用供應(yīng)商采購；（二）數(shù)量短缺：要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊短缺數(shù)量，無法補(bǔ)齊的，按合同約定扣減貨款；（三）質(zhì)量不合格：輕微不合格的，要求供應(yīng)商限期整改；嚴(yán)重不合格的，通知供應(yīng)商退換貨，產(chǎn)生的運(yùn)輸、倉儲(chǔ)費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)；（四）爭議解決：與供應(yīng)商協(xié)商無法達(dá)成一致的，由法務(wù)部介入，按合同約定的爭議解決方式（協(xié)商、仲裁、訴訟）處理，確保公司損失最小化。第十五條供應(yīng)商追責(zé)要求：（一）首次違約：對(duì)首次出現(xiàn)履約違約的供應(yīng)商，發(fā)出書面整改通知，限期整改，整改期間暫停新增采購合同；（二）多次違約：連續(xù)2次或年度累計(jì)3次出現(xiàn)履約違約的供應(yīng)商，列入重點(diǎn)監(jiān)控名單，降低合作等級(jí)；（三）嚴(yán)重違約：因供應(yīng)商違約造成公司重大損失的，終止合作關(guān)系，列入供應(yīng)商黑名單，依法追究賠償責(zé)任。第六章監(jiān)督考核與附則第十六條監(jiān)督檢查要求：（一）采購部每月自查履約跟蹤臺(tái)賬，核查跟蹤記錄的完整性、異常處置的及時(shí)性；（二）管理層每季度抽查采購合同履約情況，重點(diǎn)核查異常合同的處置效果；（三）將采購合同履約率（完全履約合同數(shù)/總合同數(shù)）納入采購部月度考核，履約率低于90%的，扣減部門績效獎(jiǎng)金。第十七條內(nèi)部責(zé)任追究：（一）跟蹤專員未按要求跟蹤履約節(jié)點(diǎn)、未及時(shí)上報(bào)異常的，扣減績效獎(jiǎng)金200-500元；造成公司損失的，加重追責(zé)；（二）倉儲(chǔ)部、質(zhì)檢部未按時(shí)完成驗(yàn)收或隱瞞驗(yàn)收問題的，扣減相關(guān)責(zé)任人績效獎(jiǎng)金100-300元；（三）財(cái)務(wù)部未按履約進(jìn)度違規(guī)付款的，扣減相關(guān)責(zé)任人績效獎(jiǎng)金300-800元，情節(jié)嚴(yán)重的追究管理責(zé)任。第十八條