文檔歸檔與電子文件管理模板信息安全保障版一、適用環(huán)境與應用背景二、標準化操作流程（一）文件分類與密級定義文件分類：根據(jù)業(yè)務屬性將電子文件分為“行政管理類”（如制度、通知、會議紀要）、“業(yè)務運營類”（如合同、客戶資料、項目方案）、“財務審計類”（如報表、憑證、審計報告）、“技術研發(fā)類”（如專利、代碼、實驗數(shù)據(jù)）、“人力資源類”（如員工檔案、薪酬信息）等。密級劃分：按敏感程度定義四級密級：公開級：可對外公開，如企業(yè)宣傳資料、公開年報；內(nèi)部級：限組織內(nèi)部人員知悉，如內(nèi)部通知、普通工作計劃；秘密級：僅限相關部門及授權人員知悉，如未公開的商業(yè)合同、客戶隱私數(shù)據(jù)；機密級：核心敏感信息，僅限高層管理人員及特定授權人員知悉，如核心技術參數(shù)、戰(zhàn)略決策文件。標識規(guī)范：文件標題頁需標注密級（如“[秘密]”“[機密]”），電子文件名需包含密級標識（如“_內(nèi)部_20231025_項目方案.docx”）。（二）電子文件創(chuàng)建與命名規(guī)范創(chuàng)建要求：使用組織指定的辦公軟件（如正版Office、WPS）創(chuàng)建文件，禁用非授權工具；文件內(nèi)容需準確、完整，避免包含無關敏感信息（如個人證件號碼號、未脫敏的客戶聯(lián)系方式）。命名規(guī)則：統(tǒng)一采用“部門代碼_密級_日期_文件類型_版本號”格式，示例：“HR_內(nèi)部_20231025_員工檔案_v1.0.xlsx”；“RD_秘密_20231026_技術方案_v2.0.pdf”。版本管理：重要文件需保留修改記錄，每次更新后遞增版本號，避免覆蓋歷史版本。（三）電子文件存儲與加密存儲介質(zhì)：普通文件存儲于組織指定的內(nèi)部服務器或加密云盤（如符合等保要求的私有云）；秘密級及以上文件需存儲在專用加密存儲設備（如加密U盤、硬盤），并啟用硬件加密功能；禁止將敏感文件存儲在個人電腦、非授權移動設備或公共網(wǎng)盤。加密措施：傳輸過程中采用SSL/TLS加密；靜態(tài)存儲文件采用AES-256等強加密算法加密，密鑰由信息安全部門統(tǒng)一管理；存儲路徑需按“部門/密級/年份”分級建立，示例：“服務器根目錄/業(yè)務運營部/秘密/2023/”。（四）訪問權限控制角色定義：基于崗位需求設置角色（如部門負責人、文件管理員、普通員工、審計員），明確各角色的權限范圍（讀取、編輯、刪除、導出等）。權限申請與審批：員工需訪問超出自身權限的文件時，提交《訪問權限審批表》（見模板三），說明用途、訪問期限；審批流程：普通文件由部門負責人審批，秘密級及以上文件需經(jīng)信息安全部門負責人及分管領導審批。權限變更與回收：員工崗位變動或離職時，由管理員及時調(diào)整或注銷其訪問權限，保證“權限最小化”原則。（五）定期審計與備份審計機制：每月由信息安全部門對文件訪問日志、操作記錄（如、修改、刪除）進行審計，重點關注秘密級及以上文件；審計內(nèi)容包括：訪問人員身份、操作時間、文件完整性、權限合規(guī)性，形成《審計記錄表》（見模板三）。備份策略：全量備份：每周日對服務器所有文件進行完整備份；增量備份：每日對新增或修改文件進行備份；異地備份：備份數(shù)據(jù)需存儲在異地機房，防止本地災難導致數(shù)據(jù)丟失；備份驗證：每季度對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，保證備份有效性。（六）歸檔與銷毀管理歸檔條件：文件處理完畢且無頻繁調(diào)用需求（如項目結束后1年）；需長期保存的文件（如法規(guī)類、檔案類文件）轉入歸檔存儲。歸檔流程：文件管理員對擬歸檔文件進行密級復核、格式檢查（如PDF、PDF/A格式），確認無敏感信息殘留；歸檔文件存儲于專用歸檔服務器，標注“[已歸檔]”標識，禁止修改或刪除。銷毀管理：超過保存期限且無需歸檔的文件，由管理員提交《文件銷毀審批表》；審批通過后，采用物理銷毀（如粉碎硬盤）或邏輯銷毀（如多次覆寫數(shù)據(jù)）方式，保證數(shù)據(jù)無法恢復；銷毀過程需有2人以上監(jiān)銷，記錄銷毀時間、人員、文件清單，存檔備查。三、核心管理表格模板（一）文件密級劃分表密級名稱定義范圍處理要求標識符號公開級可對外公開，無敏感信息可自由傳遞，無需審批[公開]內(nèi)部級限組織內(nèi)部知悉，不涉及外部風險內(nèi)部流轉，禁止外傳[內(nèi)部]秘密級關鍵業(yè)務信息，泄露可能造成損失需加密存儲，權限管控，審批后傳遞[秘密]機密級核心敏感信息，泄露將嚴重損害組織利益專人負責，全程加密，高層審批[機密]（二）電子文件登記表文件編號文件名稱密級創(chuàng)建人創(chuàng)建日期存儲路徑訪問權限責任人版本號BG-2023-0012023年Q3銷售計劃內(nèi)部張三2023-10-25服務器/銷售部/內(nèi)部/2023/銷售部全員讀取李四v1.0BG-2023-002新產(chǎn)品技術專利方案秘密王五2023-10-26服務器/研發(fā)部/秘密/2023/研發(fā)部負責人+2名工程師趙六v2.1（三）訪問權限審批表申請人所屬部門文件編號/名稱申請權限（讀取/編輯/導出）訪問用途申請日期部門負責人審批信息安全部門審批分管領導審批生效日期失效日期周七市場部BG-2023-002讀取參與項目競標方案討論2023-10-27李四（同意）趙六（同意）孫八（同意）2023-10-282023-11-10（四）定期審計記錄表審計日期審計范圍發(fā)覺問題整改措施責任人整改期限驗證結果2023-10-30研發(fā)部秘密級文件員工“吳九”未審批導出技術方案暫停其訪問權限，重新審批趙六2023-11-02已整改2023-10-30財務部內(nèi)部級文件3份文件未標注密級標識補充標識，加強培訓鄭十2023-11-01已整改四、關鍵風險控制要點密級標識準確性：文件創(chuàng)建時必須明確密級，錯誤標識可能導致敏感信息泄露或過度保護，影響工作效率。加密與存儲合規(guī)性：禁止使用弱加密算法（如MD5、DES），秘密級及以上文件必須存儲在專用加密介質(zhì)，避免與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。權限最小化原則：嚴格按崗位需求分配權限，避免“一權多人”，離職人員權限需在24小時內(nèi)回收。備份與審計有效性：備份數(shù)據(jù)需定期驗證，保證可恢復；審計日志需保留至少6個月，異常訪問（如非工作時段高頻）需立即核查。銷毀徹底性：電子文件銷毀需使用專業(yè)工具（如DBAN）