合同管理標準化模板及審核工具指南一、適用范圍與業(yè)務場景本工具適用于企業(yè)內部各類合同的全生命周期管理，涵蓋采購合同、服務合同、銷售合同、租賃合同等常見類型，適用于法務部門、業(yè)務部門、財務部門等多角色協同場景。具體包括：新合同起草、跨部門審核流程、合同簽署歸檔、履行進度跟蹤及風險預警等環(huán)節(jié)，旨在通過標準化流程降低合規(guī)風險，提升合同管理效率。二、標準化操作流程（一）合同起草與需求提報需求發(fā)起：業(yè)務部門根據合作需求，填寫《合同需求提報表》（模板見第三部分），明確合作方基本信息、合同標的、金額、履行期限等核心要素，經部門負責人*某審批后提交至法務部門。模板選用：法務部門根據合同類型（如采購/服務），從《合同模板庫》中選取對應標準化模板，若模板庫無適用模板，由法務專員*某牽頭起草基礎框架。內容填充：業(yè)務部門配合法務部門完成合同具體條款（如權利義務、違約責任、爭議解決方式等）的填寫，保證內容與需求一致，避免模糊表述。（二）多部門協同審核初審（業(yè)務部門）：業(yè)務負責人*某審核合同條款與業(yè)務需求的匹配度，重點關注標的描述、交付標準、付款節(jié)點等業(yè)務條款，簽署審核意見并反饋至法務部門。復審（法務部門）：法務專員*某重點審核法律合規(guī)性，包括：主體資格審查（合作方營業(yè)執(zhí)照、授權文件等）；條款合法性（如“霸王條款”、無效免責條款等）；權利義務對等性、違約責任明確性；爭議解決方式（約定管轄法院/仲裁機構）是否明確。法務部門需在3個工作日內完成復審，出具《合同審核意見表》（模板見第三部分），對修改項標注“必須修改”“建議修改”等級別。會簽（財務/風控部門）：財務部門審核合同金額、付款方式、稅費承擔等財務條款，保證符合企業(yè)財務制度；風控部門評估合同履約風險（如對方信用狀況、履約能力等），必要時要求補充擔保措施。各部門會簽完成后，法務部門匯總意見，形成最終審核版本。（三）審批與簽署最終審批：根據合同金額及類型，由對應層級領導（如部門總監(jiān)某/總經理某）簽署審批意見，重大合同（如金額超100萬元）需提交至總經理辦公會審議。用印管理：審批通過后，由行政專員*某根據審批單申請合同用印，用印時需核對合同文本與審批件一致性，并在《合同用印登記表》中記錄用印日期、份數、保管人等信息。簽署交付：合同簽署完成后，由業(yè)務部門與合作方交換文本，雙方各執(zhí)正本1份，復印件抄送法務、財務部門歸檔。（四）履行與歸檔管理履行跟蹤：業(yè)務部門作為合同履行主體，需建立《合同履行跟蹤表》（模板見第三部分），定期記錄履行進度（如交付驗收、付款到賬等），發(fā)覺異常情況（如逾期違約）及時上報法務部門啟動風險應對。歸檔存儲：合同文本（含審批件、審核意見表等附件）由法務部門統一歸檔，按“合同類型-年份-編號”分類存放，電子版同步存儲至企業(yè)合同管理系統，保存期限不少于合同終止后5年。三、核心模板表格清單（一）合同需求提報表項目內容要求合同編號按年份+部門+序號規(guī)則編制（如2024-采-001）合作方名稱全稱與營業(yè)執(zhí)照一致合同類型□采購□服務□銷售□租賃□其他核心標的（如“軟件開發(fā)服務”“采購辦公設備”）合同金額大寫+小寫履行期限起止日期（如2024年1月1日至2024年12月31日）業(yè)務部門需求描述明確交付成果、驗收標準、付款節(jié)點等部門負責人審批簽名：____________日期：____________（二）合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見修改等級業(yè)務初審業(yè)務負責人*某（例：“標的描述需補充具體技術參數”）□必須修改□建議修改法務復審法務專員*某（例：“爭議解決方式需明確由甲方所在地法院管轄”）□必須修改□建議修改財務會簽財務經理*某（例：“付款方式調整為‘驗收合格后30日內支付’”）□必須修改□建議修改最終審批總經理*某（例：“同意簽署，按審核意見修改后用印”）/（三）合同履行跟蹤表合同編號履行階段計劃日期實際日期履行情況描述（如“已交付第一階段成果”）責任人異常記錄（如有）2024-服-005需求調研完成2024-02-152024-02-16已提交調研報告業(yè)務專員*某無2024-服-005系統開發(fā)中期驗收2024-05-302024-06-02驗收通過，待整改2項功能技術主管*某整改期限：2024-06-10四、關鍵管理要點提示主體資格審查：合作方為企業(yè)的，需核驗營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明；為自然人的，需核驗證件號碼件，避免與無資質主體簽約。條款表述規(guī)范：禁止使用“大概”“盡量”等模糊詞匯，金額、日期、數量等需明確數字，違約責任需量化（如“按逾期金額的0.05%/日支付違約金”）。審核時限管理：各部門需在收到審核文件后2個工作日內反饋意見，緊急合同可啟動“加急審核流程”，但需保證審核質量不受影響。風險動態(tài)預警：法務部門每季度對履行中合同進行風險評估，重點