程序控制文件目錄

GAP-11-01文件和資料控制程序

GAP-II-02記錄控制程序

GAP-II-03內(nèi)部審核/檢查控制程序

GAP-II-04抱怨處理控制程序

GAP-II-05人員培訓(xùn)手冊(cè)

GAP-II-06產(chǎn)品召回控制程序

GAP-II-07產(chǎn)品追溯性控制程序

GAP-II-08糾正預(yù)防措施控制程序

GAP-II-09罰則控制程序

GAP-II-1()認(rèn)證標(biāo)志使用控制程序

ABC公司文件編號(hào)：GAP-H-01

文件和資料控制程序生效日期：2018-3-1

1目的

為了保證本公司所有與GAP管理體系有關(guān)的文件和資料處于受控狀態(tài)，保記文件的

適用性與可操作性，特制定本程序。

2范圍

本程序適用于本公司GAP管理體系及相關(guān)的文件利資料。

3職責(zé)

3.1GAP小組負(fù)責(zé)GAP質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄的編制。

3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)GAP質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)實(shí)施，管理者代表負(fù)責(zé)程序性文件、作業(yè)指導(dǎo)書、

記錄的批準(zhǔn)實(shí)施。

3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、回收、銷毀。

4程序要求

4.1體系文件的分類

a）一級(jí)文件（I）:質(zhì)量手冊(cè)；

b）二級(jí)文件（II）：程序文件；

c）三級(jí)文件（III）：作業(yè)指導(dǎo)書；

d）四級(jí)文件（N）：記錄。

4.2文件編號(hào)

4.2.1質(zhì)量手冊(cè)：GAP-I-Ao

4.2.2程序文件：GAP-II-XXAo

4.2.3作業(yè)指導(dǎo)書：GAP-II-XXAo

4.2.4記錄：GAP-IV-XXAo

注：GAP代表ABC公司GAP管理體系；I、II、HI、N分別代表質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)

書、記錄；XX代表序號(hào)（如：01、02、03等）；A、B、C代表版本號(hào)。

4.3分發(fā)部門代號(hào)：

總經(jīng)理——01管理者代表——02辦公室——03基地科——（M

供應(yīng)科——05農(nóng)殘技術(shù)科——06農(nóng)資門市部——07

4.4體系文件審批

文件的擬定、審核、批準(zhǔn)及報(bào)表設(shè)計(jì)、審核見下表。

文件質(zhì)量手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書記錄

編制GAP小組GAP小組GAP小組GAP小組

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-01

文件和資料控制程序生效日期：2013-3-1

審核管理者代表辦公室主任辦公室主任辦公室主任

批準(zhǔn)總經(jīng)理管理者代表管理者代表各崗位領(lǐng)導(dǎo)

4.5文件的管理

GAP小組負(fù)責(zé)GAP管理體系文件的管理，GAP管理體系文件均為受控文件，受控文

件必須有受控編號(hào)，GAP小組按照4.2的編號(hào)方法對(duì)所有體系文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)

后的體系文件由辦公室進(jìn)行統(tǒng)一管理（如：發(fā)放、查閱、保存、修改、回收、銷毀等）。

4.5.1文件的發(fā)放和回收

4.5.1文件的發(fā)放：GAP質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書均為受控文件，由GAP小組

加蓋“受控”印標(biāo)記后，方可發(fā)放，發(fā)放時(shí)填寫《文件發(fā)放/回收記錄》，接收人在文件發(fā)

放回收登記表中簽字。

4.5.1.2文件的回收：GAP質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書的回收由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行，

回收時(shí)應(yīng)在《文件發(fā)放/回收記錄》填寫回收日期并由回收人員簽字。

4.5.2文件的查閱、更改和換版

4.5.2.1發(fā)放后的體系文件由各部門文件持有人負(fù)責(zé)管理。對(duì)于GAP質(zhì)量手冊(cè)、程序文

件和作業(yè)指導(dǎo)書在運(yùn)行過程中需進(jìn)行局部小范圍修改時(shí)，由各部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門領(lǐng)

導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)，由GAP小組進(jìn)行更改。辦公室負(fù)責(zé)將體系文件改動(dòng)的頁次及

簽名后的更改頁重新印刷，按原《文件發(fā)放/回收記錄》發(fā)放范圍將所有發(fā)放件進(jìn)行換頁。

當(dāng)體系文件局部修改超過12次或文字修改一次超過總頁數(shù)三分之一以上及由于《質(zhì)量手

冊(cè)》的修改影響程序性文件或部門發(fā)生重大組織機(jī)構(gòu)變更時(shí)，應(yīng)由GAP小組提出申請(qǐng)，

經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后進(jìn)行修訂換版。換版更改后經(jīng)原批準(zhǔn)人員批準(zhǔn)，按《受控文件發(fā)放

一覽表》原發(fā)放范圍收回原有1日版本，加“作廢”標(biāo)識(shí)，并將新版文件按《受控文件發(fā)

放一覽表》發(fā)放范圍發(fā)放給原文件持有部門。文件持有者在《文件發(fā)放/回收記錄》簽字。

4.5,5.2記錄是對(duì)生產(chǎn)過程的跟蹤記錄，辦公室負(fù)責(zé)記錄的借閱和保存，記錄的更改由

原記錄填寫人親自修改，并在修改處注明更改日期、簽名確認(rèn)，如果一份涂改超過3處

則該記錄作廢。

4.5.3文件的保存和銷毀

4.5.3.1對(duì)于GAP質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書由資料所屬部門負(fù)責(zé)保存，當(dāng)體系

文件進(jìn)行換版時(shí)，原休系文件由辦公空統(tǒng)一回收，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀，

并記錄于《文件銷毀記錄》，GAP小組將該體系文件的正版留檔保存2年，并加蓋“作廢”

標(biāo)識(shí)，2年后將該體系文件銷毀。

4.5,3.2記錄屬特殊文件，由辦公室統(tǒng)一保存，保存期限根據(jù)情況而定，詳見《記錄一

覽表》。保存期后由辦公室進(jìn)行銷毀，銷毀需經(jīng)管理者代表的批準(zhǔn)，并記錄于《文件銷毀

記錄》，對(duì)于特殊記錄需延期保存者，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后由辦公室進(jìn)行統(tǒng)一控制。

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-02

文件和資料控制程序生效日期:

4.5.4重要文件的管理

對(duì)于重要客戶來訪的重要訪談?dòng)涗?、公司質(zhì)量生產(chǎn)密切相關(guān)的會(huì)議記錄及外來文件等

重要資料需上報(bào)總經(jīng)理確認(rèn)，由總經(jīng)理簽字后入辦公室存檔管理

5相關(guān)文件

記錄控制程序

6相關(guān)記錄

現(xiàn)行有效版本文件清單

文件領(lǐng)用、回收登記表

外來文件清單

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-02

記錄控制程序生效日期：

1目的

為GAP管理體系在公司內(nèi)部有效運(yùn)行實(shí)施提供證據(jù)，為產(chǎn)品的追溯提供依據(jù)，特制

訂本程序。

2范圍

適用于本公司GAP管理體系所有記錄的控制。

3職責(zé)

辦公室負(fù)責(zé)記錄的發(fā)放、保存、管理和銷毀。

4程序

4.1程序流程圖見圖1。

圖1程序流程圖

4.2記錄格式的更改、新增與審批

記錄格式需要更改或需要新增記錄時(shí)，由該記錄的原設(shè)計(jì)部門設(shè)計(jì)，并填寫《文件/

記錄更改審批表》，部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)。

4.3記錄的發(fā)放和控制

辦公室根據(jù)需求印制發(fā)放記錄.并做好記錄c

4.4記錄的填寫和控制。

4.4.1記錄只能由文件規(guī)定的人員填寫，不能由他人代為填寫。

4.4.2記錄必須及時(shí)填寫，不可補(bǔ)記。

4.4.3記錄不得隨便更改，如需更改，填寫人必須在更改處簽字或蓋章，填寫更改日期。

4.4.4記錄要清晰、完整。

4.5記錄的保護(hù)

記錄使用人員應(yīng)對(duì)記錄進(jìn)行防護(hù)，不得損壞、丟失，保持記錄干凈整潔。

4.6記錄的裝訂、歸檔

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-02

記錄控制程序生效日期：

各部門記錄由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行歸檔管理，由檔案室根據(jù)需要分類、裝訂、整理，同

時(shí)辦理歸檔手續(xù)。

4.7記錄的檢索

4.7.1辦公室負(fù)責(zé)對(duì)歸檔記錄進(jìn)行標(biāo)識(shí)，定位放置，便于檢索。

4.7.2各使用部門及時(shí)整理各自的記錄，并標(biāo)識(shí)，定位放置，便于檢索。

4.8記錄的保存

記錄應(yīng)保存于干燥處，防潮、防霉、防蟲蛀、鼠害等，記錄的保存期詳見《記錄一覽

表》，一般不低于2年。

4.9歸檔后記錄的借閱按照《文件和資料控制程序》執(zhí)行。

4.10記錄的銷毀按《文件和資料控制程序》執(zhí)行。

4.11當(dāng)合同有要求時(shí)，在商定期內(nèi)，客戶及其代表可通過管理者代表審批后查閱相關(guān)記

錄。

5相關(guān)文件

文件和資料控制程序。

6相關(guān)記錄

記錄匯總表

記錄銷毀審批唯

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-03

內(nèi)部審核/檢查控制程序生效日期：

1目的

驗(yàn)證基地管理活動(dòng)是否符合GAP標(biāo)準(zhǔn)的要求，GAP管理體系是否得到正確的實(shí)施和

保持，并確定管理體系的符合性、有效性和適宜性。

2范圍

2.1本程序規(guī)定了內(nèi)部審核/檢查的職責(zé)、要求以及形成的文件和記錄。

2.2本程序適用于GAP管理體系內(nèi)部審核/檢查。

3職責(zé)

3.1管理者代表職責(zé)

a）協(xié)調(diào)解決內(nèi)部審核中的爭(zhēng)端；

b）對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行評(píng)審，并向執(zhí)行總裁報(bào)告。

3.2GAP辦公室職貢

負(fù)責(zé)GAP管理體系內(nèi)部審核工作的組織和實(shí)施，對(duì)不符合項(xiàng)的整改情況實(shí)施驗(yàn)證。

3.3內(nèi)部檢查員職責(zé)

內(nèi)部檢查的具體負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對(duì)組織GAP管理體系和注冊(cè)成員內(nèi)部檢查的具體實(shí)施

與管理，并組織對(duì)糾正措施進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。

3.4公司各個(gè)部門必須配合內(nèi)部檢查，并負(fù)責(zé)對(duì)不符合項(xiàng)采取糾正措施。

4程序

4.1編制年度內(nèi)部審核/檢查計(jì)劃

4.1.1GAP辦公室負(fù)責(zé)編制年度內(nèi)部審核計(jì)劃，要確保對(duì)GAP體系所涉及的各部門以及

注冊(cè)成員每年至少進(jìn)行一次內(nèi)部審核/檢查。

4.1.2年度內(nèi)部審核計(jì)劃由管理者代表批準(zhǔn)。

4.1.3組織/注冊(cè)成員的組織結(jié)構(gòu)、農(nóng)事活動(dòng)、顧客要求及法律法規(guī)發(fā)生重大變化等情況

下可追加內(nèi)部審核次數(shù)。

4.2檢查準(zhǔn)備

4.2.1組建審核組及其要求

a）由管理者代表任命具有內(nèi)部檢查員資格、業(yè)務(wù)熟練的人員擔(dān)任檢查人員，并指定市

核組長；

b）審核組成員必須與被檢查部門無直接責(zé)任。

4.2.2審核組長根據(jù)年度內(nèi)部審核/檢查計(jì)劃，編制內(nèi)部審核/檢查實(shí)施計(jì)劃，做好審核/

檢查前的所有準(zhǔn)備工作。

ABC公司_________________________文件編號(hào)：GAPJI-03

內(nèi)部審核/檢查控制程序生效日期：

4.2.2.1收集并審閱有關(guān)文件記錄

4.2.2.2編制內(nèi)部審核/檢查計(jì)劃的內(nèi)容為：目的、范圍、依據(jù)、時(shí)間、成員組成、計(jì)劃

安排。

4.2.2.3編制內(nèi)部審核工作表格

《GAP管理體系內(nèi)部檢查表》和《GAP技術(shù)規(guī)范內(nèi)部檢查表》由內(nèi)部檢查員編制，

審核組長批準(zhǔn)。

4.2.2.4召開審核組全體會(huì)議，會(huì)議內(nèi)容包括：

a）內(nèi)部審核/檢查前各項(xiàng)工作準(zhǔn)備情況；

b）實(shí)施內(nèi)部審核/檢查的具體程序、方法；

c）現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)部審核/檢查分工；

d）明確記錄要求，澄清必要事項(xiàng)。

4.2.2.5由內(nèi)部檢查員提前一周向被檢查部門下達(dá)內(nèi)部檢查實(shí)施計(jì)劃。

4.3檢查的實(shí)施

4.3.1現(xiàn)場(chǎng)審核/檢查

4.3.1.1檢查的具體項(xiàng)目按內(nèi)部檢查實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行。

4.3.1.2現(xiàn)場(chǎng)主要工作：

a）對(duì)GAP管理體系所涉及的各部門進(jìn)行檢查，內(nèi)部檢查員通過與受檢查方各級(jí)員工

的面談，了解GAP管理體系的貫徹情況；通過查閱程序文件、管理計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、

相關(guān)文件以及活動(dòng)記錄，判定其是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求；通過現(xiàn)場(chǎng)巡視，查看作業(yè)指導(dǎo)巾

的執(zhí)行情況，收集客觀證據(jù)，并準(zhǔn)確記錄，由受檢查方負(fù)責(zé)人在《GAP技術(shù)規(guī)范內(nèi)部檢

查表》上簽字確認(rèn)。

b）對(duì)全部注冊(cè)成員按《GAP技術(shù)規(guī)范內(nèi)部檢查表》實(shí)施全要素檢查，內(nèi)部檢查員通

過與注冊(cè)成員各級(jí)員工的面談，了解GAP技術(shù)操作規(guī)范的貫徹情況；通過查閱各種管理

計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、相關(guān)文件以及活動(dòng)記錄，判定其是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求；通過現(xiàn)場(chǎng)巡

視，查看作業(yè)指導(dǎo)書的執(zhí)行情況，收集客觀證據(jù)，并準(zhǔn)確記錄，由受檢杳方負(fù)責(zé)人在《GAP

技術(shù)規(guī)范內(nèi)部檢查表》上簽字確認(rèn)。

4.3.2編寫檢查報(bào)告

4.3.3填寫不合格報(bào)告單

確定不合格項(xiàng)后.由官核/檢查人員填寫《不合格項(xiàng)報(bào)告》.受檢查部門負(fù)責(zé)人或陪

同人員簽字確認(rèn)。

4.3.4宣布檢查結(jié)果

a）審核組組長宣布檢查結(jié)果及內(nèi)部審核總體評(píng)價(jià)，介紹檢查情況，并要求檢查方進(jìn)

行原因分析，提出糾正措施建議和完成期限；

b）審核組做好相應(yīng)記錄；

ABC公司_________________________文件編號(hào)：GAPJI-03

內(nèi)部審核/檢查控制程序生效日期：

c）宣布該次審核結(jié)束。

4.4檢查報(bào)告

4.4.1由審核組長或其他指定的檢查員編寫《GAP檢查報(bào)告》，審核組長檢查后，組織的

報(bào)告報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)出，注冊(cè)成員的報(bào)告報(bào)GAP辦公室批準(zhǔn)后發(fā)出。

4.4.2《GAP檢查報(bào)告》的發(fā)放范圍：管理者代表、GAP辦公室、受檢查部門。

4.4.3對(duì)注冊(cè)成員的檢杳報(bào)告和狀況進(jìn)行驗(yàn)證。

4.5糾正措施

4.5.1采取糾正措施

a）內(nèi)部檢查所發(fā)生的不合格項(xiàng)必須逐一采取糾正措施；

b）要求被檢查部門調(diào)查造成不合格的原因；

c）要由針對(duì)性地逐項(xiàng)提取糾正措施的建議與要求；

d）內(nèi)部檢查員可參與紅正措施的討論，但不能代替被檢查部門制定糾正措施。

e）被檢查部門制定的糾正措施，應(yīng)具有可操作性、易驗(yàn)證性，并經(jīng)檢查人員認(rèn)可。

4.5.2糾正措施一般實(shí)施期限為15天，特殊情況可以申請(qǐng)延期，需報(bào)管理者代表批準(zhǔn)。

4.5.3糾正措施的跟蹤和驗(yàn)證

4.5.3.1糾正措施的跟蹤、驗(yàn)證由內(nèi)部檢查員負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

4.53.2跟蹤驗(yàn)證的內(nèi)容

a）糾正措施是否按規(guī)定日期完成；

b）實(shí)施效果如何；

c）若需修改文件，是否己按有關(guān)程序規(guī)定對(duì)文件實(shí)施更改；

d）實(shí)施情況是否有記錄可查。

453.3只有上述內(nèi)容達(dá)到了規(guī)定要求，驗(yàn)證人員才可在《不符合項(xiàng)報(bào)告》的“驗(yàn)證”欄

中簽字。

4.6特殊情況下追加檢查

4.6.1除按年度內(nèi)部計(jì)劃進(jìn)行的理性檢查外，可以根據(jù)公司特殊需要追加檢查，追加檢查

由管理者代表批準(zhǔn)。

4.6.2特殊需要包括：

a）重大質(zhì)量事故或客戶嚴(yán)重投訴；

h）公司發(fā)生重大變化：

c）第二方或第三方檢查前；

d）體系質(zhì)量手冊(cè)換版，

4.7按本程序規(guī)定建立各項(xiàng)記錄、檔案，由內(nèi)部檢查員收集檔案室保管；各注冊(cè)成員內(nèi)部

檢查記錄放基地辦公室保管。

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-03

內(nèi)部審核/檢查控制程序生效日期：

5相關(guān)文件

糾正和預(yù)防措施控制程序

6相關(guān)記錄

GAP管理體系內(nèi)部檢查表

GAP技術(shù)規(guī)范內(nèi)部檢查表

不符合項(xiàng)報(bào)告

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-04

抱怨處理控制程序生效日期：

1目的

通過客戶提供的抱怨信息，能夠及時(shí)查找導(dǎo)致產(chǎn)品不合格的原因，及時(shí)采取糾正，同

時(shí)制定糾正措施和預(yù)防措旅；且能夠?qū)Υ嬖谥卮筚|(zhì)量隱患的產(chǎn)品在最短時(shí)間內(nèi)最大限度地

回收。

2范圍

答復(fù)客戶抱怨，為組織產(chǎn)品回收提供依據(jù)。

3職責(zé)

辦公室負(fù)責(zé)接收客戶抱怨信息，并通知相關(guān)責(zé)任部門查找原因及時(shí)整改。

4程序

4.1投訴信息傳遞程序

4.1.1辦公室通過客戶電話、郵件、傳真、信函等方式負(fù)責(zé)投訴的接收，并應(yīng)及時(shí)填寫《抱

怨處理表》。

4.1.2根據(jù)投訴內(nèi)容，辦公室及時(shí)將客戶投訴信息轉(zhuǎn)給相關(guān)的部門。由相關(guān)部門負(fù)責(zé)原因

調(diào)查，必要時(shí)到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查。

4.1.3相關(guān)部門將調(diào)查結(jié)果匯報(bào)給辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)對(duì)客戶進(jìn)行答復(fù)。

4.2投訴信息處理規(guī)定

4.2.1相關(guān)責(zé)任部門在接到客戶涂塑后，在辦公室規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，對(duì)客戶投訴的質(zhì)量問題

進(jìn)行原因調(diào)查、分析，并寫出調(diào)查、分析報(bào)告。如屬自身問題時(shí)，應(yīng)有整改措施報(bào)告書。

4.2.2對(duì)客戶投訴進(jìn)行調(diào)查時(shí)，必須堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，以務(wù)實(shí)的態(tài)度，認(rèn)真調(diào)查取證,

找出產(chǎn)生原因的真正原因，并針對(duì)其原因提出合理化的整改措施，以杜絕類似事故的再次

發(fā)生。

4.2.3答復(fù)給客戶的報(bào)告應(yīng)有供應(yīng)部部長簽字確認(rèn)，然后給予答復(fù)客戶，答復(fù)方式可通過

電話、傳真、郵件、信函等方式進(jìn)行。

4.2.4自客戶投訴之日的7d內(nèi)，務(wù)必將投訴信息處理完畢。

4.3客戶投訴記錄

由辦公室負(fù)責(zé)歸檔存留c

5相關(guān)記錄

抱怨處理表

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-05

人員培訓(xùn)控制程序生效日期：

1目的

為了提高農(nóng)產(chǎn)品從事人員的整體素質(zhì)和專業(yè)技能，從而更好地服務(wù)于生產(chǎn)，特制定

本程序。

2范圍

本程序用于GAP管理體系覆蓋的所有部門和人員。

3職責(zé)

Gap辦公室負(fù)責(zé)執(zhí)行本程序。

4程序

4.1培訓(xùn)訂劃

4.1.1每年年初辦公室根據(jù)各部門情況制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)日期、培訓(xùn)項(xiàng)目、培

訓(xùn)師、參加人員等，報(bào)供應(yīng)部部長審批。

4.1.2根據(jù)年度培訓(xùn)計(jì)劃，辦公室按時(shí)組織人員進(jìn)行培訓(xùn)。

4.2培訓(xùn)內(nèi)容

a）GAP（良好農(nóng)業(yè)規(guī)范）控制點(diǎn)及符合性規(guī)范；

b）衛(wèi)生教育（基地衛(wèi)生要求）；

c）生產(chǎn)安全和突發(fā)事故應(yīng)對(duì)措施；

d）合理施肥技術(shù)規(guī)程；

e）安全用藥技術(shù)規(guī)程；

f）農(nóng)事操作管理計(jì)劃。

4.3培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)情況抽樣或全部組織考試。

4.4農(nóng)藥、化肥使用人員須取得公司的資質(zhì)證明后方可從事相應(yīng)的崗位工作。

5相關(guān)記錄

人員簽到表

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-06

產(chǎn)品召回控制程序生效日期：

1目的

為保證產(chǎn)品質(zhì)量，適用時(shí)確保從市場(chǎng)貨經(jīng)銷商中把相關(guān)產(chǎn)品收回，特制訂本程序。

2范圍

本程序適用于所有某地農(nóng)作物的召回。

3職責(zé)

供應(yīng)科負(fù)責(zé)客戶反饋信息的接收，產(chǎn)品回收小組負(fù)責(zé)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行回收、處理并進(jìn)行調(diào)

查。

4程序

4.1產(chǎn)品的回收條件

a）產(chǎn)品安全衛(wèi)生嚴(yán)重影響消費(fèi)者健康或?qū)е氯藛T傷亡。

b）產(chǎn)品的不足有可能導(dǎo)致人體暫時(shí)的健康損害。

c）產(chǎn)品不會(huì)對(duì)健康造成損害，但存在品質(zhì)、感官、規(guī)格等方面的缺陷，不能滿足顧客

要求。

4.2控制

421供應(yīng)科從客戶或市場(chǎng)調(diào)查等渠道獲得產(chǎn)品存在質(zhì)量問題，則供應(yīng)科立即組織基地科、

農(nóng)殘技術(shù)科、農(nóng)資部門進(jìn)行原因調(diào)查，并最終確認(rèn)符合4.1中所列事項(xiàng)則由營業(yè)部組織對(duì)產(chǎn)

品進(jìn)行回收。

4.2.2產(chǎn)品發(fā)運(yùn)后，內(nèi)部發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量隱患，經(jīng)最終確認(rèn)符合4.1中所列事項(xiàng)則由營業(yè)

部組織對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行回收。

4.2.3產(chǎn)品采收過程中，植保員檢查發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在品質(zhì)、感官、規(guī)格等方面的質(zhì)量缺陷，則

植保員立即通知相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)現(xiàn)場(chǎng)正在采收的產(chǎn)品回收，并將存有質(zhì)量缺陷的產(chǎn)品進(jìn)行區(qū)

域性隔離。

4.3執(zhí)行程序

4.3.1供應(yīng)科獲得已發(fā)運(yùn)出基地或正在發(fā)運(yùn)途中的產(chǎn)品存有質(zhì)量問題的信息，立即報(bào)告供應(yīng)

科科長.同時(shí)將此信息電話或傳真通知給基地科.由基地科立即調(diào)查此批產(chǎn)品的具體生產(chǎn)

信息。

4.3.2基地科將該批產(chǎn)品的信息予以確定，并同時(shí)調(diào)查與該批產(chǎn)品有關(guān)的其他產(chǎn)品的信息，

將調(diào)查結(jié)果反饋回供應(yīng)科，供應(yīng)科負(fù)責(zé)人進(jìn)行判定，如達(dá)到產(chǎn)品回收的條件，報(bào)經(jīng)供應(yīng)科

科長審批后立即執(zhí)行回收程序，組成產(chǎn)品回收小組，回收行動(dòng)立即實(shí)行（要求回收行動(dòng)必

須在接到信息后的30min之內(nèi)開始，防止造成不必要的危害、損失）。

4.3.3同時(shí)供應(yīng)科負(fù)責(zé)調(diào)查客戶方該產(chǎn)品的數(shù)量，基地科將信息傳達(dá)給基地，調(diào)查是否留有

產(chǎn)品，凡是與該批質(zhì)量問題有關(guān)的產(chǎn)品（包括已出場(chǎng)與未出場(chǎng)的）均在調(diào)查范圍內(nèi)，如

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-06

產(chǎn)品召回控制程序~生效日期：

布?xì)埓娈a(chǎn)品，將產(chǎn)品單獨(dú)存放并標(biāo)識(shí)清楚。

4.3.4回收組長監(jiān)督產(chǎn)品的回收情況，并及時(shí)將信息反饋回公司，產(chǎn)品回收進(jìn)度要與客戶利

用電話或傳真協(xié)調(diào)進(jìn)行，確保產(chǎn)品平穩(wěn)回收。

4.3.5給客戶確認(rèn)信：供應(yīng)科制定統(tǒng)一信函模式，信的內(nèi)容包括客戶的姓名、地址、聯(lián)系方

法、產(chǎn)品數(shù)最、問題的描述、處理產(chǎn)品的具體說明及信譽(yù)的解釋：客戶與供應(yīng)科的聯(lián)系方

式，以告知客戶是否有這種產(chǎn)品。

4.3.6將回收產(chǎn)品信息的接收直至回收后產(chǎn)品的最終處理結(jié)果，填寫《產(chǎn)品回收記錄》，并

由回收組長審核。

4.3.7供應(yīng)科將該次所存在的問題給客戶予以答復(fù)，杜絕類似問題的再次發(fā)生。

4.3.8基地內(nèi)部通知和說明：回收政策必須為基地員工詳細(xì)說明并予以遵循。

4.4模擬回收演練

供應(yīng)科每年組織兩次模擬回收演練，以演練、評(píng)估和驗(yàn)證制定的回收程序的有效性，

具體的模擬回收演練程序按4.3要求的程序進(jìn)行。

5相關(guān)記錄

產(chǎn)品回收記錄

ABC公司__________________________文件編號(hào)：GAPJI-07

產(chǎn)品追溯性控制程序生效日期：一

1目的

通過對(duì)產(chǎn)品適當(dāng)標(biāo)識(shí)，確保識(shí)別產(chǎn)品批次及其相關(guān)原料和加工記錄，以實(shí)施包括滿足產(chǎn)

品召回在內(nèi)的不合格處置措施，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的可追溯性。

2范圍

適用于煙葉原料的采摘、驗(yàn)收、加工過程、儲(chǔ)存、運(yùn)輸和銷售過程中對(duì)產(chǎn)品的標(biāo)識(shí)。

3職責(zé)

3.1各基地負(fù)責(zé)采摘過程中的標(biāo)識(shí)。

3.2供應(yīng)科負(fù)責(zé)原料驗(yàn)收時(shí)的標(biāo)識(shí)。

3.3生產(chǎn)科負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程中的標(biāo)識(shí)。

3.4發(fā)貨員負(fù)責(zé)成品出廠時(shí)標(biāo)識(shí)的監(jiān)督、檢查及記錄。

3.5基地GAP辦公室負(fù)責(zé)基地、小組地塊標(biāo)識(shí)。

4程序

4.1各注冊(cè)成員組長負(fù)責(zé)監(jiān)督對(duì)采摘過程中的原料果的標(biāo)識(shí)，作好《收獲記錄》。

4.2由公司統(tǒng)一制定原料卡標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)卡內(nèi)容包括產(chǎn)品名稱、品種、地塊編號(hào)等信息，采收

后由驗(yàn)收人員放入其原料果包裝內(nèi)。

4.3供應(yīng)科驗(yàn)收時(shí)填寫《原料果驗(yàn)收記錄》，記錄包括：驗(yàn)收日期、基地名稱、地塊號(hào)、數(shù)

量等信息。原料需入庫儲(chǔ)存時(shí)倉庫保管員須作好原料出入庫登記，記錄入、出庫的日期和

原料批次號(hào)。

4.4生產(chǎn)科根據(jù)原料信息安排生產(chǎn)，在破碎記錄中記錄所用原料的料池號(hào)，加工過程中嚴(yán)格

區(qū)分GAP產(chǎn)品和非GAP產(chǎn)品。

4.5半成品、成品包裝上注明名稱、數(shù)量、生產(chǎn)日期、原料批次號(hào)等。

4.6成品庫管理員按時(shí)填寫《產(chǎn)品出入庫記錄》和《交付記錄》，注明名稱、規(guī)格、數(shù)量、

原料批次號(hào)、出入庫日期等；產(chǎn)品發(fā)貨記錄應(yīng)注明客戶名稱。

4.7發(fā)貨人員對(duì)產(chǎn)品標(biāo)識(shí)進(jìn)行監(jiān)督、檢杳，標(biāo)識(shí)要準(zhǔn)確、清晰。

4.8各基地負(fù)責(zé)在基地設(shè)置標(biāo)識(shí)牌，區(qū)分公司GAP基地和地塊。

4.9各種農(nóng)事操作記錄使用基地小組編號(hào)，實(shí)現(xiàn)農(nóng)事操作活動(dòng)的追溯。

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-07

產(chǎn)品追溯性控制程序生效日期：

5可追溯性編號(hào)規(guī)定

5.1基地編號(hào)：XXX-XX-2ZZ

1

與地名稱簡(jiǎn)寫

___________________主t上山在旦（mcc\

5.2小組編號(hào)：基地編號(hào)士:X

1字號(hào)

6產(chǎn)品追溯流程圖

6.1基地到客戶

基地編號(hào)原料標(biāo)識(shí)卡J京料批號(hào)所用原料1信息批次號(hào)批次號(hào)

基地一》基地收獲一原料驗(yàn)收一?加工1，己錄一?成品―產(chǎn)品發(fā)貨一?客戶

6.2客戶到基地

交付記錄、批次號(hào)所用原料信息原料批一號(hào)

客戶一產(chǎn)品加工記錄一?原料驗(yàn)收記錄:一A基地、小組一?相關(guān)農(nóng)事記錄

7相關(guān)記錄

收貨記錄

原料標(biāo)識(shí)卡

ABC公司___________________________文件編號(hào)：GAP-II-08

文件和資料控制程序生效日期：一

1目的

為消除GAP管理體系運(yùn)行和產(chǎn)品生產(chǎn)全過程中已發(fā)現(xiàn)或潛在不合格的原因，防止類似

問題的再發(fā)生，確保GAP管理體系有效運(yùn)行，特制訂并執(zhí)行本程序。

2范圍

本程序適用于糾正預(yù)防措施的制定和實(shí)施。

3職責(zé)

3.1基地科負(fù)責(zé)制定實(shí)施糾正預(yù)防措施。

3.2管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)糾正預(yù)防措施計(jì)劃。

4程序

4.1當(dāng)遇到下述情況之一時(shí)，即要求采取糾正預(yù)防措施：

a）當(dāng)公司、農(nóng)場(chǎng)內(nèi)部、顧客或第三方管理體系審核中發(fā)現(xiàn)不合格時(shí)；

b）顧客投訴時(shí)；

c）出現(xiàn)嚴(yán)重不合格品時(shí)，

4.2不合格原因的調(diào)查與分析

4.2.1可以從下列資料中分析不合格原因：

a）監(jiān)視和測(cè)量記錄；

b）質(zhì)量分析會(huì)記錄；

c）不合格報(bào)告；

d）工作人員的意見和報(bào)告；

e）顧客信息反饋。

4.2.2不合格的原因可能包括以下幾個(gè)方面：

a）用于產(chǎn)品生產(chǎn)、貯存或運(yùn)輸?shù)牟牧?、過程、工具、設(shè)備或設(shè)施存在的故障、誤操作

或不合格；

b）文件不當(dāng)或缺少：

c）出現(xiàn)嚴(yán)重不合格品時(shí)；

d）過程控制不當(dāng)；

e）計(jì)劃安排不當(dāng)；

f）缺乏培訓(xùn)；

g）工作環(huán)境不適宜；

h）資源不足等。

ABC公司文件編號(hào)：GAP-11-08

文件和資料控制程序生效日期：

4.2.3在分析不合格原因時(shí)，選用適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)計(jì)技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。

4.3糾正預(yù)防措施確定及實(shí)施

4.3.1凡出現(xiàn)嚴(yán)重不合格品時(shí)，責(zé)任部門負(fù)責(zé)人向管理者代表報(bào)告，由管理者代表組織有

關(guān)部門和人員，對(duì)不合格產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析，提出糾正預(yù)防措施，明確責(zé)任部門，由

責(zé)任部門填寫《糾正或預(yù)防措施實(shí)施報(bào)告》，經(jīng)管理者代表審批后，由責(zé)任部門負(fù)責(zé)組織

實(shí)施，責(zé)任部門要對(duì)實(shí)施情況負(fù)責(zé)，由辦公室跟蹤和驗(yàn)證。

4.3.2顧客申訴經(jīng)過處理顧客仍不滿意時(shí)，由責(zé)任部門組織相關(guān)部門，調(diào)查分析原因，并

組織制定糾正預(yù)防措施，明確具體的責(zé)任部門，由責(zé)任部門填寫《糾正或預(yù)防措施實(shí)施

報(bào)告》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后實(shí)施，由辦公室跟蹤和驗(yàn)證。

4.3.3《糾正或預(yù)防措施實(shí)施報(bào)告》中應(yīng)明確：誰來糾正，糾正什么，何時(shí)糾正。在糾正

預(yù)防措施實(shí)施過程中，責(zé)任部門由分管副經(jīng)理進(jìn)行檢查，確保按計(jì)劃完成。辦公室對(duì)糾

正預(yù)防措施實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤。當(dāng)事實(shí)表明不能按計(jì)劃如期完成時(shí)，可向辦公室提出書

面中請(qǐng)，經(jīng)管理者代表審批后制定新的實(shí)施“戈人

4.4糾正預(yù)防措施實(shí)施效果的評(píng)價(jià)和驗(yàn)證

4.4.1糾正預(yù)防措施完成后，由實(shí)施人向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，辦公室進(jìn)行檢查，在《糾正

或預(yù)防措施實(shí)施報(bào)告》上簽署意見，對(duì)糾正預(yù)防措施執(zhí)行情況及其有效性作出評(píng)價(jià)?！都m

正或預(yù)防措施實(shí)施報(bào)告》交辦公室后，由辦公室組織有關(guān)部門和人員進(jìn)行驗(yàn)證，給出驗(yàn)

證結(jié)論。

4.4.2當(dāng)糾正預(yù)防措施確認(rèn)無效時(shí)，由責(zé)任部門繼續(xù)查找原因，重新進(jìn)行審批后實(shí)施，

實(shí)施完成后再驗(yàn)證，直至確認(rèn)有效。

4.5糾正預(yù)防措施實(shí)施完成，并經(jīng)確認(rèn)其效果有效后，由體系辦組織有關(guān)部門和人員，

研究提出GAP管理體系文件是否進(jìn)行補(bǔ)充或修訂的意見，具體按《文件和資料控制程序》

的規(guī)定實(shí)施。

4.6糾正預(yù)防措施的記錄由辦公室負(fù)責(zé)歸檔、保存

5相關(guān)文件

內(nèi)部審核控制程序

文件和資料控制程序

6相關(guān)記錄

不符合項(xiàng)報(bào)告

ABC公司文件編號(hào)：GAP-II-09

文件和資料控制程序~生效日期：

1目的

為確?；貒?yán)格按照GAP管理體系運(yùn)行，確?；胤墓竟芾硪?，特制定本程

序。

2范圍

本程序適用于供應(yīng)部對(duì)下屬基地的處罰管理。

3職責(zé)

基地科負(fù)責(zé)對(duì)基地進(jìn)行檢查，并對(duì)違反GAP要求的基地做出通報(bào)，報(bào)管理者代表批

準(zhǔn)。

4程序

4.1罰則

4.1.1告誡：當(dāng)基地GAP運(yùn)行過程中，基地不能完全按照GAP管理體系要求運(yùn)行，但對(duì)

GAP管理體系及其產(chǎn)品部存在危害時(shí)，由公司基地科對(duì)其實(shí)施告誡處罰。

4.1.2暫停：當(dāng)基地GAP運(yùn)行過程中，基地不能完全按照GAP甘栗體系要求運(yùn)行，造成

產(chǎn)品出現(xiàn)輕微程度危害時(shí)，由公司基地科對(duì)其實(shí)施暫停處罰。

4.1.3撤銷：當(dāng)基地GAP運(yùn)行過程中，基地不能按照GAP管理體系要求運(yùn)行，造成運(yùn)行

混亂，并對(duì)產(chǎn)品造成重大危害，不可使用時(shí)，應(yīng)公司基地科對(duì)其實(shí)施撤銷處罰。

4.2罰則的處理

4.2.1對(duì)基地的任何處罰均應(yīng)通過通報(bào)形式報(bào)供應(yīng)部部長批準(zhǔn)。

4.2.2通報(bào)由辦公室下發(fā)至各相關(guān)部門。

4.2.3相關(guān)責(zé)任基地在接到通報(bào)后應(yīng)及時(shí)負(fù)責(zé)采取糾正措施。

4.2.4基地科負(fù)責(zé)對(duì)基地所采取的糾正措施的有效性進(jìn)行追蹤驗(yàn)證。

4.