企業(yè)行政文檔管理規(guī)范手冊(cè)前言為規(guī)范企業(yè)行政文檔的、流轉(zhuǎn)、歸檔及使用流程，保障文檔信息的完整性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門(mén)及全體員工，旨在統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)提供文檔支撐。一、適用范圍與場(chǎng)景本手冊(cè)涵蓋企業(yè)行政管理全流程中的各類(lèi)文檔，包括但不限于：制度類(lèi)文檔：如《辦公行為規(guī)范》《會(huì)議管理制度》等；事務(wù)類(lèi)文檔：如通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、函件等；會(huì)議類(lèi)文檔：如會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要、決議事項(xiàng)跟蹤表等；合同協(xié)議類(lèi)：如辦公場(chǎng)地租賃、服務(wù)采購(gòu)等行政相關(guān)合同；檔案類(lèi)文檔：如人事檔案、資質(zhì)文件、歷史文件等。適用場(chǎng)景包括：日常行政事務(wù)處理、跨部門(mén)協(xié)作、重要決策記錄、審計(jì)檢查、歷史資料查閱等。二、文檔全流程操作規(guī)范（一）文檔創(chuàng)建與審批需求發(fā)起各部門(mén)根據(jù)工作需要發(fā)起文檔創(chuàng)建需求，明確文檔目的、適用范圍及核心內(nèi)容，填寫(xiě)《文檔創(chuàng)建申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件1）。示例：行政部因優(yōu)化辦公環(huán)境，需制定《辦公區(qū)域管理規(guī)定》，由行政主管*發(fā)起申請(qǐng)。文檔起草起草人需根據(jù)需求內(nèi)容，按照企業(yè)統(tǒng)一的文檔格式（見(jiàn)附件2）撰寫(xiě)文檔，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語(yǔ)言規(guī)范。關(guān)鍵要素：標(biāo)題需明確（如“公司2024年春節(jié)放假通知”），需包含目的、適用對(duì)象、具體事項(xiàng)、執(zhí)行要求、生效日期等。部門(mén)審核起草完成后，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人*進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容的合規(guī)性、部門(mén)職責(zé)匹配度及可行性。審核通過(guò)后，在《文檔審批單》（見(jiàn)附件3）中簽字確認(rèn)；不通過(guò)則退回起草人修改，并注明修改意見(jiàn)?？绮块T(mén)會(huì)簽（如需）涉及多部門(mén)職責(zé)的文檔（如《差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)管理辦法》），需由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人*會(huì)簽，保證內(nèi)容無(wú)沖突、職責(zé)清晰。領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)文檔重要性確定審批層級(jí)：一般事務(wù)類(lèi)文檔（如部門(mén)通知）：由部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批；重要制度類(lèi)文檔（如《信息安全管理制度》）：由分管副總*審批；重大決策類(lèi)文檔（如公司年度行政工作計(jì)劃）：由總經(jīng)理*審批。審批通過(guò)后，文檔正式生效；審批不通過(guò)，退回發(fā)起部門(mén)重新梳理。發(fā)布與存檔生效文檔由行政部統(tǒng)一編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：部門(mén)代碼-文檔類(lèi)型代碼-年份-流水號(hào)，如“XZ-ZD-2024-001”），通過(guò)企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)或書(shū)面形式發(fā)布。發(fā)布后3個(gè)工作日內(nèi)，電子版至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版交檔案室歸檔。（二）文檔歸檔與存儲(chǔ)歸檔范圍已生效的正式文檔、審批過(guò)程中的關(guān)鍵版本（如會(huì)簽稿、終審稿）、具有保存價(jià)值的會(huì)議紀(jì)要、合同原件等。歸檔時(shí)間日常事務(wù)類(lèi)文檔：每月最后一個(gè)工作日匯總歸檔；項(xiàng)目類(lèi)文檔：項(xiàng)目結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；年度類(lèi)文檔：次年第一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。歸檔要求電子文檔：命名格式為“編號(hào)-文檔名稱(chēng)-版本號(hào)-日期”（如“XZ-ZD-2024-001-辦公區(qū)域管理規(guī)定-V1.0-20240301”），存儲(chǔ)于指定服務(wù)器文件夾，按部門(mén)分類(lèi)管理；紙質(zhì)文檔：使用統(tǒng)一檔案盒，標(biāo)注“編號(hào)-文檔名稱(chēng)-年份-密級(jí)”，盒內(nèi)附《文檔歸檔清單》（見(jiàn)附件4），按時(shí)間順序排列。存儲(chǔ)安全電子文檔：定期備份（每周一次增量備份，每月一次全量備份），設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅相關(guān)人員可查看/編輯）；紙質(zhì)文檔：存放于防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案柜，涉密文檔單獨(dú)存放并加鎖。（三）文檔借閱與使用借閱申請(qǐng)員工因工作需要借閱文檔，需填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件5），說(shuō)明借閱目的、文檔名稱(chēng)、借閱期限（一般不超過(guò)7個(gè)工作日）。審批與登記一般文檔：由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；涉密文檔（如未公開(kāi)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃）需由分管副總審批。審批通過(guò)后，檔案管理員*核對(duì)信息，在《文檔借閱登記表》（見(jiàn)附件6）中記錄借閱人、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。使用規(guī)范借閱人僅可在指定區(qū)域查閱文檔，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換頁(yè)面；嚴(yán)禁擅自復(fù)制、拍照、外傳涉密文檔，確需復(fù)制的，須文檔所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人*書(shū)面批準(zhǔn)。歸還與核銷(xiāo)借閱到期后，借閱人需在2個(gè)工作日內(nèi)歸還文檔，檔案管理員*檢查文檔完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在《文檔借閱登記表》中標(biāo)記“已歸還”；如需續(xù)借，需在到期前1天重新提交申請(qǐng)，續(xù)借期限不超過(guò)3個(gè)工作日。（四）文檔更新與銷(xiāo)毀更新觸發(fā)條件國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化；企業(yè)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程調(diào)整；實(shí)施過(guò)程中發(fā)覺(jué)文檔存在重大缺陷或可優(yōu)化內(nèi)容。更新流程由文檔所屬部門(mén)發(fā)起更新申請(qǐng)，參照“文檔創(chuàng)建與審批”流程執(zhí)行，更新后重新編號(hào)發(fā)布，并注明“更新日期及版本號(hào)”；原文檔自動(dòng)作廢，由行政部在文檔管理系統(tǒng)中標(biāo)記“已廢止”，紙質(zhì)版加蓋“作廢”章后單獨(dú)存放。銷(xiāo)毀管理銷(xiāo)毀范圍：已超過(guò)保存期限且無(wú)留存價(jià)值的文檔（如過(guò)期通知、臨時(shí)性會(huì)議紀(jì)要）；銷(xiāo)毀流程：部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，附《文檔銷(xiāo)毀清單》（見(jiàn)附件7），注明文檔名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因；行政部會(huì)同檔案管理員、監(jiān)察專(zhuān)員共同審核，確認(rèn)無(wú)留存價(jià)值；由檔案管理員*負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，電子文檔徹底刪除，紙質(zhì)文檔采用粉碎或焚燒方式；銷(xiāo)毀后，三方在《文檔銷(xiāo)毀記錄表》（見(jiàn)附件8）中簽字確認(rèn)，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、方式、監(jiān)銷(xiāo)人等信息。三、常用示例附件1：文檔創(chuàng)建申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期文檔名稱(chēng)文檔類(lèi)型（□制度□事務(wù)□會(huì)議□其他）創(chuàng)建目的主要內(nèi)容概述涉及部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：附件2：文檔格式規(guī)范二號(hào)黑體，居中；一級(jí)三號(hào)黑體，左對(duì)齊；二級(jí)小三號(hào)楷體GB2312，左對(duì)齊；小三號(hào)宋體，行距1.5倍，首行縮進(jìn)2字符；頁(yè)碼：頁(yè)腳居中，格式為“第X頁(yè)共Y頁(yè)”；頁(yè)邊距：上2.5cm，下2.5cm，左3cm，右2cm。附件3：文檔審批單文檔編號(hào)文檔名稱(chēng)起草部門(mén)起草人部門(mén)審核意見(jiàn)簽字：日期：跨部門(mén)會(huì)簽意見(jiàn)（如有，請(qǐng)各部門(mén)簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)簽字：日期：總經(jīng)理審批意見(jiàn)簽字：日期：附件4：文檔歸檔清單歸檔日期歸檔部門(mén)序號(hào)文檔編號(hào)文檔名稱(chēng)版本號(hào)12附件5：文檔借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門(mén)文檔編號(hào)文檔名稱(chēng)借閱目的借閱期限自年月日至年月日部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：檔案管理員意見(jiàn)簽字：日期：附件6：文檔借閱登記表借閱日期文檔編號(hào)文檔名稱(chēng)借閱人借閱部門(mén)預(yù)計(jì)歸還實(shí)際歸還經(jīng)手人備注附件7：文檔銷(xiāo)毀清單申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期序號(hào)文檔編號(hào)文檔名稱(chēng)數(shù)量12審核意見(jiàn)行政部：簽字：日期：檔案室：簽字：日期：監(jiān)察部：簽字：日期：附件8：文檔銷(xiāo)毀記錄表銷(xiāo)毀日期銷(xiāo)毀地點(diǎn)文檔名稱(chēng)銷(xiāo)毀方式（□粉碎□焚燒□其他）監(jiān)銷(xiāo)人經(jīng)手人銷(xiāo)毀詳情：監(jiān)銷(xiāo)人簽字：經(jīng)手人簽字：見(jiàn)證人簽字：日期：日期：日期：四、管理與使用關(guān)鍵提示責(zé)任明確：各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)文檔管理第一責(zé)任人，保證文檔內(nèi)容真實(shí)、流程合規(guī)；檔案管理員負(fù)責(zé)文檔的日常維護(hù)、安全保管及借閱服務(wù)。保密要求：涉密文檔的、流轉(zhuǎn)、歸檔、借閱需嚴(yán)格遵守企業(yè)保密制度，嚴(yán)禁通過(guò)非加密渠道傳輸（如個(gè)人公共郵箱）。時(shí)效管理：重要文檔（如制度類(lèi)）需每?jī)赡阹eview一次，過(guò)期未更新的文檔由行政部提醒發(fā)起更新流程。違規(guī)處理：對(duì)擅自復(fù)制、外傳、銷(xiāo)毀重要文檔，或因管理不當(dāng)導(dǎo)致文檔丟失、泄露的，將按企業(yè)《獎(jiǎng)懲管理制度》追究相關(guān)人員責(zé)任