通用企業(yè)行政管理流程模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景二、核心管理模塊標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)議管理全流程規(guī)范會(huì)議發(fā)起與審批申請(qǐng)人填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間（精確至小時(shí)）、地點(diǎn)（會(huì)議室名稱/線上）、參會(huì)人員（部門/職務(wù)）、議程（含各環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)）、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）及預(yù)算（如需餐飲或物料）。提交至部門負(fù)責(zé)人審批（部門級(jí)會(huì)議）或行政部+總經(jīng)理審批（公司級(jí)/跨部門會(huì)議），緊急會(huì)議（需2小時(shí)內(nèi)召開）可先口頭溝通，事后4小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填申請(qǐng)表。會(huì)議準(zhǔn)備與確認(rèn)行政部根據(jù)審批結(jié)果，提前1個(gè)工作日協(xié)調(diào)會(huì)議室（優(yōu)先使用部門會(huì)議室，沖突時(shí)按“先審批后申請(qǐng)”原則調(diào)配），調(diào)試設(shè)備并測(cè)試線上會(huì)議軟件穩(wěn)定性。若需餐飲，按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如人均50元/工作日，80元/周末）預(yù)訂，標(biāo)注“無(wú)糖/素食”等特殊需求；需印制材料時(shí)，提前2個(gè)工作日提交至行政部，明確份數(shù)、裝訂方式。會(huì)議召開與紀(jì)律參會(huì)人員提前10分鐘到場(chǎng)，簽到后按指定就座；主持人開場(chǎng)明確會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)限，嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)（超時(shí)5分鐘提醒，超時(shí)10分鐘終止該環(huán)節(jié)）。禁止使用手機(jī)與工作無(wú)關(guān)內(nèi)容，重要會(huì)議需開啟錄音（提前告知參會(huì)人），行政部安排專人記錄會(huì)議要點(diǎn)（含爭(zhēng)議點(diǎn)、決議、待辦事項(xiàng)）。會(huì)議紀(jì)要與分發(fā)會(huì)后24小時(shí)內(nèi)，由指定人員整理《會(huì)議紀(jì)要》，內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息、各議題討論摘要、決議事項(xiàng)（明確“做什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”）、待辦清單（含責(zé)任部門/人、截止日期）。紀(jì)要經(jīng)主持人審核無(wú)誤后，通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、釘釘）分發(fā)至所有參會(huì)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，抄送行政部存檔。會(huì)議材料歸檔會(huì)議申請(qǐng)表、紀(jì)要、簽到表、錄音/錄像（重要會(huì)議）等材料，由行政部整理歸檔，保存期限不少于3年（涉密會(huì)議按保密規(guī)定單獨(dú)保存）。（二）辦公用品精細(xì)化管理流程需求申請(qǐng)與審批月度初，各部門填寫《辦公用品月度需求表》，注明物品名稱、規(guī)格（如A4紙80g）、數(shù)量、預(yù)估使用量（按季度需求申報(bào)）、用途（部門共用/個(gè)人領(lǐng)用）。部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部，行政部匯總庫(kù)存后按“先庫(kù)存后采購(gòu)”原則調(diào)整需求，超預(yù)算（單次超500元）需報(bào)總經(jīng)理審批。采購(gòu)與入庫(kù)行政部根據(jù)審批后的需求表，選擇合格供應(yīng)商（至少比價(jià)2家，保證質(zhì)量與價(jià)格合理），簽訂采購(gòu)合同（含交貨期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）。物品送達(dá)后，行政部與采購(gòu)員共同驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，填寫《辦公用品入庫(kù)單》（入庫(kù)時(shí)間、物品名稱、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收人），錄入庫(kù)存臺(tái)賬（更新“入庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存余額”）。領(lǐng)用與登記員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用人、部門、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期、用途；部門共用物品（如打印機(jī)墨盒）需由部門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用，個(gè)人物品（如筆、筆記本）限領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)（每月每人限2支筆、1本筆記本）。行政部核對(duì)領(lǐng)用數(shù)量與庫(kù)存，臺(tái)賬更新“領(lǐng)用數(shù)量、庫(kù)存余額”，杜絕超量領(lǐng)用。盤點(diǎn)與核銷每月最后一個(gè)工作日，行政部組織盤點(diǎn)庫(kù)存，填寫《辦公用品月度盤點(diǎn)表》（賬面數(shù)量、實(shí)盤數(shù)量、差異原因），差異率超過(guò)5%時(shí)需分析原因（如損耗、漏登記）并整改。對(duì)于損壞、過(guò)期物品，填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批后核銷，臺(tái)賬同步更新“報(bào)廢數(shù)量”。（三）固定資產(chǎn)全生命周期管理流程采購(gòu)申請(qǐng)與審批部門因工作需要新增固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具），填寫《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算（含采購(gòu)、運(yùn)輸、安裝費(fèi)）、使用人、用途，提交至部門負(fù)責(zé)人→行政部→總經(jīng)理審批（單次超1萬(wàn)元需總經(jīng)理辦公會(huì)審議）。驗(yàn)收與登記物品送達(dá)后，行政部與使用部門共同驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、功能（如電腦需測(cè)試功能），填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》（驗(yàn)收時(shí)間、物品信息、驗(yàn)收人、使用人），粘貼“固定資產(chǎn)標(biāo)簽”（含編號(hào)、名稱、購(gòu)置日期、使用部門）。行政部錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（編號(hào)、名稱、規(guī)格、購(gòu)置日期、原值、使用部門、使用人、存放地點(diǎn)、維保記錄、報(bào)廢日期），保證“賬、物、卡”一致。維護(hù)與保養(yǎng)行政部建立《固定資產(chǎn)維保記錄》，按設(shè)備類型制定維保周期（如電腦每季度清灰1次，空調(diào)每年制冷前檢修1次），提前3天通知使用部門配合，維保后記錄“維保日期、內(nèi)容、結(jié)果、維保方”。使用人發(fā)覺(jué)設(shè)備故障時(shí)，立即停止使用并報(bào)行政部，行政部在24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)（小故障自行修復(fù)，大故障聯(lián)系供應(yīng)商維修，維修期間填寫《固定資產(chǎn)維修記錄》）。調(diào)撥與報(bào)廢固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥時(shí)，填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)表》（原使用部門、新使用部門、物品信息、調(diào)撥原因），經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部更新臺(tái)賬（使用部門、存放地點(diǎn)）。達(dá)到使用年限（如電腦5年、辦公家具8年）或無(wú)法修復(fù)時(shí)，填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，附鑒定意見(jiàn)（行政部+技術(shù)部），經(jīng)總經(jīng)理審批后處置（殘值收入交財(cái)務(wù)部），臺(tái)賬同步更新“報(bào)廢日期、處置方式”。（四）印章使用規(guī)范管理流程用印申請(qǐng)與審批申請(qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印單位/部門、用印事由（如合同、函件、證明）、文件名稱、份數(shù)、用印日期、申請(qǐng)人及聯(lián)系方式，附需蓋章文件電子版（內(nèi)容需完整、清晰）。審批權(quán)限：部門印章由部門負(fù)責(zé)人審批；公司公章、合同章由總經(jīng)理或授權(quán)人審批（財(cái)務(wù)章需財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人+總經(jīng)理雙簽）；嚴(yán)禁在空白紙張、未審批文件上蓋章。用印核對(duì)與登記印章管理員核對(duì)申請(qǐng)表與文件內(nèi)容一致性（如合同金額、日期是否與審批一致），無(wú)誤后蓋章，并在《印章使用登記表》中記錄“用印時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人、印章類型”。涉密文件（如未公開合同）需在指定區(qū)域蓋章，由申請(qǐng)人領(lǐng)取并全程保管，用印后1個(gè)工作日內(nèi)歸還印章。文件歸檔與追溯用印文件復(fù)印件（含申請(qǐng)表）由行政部按“一事一檔”原則歸檔，保存期限不少于5年（涉密文件按保密規(guī)定保存）；定期（每季度）檢查印章使用記錄，保證無(wú)遺漏、無(wú)違規(guī)。三、關(guān)鍵管理表單模板（一）會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分會(huì)議地點(diǎn)（會(huì)議室/線上）參會(huì)人員部門：________，姓名：________會(huì)議議程1.____________2.____________3.____________所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：________預(yù)算明細(xì)（如餐飲、物料）申請(qǐng)人部門：________，聯(lián)系方式：________部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：________行政部審批簽字：________日期：________總經(jīng)理審批（需時(shí)）簽字：________日期：________（二）辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門物品名稱規(guī)格數(shù)量用途庫(kù)存余量領(lǐng)用人簽字（三）固定資產(chǎn)臺(tái)賬編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)購(gòu)置日期原值（元）使用部門使用人存放地點(diǎn)維保記錄報(bào)廢日期（四）印章使用登記表用印時(shí)間文件名稱份數(shù)用印事由申請(qǐng)人審批人印章類型備注四、操作注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）會(huì)議管理避免頻繁召開無(wú)效會(huì)議，會(huì)前明確“是否有必要開會(huì)”“能否通過(guò)郵件/即時(shí)通訊工具解決”，減少時(shí)間成本。重要會(huì)議（如戰(zhàn)略會(huì)、合同評(píng)審會(huì)）需提前3天通知，預(yù)留參會(huì)人準(zhǔn)備時(shí)間；會(huì)議紀(jì)要需明確“可執(zhí)行、可檢查”的待辦事項(xiàng)，避免模糊表述（如“盡快推進(jìn)”改為“X月X日前完成方案初稿”）。（二）辦公用品管理嚴(yán)格執(zhí)行“按需領(lǐng)用、杜絕浪費(fèi)”原則，對(duì)高價(jià)值物品（如U盤、移動(dòng)硬盤）實(shí)行“以舊換新”，舊物品需歸還行政部登記。定期評(píng)估供應(yīng)商（每半年1次），從價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、服務(wù)四個(gè)維度評(píng)分，淘汰不合格供應(yīng)商。（三）固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)調(diào)撥時(shí)，需同步更新臺(tái)賬，保證“賬實(shí)相符”，避免出現(xiàn)“有物無(wú)賬”或“有賬無(wú)物”；盤點(diǎn)差異需在3個(gè)工作日內(nèi)查明原因，明確責(zé)任人（如丟失由使用人賠償80%，損耗由行政部承擔(dān)）。外帶辦公設(shè)備（如筆記本電腦）需填寫《固定資產(chǎn)外帶申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，明確歸還時(shí)間（最遲不超過(guò)3天），逾期未歸還暫停領(lǐng)用權(quán)限。（四）印章管理印章管理員實(shí)行“專人專管”，非工作時(shí)間（節(jié)假日、下班后）將印章鎖入保險(xiǎn)柜，鑰匙由行政部負(fù)責(zé)人保管；嚴(yán)禁攜帶印章外出（特殊情況需總經(jīng)理批準(zhǔn)，由2名行政人員共同攜帶）。每季度核對(duì)印章使用記錄與歸檔文件，保證“用印文件100%歸檔”，防止印章被濫用（如私蓋印章對(duì)外擔(dān)保