企業(yè)內(nèi)部文件歸檔及管理辦法一、適用范圍與場景本辦法適用于企業(yè)各部門在日常運營、項目管理、業(yè)務(wù)協(xié)作等過程中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)及電子文件的歸檔管理，涵蓋但不限于以下場景：日常辦公文件（如通知、請示、報告、會議紀(jì)要）；項目管理文件（如項目立項書、實施方案、進(jìn)度報告、驗收材料）；合同管理文件（如合同文本、審批單、履行記錄、補(bǔ)充協(xié)議）；人力資源文件（如員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料）；財務(wù)管理文件（如預(yù)算表、報銷單、資金審批單、財務(wù)分析報告）；技術(shù)研發(fā)文件（如研發(fā)方案、技術(shù)圖紙、測試報告、專利材料）。二、文件歸檔管理全流程操作指引（一）文件分類與整理文件分類標(biāo)準(zhǔn)按文件性質(zhì)分為“行政管理類”“項目管理類”“合同管理類”“人力資源管理類”“財務(wù)管理類”“技術(shù)研發(fā)類”六大類，每類下設(shè)二級子類（如“行政管理類”下分“綜合事務(wù)”“會議管理”等）。按文件形式分為“紙質(zhì)文件”“電子文件”（含文檔、表格、圖片、音視頻等）。文件整理要求紙質(zhì)文件：去除訂書針、回形針等金屬夾具，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，采用左側(cè)裝訂，保證頁碼完整、順序清晰；同一文件正本與副本應(yīng)分開整理，標(biāo)注“正本”或“副本”字樣。電子文件：統(tǒng)一存儲于企業(yè)指定服務(wù)器或云盤，按“部門-年份-文件類型”建立文件夾層級，文件名命名規(guī)范為“部門代碼-文件類型-年份-流水號”（如“XZBG-綜合事務(wù)-2024-001”），避免使用特殊字符。（二）文件編號與登記文件編號規(guī)則采用“部門代碼-文件類型代碼-年份-流水號”格式，示例：部門代碼：行政部（XZBG）、項目部（XMBG）、財務(wù)部（CWBG）；文件類型代碼：綜合事務(wù)（ZH）、項目立項（XM）、合同（HT）；編號示例：“XZBG-ZH-2024-001”（行政部-綜合事務(wù)-2024年-第1號）。文件登記紙質(zhì)文件：填寫《文件歸檔登記表》（模板見第三部分），注明文件名稱、編號、形成日期、頁數(shù)、密級、歸檔部門、經(jīng)辦人等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審核簽字后，移交至檔案室。電子文件：在檔案管理系統(tǒng)中錄入文件元數(shù)據(jù)（包括編號、名稱、關(guān)鍵詞、形成部門、存儲路徑等），電子登記臺賬，保證與紙質(zhì)文件信息一致。（三）文件移交與接收移交流程歸檔部門在文件形成后5個工作日內(nèi)，將整理完畢的文件（含紙質(zhì)及電子版）移交至檔案室，填寫《文件移交清單》，一式兩份，移交部門與檔案室各執(zhí)一份。移交時，檔案管理員核對文件數(shù)量、編號、完整性，確認(rèn)無誤后在《文件移交清單》上簽字接收，并注明接收日期。接收要求檔案室對移交文件進(jìn)行分類存放，紙質(zhì)文件裝入檔案盒，標(biāo)注“部門-年份-文件類型”及起止編號；電子文件備份至專用存儲設(shè)備，定期進(jìn)行病毒查殺和格式轉(zhuǎn)換（如將舊版格式轉(zhuǎn)換為通用格式）。（四）文件保管與維護(hù)保管環(huán)境紙質(zhì)檔案庫房應(yīng)保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防盜、防蟲、防潮設(shè)施，定期檢查環(huán)境參數(shù)并記錄。電子檔案存儲服務(wù)器應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（本地備份+異地備份），備份周期為每月1次，重要文件實時備份。保管期限根據(jù)文件價值劃分保管期限，分為“永久”（如公司章程、年度財務(wù)決算報告）、“長期”（30年，如重要合同、項目驗收材料）、“短期”（10年，如日常通知、會議紀(jì)要），具體參照《企業(yè)文件保管期限表》執(zhí)行。（五）文件借閱與利用借閱審批員工因工作需要借閱文件，需填寫《文件借閱申請表》，注明文件名稱、編號、借閱用途、借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理簽字后，提交檔案室審批。涉密文件（如未公開合同、技術(shù)研發(fā)資料）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批，借閱時限不超過3個工作日；非涉密文件借閱時限不超過7個工作日。借閱管理紙質(zhì)文件借閱時，檔案管理員核對申請人身份及審批手續(xù)，登記《文件借閱登記表》，借閱人當(dāng)面檢查文件完整性，歸還時檔案管理員核對無誤后收回，并注銷借閱記錄。電子文件借閱需通過檔案管理系統(tǒng)在線申請，審批通過后，系統(tǒng)自動記錄時間、用戶信息及操作日志，禁止擅自復(fù)制、外傳。（六）文件鑒定與銷毀鑒定流程檔案室每兩年組織一次文件鑒定工作，會同相關(guān)部門對到期文件進(jìn)行價值評估，形成《文件鑒定報告》，明確“繼續(xù)保管”“延長保管”或“銷毀”意見。銷毀程序需銷毀的文件，由檔案室編制《文件銷毀清冊》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)總審批后，由檔案管理員和監(jiān)銷人（由行政部專員擔(dān)任）共同監(jiān)督銷毀。紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀，銷毀過程記錄《文件銷毀記錄表》，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，保證信息無法恢復(fù)。三、常用文件管理模板清單模板1：文件歸檔登記表文件編號文件名稱形成日期頁數(shù)密級（公開/內(nèi)部/秘密）歸檔部門經(jīng)辦人審核人歸檔日期備注XZBG-ZH-2024-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知2024-01-152內(nèi)部行政部*明*華2024-01-16-XMBG-XM-2024-002智能辦公系統(tǒng)項目立項書2024-02-2015內(nèi)部項目部*磊*強(qiáng)2024-02-22附審批單模板2：文件借閱申請表借閱人所在部門聯(lián)系方式借閱日期*曉市場部2024-03-01文件名稱文件編號借閱用途期望歸還日期年度市場總結(jié)報告XZBG-ZH-2023-005部門季度會議參考2024-03-05模板3：文件銷毀清冊序號文件編號文件名稱形成日期保管期限銷毀原因銷毀方式監(jiān)銷人銷毀日期1CWBG-CK-2020-0102020年第三季度費用報銷單2020-07-3110年保管期限已滿碎紙機(jī)銷毀*明2024-03-102XZBG-ZH-2019-0082019年員工培訓(xùn)簽到表2019-05-1510年保管期限已滿碎紙機(jī)銷毀*明2024-03-10四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點責(zé)任到人：各部門指定1名兼職檔案員（如專員），負(fù)責(zé)本部門文件的整理、初審和移交；檔案室由專職檔案管理員（如主管）負(fù)責(zé)接收、保管、維護(hù)及借閱審批，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任可追溯。保密要求：涉密文件需單獨存放，借閱需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁擅自復(fù)印、拍照；電子檔案加密存儲，定期更新訪問權(quán)限密碼，防止信息泄露。定期檢查：檔案室每季度對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點，核對臺賬與實物是否一致；每年對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，保證備份有效性，發(fā)覺問題及