會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)及信息反饋模板工具指南一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值二、會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)與信息反饋全流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心目標(biāo)提前與會(huì)議主持人確認(rèn)會(huì)議主題、需討論的關(guān)鍵議題及預(yù)期成果（如“確定Q3項(xiàng)目排期”“解決技術(shù)瓶頸”），避免記錄偏離方向。梳理參會(huì)人員與議程列出主持人、記錄人、核心參會(huì)人員（含請(qǐng)假人員及原因），按議程順序準(zhǔn)備記錄預(yù)留關(guān)鍵議題的詳細(xì)記錄空間。準(zhǔn)備記錄工具與模板打印本模板表格或創(chuàng)建電子文檔，準(zhǔn)備好筆、錄音設(shè)備（需提前告知參會(huì)人員征得同意），保證記錄工具可用。（二）會(huì)中記錄：抓取關(guān)鍵信息要點(diǎn)基礎(chǔ)信息實(shí)時(shí)記錄準(zhǔn)確填寫(xiě)會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人等基本信息，參會(huì)人員需簽到確認(rèn)（或會(huì)后補(bǔ)充）。討論內(nèi)容聚焦核心按議程順序記錄各議題的討論要點(diǎn)，重點(diǎn)標(biāo)注不同觀點(diǎn)、爭(zhēng)議焦點(diǎn)及最終共識(shí)；發(fā)言摘要需簡(jiǎn)潔，避免逐字記錄，提煉關(guān)鍵語(yǔ)句（如主管建議“優(yōu)先處理A模塊需求”，工程師提出“技術(shù)實(shí)現(xiàn)需3天”）；涉及數(shù)據(jù)、方案、風(fēng)險(xiǎn)等關(guān)鍵信息需核對(duì)準(zhǔn)確性（如“預(yù)算調(diào)整幅度：從10萬(wàn)降至8萬(wàn)”“風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：供應(yīng)鏈交付延遲”）。決議與待辦明確區(qū)分決議事項(xiàng)：需明確“做什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”（如“決議：由*團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)X方案，9月15日前提交初稿”）；待辦事項(xiàng)：需標(biāo)注“任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任人、截止日期、優(yōu)先級(jí)”（如“待辦：整理客戶反饋清單，責(zé)任人*專員，截止9月10日，優(yōu)先級(jí)高”）。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范紀(jì)要文檔內(nèi)容梳理與初稿撰寫(xiě)會(huì)后2小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議記錄，按“基礎(chǔ)信息-議程討論-決議事項(xiàng)-待辦清單-其他說(shuō)明”結(jié)構(gòu)梳理成文，語(yǔ)言需客觀、簡(jiǎn)潔，刪除冗余內(nèi)容。審核與確認(rèn)初稿完成后提交會(huì)議主持人審閱，核對(duì)決議、待辦等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確；參會(huì)人員對(duì)紀(jì)要內(nèi)容有異議的，需在24小時(shí)內(nèi)反饋，記錄人根據(jù)意見(jiàn)修改完善。分發(fā)與歸檔紀(jì)要最終版需在會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)方（抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目干系人）；電子版紀(jì)要按“會(huì)議名稱-日期”格式存檔（如“20230905-項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)紀(jì)要”），保存期限不少于1年。（四）信息反饋：保證行動(dòng)落地閉環(huán)待辦進(jìn)度跟蹤責(zé)任人需在截止日期前1天反饋待辦進(jìn)展（如“已完成初稿，內(nèi)部審核中”“需協(xié)調(diào)*部門(mén)資源，延遲2天”），記錄人匯總進(jìn)度并同步給主持人。問(wèn)題與反饋收集待辦完成后，責(zé)任人需提交成果物（如方案、報(bào)告），記錄人確認(rèn)后更新“完成狀態(tài)”；參會(huì)人員對(duì)會(huì)議執(zhí)行情況有新建議的，可隨時(shí)向記錄人或反饋人提出，納入下次會(huì)議議題。定期復(fù)盤(pán)與優(yōu)化重要會(huì)議的待辦事項(xiàng)到期后，組織簡(jiǎn)短復(fù)盤(pán)會(huì)，總結(jié)完成情況與未解決問(wèn)題，優(yōu)化后續(xù)會(huì)議流程或協(xié)作機(jī)制。三、會(huì)議紀(jì)要模板表格（一）會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱（例：2023年Q3產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)）會(huì)議時(shí)間（例：2023年9月5日14:00-16:00）會(huì)議地點(diǎn)（例：公司3樓會(huì)議室A/線上騰訊會(huì)議）主持人（例：*經(jīng)理）記錄人（例：*專員）參會(huì)人員（例：主管、工程師、*設(shè)計(jì)師等）缺席人員及原因（例：*主管，因客戶拜訪請(qǐng)假）（二）議程與討論內(nèi)容記錄表議程項(xiàng)討論要點(diǎn)（關(guān)鍵觀點(diǎn)、爭(zhēng)議、共識(shí)）發(fā)言摘要（人名：內(nèi)容）1.Q3項(xiàng)目排期爭(zhēng)議：A模塊與B模塊開(kāi)發(fā)資源分配；共識(shí)：優(yōu)先保障A模塊經(jīng)理：A模塊為客戶核心需求，資源傾斜70%工程師：B模塊需9月底交付，需預(yù)留5天緩沖2.技術(shù)方案優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)：現(xiàn)有架構(gòu)兼容性不足；建議：重構(gòu)核心接口*技術(shù)總監(jiān)：重構(gòu)需2周，可降低后期維護(hù)成本30%（三）決議事項(xiàng)跟蹤表決議描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)間當(dāng)前狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/延期）備注（如需支持資源）確定A模塊開(kāi)發(fā)資源分配方案*主管9月8日前進(jìn)行中需協(xié)調(diào)*部門(mén)2名開(kāi)發(fā)人員完成技術(shù)架構(gòu)重構(gòu)方案初稿*工程師9月12日前未開(kāi)始申請(qǐng)技術(shù)文檔支持（四）待辦事項(xiàng)清單任務(wù)名稱責(zé)任人截止日期優(yōu)先級(jí)（高/中/低）進(jìn)度反饋（完成/進(jìn)行中/阻塞）完成情況（成果物/說(shuō)明）整理客戶反饋清單并分類*專員9月10日高進(jìn)行中已收集80%，預(yù)計(jì)今日完成準(zhǔn)備B模塊開(kāi)發(fā)進(jìn)度匯報(bào)PPT*助理9月11日中未開(kāi)始-（五）其他說(shuō)明附件：（例：客戶需求文檔V2.0、技術(shù)架構(gòu)圖初稿）下次會(huì)議安排：（例：2023年9月12日10:00，議題：待辦完成情況復(fù)盤(pán)）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題（一）記錄原則：客觀準(zhǔn)確，突出重點(diǎn)避免主觀評(píng)價(jià)，僅記錄事實(shí)與觀點(diǎn)（如“反對(duì)該方案”而非“的方案不合理”）；優(yōu)先記錄“決議、待辦、風(fēng)險(xiǎn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)”等actionable信息，減少描述性內(nèi)容。（二）決議明確性：避免模糊表述決策內(nèi)容需具體，禁用“盡快”“盡量”等模糊詞匯，明確“做什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”；若存在爭(zhēng)議，需記錄“多數(shù)意見(jiàn)”與“少數(shù)意見(jiàn)”，供后續(xù)決策參考。（三）反饋及時(shí)性：保證進(jìn)度透明責(zé)任人需主動(dòng)反饋待辦進(jìn)展，記錄人每周匯總進(jìn)度表，對(duì)逾期事項(xiàng)及時(shí)預(yù)警；反饋內(nèi)容需包含“已完成、未完成原因、需協(xié)助事項(xiàng)”，避免僅回復(fù)“進(jìn)行中”。（四）保密與合規(guī)：敏感信息標(biāo)注涉及公司機(jī)密、客戶隱私或未公開(kāi)決策的內(nèi)容，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，按權(quán)限傳遞；禁止在紀(jì)要中記錄與會(huì)議無(wú)關(guān)的個(gè)人信息或敏感