工程項(xiàng)目資料檔案管理制度為規(guī)范工程項(xiàng)目資料檔案的全周期管理工作，確保項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)維及后續(xù)管理過程中資料的完整性、準(zhǔn)確性與可追溯性，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目決策、質(zhì)量管控、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的支撐作用，結(jié)合公司工程項(xiàng)目管理實(shí)際，制定本制度。一、適用范圍本制度適用于公司新建、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造類工程項(xiàng)目的資料檔案管理工作，涵蓋項(xiàng)目從立項(xiàng)決策、勘察設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收至后期運(yùn)維全周期各階段產(chǎn)生的各類資料（含紙質(zhì)、電子、聲像等載體形式）。二、管理職責(zé)（一）項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌項(xiàng)目各階段資料的收集工作，督促參建單位（勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等）按要求編制、整理資料；組織對(duì)施工過程資料的階段性審核，協(xié)調(diào)解決資料管理中的跨部門問題；在項(xiàng)目竣工階段，牽頭匯總各參建單位資料并向檔案管理部門移交。（二）檔案管理部門負(fù)責(zé)制定工程項(xiàng)目資料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（含格式、分類、組卷要求等），對(duì)參建單位開展資料管理培訓(xùn)與指導(dǎo)；審核移交資料的合規(guī)性（如完整性、簽字蓋章、邏輯一致性等），對(duì)不符合要求的資料提出整改意見；接收合格資料后，負(fù)責(zé)檔案的保管、編目、檢索及利用服務(wù)，定期開展檔案安全檢查。（三）參建單位建設(shè)單位：負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期立項(xiàng)、審批類資料的收集，統(tǒng)籌各參建單位資料管理工作，對(duì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)總責(zé)?？辈?、設(shè)計(jì)單位：按合同要求提交勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更說明等資料，確保資料與工程實(shí)際及設(shè)計(jì)意圖一致。施工單位：負(fù)責(zé)施工全過程資料（如施工方案、隱蔽工程記錄、檢驗(yàn)批驗(yàn)收資料、材料合格證及檢測(cè)報(bào)告等）的編制、整理，資料需與施工進(jìn)度同步形成，簽字蓋章齊全。監(jiān)理單位：對(duì)施工資料的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行審核，編制監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等資料，監(jiān)督施工單位資料管理工作。三、資料分類與歸檔要求（一）資料分類結(jié)合工程項(xiàng)目特點(diǎn)，資料按階段+載體雙維度分類：1.按項(xiàng)目階段分類立項(xiàng)決策類：含項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、土地預(yù)審文件等?？辈煸O(shè)計(jì)類：含工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)資料、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖（含建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)）、設(shè)計(jì)變更通知單、圖紙會(huì)審記錄等。施工管理類：含施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案、開工/復(fù)工報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收資料、材料/構(gòu)配件/設(shè)備合格證及檢測(cè)報(bào)告、監(jiān)理工程師通知單及回復(fù)、施工日志等?？⒐そ桓额悾汉⒐D（需加蓋竣工圖章，對(duì)施工圖變更部分標(biāo)注清晰）、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工結(jié)算文件、工程質(zhì)量保修書、物業(yè)移交資料等。2.按載體形式分類紙質(zhì)檔案：以紙張為載體的文件、圖紙、報(bào)告等，需采用耐久性強(qiáng)的紙張，字跡清晰（禁止使用鉛筆、圓珠筆書寫）。電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的文檔、圖紙（如CAD、PDF格式）、視頻、照片等，需確?？烧Ｗx取，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。聲像檔案：含項(xiàng)目建設(shè)過程的照片（如重要節(jié)點(diǎn)、隱蔽工程、竣工實(shí)景）、視頻（如施工過程記錄、驗(yàn)收儀式），需標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容及拍攝人。（二）歸檔質(zhì)量要求1.完整性：資料需覆蓋項(xiàng)目全周期各環(huán)節(jié)，無重要文件缺失（如立項(xiàng)批復(fù)、關(guān)鍵工序驗(yàn)收記錄等）。2.準(zhǔn)確性：資料內(nèi)容與工程實(shí)際一致，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備，設(shè)計(jì)變更需注明變更原因及依據(jù)。3.系統(tǒng)性：資料按階段、專業(yè)或工程部位有序整理，組卷邏輯清晰（如施工資料按分部工程→分項(xiàng)工程→檢驗(yàn)批層級(jí)組卷）。4.規(guī)范性：紙質(zhì)資料采用統(tǒng)一規(guī)格紙張（如A4紙），圖紙折疊規(guī)范（折疊后圖標(biāo)外露）；電子檔案命名規(guī)范（含項(xiàng)目名稱、階段、類型、日期等要素），聲像檔案需附文字說明。（三）歸檔時(shí)間要求階段歸檔：立項(xiàng)階段資料在批復(fù)后15個(gè)工作日內(nèi)移交；勘察設(shè)計(jì)資料在施工圖審查通過后10個(gè)工作日內(nèi)移交；施工階段資料按月度/分部工程完成后7個(gè)工作日內(nèi)移交（監(jiān)理單位同步審核）?？⒐w檔：竣工資料需在竣工驗(yàn)收前完成整理，驗(yàn)收通過后30日內(nèi)，由建設(shè)單位牽頭向檔案管理部門完成全部資料移交。四、歸檔流程（一）資料編制與整理參建單位按本制度要求，同步編制、整理自身職責(zé)范圍內(nèi)的資料：施工單位對(duì)施工資料實(shí)行“誰施工、誰負(fù)責(zé)”原則，技術(shù)員、質(zhì)檢員等崗位分工負(fù)責(zé)資料填寫，項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人審核簽字。監(jiān)理單位對(duì)施工資料逐份審核，簽署明確意見（如“同意驗(yàn)收”“資料屬實(shí)”等），編制監(jiān)理資料時(shí)需與工程進(jìn)度同步。（二）移交與審核1.參建單位向項(xiàng)目管理部門移交資料，項(xiàng)目管理部門對(duì)資料的完整性、簽字蓋章等進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)資料開展合規(guī)性審核：檢查資料是否符合分類要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致，聲像檔案說明是否清晰。對(duì)不符合要求的資料，出具《整改通知書》，退回責(zé)任單位限期整改（整改期限一般不超過15日）。（三）接收與登記審核通過的資料，檔案管理部門與移交單位辦理移交手續(xù)（填寫《工程項(xiàng)目資料移交清單》，雙方簽字蓋章），并建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案編號(hào)、內(nèi)容、載體、移交時(shí)間、保管期限等信息。五、檔案保管與利用（一）檔案保管1.庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光條件（如安裝溫濕度記錄儀、配備滅火器、防蟲藥劑、遮光窗簾等），定期（每月）檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題及時(shí)處理。2.分類存放：紙質(zhì)檔案按“項(xiàng)目→階段→專業(yè)”層級(jí)存放，編制檔案柜/架號(hào)、檔案盒號(hào)；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或云平臺(tái)，定期（每季度）備份；聲像檔案按項(xiàng)目、類型分類歸檔，照片、視頻需標(biāo)注拍攝時(shí)間、工程部位等信息。3.保管期限：根據(jù)資料重要性分為永久、30年、10年（參考《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》），永久保管資料如立項(xiàng)批復(fù)、竣工圖、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；30年保管資料如施工管理記錄、監(jiān)理資料等；10年保管資料如一般性文件、會(huì)議紀(jì)要等。（二）檔案利用1.內(nèi)部借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱內(nèi)容、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。紙質(zhì)檔案原則上不外借，可在檔案閱覽室查閱；確需外借的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，且限期（一般不超過7日）歸還。2.外部利用：外部單位（如政府部門、合作單位）需查閱檔案的，需出具單位介紹信及經(jīng)辦人身份證，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門提供復(fù)制件（注明“僅供參考，與原件一致”并加蓋公章），禁止外借原件。3.檔案編研：檔案管理部門定期對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行編研，形成《工程項(xiàng)目檔案匯編》《竣工資料速查手冊(cè)》等成果，服務(wù)項(xiàng)目運(yùn)維、審計(jì)、改擴(kuò)建等工作。六、保密與安全管理（一）涉密資料管理（二）安全防范定期（每半年）開展檔案安全檢查，排查庫(kù)房消防、防盜設(shè)施，檢查電子檔案?jìng)浞萸闆r，防范檔案丟失、損毀、泄露風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案系統(tǒng)需設(shè)置訪問權(quán)限（按崗位