單位印章管理使用制度與流程一、總則為規(guī)范單位印章管理與使用行為，維護單位合法權(quán)益、信譽及正常工作秩序，結(jié)合實際工作需求，制定本制度與流程。本制度適用于單位各類印章（含行政公章、財務專用章、合同專用章、法定代表人章、部門專用章等）的刻制、保管、使用、備案及監(jiān)督管理活動。印章管理遵循“嚴格審批、規(guī)范操作、責任到人、全程管控”的原則，確保印章使用安全、合規(guī)。二、印章種類與管理職責（一）印章種類及用途1.行政公章：用于以單位名義制發(fā)的公文、對外函件、證明材料、授權(quán)委托書等具有法律效力或行政效力的文件；2.財務專用章：僅限用于財務票據(jù)、銀行結(jié)算憑證、稅務申報資料等財務類文件；3.合同專用章：專門用于各類合同簽訂，明確權(quán)利義務關(guān)系；4.法定代表人章：配合財務專用章使用于銀行賬戶操作、財務簽批，或作為法定代表人身份證明使用；5.部門專用章：僅限部門內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)、業(yè)務流轉(zhuǎn)，不具備對外法律效力。（二）管理職責分工綜合辦公室：作為印章管理牽頭部門，統(tǒng)籌行政公章的刻制、備案、保管、使用審批及監(jiān)督工作；財務部門：負責財務專用章、法定代表人章的日常管理，確保財務用印合規(guī)；業(yè)務部門：負責本部門專用章的管理，制定部門內(nèi)部用印細則并報綜合辦公室備案；分管領(lǐng)導/主要領(lǐng)導：分管領(lǐng)導對分管領(lǐng)域的印章使用負有監(jiān)督責任，主要領(lǐng)導對重大事項用印擁有最終審批權(quán)。三、印章刻制與備案（一）刻制要求新印章刻制需由申請部門提交《印章刻制申請表》，詳細說明刻制原因（如機構(gòu)設(shè)立、舊章?lián)p壞）、印章名稱、樣式（含字體、尺寸、圖形），經(jīng)部門負責人簽字、分管領(lǐng)導審批后，由綜合辦公室委托具備《特種行業(yè)許可證》的刻章機構(gòu)制作。嚴禁任何部門或個人私自刻制印章。（二）備案管理印章刻制完成后，綜合辦公室應在3個工作日內(nèi)，持刻章回執(zhí)、單位證明等材料向公安機關(guān)治安管理部門備案，同時留存印模（清晰加蓋在備案紙上）至綜合辦公室檔案柜，便于后續(xù)核對。四、印章保管規(guī)范（一）專人保管制度各類印章實行“專人專管”，保管人須為單位正式員工，具備較強的責任心與保密意識：行政公章：由綜合辦公室指定專人（如行政專員）保管；財務章：由財務負責人或其指定的會計人員保管；部門專用章：由部門負責人指定專人保管。保管人名單須報綜合辦公室備案。（二）保管要求1.印章須存放于帶鎖的保險柜或密碼文件柜中，鑰匙（或密碼）由保管人單獨保管，嚴禁轉(zhuǎn)交他人或放置于公共辦公區(qū)域；2.保管人離崗（請假、出差等）時，須提前填寫《印章交接登記表》，注明交接時間、印章狀態(tài)（完好/破損等），經(jīng)部門負責人審批后，移交指定的臨時保管人。交接雙方須當場核對印章，交接記錄由原保管人、臨時保管人、監(jiān)交人簽字后存檔。五、印章使用流程（一）用印申請申請人需填寫《印章使用申請表》，注明用印事由（如“簽訂XX合同”“出具XX證明”）、文件名稱、份數(shù)、接收單位/個人等信息，隨附需用印的文件原件（重要文件須提供原件，如合同、協(xié)議；內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件可提供復印件，但需注明“與原件一致”）。申請表經(jīng)部門負責人初審（審核內(nèi)容：文件合規(guī)性、事由真實性、格式規(guī)范性）。（二）分級審批一般事項（如日常公文、部門內(nèi)部通知）：部門負責人初審通過后，報印章保管部門（如綜合辦公室）審核，保管部門確認合規(guī)后安排用??；重大事項（如金額超標的合同、對外擔保承諾）：部門負責人初審后，須報分管領(lǐng)導審批；特別重大事項（如重大投資協(xié)議）需報主要領(lǐng)導審批。審批人須在申請表上簽署明確意見（同意/不同意/修改后再報），嚴禁“口頭審批”。（三）用印操作印章保管人收到審批通過的申請表后，仔細核對申請信息與文件內(nèi)容是否一致（如文件名稱、份數(shù)、接收方），確認無誤后，在文件指定位置（落款處、騎縫處）加蓋印章，確保印章清晰、完整。嚴禁在空白紙張、未填寫內(nèi)容的文件上用印。用印后，保管人須在《印章使用登記表》中逐項記錄：用印時間、文件名稱、申請人、審批人、份數(shù)、接收方等信息，申請人需簽字確認。（四）存檔管理用印后的《印章使用申請表》及文件副本（或原件，如合同需留存原件）由印章保管部門按年度整理歸檔，存檔期限不少于5年。歸檔文件應分類存放，便于審計、查閱時快速調(diào)取。六、監(jiān)督與責任追究（一）監(jiān)督檢查綜合辦公室每季度對各部門印章管理情況進行檢查，內(nèi)容包括：印章保管合規(guī)性（存放位置、交接記錄）、用印登記完整性、存檔資料齊全性。檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，須向責任部門出具《整改通知書》，限期整改并復查。同時，單位接受上級主管部門、審計機構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實提供印章管理相關(guān)資料。（二）責任追究保管不善：若因保管人疏忽導致印章遺失、被盜用，保管人須立即向部門負責人及綜合辦公室報告，綜合辦公室應第一時間啟動掛失（如向公安機關(guān)報案、刊登遺失聲明）、補辦流程。視情節(jié)輕重，對保管人給予批評教育、績效扣分或紀律處分；造成單位損失的，依法追究賠償責任。違規(guī)用?。捍嬖谒阶钥讨朴≌?、空白文件用印、超越權(quán)限用印等行為的，依規(guī)給予責任人警告、記過等行政處分；造成重大損失或涉嫌違法犯罪的，移送司法機關(guān)處理。七、附則1.本制度由綜合辦公室負責解釋，未盡事宜可制定補充規(guī)定（須經(jīng)單