2026年橡膠制品公司采購付款審核管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購付款審核全流程管理，防范采購付款風(fēng)險，保障資金安全，提升采購付款合規(guī)性與準(zhǔn)確性，結(jié)合橡膠制品業(yè)務(wù)（含橡膠原材料采購、輔助化工材料采購、生產(chǎn)設(shè)備及備品備件采購）的交易特點、結(jié)算模式，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《小企業(yè)會計準(zhǔn)則》等法律法規(guī)，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有采購付款的審核管理，涵蓋原材料采購、輔助材料采購、設(shè)備采購、外協(xié)加工采購、辦公用品采購等各類采購業(yè)務(wù)的預(yù)付款、貨到付款、分期付款審核，線上線下付款場景均需遵守本制度要求。第三條采購付款審核遵循“三單核對、分級審批、全程留痕、權(quán)責(zé)對等”的基本原則，堅持“合規(guī)優(yōu)先、賬實相符、風(fēng)險可控、效率兼顧”的工作準(zhǔn)則，嚴(yán)禁無依據(jù)付款、超合同付款、虛假付款等違規(guī)行為。第四條公司財務(wù)部門是采購付款審核的歸口管理部門，負(fù)責(zé)付款憑證審核、資金支付、付款記錄歸檔；采購部門負(fù)責(zé)提交付款申請及相關(guān)佐證材料、跟蹤采購物資到貨驗收情況；倉儲部門負(fù)責(zé)采購物資驗收并出具驗收憑證；管理層按審批權(quán)限負(fù)責(zé)付款事項的最終審批，形成“采購提報、倉儲驗收、財務(wù)審核、分級審批”的付款審核管理體系。第二章審核范圍與部門職責(zé)第五條采購付款審核核心范圍：（一）原材料采購付款：天然橡膠、合成橡膠、再生橡膠等核心生產(chǎn)原料的采購付款，包含預(yù)付款、到貨驗收后付款；（二）輔助材料采購付款：硫化劑、促進劑、填充劑、防老劑等化工輔料，以及包裝材料、模具配件等輔助物資的采購付款；（三）設(shè)備及備品備件付款：橡膠生產(chǎn)設(shè)備、檢測設(shè)備、維修備件、工具等采購付款，包含設(shè)備全款支付、分期付款、質(zhì)保金支付；（四）外協(xié)加工付款：委托外部單位進行橡膠制品硫化、成型等外協(xié)加工業(yè)務(wù)的費用付款；（五）其他采購付款：辦公用品、勞保用品、運輸服務(wù)等零星采購的付款。第六條各部門核心職責(zé)：（一）采購部門：根據(jù)采購合同約定發(fā)起付款申請，確保申請金額、付款對象、付款時間與合同一致；提交采購合同、訂單、發(fā)票、驗收單等完整佐證材料；對供應(yīng)商資質(zhì)、發(fā)票真實性進行初步核驗；（二）倉儲部門：對到貨物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量進行驗收，驗收合格后出具驗收單，驗收不合格的即時反饋采購部門并注明原因，嚴(yán)禁虛開驗收單；（三）財務(wù)部門：審核付款申請材料的完整性、合規(guī)性，核驗發(fā)票真?zhèn)渭靶畔⒁恢滦?，核對合同條款與付款申請的匹配性，按審批意見辦理資金支付，做好付款臺賬登記；（四）審批管理層：采購部門負(fù)責(zé)人審核付款申請的真實性，財務(wù)負(fù)責(zé)人審核付款材料的合規(guī)性，總經(jīng)理審批大額采購付款及特殊場景付款，確保審批決策符合公司資金管理要求。第三章常規(guī)采購付款審核流程與標(biāo)準(zhǔn)第七條常規(guī)付款審核流程：（一）付款申請?zhí)釄螅翰少彶块T在合同約定付款節(jié)點，填寫付款申請，注明采購物資名稱、合同編號、申請付款金額、付款方式、供應(yīng)商信息，附采購合同復(fù)印件、合規(guī)發(fā)票、倉儲驗收單等材料，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字后提交財務(wù)部門；（二）財務(wù)初審：財務(wù)人員在1個工作日內(nèi)核對申請材料是否完整，重點核查發(fā)票信息（抬頭、稅號、金額、貨物名稱）與合同、驗收單是否一致，發(fā)票是否通過稅務(wù)系統(tǒng)核驗，材料不全的退回采購部門補充；（三）財務(wù)復(fù)核：財務(wù)主管對初審?fù)ㄟ^的付款申請進行復(fù)核，核對合同付款條款（付款比例、付款時限、付款條件），確認(rèn)申請付款金額未超出合同約定，復(fù)核無誤后簽署意見；（四）分級審批：單筆付款金額≤3萬元的，由財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；3萬元＜單筆金額≤10萬元的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單筆金額＞10萬元的，由總經(jīng)理審批；（五）資金支付：財務(wù)部門在審批完成后2個工作日內(nèi)辦理付款，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至合同約定的供應(yīng)商賬戶，嚴(yán)禁現(xiàn)金支付大額采購款，付款后即時登記付款臺賬。第八條核心審核標(biāo)準(zhǔn)：（一）合同核對標(biāo)準(zhǔn)：付款申請的供應(yīng)商名稱、付款金額、付款條件需與采購合同完全一致，無合同的零星采購需提供采購訂單及部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的采購說明；（二）發(fā)票核對標(biāo)準(zhǔn)：發(fā)票需為增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票（按公司抵扣要求），發(fā)票貨物名稱需與采購物資一致，金額無涂改、大小寫一致，發(fā)票專用章清晰合規(guī)；（三）驗收單核對標(biāo)準(zhǔn)：驗收單需注明物資到貨時間、數(shù)量、規(guī)格、驗收結(jié)果，有倉儲驗收人及負(fù)責(zé)人簽字，驗收不合格的物資不得提交付款申請；（四）金額核對標(biāo)準(zhǔn)：累計付款金額不得超過合同總金額，分期付款需按合同約定比例支付，未達付款條件的（如未到貨、未驗收）一律不予審核通過。第四章特殊場景采購付款審核要求第九條預(yù)付款審核要求：（一）僅允許對長期合作、資質(zhì)合規(guī)的供應(yīng)商支付預(yù)付款，預(yù)付款比例不得超過合同金額的30%，特殊物資（稀缺橡膠原料）預(yù)付款比例最高不超過50%，且需經(jīng)總經(jīng)理審批；（二）提交預(yù)付款申請時，除采購合同外，需額外提供供應(yīng)商出具的預(yù)付款收據(jù)（或發(fā)票）、采購部門負(fù)責(zé)人簽署的預(yù)付款風(fēng)險說明；（三）財務(wù)部門支付預(yù)付款后，需跟蹤采購物資到貨進度，采購部門每月反饋預(yù)付款對應(yīng)物資的采購進度，超約定到貨時間未到貨的，暫停該供應(yīng)商后續(xù)預(yù)付款申請。第十條分期付款審核要求：（一）設(shè)備采購分期付款需在合同中明確每期付款金額、付款條件（如到貨驗收、安裝調(diào)試完成、質(zhì)保期滿）；（二）支付尾款（質(zhì)保金）時，需附使用部門出具的設(shè)備運行驗收合格證明，質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題的，暫緩支付質(zhì)保金并按合同約定處理；（三）每筆分期付款均需單獨提交申請，附對應(yīng)付款節(jié)點的佐證材料（如安裝調(diào)試確認(rèn)單），嚴(yán)禁提前支付未達條件的分期款項。第十一條退貨退款/扣款審核要求：（一）采購物資驗收不合格需退貨的，財務(wù)部門暫停付款，待采購部門與供應(yīng)商協(xié)商退貨或換貨后，重新審核付款申請；（二）因供應(yīng)商違約（如延期交貨、質(zhì)量不合格）需扣款的，扣款金額需在付款申請中注明，附雙方簽字確認(rèn)的扣款協(xié)議，財務(wù)部門按扣款后金額付款；（三）已付款后發(fā)生退貨的，采購部門需在10個工作日內(nèi)追回退款，財務(wù)部門核對退款到賬情況，未按時追回的追究采購部門責(zé)任。第十二條緊急采購付款審核要求：（一）因生產(chǎn)急需（如設(shè)備故障、原料短缺）的緊急采購，可先通過線上方式（企業(yè)微信、郵件）向?qū)徟松暾埮R時審批，后補充紙質(zhì)申請材料；（二）緊急采購付款需在付款后3個工作日內(nèi)補齊合同、驗收單、發(fā)票等材料，財務(wù)部門做好臨時付款記錄，未補齊材料的不得辦理后續(xù)采購付款。第五章監(jiān)督與獎懲第十三條監(jiān)督機制：（一）財務(wù)部門每月核查采購付款臺賬，核對付款金額與合同、驗收單、發(fā)票的一致性，抽查比例不低于當(dāng)月付款筆數(shù)的20%；（二）財務(wù)負(fù)責(zé)人每季度開展采購付款審核專項檢查，排查無依據(jù)付款、超合同付款、審核疏漏等問題，出具檢查報告并督促整改；（三）管理層每半年組織采購、財務(wù)、倉儲部門聯(lián)合復(fù)盤，分析付款審核中存在的問題，優(yōu)化審核流程。第十四條獎勵措施：（一）年度內(nèi)采購付款審核零差錯、無違規(guī)付款的財務(wù)團隊，獎勵2000-5000元；（二）及時發(fā)現(xiàn)并制止虛假付款、超合同付款行為，避免公司損失的員工，獎勵1000-3000元；（三）提出采購付款審核流程優(yōu)化建議并落地，提升審核效率的，獎勵1500-4000元。第十五條追責(zé)措施：（一）采購部門提交虛假付款材料、遺漏關(guān)鍵佐證材料導(dǎo)致付款失誤的，扣減部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人當(dāng)月績效10%-20%；（二）倉儲部門虛開驗收單、驗收失誤導(dǎo)致不合格物資付款的，扣減驗收人及負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效15%-30%；（三）財務(wù)人員未履行審核職責(zé)，導(dǎo)致無依據(jù)付款、超金額付款的，扣減當(dāng)月績效20%-50%，造成資金損失的承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（四）審批人越權(quán)審批、違規(guī)審批付款事項的，扣減當(dāng)月績效40%-60%，追究管理責(zé)任。第六章附則第十六條本制