合同管理標準模板使用指南一、典型業(yè)務應用場景采購合作：與供應商簽訂原材料采購、設備采購、服務采購等合同；業(yè)務外包：將設計、開發(fā)、物流、客服等非核心業(yè)務外包給合作方；項目合作：與合作伙伴聯(lián)合開展研發(fā)、市場推廣、工程建設等項目；租賃協(xié)議：辦公場地、生產(chǎn)設備、車輛的租賃使用；服務委托：咨詢、審計、法律、培訓等專業(yè)服務的委托約定。二、合同管理全流程操作指引（一）需求發(fā)起與合同立項需求提出：業(yè)務部門根據(jù)實際需求（如采購、外包、合作等），填寫《合同立項申請表》，明確合作方基本信息、合作標的、預算金額、預計履行期限等核心內(nèi)容，部門負責人簽字確認后提交至法務部門。立項審核：法務部門聯(lián)合財務部門對立項申請進行審核，重點評估合作方資質（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可等）、預算合理性及合規(guī)風險，審核通過后正式立項。（二）合同起草模板選擇：根據(jù)合作類型（采購、外包、服務等），從公司《合同標準模板庫》中選取對應基礎模板，或基于基礎模板調(diào)整條款。內(nèi)容填充：基礎信息：填寫合同編號（規(guī)則：年份-部門代碼-序號，如2024-CG-001）、合同名稱（明確合作類型與標的，如“XX項目軟件開發(fā)外包合同”）；雙方信息：甲方（公司全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權代表）、乙方（合作方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權代表）；核心條款：明確合作標的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術標準等）、權利義務（雙方主要職責與配合要求）、價款及支付方式（金額、幣種、支付節(jié)點、賬戶信息）、履行期限（開始/結束日期、關鍵里程碑）、違約責任（違約情形、賠償計算方式）、爭議解決（協(xié)商、仲裁/訴訟管轄地）等。內(nèi)部會簽：起草部門負責人審核內(nèi)容準確性，法務部門審核條款合法性與風險點，財務部門審核付款方式與預算匹配性，會簽通過后形成合同草案。（三）對方確認與修訂發(fā)送草案：通過郵件或書面形式將合同草案發(fā)送至乙方，明確反饋時限（如3個工作日內(nèi)）。談判修訂：針對乙方提出的修改意見，由業(yè)務部門牽頭與乙方協(xié)商，法務部門提供法律支持，重大修訂需重新履行內(nèi)部會簽流程。定稿確認：雙方就合同條款達成一致后，由乙方加蓋公章（或合同專用章）及法定代表人/授權代表簽字，掃描件反饋至甲方，紙質版合同按約定份數(shù)準備。（四）簽署與用印用印申請：經(jīng)辦人填寫《合同用印申請表》，附定稿合同文本、對方資質文件（營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書等）、立項申請表及會簽記錄，提交至行政部門。用印審核：行政部門審核用印材料完整性，法務部門審核合同文本與定稿版本一致性，經(jīng)分管領導審批后加蓋公司公章（或合同專用章）。文本交付：簽署完成后，甲方留存合同正本至少2份（一份歸檔，一份財務部門備案），其余副本按需交付乙方或相關部門。（五）履行跟蹤與歸檔履行跟蹤：業(yè)務部門負責監(jiān)督合同履行進度，關鍵節(jié)點（如交付、驗收、付款）需記錄《合同履行臺賬》，發(fā)覺異常情況（如延遲履行、違約）及時上報法務部門處理。驗收確認：合作標的交付后，由業(yè)務部門聯(lián)合相關部門（如技術、質檢）驗收，簽署《驗收確認單》作為付款或結算依據(jù)。歸檔管理：合同履行完畢或終止后，經(jīng)辦人整理合同文本、附件（立項表、會簽記錄、驗收單等）、往來函件等資料，填寫《合同歸檔清單》，提交至檔案管理部門統(tǒng)一保存，保存期限不少于合同終止后10年。三、合同標準模板框架（一）合同基本信息表項目內(nèi)容合同編號按公司編號規(guī)則填寫合同名稱明確合作類型與標的，如“XX辦公設備采購合同”簽署日期年月日甲方信息名稱：XX有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX區(qū)XX路XX號；法定代表人/授權代表：*乙方信息名稱：XX公司；統(tǒng)一社會信用代碼：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX區(qū)XX路XX號；法定代表人/授權代表：*合同標的（可附清單）名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、單價、金額合同總金額大寫：人民幣元整；小寫：￥元履行期限自年月日起至年月日止付款方式□一次性付款□分期付款（節(jié)點：，%；，%）□其他：爭議解決方式□協(xié)商解決□提交XX仲裁委員會仲裁□向甲方所在地人民法院提起訴訟（二）核心條款模板第一條合作標的與質量要求1.1乙方應向甲方提供[標的名稱]，規(guī)格型號為[具體規(guī)格]，數(shù)量為[具體數(shù)量]，質量標準應符合[國家標準/行業(yè)標準/雙方約定標準，詳見附件一《技術規(guī)格書》]。1.2乙方對標的提供[質保期，如12個月]，質保期內(nèi)非因甲方人為損壞造成的質量問題，乙方應免費維修或更換。第二條雙方權利與義務2.1甲方權利與義務：（1）按合同約定支付價款；（2）有權對標的進行驗收，不符合質量要求的，有權拒絕接受。2.2乙方權利與義務：（1）按約定時間、數(shù)量交付標的，并提供合格證、檢驗報告等文件；（2）承擔標的交付前的運輸、保險費用及毀損滅失風險。第三條違約責任3.1乙方延遲交付標的的，每延遲一日應按合同總金額的‰向甲方支付違約金；延遲超過日的，甲方有權解除合同。3.2甲方延遲支付價款的，每延遲一日應按應付未付金額的‰向乙方支付違約金。第四條其他約定4.1本合同附件（如《技術規(guī)格書》《驗收標準》）為本合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等法律效力。4.2本合同一式份，甲方執(zhí)份，乙方執(zhí)份，具有同等法律效力，自雙方簽字蓋章之日起生效。四、關鍵風險提示與操作規(guī)范（一）法律合規(guī)風險合作方資質審查：簽約前必須核查乙方營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營許可證（如需）、法定代表人證件號碼明及授權委托書（非法定代表人簽約時），保證合作方具備履約能力與合法經(jīng)營資格，避免與無資質主體簽約導致合同無效。條款合法性：合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定（如“霸王條款”無效情形），違約責任、爭議解決等條款需符合《民法典》等法律規(guī)定，重大或復雜合同建議由法務部門或外部律師審核。（二）條款完整性風險核心要素缺失：合同中必須明確標的、數(shù)量、價款、履行期限、違約責任等核心條款，避免使用“大概”“左右”“等”模糊表述，防止因條款歧義引發(fā)爭議。附件配套：涉及技術標準、驗收流程、圖紙等內(nèi)容的，需以附件形式明確，并在中注明附件名稱及效力，避免附件缺失導致條款無法執(zhí)行。（三）簽署規(guī)范性風險簽字蓋章要求：合同必須由雙方法定代表人或授權代表簽字，并加蓋公司公章（或合同專用章），簽字需與證件號碼件姓名一致，印章需清晰可辨，避免代簽、漏簽或印章不符。授權委托管理：非法定代表人簽約時，需審查授權委托書是否載明授權范圍、授權期限及簽字權限，保證簽約行為在授權范圍內(nèi)有效。（四）履行跟蹤風險動態(tài)監(jiān)控：業(yè)務部門需定期跟蹤合同履行進度，對關鍵節(jié)點（如交付、驗收、付款）留存書面記錄（如簽收單、驗收報告、付款憑證），避免因缺乏履約證據(jù)導致維權困難。變更與解除：合同履行過程中如需變更或解除，雙方應簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議，單方面變更或解除可能導致違約責任，需嚴格履行內(nèi)部