項目部人員花名冊管理規(guī)范項目部人員花名冊是項目人力資源管理的核心基礎文件，系統(tǒng)記錄項目團隊成員的基本信息、崗位權責、資質能力及履職軌跡，對保障人員配置合規(guī)性、支撐資源動態(tài)調配、防范用工風險具有關鍵作用。為規(guī)范花名冊的編制、更新與管理流程，確保信息真實、準確、安全，特制定本管理規(guī)范。一、管理目的通過規(guī)范花名冊管理，實現“三確保一支撐”：確保人員信息真實、完整、時效，為人員配置、績效考核、合規(guī)審計提供可靠依據；確保崗位權責與人員資質精準匹配，支撐項目施工、技術、管理等環(huán)節(jié)高效協同；確保用工風險（如無證上崗、人員配置不足等）提前識別與處置，維護團隊穩(wěn)定運作。二、管理職責（一）項目經理統(tǒng)籌花名冊管理工作，審批重大人員信息變更（如核心崗位調整、關鍵資質變動），監(jiān)督管理流程合規(guī)執(zhí)行，定期聽取管理報告，協調跨部門信息協同。（二）人力資源專員（或指定崗位）1.負責花名冊日常維護，包括信息錄入、更新、校驗，確保數據格式統(tǒng)一、邏輯自洽；2.建立動態(tài)更新機制，跟蹤人員入職、離職、調崗等異動信息，及時發(fā)起變更流程；3.定期組織內部審計，排查信息偏差并推動整改；4.配合外部審計（如業(yè)主方、監(jiān)管部門）的信息調取工作，提供合規(guī)輸出。（三）各部門/班組負責人1.及時提交本部門人員異動信息（如入職、離職、調崗）及資質更新材料（如證書換證、培訓證明）；2.對本部門人員信息的真實性、準確性負責，協助開展信息核驗（如崗位權責、項目參與記錄確認）；3.在項目例會中反饋人員配置與花名冊記錄的偏差，提出優(yōu)化建議。三、花名冊內容規(guī)范花名冊應涵蓋“基礎信息-崗位履職-合規(guī)資質-成長軌跡”四大維度，具體內容如下：（一）基礎信息個人身份：姓名、性別、年齡（或出生年月，如“1990年出生”）、籍貫、政治面貌；聯系方式：工作電話、緊急聯系人及電話（隱去部分數字，如“XXX-XXXXXXX”）；入職信息：入職日期（年月，如“2023年5月”）、勞動合同簽訂狀態(tài)（“已簽訂”“待簽訂”“到期待續(xù)”）。（二）崗位履職信息崗位信息：所在部門/班組、現任崗位、職級（如“技術員”“施工班長”）、直接上級；職責描述：崗位核心工作內容（如“負責混凝土澆筑施工組織與質量管控”）；項目參與情況：參與子項目名稱、角色（如“技術負責人”）、起止時間（年月區(qū)間，如“2023.____.12”）。（三）合規(guī)資質信息學歷信息：最高學歷、畢業(yè)院校、專業(yè)；職業(yè)資質：持證類型（如“一級建造師”“安全員C證”）、發(fā)證機構、有效期（年月區(qū)間，如“2023.____.12”）；培訓記錄：培訓主題（如“安全生產標準化培訓”）、時長（如“40學時”）、考核結果（“合格”“優(yōu)秀”）。（四）異動與考核記錄異動記錄：調崗、晉升、離職的日期（年月）及原因（如“崗位調整至技術部”“個人發(fā)展”）；績效考核：年度/季度考核等級（如“A”“B”）、關鍵績效成果（如“完成3個分項工程驗收，一次通過率100%”）。四、更新與維護流程花名冊實行“事件驅動+定期校驗”的動態(tài)管理機制，確保信息與人員實際狀態(tài)同步：（一）更新觸發(fā)條件人員異動：新員工入職、員工離職、崗位調整（含跨部門調動）、職級變動；信息變更：聯系方式更新、學歷/資質升級、培訓考核完成、勞動合同續(xù)簽/解除；外部要求：業(yè)主方、監(jiān)理單位或監(jiān)管部門對人員信息提出核驗、補充要求。（二）更新流程1.信息提報：異動/變更發(fā)生后，部門負責人2個工作日內收集證明材料（如入職表、離職申請、資質掃描件），提交至人力資源專員；2.信息核驗：人力資源專員3個工作日內，通過“資料審核+現場確認”（如與當事人核對聯系方式）驗證信息真實性；3.系統(tǒng)更新：核驗通過后，更新電子+紙質臺賬，同步生成《人員信息變更通知單》，發(fā)送至項目經理、部門負責人及當事人確認；4.歸檔留痕：變更材料按“一人一檔”歸檔，電子文檔加密存儲，紙質文檔存入項目檔案柜。（三）定期校驗月度自查：每月5日前，人力資源專員對照考勤、工資表、項目周報，排查偏差并形成《花名冊偏差整改表》，3個工作日內整改；季度會審：每季度首月10日前，項目經理組織會審，重點審核核心崗位資質有效性、關鍵工序人員配置，形成《季度審核報告》備案。五、審核與存檔要求（一）審核機制日常審核：每次更新實行“雙人復核”（專員初審+項目經理/HR主管復審），確保信息邏輯無誤（如崗位與資質匹配性）；專項審核：外部審計或業(yè)主核查時，項目經理牽頭開展專項審核，校驗資質真實性、崗位合規(guī)性，形成《專項審核報告》備查。（二）存檔規(guī)范存檔形式：電子臺賬采用加密Excel或HR系統(tǒng)存儲（設訪問密碼）；紙質臺賬分類裝訂，標注“項目部人員花名冊（XX年XX月版）”；存檔期限：項目建設期全程留存，竣工后電子臺賬加密備份至公司服務器，紙質臺賬移交公司檔案部，保存期限為“項目保修期+2年”；銷毀流程：存檔期滿后，電子臺賬“物理刪除+數據覆蓋”銷毀，紙質臺賬經項目經理審批后專人監(jiān)督銷毀，留存《銷毀記錄單》。六、安全與保密管理（一）信息使用范圍僅限項目內部管理（人員配置分析、績效考核、合規(guī)檢查、應急聯絡），嚴禁用于商業(yè)推廣、外部無關共享或個人牟利。（二）訪問權限控制電子臺賬：三級權限——項目經理（查看/導出全部）、人力資源專員（查看/編輯全部）、部門負責人（僅查看本部門，修改需申請）；紙質臺賬：存放帶鎖檔案柜，鑰匙雙鎖管理，部門負責人查閱需填寫《花名冊查閱登記表》。（三）保密措施人員約束：新員工簽《信息保密承諾書》，離職員工簽《保密終止確認書》；技術防護：電子臺賬定期病毒查殺、數據備份，存儲設備硬件加密；信息脫敏：對外提供信息時，對身份證號、家庭住址等敏感信息脫敏（如隱去中間數字），注明“僅供XXX用途，不得擴散”。七、附則1.本規(guī)范由項目部人力資源小組負責解釋，自發(fā)布之日起施行；