華軟云酒店管理系統(tǒng)

操

作

手

冊

廣州易華軟件科技有限公司

二0一二年六月二十八日

編號：

時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第2頁共113頁

目錄

第一章、系統(tǒng)介紹

1、系統(tǒng)說明

2、功能介紹

第二章、操作說明

1、登陸系統(tǒng)

2、退出系統(tǒng)

3、預(yù)訂系統(tǒng)

4、接待系統(tǒng)

5、收銀系統(tǒng)

6、查核系統(tǒng)

7、應(yīng)收賬系統(tǒng)

8、管家系統(tǒng)

9、客歷系統(tǒng)

10、合約系統(tǒng)

11、報表系統(tǒng)

12、查找系統(tǒng)

13、事務(wù)系統(tǒng)

14、系統(tǒng)設(shè)置

15、經(jīng)理圖表

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第一章、系統(tǒng)介紹

一、操作說明

我公司是一家專業(yè)從事酒店管理系統(tǒng)開發(fā)的公司，從1992年開始開發(fā)和銷售自己的酒店管理系統(tǒng)，早

期的DOS版系統(tǒng)開發(fā)是在一家五星級酒店中實地進(jìn)行的，并在其他酒店得以應(yīng)用和不斷完善，其功能全面、實

出：在國內(nèi)擁有一百多家用戶，為順應(yīng)市場的變化，從98年開始，在DOS系統(tǒng)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，開始開發(fā)WINDOWS

平臺的系統(tǒng)，并于2001年初推出第一套全WINDOWS版星級酒店管理系統(tǒng)，然后在多家酒店實地應(yīng)用，版本已多

次升級。

2、余挑精JL

o我們的開發(fā)與設(shè)計人員本身就有多年外資酒店工作經(jīng)驗，熟悉國際酒店實際運(yùn)作與工作慣例，開發(fā)的

WINDOWS版酒店電腦管理系統(tǒng)，在功能上完全符合國際化酒店管理的需要。

o系統(tǒng)的前后端皆使用Mircosoft公司的開發(fā)工具,前端為VS開發(fā)語言，其控件豐富，后端使用SQLSERVER

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)更加安全可靠，易于維護(hù)。

o充分吸收五星級酒店的管理經(jīng)驗，系統(tǒng)設(shè)計面向酒店業(yè)務(wù)流程。整體性能好、系統(tǒng)穩(wěn)定。尤其在操作具

有操作合理、簡潔的特點。例如在動態(tài)房間狀況表上，及時占用率顯示，并可以直接選擇凈房賣房。填

寫客單時可以方便查詢客人的客歷檔案、合約資料，提供芻動選房功能。

o房間動態(tài)可售情況表結(jié)合售房預(yù)測功能，為酒店每一天的房間預(yù)訂提供準(zhǔn)確、及時的數(shù)據(jù)，幫助訂房員

合理掌握散客和團(tuán)隊的訂房比例.提高酒店的平均房租.在售房和動態(tài)房間狀況表中，圖示出當(dāng)H和未

來三十天內(nèi)每間房的預(yù)訂和占用情況，保證用房的合理性。

O可以在同一界而下處理散客、團(tuán)隊和特殊公司的帳務(wù)，支持現(xiàn)金、支票、信用卡、街帳、應(yīng)收掛帳等多

種付款方式.同一筆帳務(wù)支持多幣種結(jié)算。

。特別設(shè)計的聯(lián)房功能。系統(tǒng)支持任意帳號之間的任意帳務(wù)的轉(zhuǎn)帳功能，特別為提高前臺收銀處的效率，

設(shè)計了連接多間散房的聯(lián)房功能，使相聯(lián)房間之間的轉(zhuǎn)帳輕松自如。

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O獨特的假日及周末調(diào)租,在假期到來時，自動上調(diào)規(guī)定房價類的住客的房租;對合約單位更設(shè)置了平日、

周末、周日、假日的四種房價類別。

O同一客單包含內(nèi)賓、外賓需要登記的全部信息，按需填寫，方便了前臺的接待的入住登記和客人查詢工

作。

o全操作跟蹤，記錄客單修改的每個細(xì)節(jié)，記錄房態(tài)變化過程...等等。

O接口齊全，包括證件掃描、電話計費(fèi)、電話PMS、V0D系統(tǒng)、門鎖等。在前臺系統(tǒng)中內(nèi)置的制賓客卡功

能，可以大大提高服務(wù)質(zhì)量和接待客人的入住的效率，并實現(xiàn)酒店的一卡通功能；同時可以制作賓客參

觀卡（限制1小時內(nèi)有效）。

o可掛接華軟的其他子系統(tǒng)（外接系統(tǒng)），如一卡通管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）等，可實現(xiàn)一次

登錄。

二、功能介紹

叵I預(yù)訂：處理散客的新預(yù)訂，包括自動派房、手動派房：客歷預(yù)訂；合約預(yù)訂；復(fù)制已有客單資料到新預(yù)訂

單等等。預(yù)訂功能可隨時查詢30天以內(nèi)酒店客房預(yù)售一覽表，及可售房間數(shù)，可查詢某間客房預(yù)訂情況（無

限期）。對?？涂墒褂孟到y(tǒng)的客歷資料預(yù)訂及配房，可大大減少資料的輸入，預(yù)定系統(tǒng)還具有超售警示（允許

超預(yù)定）的功能。

I_I接待：處理散客的新入住，包括自動派房、手動派房；客歷入??；合約入??；錄入關(guān)注信息、；復(fù)制已有客

單資料到新入住單：打印客人登記單等等。接待功能對客人的入住分為多種，可以靈活地處理各類客人的入住。

對于散客步入，系統(tǒng)可以自動檢測該客人是否回頭客，如果是回頭客系統(tǒng)自動調(diào)用其客歷資料填寫客單無須客

人芻已填單，給客人一種“賓至如歸”的感受。如果客人是首次住店，系統(tǒng)將根據(jù)操作者的意愿自動建立其客

歷資料。系統(tǒng)具有快速入住方式，平均入住時間不超過十秒鐘?？梢愿鶕?jù)用戶的需要，連接指定的專用證件掃

描儀，頭像自動剪切、文字自動識別，減少漢字錄入，提高接待效率。

錄入關(guān)注事件信息，方便管理客人從入住到離店期間的所有事件，如客人要求、房價變更、特別關(guān)照等，

可以做到預(yù)先設(shè)定，提前提示；人人（接待員）皆知，事事不漏；達(dá)到提高內(nèi)部管理水平和對客服務(wù)質(zhì)量。

回聯(lián)房：便于多間同住客房由其中某間房的客人統(tǒng)一結(jié)帳時的查詢和帳務(wù)處理，方便、快捷。

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I__I收銀：包括的功能有：記帳、結(jié)帳、退房、加押金、查帳、恢復(fù)帳、轉(zhuǎn)入其它房帳或團(tuán)體帳或公司帳或同

住單帳、設(shè)置跑單、限制消費(fèi)、客用保險箱管理等，收銀系統(tǒng)可以對住客、團(tuán)體和公司（設(shè)有帳號的可簽單的單

位;，進(jìn)行各種帳務(wù)處理。

收銀功能把退房的責(zé)任設(shè)在總臺收銀處，其優(yōu)點是完全解決了漏帳問題，把跑單的機(jī)會減至最低。每一

個客人從預(yù)訂房間起系統(tǒng)內(nèi)已自動產(chǎn)生了該客人的帳號，在客人入住前只允許加入押金，入住后方能加入其它

消費(fèi)。

住店的客人享受酒店的短期貸款，可以在酒店絕大部分的營業(yè)場點簽單，這將刺激客人的消費(fèi)心理，增

加酒店的收入，記帳功能主要加入酒店暫無聯(lián)網(wǎng)消費(fèi)場點住客消費(fèi)、賠償、n租、特別消費(fèi)等全部類別的消費(fèi)。

酒店管理者還可根據(jù)客人的情況鎖住其帳號，以限制其消費(fèi)。

收銀系統(tǒng)的結(jié)帳乂與其它營業(yè)場點不同，前臺的結(jié)帳允許客人一帳多單，分期結(jié)帳、分類結(jié)帳等，系統(tǒng)

還獨特設(shè)計了萬能分類的功能，可以滿足客人的任何苛刻的要求。

退房功能將自動檢測：A、客人的帳務(wù)余額為0；B、客人帳號下的帳項為空：C、保險箱鎖匙已歸還（如

曾巖用），否則系統(tǒng)拒絕退房從而保證了酒店方面不受任何損失另一方面也保證了客人也不受損失（如余額為

負(fù)）.

轉(zhuǎn)帳功能也具有萬能分類的功能，既不但可以把幾個帳號的消費(fèi)轉(zhuǎn)入另一帳號也可把某一帳號特定時期

內(nèi)特定幾類消費(fèi)轉(zhuǎn)入另?帳號，轉(zhuǎn)帳帳項將留下記號并且留下記錄以方便查核人員核對。

對團(tuán)體結(jié)帳與時其它客人結(jié)帳相同，而團(tuán)體退房則采用全自動方式，不必一一地輸入房號，如果系統(tǒng)檢

測到某團(tuán)的成員全部已退房，團(tuán)主單也隨即自動退出。

回

1~~核：主要功能包括：查帳、校驗糾錯、試算平衡、開戶、應(yīng)收帳、匯率設(shè)置。查帳功能包括查總收入帳、

總消費(fèi)帳等。其中總收入帳和總消費(fèi)帳又可指定某?日和某?收銀員的經(jīng)手項目，大大方便了查核人員的工作。

系統(tǒng)保留了任何入住過客人的（根據(jù)硬磁碟的容量而決定，如果足夠充足可以保留數(shù)年至數(shù)十年）全部資料，

所以可以方便查到某一客人某年某日的全部消費(fèi)和承付。

校驗糾錯功能對查核人員來說會使用的非常“得心應(yīng)手”。

開戶功能可以為其他的營業(yè)場所和可簽單的公司設(shè)置帳號，實現(xiàn)收銀員對無房或非團(tuán)體的客人和部門進(jìn)行帳務(wù)

處理。

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回一_連起來,以設(shè)置各種房態(tài)：凈房、臟房、壞房及

取消壞房、差異房等；拾物管理：客房消費(fèi)記帳；動態(tài)新入住、新離店顯示等。

可以在房態(tài)表上任意選擇一間房或多間房進(jìn)行設(shè)置房態(tài)。

房間狀態(tài)和住客查詢方便了管家部管理人員掌握前臺的第一手資料，而房間狀態(tài)的設(shè)置則向前臺提供了

售房依據(jù)，電腦網(wǎng)絡(luò)線取代了電話傳遞，快速而準(zhǔn)確。

客況行詢將自動從前臺住店客單中篩選出十五分鐘以內(nèi)入住的房間以方便管家部通知房間服務(wù)員做應(yīng)

做的工作。

房間信息管理，包括房間基本信息、設(shè)備管理，維修管理等。

凰歷：_、自動查詢系統(tǒng),它包擒客人資料手工輸入、?與修

改、設(shè)置黑名單、入住客人自動歸入客歷等。

手工輸入客歷是指尚未入住酒店但有可能將來入住的社會名流、政府要員，以及通輯犯、社會流氓、某類女性

等（入黑名單），自動輸入將把首次入住酒店的客人（如必要）的資料自動產(chǎn)生一個新的客歷檔案。

凡是在酒店有客歷檔案的住客，在退房時系統(tǒng)將自動在其檔案中增加一客歷記錄，如果該客人“跑單”

其客歷檔案自動轉(zhuǎn)入黑名單。當(dāng)某客人入住時，可利用客歷入住方式自動在客歷系統(tǒng)中查詢該客人的歷史資料,

如果查到電腦將自動填入客人資料于客單中，無需客人填單。

毀約：隨著酒店業(yè)之間的競爭日異_,?簽訂住房合

約并給以適當(dāng)?shù)膬?yōu)惠以吸引更多的客源則是酒店經(jīng)營者的一項重要銷售工作方法。

凡是與酒店簽約的單位，即可把其資料輸入電腦，事后可以隨時查詢和修改，凡是該單位入住的人員,

在客單上可自動填入住的人員，在客單上可自動填入單位名稱，其離店后，電腦自動將其入住天數(shù)記入其單位

資料內(nèi)以便酒店管理者隨時掌握該單位總的入住情況,以確定是否與其更加優(yōu)惠的條件。

回會員：為穩(wěn)定酒店的客源市場,鼓勵客人常來消費(fèi),酒店需要把這些客人發(fā)展為自己的會員,享受酒店給

予的優(yōu)惠和獎勵。同時可以吸引新的客人，因此會員制的建立是酒店經(jīng)營者的一項重要銷售工作方法。

凡是酒店的住客，都可以發(fā)展為酒店的會員，通過會員系統(tǒng)錄入其資料，按照設(shè)定的規(guī)則，在客人入住

時填入會員卡號，系統(tǒng)就可以自動進(jìn)行消費(fèi)積分，同時入住時也可以方便地查詢積分，對符合積分條件的可以

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進(jìn)行積分兌獎。會員檔案一旦建立后，可以隨時查詢該會員的消費(fèi)和積分兌獎情況，以便酒店管理者隨時掌握

全部會員的詳細(xì)消費(fèi)情況，以確定制定更好的銷售獎勵政策，進(jìn)一步提高酒店的經(jīng)營效益。

回應(yīng)_務(wù)管?酉店月結(jié)消費(fèi)的客人,建立_,

其消費(fèi)通過收銀系統(tǒng)，可以自動轉(zhuǎn)掛到對應(yīng)的應(yīng)收帳目下，便于杳詢和結(jié)算。應(yīng)收帳系統(tǒng)同時也提供了手動記

掛消費(fèi)功能，可.以進(jìn)行帳務(wù)調(diào)整。

配額：配額管理系統(tǒng)。對于一些合約單位，其一段時間的用房數(shù)是一定，為「保證酒店的最合理配房，需

要對其用房進(jìn)行數(shù)量上的精確控制。在旺季按配額售房可以保證較好的平均租，在淡季可以加大配額量，提高

住房率。

回報表：可以?關(guān)的各種數(shù)據(jù),分以下幾婁

接待處報表有客房占用分類表、房客姓名分類表、房客抵達(dá)分類表、房客離店統(tǒng)計表、房客國籍統(tǒng)計表、

客房轉(zhuǎn)房改租表、客房取消統(tǒng)計表、預(yù)定未到統(tǒng)計表、客房房租分析表、客房特殊房價表、經(jīng)營分析統(tǒng)計表、

日租統(tǒng)計報告表、團(tuán)體名單統(tǒng)計表、團(tuán)體抵達(dá)分類表、團(tuán)體離店分類表、團(tuán)體主單報告表、住客戶口申報表、

當(dāng)前房間狀況表、當(dāng)前壞房報告表、合約銷售報告表、銷售預(yù)測分析表。

收銀處報表有收入統(tǒng)計報占表、消費(fèi)統(tǒng)計報告表、住客帳務(wù)報告表、跑單統(tǒng)計報告表、信用G統(tǒng)計報表、

支票統(tǒng)計報告表、催帳統(tǒng)計報告表、轉(zhuǎn)帳統(tǒng)計報告表、借貸總表。

其他報表。

'回~1查找：其功能是本系統(tǒng)中查詢客單的最強(qiáng)大的功能，它對各種狀態(tài)的客單進(jìn)行查詢及相關(guān)操作，真正體現(xiàn)

面向?qū)ο螅蛦危┑奶幚矸绞?，可以對查到的客單進(jìn)行諸如預(yù)訂入住、修改、取消、查帳等操作。

回1~1事務(wù)：處理包括續(xù)住、解鎖、數(shù)據(jù)整理、日截、修改密碼功能。續(xù)住功能可以實現(xiàn)對當(dāng)日預(yù)期離店而未離

店的客單自動延期離店?天；解鎖對在操作中因各種原因鎖住而無他人使用的客單、團(tuán)單或公司單進(jìn)行解鎖，

以，更他人可以正常使用；整理數(shù)據(jù)指根據(jù)當(dāng)前客單、團(tuán)單、壞房單等重新計算可售情況和房間狀態(tài)；日截功能

是對系統(tǒng)在一個自然日內(nèi)所有工作的總結(jié)束，日截過程包括自動產(chǎn)生每一房間的一天房租（加服務(wù)費(fèi)）、轉(zhuǎn)移

己離店兩天的客單至歷史數(shù)據(jù)庫、清除作廢數(shù)據(jù)、生成經(jīng)營統(tǒng)計表和收銀借貸總表等。

日截每日必須做一次，且只能做一次。

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回團(tuán)體

:功能包括對旅行社組織的旅行團(tuán)、銷售部組織的會議團(tuán)和散客自組團(tuán)的預(yù)訂和入住等各種事務(wù)：主

要功能有團(tuán)體預(yù)訂、團(tuán)體修改、團(tuán)體取消、團(tuán)體入住、團(tuán)體排房、排房取消、查看團(tuán)房、散客人團(tuán)、團(tuán)員離團(tuán)

等。

回

:包括對系統(tǒng)基本參數(shù)如是否收服務(wù)費(fèi)、收百分之幾服務(wù)費(fèi)等；另外還可以設(shè)置假期、鎖房、國籍代

碼、銷售代表、客源碼、記帳代碼、收款代碼、修改房價。

用戶管理功能包含在此設(shè)置功能中；用戶管理包括添加用戶、修改、刪除等，以及密碼設(shè)置和權(quán)限設(shè)置。

回

—^仝理:是為酒店管理者進(jìn)行經(jīng)營分析而設(shè)置的，可以實時統(tǒng)計顯示當(dāng)前的經(jīng)營情況，回顧查詢顯示往日的

經(jīng)營情況以及五年間的年或月或某年十二個月的住房率和營業(yè)收入，并設(shè)有圖形顯示，一目了然。

I[_al,|動態(tài)房間狀況表：是售房的重要工具，也是管理人員動態(tài)掌握了解當(dāng)前酒店房間情況的必部可少的工具；

此表動態(tài)顯示酒店全部的每間房是凈房、臟房、壞房或經(jīng)理是否鉞房、以及管家部與前今接待之間是否有房間

狀態(tài)差異等信息，并可顯示每種房態(tài)在總房數(shù)中的比例?？梢园捶款?、樓、層進(jìn)行篩選顯示。

房態(tài)表反映每間房的狀態(tài)可達(dá)卜多種，同時可以方便地顯示住客的摘要信息、房間信息資料：對每間房

可以根據(jù)其狀態(tài)執(zhí)行相應(yīng)的右鍵操作，如修改客單；其下端可伸縮的面版，顯示了30天的狀況，同時對住客可

以及用拖動滑鼠進(jìn)行續(xù)住延期。

從房態(tài)表可以方便地切換到可售表。

Il_a_i（動態(tài)房間可售情況表：也是售房的重要工具，尤其是對客人的訂房起著重要的作用，它及時動態(tài)地反映出

當(dāng)前每類房30天內(nèi)的每一天中還有多少間房可以出售；更提供了從某天起30天內(nèi)每類房每天的出售情況的功

能：強(qiáng)大的銷售預(yù)測功能，可以準(zhǔn)確預(yù)測任何時期的售房情況（可以細(xì)致到每一種房類和價類上）。提供的圖

形顯示，更加，目了然?？梢约皶r查詢統(tǒng)計配額的使用情況（購買了配額功能的）。

從可售表可以方便地切換到房態(tài)表。

叵I天氣報3功能：是為提供客人詢問而設(shè)置的，它由一般由酒店的總機(jī)話務(wù)員輸入，最多可反映一周的天氣

情況，如氣溫、風(fēng)力、紫外線系數(shù)等。

L一I」：界時間功能：是為提供客人詢問而設(shè)置的，它以北京時間為準(zhǔn)，可以及時查詢到當(dāng)前世界其他主要城市

的當(dāng)?shù)貢r間。

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叵1保險箱功能：使前臺收銀處管理保險箱非常方便：可以根據(jù)具體情況設(shè)置或取消保險箱的編號，方便處理

客人的借還業(yè)務(wù)，如果客人借用了保險箱在退房前未歸還，退房時系統(tǒng)將自動提示。

叵".用信息功能：是為提供客人詢問而設(shè)置的，它由前臺規(guī)定的人員輸入有關(guān)的常用信息資料,供大家共享，

及時為客人的詢問提供各詢服務(wù)。例如：航班、列車、長途汽車等時刻表，其他酒店和景點情況，政府機(jī)關(guān)和

公共機(jī)構(gòu)的電話地址等信息，以及內(nèi)部營業(yè)場所營業(yè)時間、電話及內(nèi)部所有電話等資料。

I_I電話PMS功能：可以在前臺系統(tǒng)下電話交換機(jī)之間實現(xiàn)自動功能，如：在客人入住或離店時可以白動打開

或關(guān)閉其入住房間的外線、批量設(shè)置團(tuán)房的叫醒時間、設(shè)置房間的留言燈、或其他交換機(jī)提供的FMS功能。是

否可以實現(xiàn)，要看酒店的電話交換機(jī)是否提供了相應(yīng)的功能和技術(shù)支持。

叵］門鎖接n功能：一般的酒店都使用1C卡門鎖，其好處是顯然的。接待員可以在自己工作的電腦上完成客

人入住的全部程序：派房、辦理入住登記、制鑰匙等而不用更換電腦、甚至在客人多時排隊等候制6。收銀電

腦配置IC卡讀寫設(shè)備，可以實現(xiàn)酒店內(nèi)的一卡通服務(wù)。

回—加出：功能有兩個作用:一是真正退出應(yīng)用系統(tǒng)，如要離開準(zhǔn)備關(guān)閉電腦；二是操作員可以臨時退出，即

換更，以便離開或讓他人使用電腦，避免自己的代碼被他人使用。

第二章、操作說明

登陸系統(tǒng)

酒店前臺管理系統(tǒng)使用授權(quán)密碼進(jìn)入方式。

運(yùn)行酒店管理系統(tǒng)的方法有如下:

1）雙擊桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標(biāo)

2）點擊桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標(biāo)后，按回車鍵［Enter］

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3)點擊桌面任務(wù)欄上的“開始”按鈕->“程序”->“酒店管理系統(tǒng)”

注：桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標(biāo)一般為啟動服務(wù)器端的執(zhí)行程序的快捷方式。

連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器

系統(tǒng)提供連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器對話窗，可以方便地解決數(shù)據(jù)庫的連接問題。運(yùn)行酒店前臺管理系統(tǒng)，立即

進(jìn)入連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器對話窗，顯示如卜.：

.確定。關(guān)閉

對話窗說明：

1)選擇框［□不顯示對話框(N)］的作用：當(dāng)勾選此選項，則在第一次正確連接后，卜次運(yùn)行酒店前臺管

理系統(tǒng)時，系統(tǒng)不再顯示此連接窗；否則每次都會顯示此連接窗，但對話窗中的輸入框的內(nèi)容會自動顯示為上

次連接輸入的信息：

2)選擇框［□如果服務(wù)停上則啟動(T)］只適用于數(shù)據(jù)庫安裝在本機(jī)的單機(jī)運(yùn)行環(huán)境；

3)［導(dǎo)入(I)］、［導(dǎo)出(E)］功能是只適用于數(shù)據(jù)庫安裝在本機(jī)的單機(jī)運(yùn)行環(huán)境，其操作非常簡單，依照

詳細(xì)的操作提示即可順利完成。

操作步驟：

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1）按照對話窗的顯示，輸入（或點擊服務(wù)器名稱文本框右則的按鈕行找選擇服務(wù)器）服務(wù)器名稱、連

接數(shù)據(jù)庫的授權(quán)用戶名和密碼、主數(shù)據(jù)庫名和備份數(shù)據(jù)庫名，勾選［□不顯示對話框］,也可不勾選。

2）點擊口確定（0）］按鈕，系統(tǒng)立即進(jìn)行自動連接。如果輸入有任何的錯誤，都不能正確連接，系統(tǒng)會

給出相應(yīng)提示；

如果輸入正確，系統(tǒng)首先開始連接服務(wù)器，進(jìn)行系統(tǒng)連接初始化，提示窗體如下圖：

如果連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器成功，提示如下，并立即顯示進(jìn)入酒店前臺管理系統(tǒng)的登錄系統(tǒng)提示窗。

如果系統(tǒng)沒有注冊，系統(tǒng)會提示，并請求注冊。參見“注冊”操作說明。

如果不能正確連接到數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，提示如下：

登錄系統(tǒng)：

1）啟動初始化系統(tǒng)后，直接彈出“輸入密碼”窗口。如果初始化系統(tǒng)失敗，系統(tǒng)會給出提示信息。此時

應(yīng)聯(lián)系你的系統(tǒng)管埋員來檢食電腦、網(wǎng)絡(luò)連接、ODBC?配置等。

2）系統(tǒng)已開始使用，執(zhí)行了“換更”操作后要重新進(jìn)入系統(tǒng)，可以有兩種方式：

<1>按快捷鍵：CTRL+F4,彈出“登錄”窗口。

<2》用鼠標(biāo)點擊系統(tǒng)的菜單欄上的“業(yè)務(wù)（*）”項出現(xiàn)下拉菜單，點擊“換更登錄CTRL+F4”菜單，彈

出“登錄”窗口。

用戶必須輸入自己的用戶名和密碼（口令），輸入的名字不分大小寫，輸入的密碼區(qū)分大小寫：輸入用戶

名和密碼后點擊“確定”，如果輸入正確，立即進(jìn)入系統(tǒng)，否則系統(tǒng)提示名字或密碼錯誤，要求重新輸入。顯

示如下

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編號：

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正確進(jìn)入系統(tǒng)，系統(tǒng)主界面顯示如下:

二、退出系統(tǒng)

退出系統(tǒng)的方法：

n在“主菜單”窗體上，點擊工具欄上回按鈕。系統(tǒng)彈出提示窗體如下:

*點擊［|是①］］按鈕，退出系統(tǒng)，回到晅ND0NS桌面。

*點擊［［否（X）］按鈕，系統(tǒng)關(guān)閉所有已打開的窗體，回到系統(tǒng)主窗體。這是其他人可以使用自己的密碼

進(jìn)入系統(tǒng)。

*點擊［|取消］］按鈕，關(guān)閉提示窗體。

2）點擊主窗體的關(guān)閉窗體按鈕回或點菜單〃業(yè)務(wù)關(guān)閉系統(tǒng)〃，系統(tǒng)彈出提示窗體如下：

中點擊是（工）|］按鈕，退出系統(tǒng)，回到WINDOWS桌面。

*點擊［］否（N）|］按鈕，關(guān)閉該提示窗體。

三、預(yù)訂系統(tǒng)

1、客人預(yù)訂

客人預(yù)訂也稱為散客預(yù)訂。

進(jìn)入預(yù)訂系統(tǒng)后，點擊右部豎式菜單上的［客人預(yù)訂］菜單條，系統(tǒng)彈出新的散客預(yù)訂窗體，如下圖示:

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在散客預(yù)訂中，可以:

1）直接輸入客人的資料填寫預(yù)訂客單：

2）查找客歷資料來填寫預(yù)訂客單；

3）查找合約資料來填寫預(yù)訂客單；

4）查找已存在的客單復(fù)制后粘貼填入預(yù)訂客單：

回1直接輸入客人的資料填寫預(yù)訂客單

在通過電話、傳真、E-MAIL或面對到來的客人進(jìn)行預(yù)訂確認(rèn)前，我們需要知道，在客人要求的時間段

內(nèi)：酒店是否有房間可以預(yù)訂。因此首先點擊［自動排房］按鈕，進(jìn)入自動排房系統(tǒng)。當(dāng)然，如果知道某房類或

房間可以預(yù)訂出售，可以直接輸入房類或房號，而不必進(jìn)入自動派房功能或查看房間狀況表或可售情況表。

預(yù)訂單分兩類，一是房類預(yù)訂單，二是房間預(yù)訂單。

進(jìn)入自動派房后,系統(tǒng)首先顯示按房類排列的當(dāng)H起一個月內(nèi)的、每日可售情況表，可以非常方便地知

道某時間段內(nèi)，某類房是否有房可賣，然后按［ESC］鍵或點擊［結(jié)束返回］按鈕退出“自動派房”窗體界面，回到

預(yù)訂功能繼續(xù)填寫新預(yù)訂單。在自動派房的房類表單中，用鼠標(biāo)雙擊某房類，會立即列出此類房的全部房間，

雙擊選定的房號，系統(tǒng)退出“自動派房”窗體界面，回到預(yù)訂功能繼續(xù)填寫新預(yù)訂單，此時新預(yù)訂單中的房號

被芻動填入。自動排房功能的操作請參照其說明部分。

必須填寫的部分:

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?按房類訂房，必須填入房類代碼及訂房間數(shù)（點擊房類下拉框，可列出全部房類代碼及名稱）

?房價類及房價（點擊房價類下拉框，可列出全部房價類代碼及名稱）

?抵店日期、離店日期（日期的輸入既可鍵盤輸入，也可用鼠標(biāo)點擊日期下拉框后在日歷表中點

選），日期格式為“yyyy-mm-dd”（年-月-日）。

?訂房人姓名（最好再填入住客的姓名，便于查詢）

在正確填寫訂房人姓名并光標(biāo)離開該字段后，工具欄的［保存］按鈕變亮，表示已經(jīng)可以保存此預(yù)訂單。

如果國籍沒有輸入，系統(tǒng)在保存時默認(rèn)是“CHN-中國“。保存成功后，該客單的單號（或叫帳號）由系統(tǒng)自動產(chǎn)

生.

當(dāng)是熟客或曾經(jīng)來酒店入住過的客人訂房時，我們可以點云工具欄上的［客人檔案］命令按鈕，然后進(jìn)入

客為查詢系統(tǒng)，輸入客人姓名或客歷號等條件，查出客人資料，在點擊［確定］按鈕，這時界面回到預(yù)訂單，并

且可以看到已在單中填入了客人的相關(guān)資料?。詳情請參見客歷系統(tǒng)說明

回查找合約資料來填寫預(yù)訂客單

當(dāng)是與酒店簽有合約的公司或旅行社訂房時，我們可以點云工具欄上的［合約單位］命令按鈕，然后進(jìn)入

合約查詢系統(tǒng)，輸入單位名稱或合約號等條件，查出此合約單位的資料，在點擊［確定］按鈕，這時界面回到預(yù)

訂單，并且可以看到已在單中填入了合約號等的相關(guān)資料詳情請參見合約系統(tǒng)說明。

目瓷找配額

點擊房價類前的查找配額按鈕，可以查出指定單位的配額計劃，確認(rèn)后該預(yù)訂客單被標(biāo)記為使用配額

訂房的預(yù)訂單；購買了配額系統(tǒng)的用戶，使用該功能有效。

國查找會員

點擊會員卡號前的查找按鈕，可以查出指定會員的信息，確認(rèn)后該預(yù)訂客單被標(biāo)記上會員卡號；或者

直諼輸入合法的會員卡號。購買了會員系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以方便累計和兌獎會員積分。

園查找應(yīng)收

點擊應(yīng)收帳號前的查找按鈕，可以查出指定月結(jié)單位或個人的信息，確認(rèn)后該預(yù)訂客單被標(biāo)記上應(yīng)收

帳號。購買了應(yīng)收帳系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以在客人離店時其消費(fèi)情況掛入應(yīng)收帳系統(tǒng)。

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園查找客戶

點擊客戶代碼前的查找按鈕，可以查出指定客戶的信息，確認(rèn)后該預(yù)訂客單被標(biāo)記上客戶代碼。購買了

CRM系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以方便統(tǒng)計客戶消費(fèi)情況。

2、團(tuán)體預(yù)訂

點擊工具欄上的晅］團(tuán)體］按鈕進(jìn)入團(tuán)體管理功能，示圖如下:

,系統(tǒng)彈出新的團(tuán)體預(yù)訂窗體。

團(tuán)體預(yù)訂窗體的圖示如下:

新建團(tuán)單

操作說明:

回1輸入團(tuán)體編號（簡稱團(tuán)號）。團(tuán)號的長度是八位，其格式為：AAA#劭#A,A代表A-Z的大寫字母，#

代表數(shù)字0-9：如果輸入的是小寫字母，自動轉(zhuǎn)換為大寫：團(tuán)號的前三位字母一般是團(tuán)名的字母縮寫，中間四

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編號：

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位一般是團(tuán)體的抵店日期（幾月幾號），最后一位字母是區(qū)別碼，區(qū)分同一團(tuán)名同一天的兩個以上的團(tuán)體預(yù)訂。

注意，團(tuán)體主單的團(tuán)號與團(tuán)體的帳號是不一致的。在我公司的早期版本中團(tuán)體主單的團(tuán)號與團(tuán)體的帳號是相同

的。

,是下拉框，鼠標(biāo)點擊或鍵盤的光標(biāo)鍵可以選擇。系統(tǒng)中規(guī)定了三中類

別：分別是“T-旅行團(tuán)〃、”M-會議團(tuán)"、"S-自組團(tuán)”（或稱為散客團(tuán)）,默認(rèn)是“T-旅行時

皿團(tuán)體名稱、組團(tuán)單位、抵店日期、離店日期是必須填入的，日期的輸入既可鍵盤輸入，也可用鼠標(biāo)

點擊日期下拉框后在日歷表中點選；日期格式為“yyyy-mm-dd"（年-月-日）。如果國籍沒有輸入，系統(tǒng)在保存時

默認(rèn)是“CHN-中國

國必須在保存預(yù)訂單后，才可以進(jìn)行團(tuán)體的確認(rèn)訂房，點擊［同保存］按鈕確認(rèn)存盤。點擊［確認(rèn)房

數(shù)］按鈕可以進(jìn)行團(tuán)體訂房的房類、房價、抵店日期、離店日期、確認(rèn)訂房數(shù)等輸入。輸完一行后下移光標(biāo)，系

統(tǒng)丑示是否提交，如選是，則此行輸入立即生效。然后在新行上可以輸入另一房類的訂房確認(rèn)。注意，團(tuán)體編

號不能手工輸入，在提交時系統(tǒng)會自動填入。房類代碼可以去點擊下拉箭，由彈出的列表框選擇填入或鍵盤直

接輸入。

3、修改預(yù)訂

1）、修改客人預(yù)訂單（客其）

進(jìn)入預(yù)訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預(yù)訂單查詢結(jié)果表，如下圖示:

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用鼠標(biāo)左鍵雙擊點選一條預(yù)訂記錄，或用鼠標(biāo)左鍵單擊點選一條預(yù)訂記錄，系統(tǒng)彈出預(yù)訂窗體，點擊修

改即可修改訂單，如下圖示:

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時間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第17頁共113頁

2）、修改團(tuán)體預(yù)訂單（團(tuán)單）

進(jìn)入預(yù)訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預(yù)訂單查詢結(jié)果表，如下圖示:

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用鼠標(biāo)左鍵雙擊點選一條預(yù)訂記錄，或用鼠標(biāo)左鍵單擊點選一條預(yù)訂記錄，然后在右手菜單區(qū)中點擊［修

改預(yù)訂］菜單條，系統(tǒng)彈出修改預(yù)訂團(tuán)單窗體，如下圖示：

第17頁共113頁

編號：

時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第18頁共113頁

編輻團(tuán)單［G3］［GRP00003］預(yù)訂團(tuán)單

相關(guān)：

關(guān)于預(yù)訂單查詢操作，參見預(yù)訂系統(tǒng)介紹中的預(yù)訂單直詢操作;

關(guān)于預(yù)訂客單中的項目和操作，參見客人預(yù)訂。

關(guān)于預(yù)訂團(tuán)單中的項目和操作，參見團(tuán)體預(yù)訂。

4、顯示預(yù)訂

1）、顯示客人預(yù)訂單（客單）

進(jìn)入預(yù)訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預(yù)訂單查詢結(jié)果表，如下圖示:

用鼠標(biāo)左鍵單擊點選一條預(yù)訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊［顯示預(yù)訂］菜單條，系統(tǒng)彈出預(yù)訂客單窗

體，如下圖示：

第18頁共113頁

編號：

時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第19頁共113頁

修改預(yù)定容單號：85

2）、顯示團(tuán)體預(yù)訂單（團(tuán)單）

進(jìn)入預(yù)訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預(yù)訂單查詢結(jié)果表，如下圖示:

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用鼠標(biāo)左鍵單擊點選?條預(yù)訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊［顯示預(yù)訂］菜單條，系統(tǒng)彈出預(yù)訂團(tuán)單窗

體，如下圖示：

第19頁共113頁

編號：

時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第20頁共113頁

?？磮F(tuán)單［G2］［GRP00002］預(yù)訂團(tuán)單

相關(guān)：

關(guān)于預(yù)訂單查詢操作，參見預(yù)訂系統(tǒng)介紹中的預(yù)訂單直詢操作;

5、取消訂單

1）、取消客人預(yù)訂單（客單）

進(jìn)入預(yù)訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預(yù)訂單查詢結(jié)果表，如下圖示:

用鼠標(biāo)左鍵單擊點選一條預(yù)訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊［取消預(yù)訂］菜單條，系統(tǒng)彈出對話窗體,

如下圖示：

第20頁共113頁

編號：

時間：2021年X月x日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第21頁共113頁

取消訂單【85】的理由

輸入取消預(yù)訂單的原因后，點擊［確定］按鈕。

預(yù)訂單不能被取消的原因:

1.其他人正在修改

2.預(yù)訂單上抵店日期小于當(dāng)日或產(chǎn)生過帳務(wù)（如加了押金）

2）、取消團(tuán)體預(yù)訂單（團(tuán)單）

進(jìn)入預(yù)訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預(yù)訂單查詢結(jié)果表，如下圖示:

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用鼠標(biāo)左鍵單擊點選?條預(yù)訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊［顯示預(yù)訂］菜單條，系統(tǒng)彈出預(yù)訂團(tuán)單窗

體，如下圖東:

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點擊［是（Y）］按鈕，團(tuán)體預(yù)訂單被取消；點擊［否（里）］按鈕，取消主單的操作被終止。

團(tuán)體主單不能被取消的原因：

1.確認(rèn)訂房數(shù)小為零，發(fā)生過入住或退房；

2.產(chǎn)生過帳務(wù)（如加了押金或記帳）

相關(guān)：

關(guān)于預(yù)訂單查詢操作，參見預(yù)訂系統(tǒng)介紹中的預(yù)訂單查詢操作:

6、復(fù)制客單

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時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第23頁共113頁

進(jìn)入預(yù)訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預(yù)訂單查詢結(jié)果表，如下圖示:

用鼠標(biāo)左鍵單擊點選一條預(yù)訂記錄，然后在豎