辦公室文件歸檔與管理規(guī)范模板一、規(guī)范適用范圍與核心場(chǎng)景本規(guī)范適用于各類企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)部門及社會(huì)組織的日常文件管理工作，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)文件的有序存儲(chǔ)、快速檢索與安全維護(hù)。核心場(chǎng)景包括：日常辦公過(guò)程中產(chǎn)生的收文、發(fā)文、業(yè)務(wù)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等紙質(zhì)及電子文件；部門內(nèi)部或跨部門協(xié)作形成的項(xiàng)目文件、審批材料、往來(lái)函件等；年度或?qū)ｍ?xiàng)工作結(jié)束后的文件集中歸檔；員工崗位變動(dòng)或部門調(diào)整時(shí)的文件交接管理。二、文件歸檔管理全流程操作指引（一）文件分類與編碼：構(gòu)建科學(xué)管理體系第一步：明確分類維度按“部門-類型-密級(jí)-年度”四維體系分類：部門分類：根據(jù)文件形成部門劃分（如行政部、人事部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部等）；類型分類：按文件功能分為收文、發(fā)文、業(yè)務(wù)類（如合同、報(bào)告）、管理類（如制度、流程）、會(huì)議類（如紀(jì)要、通知）、存檔類（如憑證、臺(tái)賬）等；密級(jí)分類：劃分為普通（內(nèi)部公開）、秘密（部門內(nèi)限制）、機(jī)密（僅授權(quán)人員查閱）三級(jí)，標(biāo)注于文件封面及歸檔標(biāo)簽；年度分類：以文件形成自然年度為周期，跨年度文件歸入起始年度。第二步：制定編碼規(guī)則采用“部門代碼-類型代碼-年份-流水號(hào)”組合編碼，保證唯一性。示例：部門代碼：行政部（XZ）、人事部（RS）、財(cái)務(wù)部（CW）、項(xiàng)目部（XM）；類型代碼：收文（SW）、發(fā)文（FF）、業(yè)務(wù)合同（YWHT）、會(huì)議紀(jì)要（HYJY）；完整編碼示例：XZ-YWHT-2023-001（行政部2023年第1份業(yè)務(wù)合同）。（二）文件整理與初審：保證歸檔質(zhì)量第一步：文件預(yù)處理清理重復(fù)件、草稿件及無(wú)關(guān)附件，僅保留最終正式版本；紙質(zhì)文件去除訂書針、回形針等金屬夾，采用無(wú)酸紙袋或文件夾封裝，標(biāo)注編碼及名稱；電子文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF格式（避免格式兼容問(wèn)題），命名與編碼一致，存儲(chǔ)于指定服務(wù)器文件夾。第二步：規(guī)范性審核由部門負(fù)責(zé)人*對(duì)文件內(nèi)容完整性（如簽字、蓋章是否齊全）、邏輯性（如數(shù)據(jù)前后一致）進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后在《文件歸檔審核表》簽字確認(rèn)。（三）歸檔登記與移交：實(shí)現(xiàn)全流程追溯第一步：填寫歸檔登記表使用《文件歸檔登記表》（詳見第三部分表單），逐項(xiàng)填寫文件名稱、編碼、形成日期、頁(yè)數(shù)、移交部門、移交人、接收人等信息，保證信息與實(shí)物一致。第二步：辦理移交手續(xù)紙質(zhì)文件：移交人攜帶文件及登記表至檔案室，與檔案管理員共同清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后雙方在登記表簽字；電子文件：通過(guò)單位內(nèi)部系統(tǒng)至指定檔案庫(kù)，電子回執(zhí)單，與紙質(zhì)登記表一并存檔。（四）存儲(chǔ)與維護(hù)：保障文件安全可用第一步：規(guī)范存放紙質(zhì)檔案：按編碼順序排列于檔案柜，柜外張貼分類索引標(biāo)簽，涉密檔案存放于帶鎖保密柜；電子檔案：服務(wù)器文件夾按“部門-年度-類型”分級(jí)建立，定期（每季度）進(jìn)行異地備份，備份數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)。第二步：環(huán)境維護(hù)檔案室溫度控制在14-24℃，濕度保持在45-60%，配備防火、防蟲、防潮設(shè)備；每月檢查檔案存儲(chǔ)狀態(tài)，破損文件及時(shí)修復(fù)或復(fù)制替換，電子檔案每半年進(jìn)行病毒查殺。（五）借閱與歸還：平衡效率與安全第一步：申請(qǐng)與審批借閱普通文件：填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字后提交檔案室；借閱秘密/機(jī)密文件：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同。第二步：借閱與歸還檔案管理員核對(duì)申請(qǐng)表與文件信息，登記借閱日期、期限（普通文件不超過(guò)7天，秘密文件不超過(guò)3天）；歸還時(shí)檢查文件完整性，無(wú)缺失、污損后，在《文件借閱記錄表》登記歸還日期，借閱人簽字確認(rèn)。（六）定期清理與銷毀：優(yōu)化存儲(chǔ)空間第一步：鑒定與審批每年12月，檔案室會(huì)同各部門對(duì)超期檔案（保管期限參考《文書檔案保管期限表》）進(jìn)行鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件填寫《文件銷毀審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀。第二步：安全銷毀紙質(zhì)文件：采用碎紙機(jī)銷毀，保證無(wú)法辨認(rèn)；電子文件：徹底刪除并格式化存儲(chǔ)介質(zhì)，或使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀工具；銷毀過(guò)程由兩人以上監(jiān)督，填寫《文件銷毀記錄表》，簽字存檔備查。三、標(biāo)準(zhǔn)化文件管理工具表單表1：文件分類目錄表（示例）一級(jí)分類（部門）二級(jí)分類（類型）分類說(shuō)明示例文件行政部管理制度規(guī)范日常辦公的各類制度《考勤管理規(guī)定》《辦公用品管理辦法》人事部員工檔案員工入職、在職、離職全周期材料入職登記表、勞動(dòng)合同、離職證明項(xiàng)目部業(yè)務(wù)合同項(xiàng)目合作相關(guān)的法律文件《項(xiàng)目合作協(xié)議》《采購(gòu)合同》表2：文件歸檔登記表文件名稱分類編碼形成日期頁(yè)數(shù)移交部門移交人接收人接收日期存放位置（柜/層/號(hào)）備注2024年度工作計(jì)劃XZ-FF-2024-0012024-01-0512行政部張*李*2024-01-08A柜-3層-05含附件員工培訓(xùn)方案RS-YWFA-2024-0022024-02-208人事部王*李*2024-02-22B柜-1層-12電子版同步存檔表3：文件借閱記錄表借閱日期文件名稱及編碼借閱部門/人借閱事由歸還期限歸還日期借閱人簽字檔案管理員簽字備注2024-03-012024年度工作計(jì)劃（XZ-FF-2024-001）市場(chǎng)部/趙*制定部門季度目標(biāo)2024-03-082024-03-07趙*李*無(wú)損壞2024-03-05員工培訓(xùn)方案（RS-YWFA-2024-002）財(cái)務(wù)部/劉*參考培訓(xùn)預(yù)算2024-03-122024-03-12劉*李*電子版借閱四、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)（一）明確責(zé)任分工部門負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門文件形成的規(guī)范性、歸檔及時(shí)性負(fù)總責(zé)；檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案接收、存儲(chǔ)、維護(hù)、借閱登記及日常保管，保證檔案安全；全體員工：按規(guī)范整理個(gè)人經(jīng)手文件，及時(shí)移交歸檔，不得私自留存或外傳涉密內(nèi)容。（二）強(qiáng)化保密管理涉密文件標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”字樣，借閱需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁復(fù)制、拍照；檔案室非工作時(shí)間上鎖，鑰匙由檔案管理員專人保管，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（三）保證及時(shí)歸檔日常文件在形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成整理，每月末集中歸檔一次；項(xiàng)目文件在項(xiàng)目結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，保證材料完整。（四）推動(dòng)電子化管理逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化掃描，建立檔案檢索系統(tǒng)，支持關(guān)鍵詞、編碼、日期等多維度查詢；電子檔案定期備份（每月增量備份+每年全量備