企業(yè)檔案分類管理操作規(guī)范一、總則為規(guī)范企業(yè)檔案分類管理工作，確保檔案收集齊全、整理規(guī)范、利用高效、保管安全，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及國家相關檔案行業(yè)標準，結合企業(yè)實際運營需求，制定本操作規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門（含下屬單位）在經(jīng)營管理、生產(chǎn)研發(fā)、行政管理等活動中形成的各類檔案的分類管理工作。企業(yè)檔案分類管理遵循集中統(tǒng)一、分類科學、便于利用、安全保密的原則，確保檔案資源的系統(tǒng)性、完整性與可追溯性。二、檔案分類依據(jù)與原則（一）分類依據(jù)法規(guī)政策依據(jù)：以國家檔案管理相關法律法規(guī)、行業(yè)標準（如《檔號編制規(guī)則》《企業(yè)檔案分類大綱編制導則》）為根本遵循，確保分類體系合規(guī)性。企業(yè)業(yè)務依據(jù)：結合企業(yè)主營業(yè)務類型（如制造、研發(fā)、服務等）、組織架構、業(yè)務流程特點，使分類體系貼合實際工作場景。管理需求依據(jù)：圍繞檔案“存史、憑證、利用”的核心價值，兼顧檔案保管期限、密級管理、數(shù)字化轉型等管理需求，提升檔案利用效率。（二）分類原則科學性原則：分類邏輯清晰，以檔案的形成規(guī)律、內容屬性或載體形式為核心維度，避免交叉重疊。例如，文書檔案按“年度—機構（問題）—保管期限”分類，科技檔案按“項目—階段—文件類型”分類。實用性原則：分類體系需簡化操作流程，便于檔案人員快速歸類、檢索。例如，對高頻利用的合同檔案，可單獨設置“經(jīng)營管理—合同管理”二級類目，突出業(yè)務優(yōu)先級。系統(tǒng)性原則：覆蓋企業(yè)全業(yè)務領域（黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)、科研、基建、設備、會計、人事等），確保檔案資源無遺漏、不重復。動態(tài)性原則：分類體系隨企業(yè)業(yè)務拓展、組織變革動態(tài)調整，每年結合檔案利用反饋與業(yè)務變化評估優(yōu)化，保持分類的適配性。三、檔案分類體系企業(yè)檔案按載體形式、內容屬性、業(yè)務類型三維度構建分類體系，核心類別及分類方法如下：（一）文書檔案記錄企業(yè)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理等活動的文字性檔案，分類方法為“年度—機構（問題）—保管期限”：年度：以檔案形成年度為第一級類目（如“2023年”“2024年”）。機構（問題）：按形成部門（如“辦公室”“人力資源部”）或業(yè)務問題（如“制度建設”“會議管理”）設二級類目，部門獨立辦公的企業(yè)優(yōu)先按“機構”分類，便于部門歸檔責任劃分。保管期限：按永久、30年、10年（或企業(yè)自定義期限）設三級類目，突出檔案價值層級。示例：2023年—辦公室—永久—第001號（年度+機構+期限+序號）。（二）科技檔案記錄企業(yè)生產(chǎn)技術、科研項目、基建工程、設備儀器等活動的檔案，分類方法為“項目—階段—文件類型”：項目：以科研課題、基建項目、設備型號為第一級類目（如“XX產(chǎn)品研發(fā)項目”“XX廠房建設項目”“XX型號設備”）。階段：按項目生命周期（如“立項—設計—施工—驗收”“研發(fā)—試制—投產(chǎn)”）設二級類目，體現(xiàn)工作流程。文件類型：按檔案載體或內容屬性（如“圖紙”“報告”“說明書”）設三級類目，便于技術資料檢索。示例：XX產(chǎn)品研發(fā)項目—試制階段—報告—第001號（項目+階段+類型+序號）。（三）會計檔案記錄企業(yè)經(jīng)濟活動的會計憑證、賬簿、報告等檔案，分類方法為“年度—檔案類型—保管期限”：年度：以會計年度為第一級類目（如“2023年”）。檔案類型：按憑證、賬簿、報告、其他設二級類目（如“會計憑證”“會計賬簿”）。保管期限：按法定保管期限（如永久、30年、10年）設三級類目，符合財務審計要求。示例：2023年—會計憑證—30年—第001號（年度+類型+期限+序號）。（四）人事檔案記錄員工個人經(jīng)歷、業(yè)績、獎懲等的檔案，分類方法為“人員類別—年度—檔案類型”：人員類別：按在職、離職、退休等設第一級類目（如“在職員工”“離職員工”）。年度：以檔案變動年度為第二級類目（如“2023年入職”“2024年離職”）。檔案類型：按履歷、鑒定、考核、獎懲等設第三級類目，滿足人力資源管理需求。示例：在職員工—2023年入職—履歷—張三（人員類別+年度+類型+姓名）。（五）聲像與電子檔案聲像檔案（照片、視頻、音頻）：按“載體類型—年度—主題”分類，如“照片—2023年—企業(yè)年會”“視頻—2024年—產(chǎn)品發(fā)布會”。電子檔案：與對應實體檔案“同宗同源”，分類編碼與實體檔案一致，通過電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)“年度—類目—序號”檢索，同時標注電子文件格式、存儲路徑等元數(shù)據(jù)。四、分類操作流程（一）檔案收集與預分類部門歸檔責任：各部門指定檔案員，按《企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表》收集本部門形成的檔案，在移交前完成“預分類”（標注年度、類目、期限），確保檔案來源清晰。跨部門檔案處理：涉及多部門協(xié)作的項目（如基建、研發(fā)），由牽頭部門負責匯總檔案，按項目維度分類，避免重復歸檔。（二）分類編碼與目錄編制編碼規(guī)則：采用“大類代碼+年度代碼+類目代碼+序號”的組合編碼（如文書檔案大類代碼為“WS”，2023年代碼為“2023”，辦公室代碼為“BG”，永久代碼為“YJ”，序號為“001”，則編碼為`WS-2023-BG-YJ-001`）。目錄著錄：檔案目錄需包含檔號、題名、形成日期、責任者、保管期限、密級、載體數(shù)量、備注等字段，確保檢索信息完整。（三）歸檔審核與移交部門審核：檔案員對預分類檔案的完整性、準確性進行初審，重點檢查分類邏輯（如年度是否準確、類目是否對應業(yè)務）、文件材料是否齊全（如合同檔案需附審批單、附件）。檔案部門審核：檔案管理部門接收檔案時，復審分類合理性，對交叉類目檔案（如同時涉及行政與經(jīng)營的文件）協(xié)商確定歸屬，確保分類唯一。五、日常管理要求（一）存儲與防護實體檔案：按類目、年度、期限有序排列，存放于防磁、防火、防潮、防蟲的專用檔案柜，定期檢查溫濕度（溫度14-24℃，相對濕度45%-60%），避免陽光直射。電子檔案：存儲于企業(yè)級云服務器或離線存儲介質，設置訪問權限（按密級、部門、崗位劃分），定期備份（至少雙份，異地異質備份），防止數(shù)據(jù)丟失。（二）借閱與利用借閱審批：內部借閱需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批；外部借閱（如審計、法務）需經(jīng)分管領導審批，注明借閱期限、用途，嚴禁涂改、抽換檔案。利用服務：檔案部門應按分類體系提供檢索工具（如紙質目錄、電子檢索系統(tǒng)），對高頻利用檔案（如合同、規(guī)章制度）建立“快速檢索庫”，提升利用效率。（三）鑒定與銷毀定期鑒定：每5年組織檔案鑒定小組（由檔案、業(yè)務、法務人員組成），對到期檔案（如保管期限10年的文書檔案）進行價值評估，確無保存價值的編制《檔案銷毀清冊》。銷毀流程：銷毀需經(jīng)企業(yè)分管領導審批，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀后在清冊上簽字確認，電子檔案同步刪除并留存銷毀記錄。（四）數(shù)字化管理紙質檔案數(shù)字化：對永久、長期保存的檔案（如歷史合同、基建圖紙）優(yōu)先數(shù)字化，掃描后按分類體系建立電子目錄，確?！凹堎|—電子”一一對應。電子檔案歸檔：業(yè)務系統(tǒng)生成的電子文件（如OA審批單、ERP數(shù)據(jù)），通過接口自動歸檔至檔案系統(tǒng)，分類編碼與實體檔案規(guī)則一致，確保元數(shù)據(jù)完整。六、監(jiān)督與考核（一）檢查機制檔案管理部門每季度開展“分類合規(guī)性檢查”，重點核查：檔案分類是否與《分類體系》一致，有無錯歸、漏歸；編碼、目錄著錄是否準確，檢索工具是否更新；存儲環(huán)境是否達標，借閱利用是否合規(guī)。（二）考核指標將檔案分類管理納入部門績效考核，核心指標包括：歸檔及時率：部門檔案按時移交率（目標≥95%）；分類準確率：抽查檔案分類合規(guī)率（目標≥98%）；利用效率：檔案檢索響應時間（目標≤1個工作日）。（三）