采購流程標準化操作與審核規(guī)范一、規(guī)范適用范圍與核心目標本規(guī)范適用于企業(yè)各類采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購（如咨詢、外包等），涵蓋從需求提出到最終付款的全流程管理。核心目標是統(tǒng)一采購標準、明確職責分工、控制采購成本、防范合規(guī)風險，保證采購活動高效、透明、可追溯。二、標準化操作流程詳解（一）采購需求發(fā)起與提報需求部門職責：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求或項目計劃，填寫《采購需求申請表》，注明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、到貨時間、技術(shù)參數(shù)（如適用）及供應(yīng)商偏好（如無特殊要求可不填）。材料附件：需附相關(guān)證明材料，如項目立項批文、庫存盤點表（避免重復(fù)采購）、技術(shù)規(guī)格說明書等。內(nèi)部審核：需求部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核簽字，保證采購內(nèi)容符合部門預(yù)算及業(yè)務(wù)規(guī)劃。（二）采購預(yù)算與審批預(yù)算核對：采購部門收到《采購需求申請表》后，首先核對采購項目是否在年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算金額是否充足。權(quán)限分級審批：單筆采購金額≤5000元：需求部門負責人審批后，報采購部門經(jīng)理審核；5000元＜單筆采購金額≤5萬元：需求部門負責人、采購部門經(jīng)理審批后，報財務(wù)總監(jiān)審核；單筆采購金額＞5萬元：需求部門負責人、采購部門經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)審批后，報總經(jīng)理審批。超預(yù)算處理：若采購需求超預(yù)算，需由需求部門提交《超預(yù)算采購說明》，詳細說明超預(yù)算原因及解決方案，按權(quán)限逐級審批后方可進入下一流程。（三）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商信息收集：采購部門通過公開招標、邀請招標、詢價比價、單一來源采購（僅限唯一供應(yīng)商或緊急情況）等方式確定供應(yīng)商，優(yōu)先選擇已納入《合格供應(yīng)商名錄》的企業(yè)。供應(yīng)商資質(zhì)審核：對潛在供應(yīng)商需審核營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認證、經(jīng)營許可證等）、財務(wù)狀況、供貨能力、質(zhì)量保證體系及歷史合作評價（如有），填寫《供應(yīng)商資質(zhì)評估表》。詢價與比價：金額≤1萬元：至少獲取2家供應(yīng)商報價；1萬元＜金額≤5萬元：至少獲取3家供應(yīng)商報價，需填寫《詢價比價記錄表》，對比價格、質(zhì)量、交期、售后服務(wù)等；金額＞5萬元：必須公開招標，成立招標小組（含需求部門、采購、財務(wù)、法務(wù)人員），按招標流程執(zhí)行。確定供應(yīng)商：根據(jù)綜合評估結(jié)果（價格權(quán)重不超過50%），選擇最優(yōu)供應(yīng)商，報采購部門負責人及審批人確認。（四）采購合同簽訂合同起草：采購部門根據(jù)談判結(jié)果，使用公司標準《采購合同模板》起草合同，明確標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、地點、驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決條款等。合同審核：采購部門負責人審核合同條款的合規(guī)性、完整性；財務(wù)部門審核價格、付款方式、稅務(wù)條款的合理性；法務(wù)部門（或指定法務(wù)人員）審核法律風險條款（如違約責任、知識產(chǎn)權(quán)等）；重大合同（金額＞10萬元）需經(jīng)總經(jīng)理最終審批。合同簽署與存檔：審核通過后，由授權(quán)代表簽署（合同需加蓋公司公章及騎縫章），原件交采購部門、財務(wù)部門、需求部門各存檔一份，供應(yīng)商留存復(fù)印件。（五）訂單下達與執(zhí)行訂單：采購部門根據(jù)審批通過的合同，填寫《采購訂單》（PO單），注明合同號、供應(yīng)商信息、采購明細、交貨期、付款條件等，經(jīng)采購經(jīng)理簽字后加蓋采購章發(fā)給供應(yīng)商。訂單跟蹤：采購專員需主動跟蹤訂單執(zhí)行進度，包括生產(chǎn)/備貨情況、物流信息，保證按期交貨；若遇延遲，及時與供應(yīng)商溝通并反饋需求部門及上級。變更處理：如需變更訂單數(shù)量、交貨期等，需由需求部門提交《訂單變更申請》，經(jīng)采購部門、財務(wù)部門審批后，書面通知供應(yīng)商并確認雙方簽字，避免口頭約定。（六）貨物/服務(wù)驗收驗收組織：貨物到貨后，由需求部門牽頭，采購部門、質(zhì)檢部門（如需）共同參與驗收；服務(wù)類項目需在服務(wù)完成后由需求部門、采購部門聯(lián)合驗收。驗收標準：嚴格按照合同約定的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準、數(shù)量進行驗收，核對送貨單與采購訂單信息是否一致（名稱、規(guī)格、數(shù)量等）。驗收結(jié)果處理：驗收合格：填寫《采購驗收單》，需求部門、采購部門、質(zhì)檢部門（參與方）簽字確認，貨物入庫（如適用）；驗收不合格：當場拒收并書面說明原因，要求供應(yīng)商在3個工作日內(nèi)退換貨或整改，整改后需重新驗收；若因供應(yīng)商問題導(dǎo)致延誤，按合同約定追究違約責任。（七）付款申請與結(jié)算發(fā)票核對：供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號等信息需與公司一致），連同《采購合同》《采購訂單》《采購驗收單》一并提交采購部門。付款申請：采購部門核對“三單一致”（訂單、驗收單、發(fā)票）后，填寫《付款申請單》，注明供應(yīng)商名稱、合同號、付款金額、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌等）、開票信息，附相關(guān)單據(jù)復(fù)印件。審批與付款：按審批權(quán)限逐級審核（財務(wù)部門審核單據(jù)、金額，總經(jīng)理審批大額付款），審批通過后交財務(wù)部門安排付款，付款后及時更新供應(yīng)商付款臺賬。（八）采購檔案歸檔歸檔范圍：采購全流程資料，包括《采購需求申請表》、審批文件、供應(yīng)商資質(zhì)文件、詢價比價記錄、招標文件、采購合同、訂單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等。歸檔要求：采購部門在付款完成后10個工作日內(nèi)，將資料分類整理（按采購項目編號或時間順序），裝訂成冊并標注檔案編號，交公司檔案室統(tǒng)一保管，保存期限不少于5年（重大項目檔案保存期限不少于10年）。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)模板工具（一）《采購需求申請表》申請部門申請人申請日期采購類型（□材料□設(shè)備□服務(wù)□其他）采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途說明到貨時間技術(shù)參數(shù)/服務(wù)要求（可附頁）附件清單（□項目批文□技術(shù)書□庫存表□其他）需求部門負責人簽字：日期：（二）《詢價比價記錄表》采購項目名稱需求部門日期預(yù)算金額（元）供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話報價（元）報價有效期附加條件（如運費、保修期）比價結(jié)論（推薦供應(yīng)商及理由）：采購部門負責人簽字：日期：（三）《采購驗收單》驗收日期驗收地點供應(yīng)商名稱合同號采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量實收數(shù)量驗收結(jié)果（□合格□不合格）不合格說明（如適用）：質(zhì)檢部門意見（如需）：需求部門簽字：采購部門簽字：供應(yīng)商簽字（如現(xiàn)場）：四、執(zhí)行要點與風險控制（一）合規(guī)性要求嚴禁未經(jīng)審批的采購行為，超預(yù)算、超計劃采購必須履行特殊審批流程；供應(yīng)商選擇需遵循“公開、公平、公正”原則，禁止指定供應(yīng)商或暗箱操作；合同條款需符合《中華人民共和國民法典》等法律法規(guī)，避免“陰陽合同”或模糊條款。（二）風險控制點需求風險：需求部門需保證采購需求的準確性，避免因參數(shù)錯誤導(dǎo)致采購貨物/服務(wù)不符；預(yù)算風險：財務(wù)部門需定期監(jiān)控采購預(yù)算執(zhí)行情況，超預(yù)算采購需提前預(yù)警；供應(yīng)商風險：建立供應(yīng)商動態(tài)評價機制，每年對供應(yīng)商進行資質(zhì)復(fù)審及績效評估（質(zhì)量、交期、服務(wù)），不合格供應(yīng)商及時清退；驗收風險：需求部門對驗收結(jié)果負責，禁止“先驗收后補手續(xù)”或“驗收走過場”，不合格貨物嚴禁入庫；付款風險：財務(wù)部門需嚴格核對“三單一致”，無合同、無驗收單、無發(fā)票不得付款，防范虛假采購或資金挪用。（三）特殊情況處理緊急采購：因生產(chǎn)急需或突發(fā)情況需緊急采購，可由需求部門負責人電話請示分管副總，先行采購后2個工作日內(nèi)補辦審批手續(xù)，但需在《采購需求申請表》中注明“緊急采購”及原因；零星采購：金額≤500元的零星采購（如辦公用品），可由需求部門直接填寫《零星采購申請表》，部門負責人審批后交采購部門統(tǒng)一采購，無需詢比價