項(xiàng)目合同管理規(guī)范第一章總則1.1目的通過建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的合同管理體系，確保項(xiàng)目合同依法合規(guī)訂立與履行，減少合同糾紛，維護(hù)公司在項(xiàng)目合作中的合法權(quán)益，促進(jìn)項(xiàng)目目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司主導(dǎo)或參與的各類項(xiàng)目合同（包括但不限于工程承包合同、技術(shù)服務(wù)合同、設(shè)備采購合同、咨詢服務(wù)合同等）的策劃、談判、起草、審核、簽署、履行、變更、終止及糾紛處理等全流程管理活動。公司各部門、項(xiàng)目組及相關(guān)合作方在項(xiàng)目合同管理中均應(yīng)遵循本規(guī)范。1.3管理原則1.依法合規(guī)原則：合同訂立與履行嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度，確保合同內(nèi)容及管理行為合法有效。2.權(quán)責(zé)清晰原則：明確各部門、崗位在合同管理中的職責(zé)與權(quán)限，做到分工明確、協(xié)同有序，避免管理盲區(qū)或職責(zé)重疊。3.全程管控原則：對合同從前期調(diào)研、談判起草到履約終止的全周期進(jìn)行動態(tài)跟蹤與管控，及時識別并化解潛在風(fēng)險(xiǎn)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：通過合同條款設(shè)計(jì)、主體資質(zhì)審查、履約監(jiān)督等手段，提前預(yù)判并防范合同履行中的法律、財(cái)務(wù)、履約風(fēng)險(xiǎn)。第二章合同管理職責(zé)分工2.1合同管理部門合同管理部門（如法務(wù)部或指定的專職管理部門）作為合同管理的統(tǒng)籌機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)包括：制定與修訂合同管理相關(guān)制度、流程及標(biāo)準(zhǔn)合同模板，定期更新并發(fā)布；統(tǒng)籌合同全流程管理，監(jiān)督各部門合同管理工作的合規(guī)性，對違規(guī)行為提出整改意見；組織合同管理培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的合同風(fēng)險(xiǎn)意識與管理能力；牽頭合同糾紛的處理工作，協(xié)調(diào)法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等部門制定應(yīng)對策略。2.2業(yè)務(wù)部門（項(xiàng)目組）業(yè)務(wù)部門（或項(xiàng)目組）作為合同的發(fā)起與執(zhí)行主體，職責(zé)包括：開展項(xiàng)目前期調(diào)研，篩選潛在合作方，收集合作方資質(zhì)、信用、業(yè)績等基礎(chǔ)資料；主導(dǎo)合同談判，明確項(xiàng)目需求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交付周期、付款方式等核心條款，形成談判記錄；起草合同文本（或基于模板調(diào)整），確保條款與項(xiàng)目實(shí)際需求一致，內(nèi)容完整清晰；跟蹤合同履行進(jìn)度，定期向合同管理部門反饋履約情況，及時處理履約中的問題；負(fù)責(zé)合同變更、解除的發(fā)起與初步審核，配合糾紛處理中的事實(shí)舉證工作。2.3法務(wù)部門（或法律顧問）法務(wù)部門（或外聘法律顧問）負(fù)責(zé)合同的法律合規(guī)性審核，職責(zé)包括：審查合同主體資格（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)文件等），確保合作方具備合法簽約與履約能力；審核合同條款的合法性、完整性，重點(diǎn)關(guān)注權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決等條款的法律風(fēng)險(xiǎn)；對特殊類型合同（如涉外合同、重大金額合同）提供專業(yè)法律意見，參與重大合同談判；指導(dǎo)合同糾紛的法律應(yīng)對，起草法律文書（如律師函、訴訟/仲裁材料），代表公司參與法律程序。2.4財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)合規(guī)性管理，職責(zé)包括：審核合同付款條款（如付款節(jié)點(diǎn)、金額、發(fā)票要求等），確保與公司財(cái)務(wù)制度及預(yù)算安排一致；跟蹤合同款項(xiàng)支付與收取，核對發(fā)票、收據(jù)等財(cái)務(wù)憑證，確保資金流向合規(guī)；參與合同變更涉及的財(cái)務(wù)條款調(diào)整，評估變更對成本、收益的影響；配合合同糾紛處理中的財(cái)務(wù)證據(jù)收集（如付款憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等）。第三章合同訂立管理3.1前期準(zhǔn)備1.項(xiàng)目需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門需結(jié)合項(xiàng)目目標(biāo)，明確合同標(biāo)的（如工程內(nèi)容、服務(wù)范圍、物資規(guī)格等）、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、交付周期等核心需求，形成書面需求文檔，作為合同談判與起草的依據(jù)。2.合作方篩選：通過公開招標(biāo)、邀標(biāo)或商務(wù)洽談等方式篩選合作方，重點(diǎn)考察其資質(zhì)等級、行業(yè)口碑、履約記錄、財(cái)務(wù)狀況等。對重大項(xiàng)目合作方，可要求提供銀行資信證明、過往項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等資料，必要時開展實(shí)地考察。3.風(fēng)險(xiǎn)評估：業(yè)務(wù)部門聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)部門對合作方進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，識別潛在的信用風(fēng)險(xiǎn)、履約風(fēng)險(xiǎn)（如技術(shù)能力不足、資金鏈緊張），形成風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告，為談判策略制定提供參考。3.2談判與起草1.談判要點(diǎn)：談判需圍繞項(xiàng)目需求、權(quán)利義務(wù)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款展開，堅(jiān)持平等協(xié)商原則，避免單方面加重對方責(zé)任。談判過程中應(yīng)形成書面記錄，明確雙方達(dá)成一致的條款及未決事項(xiàng)，由談判代表簽字確認(rèn)。2.文本起草：優(yōu)先使用公司發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)合同模板，特殊項(xiàng)目可結(jié)合實(shí)際需求調(diào)整模板或起草定制文本。合同文本應(yīng)包含以下核心要素：合同主體信息（名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式等）；標(biāo)的描述（明確、具體，避免歧義，如工程范圍需附圖紙或清單）；價款與支付（金額、計(jì)價方式、付款節(jié)點(diǎn)、發(fā)票要求、逾期付款責(zé)任等）；履行期限與方式（交付時間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、履約方式等）；權(quán)利義務(wù)（雙方的主要權(quán)利、義務(wù)，如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）；違約責(zé)任（違約情形、賠償方式、違約金比例等，需合理且具有可操作性）；爭議解決（明確協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟的方式及管轄地）；其他條款（如不可抗力、合同變更與解除條件、通知與送達(dá)方式等）。3.3審核與審批1.部門初審：業(yè)務(wù)部門完成合同文本起草后，需內(nèi)部初審，重點(diǎn)檢查條款是否與項(xiàng)目需求一致、合作方信息是否準(zhǔn)確、核心條款是否清晰。初審?fù)ㄟ^后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。2.法務(wù)審核：法務(wù)部門從法律合規(guī)角度審核合同，出具審核意見。對存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款（如違約責(zé)任約定不明、管轄地約定無效），需反饋業(yè)務(wù)部門修改，修改后重新審核，直至符合要求。3.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門審核合同付款條款的合理性，確認(rèn)付款節(jié)點(diǎn)與公司資金計(jì)劃匹配，發(fā)票類型、稅率等符合財(cái)務(wù)要求。對涉及大額資金或特殊付款方式的合同，需提交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。4.最終審批：合同經(jīng)業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門審核通過后，按公司授權(quán)體系提交相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)審批（如部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等）。審批通過后，方可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。3.4簽署與備案1.簽署要求：合同簽署需由法定代表人或其授權(quán)的代理人（需出具書面授權(quán)委托書）簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。簽署前需核對雙方簽字蓋章的真實(shí)性、完整性，確保合同文本與審批版本一致。2.合同編號：合同管理部門對每份合同進(jìn)行統(tǒng)一編號（編號規(guī)則可結(jié)合項(xiàng)目類型、年份、順序號設(shè)計(jì)，如“XM-HT-____”），便于管理與查詢。3.備案歸檔：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門需在3個工作日內(nèi)將合同原件（及電子版）提交合同管理部門備案，同時抄送財(cái)務(wù)部門。合同管理部門建立合同臺賬，記錄合同基本信息、履行狀態(tài)等。第四章合同履行管理4.1履約跟蹤1.進(jìn)度跟蹤：業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)合同履約跟蹤，定期（如每月）檢查合作方履約進(jìn)度，對比合同約定的交付節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，形成履約跟蹤報(bào)告。對滯后或不符合要求的情況，及時與合作方溝通，要求整改。2.款項(xiàng)管理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同付款條款，在付款節(jié)點(diǎn)前核對履約進(jìn)度（如工程驗(yàn)收報(bào)告、服務(wù)確認(rèn)單等），確認(rèn)符合付款條件后辦理付款手續(xù)。業(yè)務(wù)部門需及時提供履約證明文件，確保款項(xiàng)支付合規(guī)。3.溝通協(xié)調(diào)：履約過程中，雙方需保持有效溝通，對出現(xiàn)的問題（如設(shè)計(jì)變更、材料漲價）及時協(xié)商解決方案。溝通內(nèi)容需形成書面記錄（如郵件、會議紀(jì)要），作為合同履行的補(bǔ)充依據(jù)。4.2變更與解除1.合同變更：如因項(xiàng)目需求調(diào)整、客觀條件變化等需變更合同條款，由業(yè)務(wù)部門發(fā)起變更申請，說明變更原因、變更內(nèi)容及對合同履行的影響。變更申請需經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)部門審核，領(lǐng)導(dǎo)審批后，與合作方簽訂書面變更協(xié)議，作為原合同的補(bǔ)充文件。2.合同解除：出現(xiàn)以下情形可解除合同：雙方協(xié)商一致；一方嚴(yán)重違約（如逾期交付超過合理期限、質(zhì)量嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)），經(jīng)催告后仍未整改；因不可抗力導(dǎo)致合同目的無法實(shí)現(xiàn)。解除合同需出具書面解除通知，說明解除原因及依據(jù)，通知需經(jīng)法務(wù)審核后送達(dá)對方。解除后，雙方需就已履約部分的結(jié)算、賠償?shù)仁马?xiàng)協(xié)商處理，必要時簽訂解除協(xié)議。4.3爭議處理1.協(xié)商與調(diào)解：合同履行中發(fā)生爭議，首先由業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商解決，爭取達(dá)成書面和解協(xié)議。協(xié)商不成的，可邀請第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)（如行業(yè)協(xié)會、商會）調(diào)解，調(diào)解協(xié)議需經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，具有合同效力。2.仲裁或訴訟：若協(xié)商、調(diào)解無果，根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟。法務(wù)部門需收集相關(guān)證據(jù)（如合同文本、履約記錄、溝通函件等），制定維權(quán)策略，代表公司參與法律程序，最大限度維護(hù)公司權(quán)益。4.4違約處理1.違約認(rèn)定：業(yè)務(wù)部門聯(lián)合法務(wù)部門對違約行為進(jìn)行認(rèn)定，依據(jù)合同條款判斷違約情形（如逾期履約、質(zhì)量違約、付款違約等），收集違約證據(jù)（如照片、檢測報(bào)告、往來函件等）。2.責(zé)任追究：根據(jù)違約情節(jié)，要求違約方承擔(dān)違約責(zé)任（如支付違約金、賠償損失、繼續(xù)履行等）。若違約方拒不承擔(dān)，啟動爭議處理程序（仲裁或訴訟）。同時，業(yè)務(wù)部門需評估違約對項(xiàng)目的影響，制定補(bǔ)救措施（如更換合作方、調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃），降低損失。第五章合同檔案管理5.1檔案范圍合同檔案包括但不限于：合同文本（含正副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議）；合同審批文件（部門審核意見、法務(wù)意見書、領(lǐng)導(dǎo)審批單）；履約相關(guān)文件（驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證、溝通記錄、整改通知等）；合作方資料（資質(zhì)證書、信用報(bào)告、授權(quán)文件等）；爭議處理文件（和解協(xié)議、調(diào)解文書、仲裁/訴訟材料等）。5.2歸檔要求1.及時性：合同履行過程中產(chǎn)生的文件，由業(yè)務(wù)部門及時整理，在事件完成后5個工作日內(nèi)提交合同管理部門歸檔。合同終止后，需在10個工作日內(nèi)完成全部檔案的整理與移交。2.完整性：檔案需完整反映合同從訂立到終止的全過程，文件需編號、裝訂，電子版與紙質(zhì)版內(nèi)容一致，確保可追溯。3.安全性：紙質(zhì)檔案需存放于專用檔案柜，由專人保管，防止丟失、損毀；電子檔案需加密存儲，定期備份，設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息泄露。5.3保管期限一般項(xiàng)目合同：保管期限為合同終止后5年；重大項(xiàng)目合同（如金額大、影響廣的合同）：保管期限為合同終止后10年；涉及知識產(chǎn)權(quán)、長期合作的合同：保管期限為合同終止后15年或長期保管。5.4查閱與借閱1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)制、涂改。2.外部借閱：外部單位（如律師、審計(jì)機(jī)構(gòu)）需借閱檔案，需出具書面申請及單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員陪同查閱，必要時可提供復(fù)印件（需注明用途并加蓋公章）。第六章監(jiān)督與考核6.1監(jiān)督機(jī)制1.日常檢查：合同管理部門定期（每季度）檢查各部門合同管理工作，重點(diǎn)檢查合同履行進(jìn)度、檔案完整性、合規(guī)性操作等，形成檢查報(bào)告，通報(bào)問題并要求整改。2.專項(xiàng)審計(jì)：每年選取部分重大項(xiàng)目合同，由審計(jì)部門開展專項(xiàng)審計(jì)，核查合同訂立的合規(guī)性、履約的真實(shí)性、款項(xiàng)支付的合理性，提出審計(jì)建議。3.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：合同管理部門建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對履約滯后、糾紛頻發(fā)的合同進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，及時向管理層匯報(bào)，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對預(yù)案。6.2考核指標(biāo)1.合同履約率：實(shí)際履約符合合同約定的項(xiàng)目數(shù)量/總項(xiàng)目數(shù)量×100%，目標(biāo)值不低于95%；2.合同糾紛率：發(fā)生糾紛的合同數(shù)量/總合同數(shù)量×100%，目標(biāo)值不高于5%；3.檔案完整率：檔案完整的合同數(shù)量/總合同數(shù)量×100%，目標(biāo)值為100%；4.整改完成率：檢查發(fā)現(xiàn)問題的整改完成數(shù)量/問題總數(shù)×100%，目標(biāo)值為100%。6.3獎懲措施1.獎勵：對合同管理工作表現(xiàn)突出的部門或個人（如履約率高、糾紛處理得當(dāng)、檔案管理規(guī)范