外包員工入職離職管理規(guī)范在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，外包員工作為靈活用工的重要組成部分，其入職與離職管理的規(guī)范性直接影響用工合規(guī)性、團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率及企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控。為明確外包員工全周期管理要求，保障企業(yè)、外包服務(wù)提供商（以下簡(jiǎn)稱“外包公司”）及員工三方權(quán)益，結(jié)合勞動(dòng)法律法規(guī)與行業(yè)實(shí)踐，制定本管理規(guī)范。一、入職管理規(guī)范（一）入職前準(zhǔn)備1.合作協(xié)議審核企業(yè)與外包公司簽訂服務(wù)協(xié)議時(shí)，需明確崗位需求、人員配置標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)責(zé)劃分（如用工風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)、薪資發(fā)放責(zé)任）、保密與競(jìng)業(yè)限制條款等內(nèi)容。法務(wù)或合規(guī)部門需對(duì)協(xié)議合法性、條款完備性進(jìn)行審查，確保無(wú)歧義或違規(guī)條款。2.崗位需求確認(rèn)用人部門需向外包公司提供《崗位需求說(shuō)明書(shū)》，明確崗位職責(zé)、技能要求、到崗時(shí)間、工作地點(diǎn)及考核標(biāo)準(zhǔn)。外包公司應(yīng)在協(xié)議約定時(shí)間內(nèi)，推薦符合要求的候選人，經(jīng)用人部門面試、背景初步篩查后確定入職人員。3.員工背景審查外包公司需對(duì)擬入職員工的身份信息、學(xué)歷資質(zhì)、工作履歷等進(jìn)行真實(shí)性核查，并向企業(yè)提供《員工背景核查報(bào)告》（含基本信息、無(wú)犯罪記錄證明等必要材料）。企業(yè)可隨機(jī)抽查關(guān)鍵崗位候選人的背景資料，避免因人員資質(zhì)問(wèn)題引發(fā)用工風(fēng)險(xiǎn)。（二）入職流程管理1.入職通知與資料提交外包公司向擬入職員工發(fā)送《入職通知書(shū)》，明確入職時(shí)間、所需資料（如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、離職證明等）及崗位基本信息。員工需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交資料，外包公司審核無(wú)誤后，同步將員工基本信息（脫敏處理后）反饋至企業(yè)HR或用人部門備案。2.入職培訓(xùn)與合規(guī)宣導(dǎo)企業(yè)層面：HR或行政部門組織外包員工參加“新員工入職培訓(xùn)”，內(nèi)容涵蓋企業(yè)規(guī)章制度（如考勤、安全管理、保密要求）、辦公系統(tǒng)操作等，培訓(xùn)后需簽署《員工行為規(guī)范確認(rèn)書(shū)》。外包公司層面：需對(duì)員工開(kāi)展崗前技能培訓(xùn)，確保其熟悉崗位流程、操作規(guī)范，培訓(xùn)記錄需留存?zhèn)洳椤?.合同簽訂與權(quán)限開(kāi)通外包公司需在員工入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)簽訂勞動(dòng)合同，明確勞動(dòng)關(guān)系主體、薪資福利、合同期限等內(nèi)容，并將合同副本（或關(guān)鍵條款摘要）提供給企業(yè)備案。企業(yè)根據(jù)崗位需求，為外包員工開(kāi)通辦公系統(tǒng)權(quán)限（如郵箱、OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等），權(quán)限范圍需與崗位職責(zé)匹配，由IT部門或用人部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。二、離職管理規(guī)范（一）主動(dòng)離職管理1.離職申請(qǐng)發(fā)起外包員工因個(gè)人原因離職時(shí)，需提前[X]個(gè)工作日（參照勞動(dòng)合同或服務(wù)協(xié)議約定）向外包公司提交書(shū)面離職申請(qǐng)。外包公司需在1個(gè)工作日內(nèi)將離職信息同步至企業(yè)用人部門，便于提前安排工作交接。2.工作交接與資源回收用人部門需協(xié)助離職員工制定《工作交接清單》，明確待辦事項(xiàng)、文檔資料、辦公設(shè)備（如電腦、門禁卡）等交接要求，交接過(guò)程需由直屬上級(jí)或指定人員監(jiān)督，確保工作連續(xù)性。IT部門需在離職申請(qǐng)獲批后，立即回收員工系統(tǒng)權(quán)限、郵箱賬號(hào)等，行政部門回收工牌、辦公用品，避免信息泄露或資源浪費(fèi)。3.離職手續(xù)辦理外包公司需在員工離職后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成勞動(dòng)合同解除手續(xù)，向員工出具《離職證明》，并將離職證明副本（或關(guān)鍵信息）反饋至企業(yè)備案。企業(yè)需確認(rèn)員工工作交接完成后，對(duì)外包公司發(fā)出《離職確認(rèn)函》，作為服務(wù)費(fèi)用結(jié)算的依據(jù)之一。（二）被動(dòng)離職管理1.離職事由溝通若外包員工因嚴(yán)重違紀(jì)、不勝任工作等原因需被辭退，企業(yè)需先與外包公司溝通，提供事實(shí)依據(jù)（如考勤記錄、績(jī)效評(píng)估、違紀(jì)證據(jù)等），由外包公司按照勞動(dòng)合同約定與員工解除勞動(dòng)關(guān)系。過(guò)程中需確保理由合法合規(guī)，避免勞動(dòng)糾紛。2.離職流程執(zhí)行外包公司需書(shū)面通知員工離職決定，明確離職時(shí)間、補(bǔ)償（如涉及）及交接要求。企業(yè)需協(xié)助外包公司監(jiān)督交接過(guò)程，確保工作資料、客戶信息等妥善移交，必要時(shí)可安排法律顧問(wèn)參與，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）離職后管理1.保密與競(jìng)業(yè)限制外包員工離職后，仍需遵守與企業(yè)或外包公司簽訂的保密協(xié)議，不得泄露企業(yè)商業(yè)秘密、客戶信息等。若崗位涉及競(jìng)業(yè)限制，外包公司需按協(xié)議約定支付補(bǔ)償金，員工需在限制期內(nèi)履行競(jìng)業(yè)義務(wù)，企業(yè)可通過(guò)外包公司監(jiān)督執(zhí)行。2.離職證明與背景調(diào)查企業(yè)可應(yīng)外包公司或員工要求，提供客觀的離職背景調(diào)查信息（如在職時(shí)間、工作表現(xiàn)），但需避免主觀評(píng)價(jià)。外包公司需妥善保管員工離職檔案，企業(yè)留存的交接記錄、培訓(xùn)記錄等需保存至少[X]年（參照勞動(dòng)法規(guī)要求）。三、保障與監(jiān)督機(jī)制（一）溝通協(xié)調(diào)機(jī)制企業(yè)HR需與外包公司指定對(duì)接人建立月度溝通機(jī)制，反饋員工管理中的問(wèn)題（如考勤異常、績(jī)效問(wèn)題），協(xié)商解決方案。重大問(wèn)題（如勞動(dòng)糾紛、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)）需第一時(shí)間召開(kāi)三方會(huì)議（企業(yè)、外包公司、員工代表），確保問(wèn)題及時(shí)化解。（二）合規(guī)審查機(jī)制法務(wù)或合規(guī)部門每季度對(duì)《外包服務(wù)協(xié)議》及員工管理流程進(jìn)行審查，重點(diǎn)核查合同條款有效性、離職手續(xù)合規(guī)性、保密協(xié)議履行情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修訂制度或要求外包公司整改。（三）檔案管理規(guī)范外包公司需建立員工電子與紙質(zhì)檔案，包含入職資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、離職證明等，檔案保存期限不低于勞動(dòng)合同解除后[X]年。企業(yè)需留存外包