某跑步俱樂部文件保密管理制度某跑步俱樂部文件保密管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范某跑步俱樂部（以下簡(jiǎn)稱“俱樂部”）文件保密管理工作，保障俱樂部核心信息安全、會(huì)員隱私權(quán)益及運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)完整性，防范因文件泄露導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)、信譽(yù)損失及經(jīng)濟(jì)損失，依據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國(guó)民法典》等法律法規(guī)，結(jié)合俱樂部實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于俱樂部?jī)?nèi)部所有紙質(zhì)及電子形式的保密文件管理，涵蓋文件生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、歸檔、解密、銷毀等全生命周期環(huán)節(jié)，涉及部門包括但不限于行政部、會(huì)員服務(wù)部、活動(dòng)策劃部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部及各分支機(jī)構(gòu)。第三條管理原則1.分級(jí)分類管理：根據(jù)文件內(nèi)容敏感性、影響范圍及潛在風(fēng)險(xiǎn)，劃分保密等級(jí)，實(shí)施差異化管控；2.責(zé)任到人：明確各環(huán)節(jié)管理責(zé)任主體，確?！罢l(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)審批、誰(shuí)監(jiān)督”；3.動(dòng)態(tài)維護(hù)：結(jié)合俱樂部業(yè)務(wù)發(fā)展及外部環(huán)境變化，定期評(píng)估保密文件范圍與等級(jí)，及時(shí)調(diào)整管理措施；4.技術(shù)與制度并重：通過(guò)制度約束與技術(shù)手段（如加密存儲(chǔ)、權(quán)限控制）雙軌保障文件安全。第二章保密文件定義與分級(jí)第四條保密文件定義本制度所稱“保密文件”，指俱樂部在運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中形成或獲取的，涉及俱樂部核心利益、會(huì)員隱私或可能對(duì)俱樂部聲譽(yù)、權(quán)益造成重大影響的非公開信息載體，包括但不限于：1.會(huì)員個(gè)人信息：姓名、聯(lián)系方式、身份證號(hào)、健康數(shù)據(jù)（如心率、運(yùn)動(dòng)損傷史）、消費(fèi)記錄等；2.運(yùn)營(yíng)核心數(shù)據(jù)：活動(dòng)策劃方案（含預(yù)算、合作方信息）、會(huì)員增長(zhǎng)策略、賽事申辦材料、商業(yè)合作協(xié)議；3.財(cái)務(wù)信息：年度預(yù)算、收支明細(xì)、稅務(wù)報(bào)表、薪資結(jié)構(gòu)；4.技術(shù)資料：自主研發(fā)的跑步訓(xùn)練系統(tǒng)代碼、會(huì)員管理平臺(tái)數(shù)據(jù)架構(gòu)；5.其他經(jīng)俱樂部認(rèn)定需保密的文件。第五條保密等級(jí)劃分保密文件按敏感程度由高至低分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)，具體界定如下：|等級(jí)|定義|典型范圍|保密期限||------|------|----------|----------||絕密|泄露會(huì)對(duì)俱樂部權(quán)益造成特別嚴(yán)重?fù)p害（如導(dǎo)致重大經(jīng)濟(jì)損失、會(huì)員大規(guī)模流失、喪失核心競(jìng)爭(zhēng)力）|未公開的商業(yè)并購(gòu)方案、頂級(jí)賽事獨(dú)家合作協(xié)議、會(huì)員生物識(shí)別信息（如指紋、面部特征）|一般不超過(guò)10年，特殊情況可延長(zhǎng)至永久||機(jī)密|泄露會(huì)對(duì)俱樂部權(quán)益造成嚴(yán)重?fù)p害（如導(dǎo)致重要合作終止、活動(dòng)策劃失效、會(huì)員隱私大規(guī)模泄露）|年度戰(zhàn)略規(guī)劃、未發(fā)布的高凈值會(huì)員專屬服務(wù)方案、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告|一般不超過(guò)5年||秘密|泄露會(huì)對(duì)俱樂部權(quán)益造成較大損害（如導(dǎo)致活動(dòng)籌備信息泄露、普通會(huì)員個(gè)人信息被濫用）|常規(guī)活動(dòng)執(zhí)行方案、普通會(huì)員基礎(chǔ)信息（姓名、手機(jī)號(hào)）、月度收支簡(jiǎn)報(bào)|一般不超過(guò)2年|第三章保密管理組織架構(gòu)與職責(zé)第六條保密管理領(lǐng)導(dǎo)小組俱樂部設(shè)立保密管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），作為保密工作決策機(jī)構(gòu)，組長(zhǎng)由俱樂部秘書長(zhǎng)擔(dān)任，成員包括行政總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、技術(shù)總監(jiān)及各部門負(fù)責(zé)人。主要職責(zé)：1.審定保密管理制度、保密文件分級(jí)目錄及重大保密事項(xiàng)處理方案；2.定期聽取保密工作匯報(bào)，研究解決保密管理中的重大問題；3.監(jiān)督各部門保密責(zé)任落實(shí)情況，對(duì)違規(guī)行為提出處理意見。第七條行政部（保密主管部門）行政部為俱樂部保密管理執(zhí)行部門，設(shè)專職保密專員1-2名（可由行政部職員兼任），負(fù)責(zé)日常保密管理工作。主要職責(zé)：1.制定保密管理制度實(shí)施細(xì)則，編制年度保密工作計(jì)劃；2.組織保密文件分級(jí)認(rèn)定、標(biāo)識(shí)管理及全生命周期跟蹤；3.開展保密宣傳培訓(xùn)，定期檢查各部門文件管理合規(guī)性；4.建立保密管理臺(tái)賬，記錄文件流轉(zhuǎn)、借閱、銷毀等關(guān)鍵信息；5.受理保密事件報(bào)告，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)小組調(diào)查泄密事故。第八條各部門及分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人為部門保密工作第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門保密文件的生成審核、使用監(jiān)管及安全防護(hù)；2.文件起草人、使用人需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件在授權(quán)范圍內(nèi)使用；3.分支機(jī)構(gòu)需參照本制度制定屬地化保密管理細(xì)則，報(bào)行政部備案后執(zhí)行。第四章保密文件生成與審批第九條起草與標(biāo)識(shí)1.保密文件起草前，起草人需填寫《保密文件立項(xiàng)審批表》，說(shuō)明文件內(nèi)容、擬保密等級(jí)及理由，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后提交行政部復(fù)核；2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審定為保密文件的，起草人需在文件首頁(yè)左上角標(biāo)注保密等級(jí)（“絕密/機(jī)密/秘密”）、保密期限（如“秘密·2年”）及文件編號(hào)（格式：JLB-XX[年份]-XXX，XX為部門代碼，XXX為順序號(hào)）；3.電子文件需在系統(tǒng)元數(shù)據(jù)中同步標(biāo)注保密等級(jí)及期限，禁止通過(guò)未加密即時(shí)通訊工具（如微信、QQ）傳輸草稿。第十條審核與簽發(fā)1.絕密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政總監(jiān)、秘書長(zhǎng)三級(jí)審核，由秘書長(zhǎng)簽發(fā)；2.機(jī)密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政總監(jiān)二級(jí)審核，由行政總監(jiān)簽發(fā)；3.秘密文件由部門負(fù)責(zé)人審核并簽發(fā)；4.所有保密文件簽發(fā)后，起草人需將紙質(zhì)版原件及電子版（加密）同步提交行政部備案。第五章保密文件流轉(zhuǎn)與使用第十一條內(nèi)部傳閱1.保密文件內(nèi)部傳閱需通過(guò)“收文登記—指定接收人—限時(shí)歸還”流程操作，禁止隨意擴(kuò)散；2.傳閱范圍僅限“工作需要知悉”人員，絕密文件傳閱需經(jīng)秘書長(zhǎng)審批，機(jī)密文件需經(jīng)行政總監(jiān)審批，秘密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；3.紙質(zhì)文件傳閱時(shí)需填寫《保密文件傳閱記錄表》，記錄傳閱人、時(shí)間、歸還狀態(tài)；電子文件需通過(guò)俱樂部?jī)?nèi)部管理系統(tǒng)（限賬號(hào)登錄、二次驗(yàn)證）傳輸，禁止截屏、另存或轉(zhuǎn)發(fā)至外部平臺(tái)。第十二條外部交換1.因合作需要向外部單位提供保密文件的，需填寫《保密文件外發(fā)審批表》，說(shuō)明接收方資質(zhì)、使用目的及保密承諾，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過(guò)后執(zhí)行；2.外發(fā)文件需標(biāo)注“僅限XX（單位）內(nèi)部使用，不得擴(kuò)散”，并與接收方簽訂《保密協(xié)議》，明確泄露責(zé)任；3.禁止向無(wú)合作關(guān)系的第三方（含個(gè)人）提供任何保密文件，禁止通過(guò)公共云盤、社交媒體等非安全渠道傳輸。第十三條借閱管理1.俱樂部?jī)?nèi)部人員因工作需要借閱保密文件的，需填寫《保密文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、期限（絕密文件不超過(guò)3個(gè)工作日，機(jī)密文件不超過(guò)5個(gè)工作日，秘密文件不超過(guò)7個(gè)工作日），經(jīng)文件原簽發(fā)人審批后到行政部辦理借閱手續(xù)；2.借閱人需在指定場(chǎng)所（如行政部資料室）查閱文件，禁止帶離辦公區(qū)域；確需攜帶外出的，絕密文件需經(jīng)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)，機(jī)密文件需經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)，秘密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取加密封裝、全程攜帶等防護(hù)措施；3.借閱期滿需及時(shí)歸還，行政部核對(duì)文件完整性后歸檔；逾期未還的，行政部需催告并記錄，超過(guò)5個(gè)工作日未還的，按疑似泄密事件處理。第六章保密文件存儲(chǔ)與歸檔第十四條紙質(zhì)文件存儲(chǔ)1.絕密文件需存放于雙鎖保險(xiǎn)柜（鑰匙與密碼分由兩人保管），機(jī)密文件存放于單鎖保險(xiǎn)柜，秘密文件存放于帶鎖文件柜；2.保險(xiǎn)柜/文件柜需放置于監(jiān)控覆蓋的獨(dú)立房間（如行政部資料室），非授權(quán)人員不得進(jìn)入；3.每日下班前，文件使用人需將文件歸位，行政部保密專員需檢查柜鎖狀態(tài)并登記。第十五條電子文件存儲(chǔ)1.電子保密文件需存儲(chǔ)于俱樂部專用服務(wù)器或加密硬盤，禁止存儲(chǔ)于個(gè)人電腦、手機(jī)或公共存儲(chǔ)設(shè)備；2.服務(wù)器需設(shè)置訪問權(quán)限（絕密文件僅限秘書長(zhǎng)、行政總監(jiān)訪問，機(jī)密文件僅限部門負(fù)責(zé)人及以上，秘密文件僅限部門內(nèi)授權(quán)人員），采用動(dòng)態(tài)密碼+生物識(shí)別（如指紋）雙重認(rèn)證；3.技術(shù)部需每周對(duì)電子文件進(jìn)行異機(jī)備份，備份介質(zhì)與原存儲(chǔ)設(shè)備分處不同物理位置（如主服務(wù)器在總部，備份在分支機(jī)構(gòu)）。第十六條歸檔管理1.保密文件完成使用周期后，由行政部整理編號(hào)，編制《保密文件歸檔目錄》，紙質(zhì)版與電子版同步歸檔；2.歸檔文件需按年度、部門、保密等級(jí)分類存放，建立檢索索引，方便調(diào)閱；3.歸檔后原則上不再對(duì)外提供，確需調(diào)閱的，按第五章第十二條“借閱管理”流程執(zhí)行。第七章保密文件解密與銷毀第十七條解密審批1.保密文件保密期限屆滿前30日，行政部需發(fā)起解密評(píng)估，填寫《保密文件解密審批表》，說(shuō)明文件當(dāng)前敏感性及解密影響；2.絕密文件解密需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組全體成員審議，機(jī)密文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組半數(shù)以上成員審議，秘密文件需經(jīng)行政總監(jiān)審批；3.經(jīng)批準(zhǔn)解密的文件，由行政部標(biāo)注“解密”字樣，轉(zhuǎn)為普通文件管理；仍需保密的，延長(zhǎng)保密期限并重新標(biāo)注。第十八條銷毀流程1.需銷毀的保密文件包括：已解密且無(wú)保存價(jià)值的文件、超過(guò)保密期限需銷毀的文件、因破損無(wú)法使用的文件；2.銷毀前需填寫《保密文件銷毀申請(qǐng)表》，列明文件名稱、數(shù)量、保密等級(jí)，經(jīng)原簽發(fā)人審批后執(zhí)行；3.紙質(zhì)文件銷毀采用碎紙機(jī)粉碎（絕密文件需二次焚燒），電子文件使用專業(yè)數(shù)據(jù)清除軟件（如DBAN）覆蓋擦除，確保無(wú)法恢復(fù)；4.銷毀過(guò)程需由行政部與審計(jì)部共同監(jiān)督，填寫《保密文件銷毀記錄表》，記錄銷毀時(shí)間、方式、監(jiān)督人并簽字存檔。第八章保密監(jiān)督與責(zé)任追究第十九條監(jiān)督檢查1.行政部每季度開展一次保密專項(xiàng)檢查，檢查內(nèi)容包括：文件標(biāo)識(shí)規(guī)范性、存儲(chǔ)安全性、流轉(zhuǎn)登記完整性、解密銷毀合規(guī)性；2.技術(shù)部每月對(duì)電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)，排查漏洞并生成《安全檢測(cè)報(bào)告》；3.鼓勵(lì)員工通過(guò)匿名郵箱（bmj@）或保密專線（010-XXXXXXX）舉報(bào)違規(guī)行為，核實(shí)后給予500-2000元獎(jiǎng)勵(lì)。第二十條責(zé)任追究1.因疏忽導(dǎo)致保密文件丟失、泄露的，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降薪等處分；造成經(jīng)濟(jì)損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任；2.故意