2025年采購檔案管理制度試題及答案一、單項選擇題（每題2分，共20分）1.根據(jù)2025年《采購檔案管理制度》，下列哪類文件不屬于采購檔案歸檔范圍？A.采購需求論證報告B.供應商考察記錄表C.采購人員個人績效表D.合同履約驗收單2.某企業(yè)2023年完成一項預算金額800萬元的生產(chǎn)設備采購項目，其檔案保管期限應為：A.10年B.15年C.25年D.永久保存3.采購檔案數(shù)字化過程中，掃描件分辨率最低應達到：A.100dpiB.200dpiC.300dpiD.400dpi4.檔案管理員發(fā)現(xiàn)2021年某采購合同關鍵條款模糊，應首先采取的措施是：A.直接在原件上補寫B(tài).聯(lián)系業(yè)務部門確認后制作副本并標注說明C.銷毀重存D.向財務部門報備5.涉及國家秘密的采購檔案解密后，其保管期限應：A.按原期限繼續(xù)保管B.調整為普通檔案保管期限C.立即移交檔案館D.由保密部門重新核定6.采購檔案借閱登記本保存期限不得少于：A.5年B.10年C.15年D.永久7.電子采購檔案元數(shù)據(jù)應至少包含的要素是：A.采購項目名稱、掃描時間、操作人員B.供應商名稱、合同金額、歸檔日期C.采購方式、文件類型、密級D.以上全部8.因不可抗力導致檔案損毀，責任部門應在多長時間內向檔案管理部門提交書面報告？A.3個工作日B.5個工作日C.7個工作日D.10個工作日9.采購檔案銷毀清冊的保存期限為：A.10年B.20年C.30年D.永久10.非涉密采購檔案跨部門借閱，審批權限最低應為：A.經(jīng)辦人員B.部門負責人C.檔案管理部門負責人D.分管副總二、多項選擇題（每題3分，共15分，少選、錯選均不得分）1.采購檔案分類應遵循的原則包括：A.按采購項目獨立性分類B.按文件形成時間順序分類C.按文件性質（如審批類、合同類、驗收類）分類D.按供應商所屬行業(yè)分類2.下列屬于采購檔案信息化管理要求的有：A.電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力B.采用符合國家標準的元數(shù)據(jù)方案C.定期進行異質異地備份D.允許使用私人云盤存儲臨時檔案3.采購檔案歸檔時需審核的內容包括：A.文件完整性（是否缺頁、漏簽）B.簽字蓋章有效性（是否為手寫簽名、公章是否清晰）C.日期邏輯性（如合同簽訂日期早于審批日期）D.文件載體合規(guī)性（如照片需提供紙質版或符合要求的電子版）4.檔案管理人員的禁止行為包括：A.擅自復制涉密檔案B.在檔案庫房內使用明火C.拒絕配合審計部門調閱檔案D.對破損檔案進行修復5.采購檔案保管環(huán)境應滿足的條件有：A.溫度14℃-24℃，相對濕度45%-60%B.配備防火、防盜、防蟲設施C.電子檔案存儲設備需定期檢測讀寫性能D.紙質檔案與電子檔案分開存放三、判斷題（每題2分，共20分，正確打“√”，錯誤打“×”）1.采購檔案僅指紙質文件，電子文件無需單獨歸檔。（）2.未完成履約的采購項目，其檔案可待項目結束后統(tǒng)一歸檔。（）3.供應商提供的資質文件復印件需加蓋供應商公章方可歸檔。（）4.檔案編號應包含項目年度、采購類型、流水號等要素，確保唯一性。（）5.涉密檔案借閱需填寫《涉密檔案借閱審批表》，經(jīng)保密部門負責人批準即可。（）6.電子檔案遷移時，原存儲介質可立即銷毀。（）7.超過保管期限的檔案，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后可直接銷毀。（）8.采購檔案移交時，移交人與接收人需在移交清冊上簽字確認，無需注明移交時間。（）9.因工作需要，采購部門可自行保管本部門產(chǎn)生的采購檔案，無需移交綜合檔案室。（）10.檔案管理系統(tǒng)需具備操作日志記錄功能，記錄內容應包括操作時間、人員、操作類型及文件信息。（）四、簡答題（每題6分，共30分）1.簡述采購檔案“全流程歸檔”的具體要求。2.列舉采購檔案保管期限的劃分標準及對應的典型項目類型。3.說明采購檔案數(shù)字化加工的主要步驟及質量控制要點。4.闡述涉密采購檔案管理的特殊要求（至少列出5項）。5.當發(fā)現(xiàn)采購檔案缺失時，應按照哪些程序進行處理？五、案例分析題（15分）2025年3月，某國有企業(yè)審計部門在檢查2022年生產(chǎn)線采購項目檔案時，發(fā)現(xiàn)以下問題：（1）采購需求審批表中“技術參數(shù)”一欄空白未填寫；（2）中標通知書僅有電子掃描件，無原件；（3）合同履約驗收單上無驗收小組組長簽字；（4）供應商考察報告中，兩名考察人員的簽字為同一筆跡；（5）檔案盒標簽僅標注“2022年采購檔案”，未注明具體項目名稱。根據(jù)《2025年采購檔案管理制度》，分析上述問題的違規(guī)點，并提出整改措施。答案一、單項選擇題1.C（采購人員個人績效表屬于人事管理范疇，不屬于采購業(yè)務全流程記錄材料）2.D（預算金額500萬元以上的重大采購項目檔案需永久保存）3.C（制度規(guī)定掃描分辨率不低于300dpi以保證清晰可讀）4.B（需聯(lián)系業(yè)務部門確認原始情況，制作副本并標注“復制自XX年XX號檔案原件，原件存疑”）5.A（解密不改變原保管期限，仍按原期限繼續(xù)保管至期滿）6.B（借閱登記本作為檔案管理過程記錄，保存期限不少于10年）7.D（元數(shù)據(jù)需包含項目基本信息、文件屬性及管理信息三類要素）8.B（不可抗力事件發(fā)生后5個工作日內提交書面報告）9.D（銷毀清冊作為檔案處置的法律依據(jù)，需永久保存）10.B（非涉密檔案跨部門借閱由雙方部門負責人審批即可）二、多項選擇題1.ABC（按項目獨立性、時間順序、文件性質分類，行業(yè)分類不符合管理需求）2.ABC（私人云盤存在安全風險，禁止用于存儲采購檔案）3.ABCD（完整性、簽章有效性、日期邏輯、載體合規(guī)性均為歸檔審核要點）4.ABC（對破損檔案進行修復是檔案管理人員的職責，不屬于禁止行為）5.ABC（紙質與電子檔案應協(xié)同存放，便于核對，無需強制分開）三、判斷題1.×（電子文件需與紙質文件同步歸檔，符合條件的可僅存電子檔案）2.√（未完成項目的檔案可暫存業(yè)務部門，項目結束后30日內歸檔）3.√（復印件需加蓋提供方公章以確認效力）4.√（編號規(guī)則需包含年度、類型、流水號等要素確保唯一可追溯）5.×（涉密檔案需經(jīng)分管領導審批，保密部門備案）6.×（原存儲介質需保留至少1年，確認新介質數(shù)據(jù)完整后再銷毀）7.×（需經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，分管領導批準，形成銷毀清冊后方可銷毀）8.×（移交清冊需注明移交時間、地點、雙方簽字）9.×（采購檔案應在項目結束后統(tǒng)一移交綜合檔案室集中管理）10.√（操作日志是追溯檔案管理責任的重要依據(jù)，必須完整記錄）四、簡答題1.全流程歸檔要求包括：（1）覆蓋采購活動全生命周期，從需求論證、審批、招標/談判、合同簽訂、履約驗收至質保期滿；（2）歸檔文件應包含決策類（需求報告、審批單）、過程類（招標文件、談判記錄、考察報告）、結果類（合同、中標通知書）、履約類（驗收單、付款憑證、問題處理記錄）；（3）歸檔時間要求：日常文件按月收集，項目結束后30日內完成系統(tǒng)歸檔；（4）歸檔責任主體：由采購經(jīng)辦人員負責收集，部門檔案員初審，綜合檔案室終審。2.保管期限劃分標準及典型項目：（1）永久保存：預算金額500萬元以上的重大采購項目、涉及核心技術或關鍵設備的采購、可能產(chǎn)生長期法律責任的采購（如不動產(chǎn)采購）；（2）30年：預算金額100萬-500萬元的一般設備采購、服務類采購（如年度辦公物資采購）；（3）15年：預算金額100萬元以下的零星采購（如小額辦公用品采購）、短期服務采購（如單次會議服務）；（4）10年：僅涉及程序性文件且無后續(xù)責任的采購（如已結清的臨時勞務采購）。3.數(shù)字化加工步驟及質量控制：步驟：（1）檔案整理（拆卷、區(qū)分正副件）；（2）掃描（采用300dpi以上彩色掃描，特殊文件（如藍圖）采用專業(yè)設備）；（3）圖像處理（糾偏、去污、分幅）；（4）元數(shù)據(jù)錄入（項目名稱、文件類型、形成時間、責任人）；（5）數(shù)據(jù)質檢（檢查清晰度、完整性、命名規(guī)范）；（6）數(shù)據(jù)掛接（與檔案管理系統(tǒng)關聯(lián)）；（7）存儲備份（本地+異地+異質備份）。質量控制要點：掃描分辨率不低于300dpi，圖像偏斜度不超過1度，文字識別準確率≥98%，元數(shù)據(jù)完整率100%，備份數(shù)據(jù)校驗每季度1次。4.涉密采購檔案特殊要求：（1）單獨編號：使用“密-年度-項目號”專用編號規(guī)則；（2）物理保管：存放于密碼保險柜或專用涉密檔案柜，雙人雙鎖管理；（3）借閱審批：需經(jīng)分管領導簽字，填寫《涉密檔案借閱登記本》，限在指定場所查閱，禁止復制；（4）數(shù)字化管理：需在涉密信息系統(tǒng)中處理，采用國密算法加密存儲，禁止連接互聯(lián)網(wǎng)；（5）銷毀程序：需經(jīng)保密委員會鑒定，由專業(yè)銷毀機構現(xiàn)場監(jiān)銷，形成《涉密檔案銷毀記錄》并永久保存；（6）人員管理：接觸涉密檔案的人員需通過保密審查，簽訂保密承諾書，定期接受培訓。5.檔案缺失處理程序：（1）立即停止相關工作，保護現(xiàn)場，防止二次缺失；（2）由檔案管理人員與業(yè)務部門共同核查缺失范圍（具體文件名稱、形成時間、責任人）；（3）書面報告分管領導，說明缺失原因（人為疏忽/自然災害/其他）；（4）啟動補證程序：聯(lián)系相關方（如供應商、審批部門）重新提供文件或出具證明材料；（5）對缺失責任進行認定：屬于人為責任的，按《員工違規(guī)處理辦法》追責；（6）在檔案管理系統(tǒng)中標注缺失情況，補證材料需注明“補正”并歸檔；（7）修訂完善檔案管理制度，針對缺失環(huán)節(jié)加強管控（如增加歸檔前雙人核查）。五、案例分析題違規(guī)點及整改措施：（1）采購需求審批表“技術參數(shù)”空白：違規(guī)點：歸檔文件不完整，關鍵信息缺失，無法證明采購需求的合理性。整改措施：聯(lián)系原審批部門，由經(jīng)辦人補充填寫技術參數(shù)并簽字確認，注明“補填于2025年3月XX日”，復印件歸檔并標注與原件一致。（2）中標通知書無原件僅有掃描件：違規(guī)點：重要結果類文件缺失原件，掃描件無法單獨作為法律依據(jù)。整改措施：聯(lián)系招標代理機構或中標供應商，要求提供中標通知書原件（或加蓋公章的復印件），與掃描件一并歸檔，注明“原件補回”。（3）驗收單無組長簽字：違規(guī)點：驗收程序不規(guī)范，簽字不全導致驗收結果效力存疑。整改措施：聯(lián)系驗收小組組長補簽，若組長已離職，由采購部門負責人書面說明情況并簽字確認，歸檔時附情況說明。（4）考察報告簽字筆跡相同：違規(guī)點：存在偽造簽字嫌疑，影響考察結果真實性。整改措施：啟動內部調查，約談兩名考察人員核實情況；若確屬偽造，按《員工違規(guī)處理辦法》對責任人進行處分；重新組織考察并形成新報告，原問題報告標注“作廢”后歸檔備查。（5）檔案盒標簽未