一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)、事業(yè)單位及各類組織內(nèi)部行政類采購活動的申請與審批管理，涵蓋日常辦公所需物資（如文具、設(shè)備耗材）、服務(wù)類采購（如保潔、維修）及小額固定資產(chǎn)采購等場景。常見應(yīng)用包括：新員工入職辦公配置、部門常規(guī)耗材補(bǔ)充、辦公設(shè)備維修維護(hù)、小型會議室布置物資采購等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購需求合理、審批高效、資金使用合規(guī)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請單填寫需求提出：申請人（部門員工或指定對接人）根據(jù)實際工作需要，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及緊急程度。填寫申請單：通過內(nèi)部OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《行政采購申請單》完整填寫信息，包括：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購明細(xì)（品名、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價）、資金來源（如部門預(yù)算、專項經(jīng)費(fèi)）、用途說明（需簡述采購必要性，如“替換故障打印機(jī)”“季度辦公文具補(bǔ)充”）。附件：如涉及特殊規(guī)格設(shè)備或服務(wù)類采購，需附上供應(yīng)商報價單、需求說明文檔等輔助材料，保證信息完整。（二）部門內(nèi)部審核初審（申請人直接上級）：部門負(fù)責(zé)人*或指定初審人審核采購需求的合理性，重點(diǎn)核對：采購物品/服務(wù)是否為部門工作必需；數(shù)量、規(guī)格是否符合實際使用需求，是否存在過度采購；預(yù)估單價是否在市場公允范圍內(nèi)（可參考?xì)v史采購價或詢價記錄）。部門負(fù)責(zé)人審批：初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人*在申請單上簽字確認(rèn)，并標(biāo)注“同意采購”及預(yù)算歸屬，保證采購需求符合部門年度預(yù)算計劃。若預(yù)算不足，需注明“需調(diào)整預(yù)算”或“申請追加預(yù)算”并按預(yù)算審批流程同步處理。（三）采購部門復(fù)核合規(guī)性審核：采購專員*收到申請單后，重點(diǎn)審核：申請單信息是否完整（如漏填規(guī)格、用途等需退回補(bǔ)充）；是否屬于行政采購范疇（區(qū)分行政采購與生產(chǎn)、研發(fā)等專項采購）；預(yù)算是否已落實（需提供預(yù)算審批通過憑證）。必要性復(fù)核：對大額或非常規(guī)采購（如單價超5000元或首次采購品類），可聯(lián)系申請人溝通需求細(xì)節(jié)，確認(rèn)采購的緊迫性與替代方案可行性（如租賃vs購買、舊設(shè)備維修vs更換）。反饋結(jié)果：審核通過后，進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)；若需補(bǔ)充材料或調(diào)整需求，注明原因并退回申請人修改。（四）采購執(zhí)行與供應(yīng)商選擇采購方式確定：根據(jù)采購金額及品類，選擇合適采購方式：小額采購（金額≤2000元）：可從合格供應(yīng)商名錄中比價選擇，或通過電商平臺（如企業(yè)采購平臺）下單；中額采購（2000元＜金額≤10000元）：需獲取至少3家供應(yīng)商報價，填寫《比價記錄表》后選擇性價比最優(yōu)供應(yīng)商；大額采購（金額＞10000元）：按組織招標(biāo)采購流程執(zhí)行，需保留招標(biāo)文件、評標(biāo)記錄等備查。訂單確認(rèn)：與供應(yīng)商確認(rèn)交貨期、交付方式、質(zhì)保條款等信息，簽訂采購合同（金額超5000元需簽訂），并將訂單/合同復(fù)印件提交采購部門存檔。（五）驗收入庫與交接到貨驗收：物品送達(dá)后，由申請人所在部門指定驗收人（通常為申請人或部門助理）與采購專員*共同核對：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致；外觀是否完好、功能是否正常（需通電測試或試用）；供應(yīng)商是否提供合格證、保修卡等憑證。填寫驗收單：驗收合格后，雙方在《行政采購驗收單》上簽字確認(rèn)；若存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，需拍照留證并及時聯(lián)系供應(yīng)商處理，驗收單備注“問題待處理”并跟進(jìn)直至解決。入庫登記：對于固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)）或部門共用的物資，需到行政倉庫辦理入庫手續(xù)，登記《物資臺賬》；部門領(lǐng)用后，及時更新領(lǐng)用記錄。（六）財務(wù)結(jié)算與付款單據(jù)提交：采購專員*將驗收單、采購合同/訂單、供應(yīng)商發(fā)票（或合規(guī)票據(jù)）等整理成套，提交財務(wù)部門。審核付款：財務(wù)部門審核單據(jù)完整性、金額與合同一致性、預(yù)算匹配性后，按組織財務(wù)流程安排付款。流程歸檔：采購專員*將采購申請單、審批記錄、比價表、驗收單、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計或查詢。三、行政采購申請單模板行政采購申請單基本信息申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱12資金信息資金來源□部門預(yù)算□專項經(jīng)費(fèi)□其他______預(yù)算科目審批流程申請人簽字部門初審人意見□同意□需調(diào)整（說明：_________）部門負(fù)責(zé)人審批□同意□不同意（說明：_________）采購部門復(fù)核□通過□退回（說明：_________）財務(wù)部門審核□符合預(yù)算□需調(diào)整預(yù)算分管領(lǐng)導(dǎo)審批□同意□不同意（說明：_________）備注（緊急程度：□緊急□一般；其他說明：______________________________________）四、執(zhí)行要點(diǎn)與常見問題提示（一）填寫規(guī)范采購明細(xì)需具體明確，避免使用“一批辦公用品”等模糊描述，應(yīng)列明具體品名（如“A4復(fù)印紙”“黑色簽字筆”）、規(guī)格（如“70g500張/包”）；預(yù)估單價需合理，可通過電商平臺查詢近期價格或參考?xì)v史采購記錄，避免過高或過低影響審批；用途說明需簡明扼要，關(guān)聯(lián)具體工作場景（如“用于客服部季度客戶資料打印”）。（二）時限要求常規(guī)采購申請需至少提前3個工作日提交，緊急采購（如突發(fā)設(shè)備故障需立即維修）需在申請單上標(biāo)注“緊急”，并同步電話告知采購部門，保證24小時內(nèi)啟動采購流程；各審批環(huán)節(jié)需在1個工作日內(nèi)完成，若需補(bǔ)充材料或調(diào)整需求，需及時反饋申請人，避免流程延誤。（三）預(yù)算控制采購前需確認(rèn)部門預(yù)算余額，超預(yù)算采購需按“預(yù)算調(diào)整流程”審批通過后方可發(fā)起申請；大額采購（金額超10000元）需提前與財務(wù)部門溝通預(yù)算使用計劃，保證資金落實。（四）合規(guī)性提醒嚴(yán)禁拆分采購金額規(guī)避審批流程（如將8000元采購拆分為2筆4000元）；供應(yīng)商選擇需遵循“公平、公正、公開”原則，優(yōu)先選擇合作良好、資質(zhì)齊全的合格供應(yīng)商；驗收環(huán)節(jié)需嚴(yán)格核對物品信息，杜絕“不合格產(chǎn)品入庫”或“虛假